発注書 (PO) とは何か - 請求書との違いと3点照合

発注書 (PO) とは、何を、どの価格で、どの数量で、いつまでに購入したいかを記載し、自社からサプライヤーに対して発行する文書です。これは買い手の文書であり、請求書は売り手の文書です。この基本を押さえることで、以降の内容のほとんどが理解できるようになります。

発注書の目的は、資金が確定した後に問題を発見するのではなく、資金をコミットする前に購入の意思決定を明確にすることです。

発注書と請求書の比較

	発注書 (PO)	請求書
発行者	買い手	売り手
記載内容	「これの購入に合意する」	「当社に支払い義務がある」
タイミング	納品前	納品時または納品後
会計上の影響	なし	費用および買掛金の認識
拘束力	購入へのコミットメント	支払いに対する法的な請求権

この「影響なし」という点が、多くの解説で見落とされがちなポイントです。発注書が作成するのは、債務ではなくコミットメントです。この段階では何も受領されておらず、費用も発生しておらず、総勘定元帳にも何も記載されません。発生主義会計においては、費用は注文時ではなく、商品やサービスが受領された時点で発生するためです。

とはいえ、経営管理においてコミットメントは依然として重要です。例えば40,000 €の未了の発注は将来的に流出する資金であり、予算管理者はこれを把握する必要があります。しかし、それは貸借対照表上ではなく、コミットメント管理レポートに記載されるべきものです。

文書の連鎖

管理された購買プロセスでは、順に3つの文書が生成されます。

1. 発注書 - 購入に合意した内容。物事が動き出す前に発行および承認されます。
2. 受領書 - 実際に届いた内容。受領担当者によって納品時に記録されます。
3. 仕入先請求書 - 請求されている金額。

それぞれが異なる質問に答えるものであり、これらを比較することに価値が生まれます。

3点照合 (3-way match)

3つの文書を照合することで、支払いを行う前に重大な4つのミスを発見できるようになります。

• 注文していない請求 - 承認されていない購入、または他社の請求書です。
• 受領していない請求 - 届いていない商品に対する支払いです。
• 受領分を超える請求 - 数量の過剰請求、または一部納品分に対する全額請求です。
• 誤った価格での請求 - 合意された価格ではなく定価での請求、または事前の通知なき値上げです。

3つの文書が許容誤差の範囲内で一致していれば、請求書は機械的に支払い承認に通すことができます。一致しない場合は、その不一致自体がレビュー対象となります。これは、人間がすべての請求書を目視で確認してミスがないことを祈るよりも、はるかに効率的です。

Nordletはこの照合機能を実装しています。POST /v1/purchases/invoices/match は、発注書に紐づく請求書と priceTolerancePercent（価格許容誤差率）を受け取り、行ごとに比較して以下の判定結果を返します。

判定	意味
matched	発注数量、受領数量、請求数量が許容誤差内で一致している
not_on_order	請求書の行に対応する発注行が存在しない
not_received	請求されているが、その行に対して何も受領されていない
over_invoiced	請求数量が受領数量を超過している
price_mismatch	単価が発注内容から許容誤差を超えて乖離している

バッチ全体の判定は、すべての行が一致している場合にのみ matched となります。各行には、発注・受領・請求の各数量に加え、2つの単価と差異のパーセンテージが表示されるため、単なるフラグではなく、乖離が数値化されて報告されます。なお、カタログアイテムが参照されている場合はアイテム単位で、そうでない場合は説明文単位で比較が行われます。

許容誤差を設けているのは意図的なものです。丸め誤差や通貨換算に起因する0.3%の価格差異によって支払い実行がブロックされるべきではありませんが、15%の値上がりであればブロックされるべきだからです。

発注のライフサイクル

発注は、単なる「オープン／クローズ」のフラグではなく、明確なステータスを経て進行します。draft（下書き） → submitted（提出済み） → approved（承認済み）となり、商品の到着に伴って partially_received（一部受領） → received（受領済み）へと進み、最終的に closed（完了）となります。また、全プロセスを通じて cancelled（キャンセル）への移行も可能です。

この粒度こそが照合を可能にしている要因です。受領書は POST /v1/purchases/receipts/create を使用して発注行に対して記録され、行ごとの受領数量が累積されます。これは3点照合における中央の数値であり、発注から請求へ直行する企業では完全に欠落している要素です。

また、商品の受領は在庫にも影響を与えます。在庫品の場合、受領書によって数量と原価が在庫に計上され、商品が販売されるまでその原価が在庫として保持されます。

発注書 (PO) が不可欠となる場面

発注書の導入にはプロセスが追加され、プロセスにはコストがかかります。次のような場面では、そのコストに見合う価値を発揮します。

• 支払い者以外の人間が支出をコミットできる場合。 POは承認の証であり、コミットメントが発生する前に取得されます。
• 商品が請求書とは別に到着する場合。 受領記録がない場合、「商品は届いたか」という問いへの答えは個人の記憶に頼ることになります。
• 価格が交渉によって決まる場合。 POは合意内容の証拠であり、請求書をチェックするための基準となります。
• 予算管理者が将来の支出を予測する必要がある場合。 未了の発注は、コミットされた支出のパイプラインです。

ソフトウェアのサブスクリプションを購入する2人きりの企業にとってはオーバーヘッド（管理負担）に過ぎませんが、20社のサプライヤーから在庫を仕入れる企業にとっては不可欠なものです。どちらの判断が間違いということはありませんが、ミスを犯す原因となるのは、存在意義である照合機能を一度も活用しないままプロセスを運用してしまうことです。

FAQ

発注書は法的な拘束力を持つ契約ですか？

一般的には、サプライヤーが受諾した時点でその条件に基づいた契約が成立するため、拘束力を持つようになります。そのため、POには価格、数量、納品日、支払条件を記載しておく必要があります。正確な取扱いは、国の契約法およびすでに締結されている基本契約によって異なります。

発注書によって仕訳（会計エントリ）は発生しますか？

いいえ。発注書はコミットメントであり、取引ではありません。この時点では何も受領されておらず、支払い義務も存在しないためです。最初の元帳エントリは、商品が受領された時、または仕入先請求書が登録された時に発生します。

2点照合と3点照合の違いは何ですか？

2点照合は発注書と請求書（価格と発注数量）を比較するものです。3点照合には商品受領書が追加されるため、支払いの対象物が実際に到着したことも検証できるようになります。なお、サービス取引の場合は物理的に受領するものが存在しないため、通常は2点照合が使用されます。

請求書が発注内容と一致しない場合はどうなりますか？

照合機能により、行ごとに具体的な理由（注文外、未受領、過剰請求、価格不一致）が数量および差異とともに返されます。これがサプライヤーへの問い合わせ内容となり、問題が解決されるかクレジットノート（貸方票）が発行されるまで支払いは保留されます。

1つの発注書に対して複数の請求書を発行することはできますか？

はい、一部納品が発生する場合にはよくあることです。そのため、発注のライフサイクルには partially_received ステータスが存在し、受領書は行ごとに受領数量を累積していく仕組みになっています。各請求書は、発注全体ではなく、その時点までに受領された数量に対して照合されます。