Hvað er innkaupapöntun? Innkaupapöntun vs. reikningur og þriggja þátta samsvörun

Innkaupapöntun er skjalið sem þú sendir birgi þar sem tilgreint er hvað þú vilt kaupa, á hvaða verði, í hvaða magni og hvenær afhending á að eiga sér stað. Þetta er skjal kaupandans; reikningurinn er skjal seljandans. Það að hafa þessa áttun á hreinu útskýrir stóran hluta þess sem á eftir kemur.

Tilgangur hennar er að gera innkaupaákvörðun skýra áður en fjármunir eru bindandi skuldbundnir, í stað þess að uppgötva hana þegar reikningur berst.

Innkaupapöntun vs. reikningur

	Innkaupapöntun	Reikningur
Útgefandi	Kaupandi	Seljandi
Innihald	„Við samþykkjum að kaupa þetta“	„Þú skuldar okkur fyrir þetta“
Tímasetning	Fyrir afhendingu	Við eða eftir afhendingu
Bókhaldsleg áhrif	Engin	Færir til gjalda og viðskiptaskuldar
Binding	Skuldbinding um kaup	Lagaleg krafa um greiðsla

Þessi „engin“ áhrif eru það sem flestar útskýringar missti af. Innkaupapöntun stofnar til skuldbindingar, ekki skuldar. Ekkert hefur verið móttekið, enginn kostnaður hefur fallið til og ekkert birtist í fjárhagsbókinni – því samkvæmt eignfærslubókhaldi (accrual accounting) verður kostnaðurinn til þegar vörur eða þjónusta eru móttekin, en ekki þegar þær eru pantaðar.

Skuldbindingar skipta stjórnendur siis máli: 40.000 € í opnum pöntunum er fé sem mun fara út úr fyrirtækinu og fjárhagsáætlunarhafar þurfa að sjá það. En það á heima í skuldbindingaskýrslum, ekki á efnahagsreikningi.

Skjalkeðjan

Stýrð innkaup mynda þrjú skjöl í réttri röð:

1. Innkaupapöntun – það sem við samþykktum að kaupa. Gefin út og samþykkt áður en nokkuð gerist.
2. Vörumóttaka – það sem raunverulega barst, skráð við afhendingu af þeim sem tók við vörunni.
3. Reikningur frá birgi – það sem okkur er gert að greiða.

Hvert skjal svarar mismunandi spurningu og virðið felst í því að bera þau saman.

Þriggja þátta samsvörun

Samsvörun skjalanna þriggja gerir það að verkum að fjögur dýr mistök sjást áður en greiðsla fer fram:

• Reikningsfært en aldrei pantað – óheimil innkaup eða reikningur annars aðila.
• Reikningsfært en aldrei móttekið – greitt fyrir vörur sem bárust ekki.
• Reikningsfært um umfram það sem móttekið var – ofreiknað magn eða hlutaafhending gjaldfærð að fullu.
• Reikningsfært á röngu verði – listaverð í stað samið verðs eða hljóðlát verðhækkun.

Ef skjölin þrjú passa saman innan vikmarka er hægt að samþykkja reikninginn til greiðslu sjálfkrafa. Ef þau passa ekki saman er misræmið viðfangsefnið til skoðunar – sem er mun gagnlegra en að biðja mannveru um að renna yfir hvern einasta reikning og vona það besta.

Nordlet útfærir samsvörunina. POST /v1/purchases/invoices/match tekur við reikningi sem tengdur er innkaupapöntun og priceTolerancePercent breytu, ber síðan saman línu fyrir línu og skilar niðurstöðu fyrir hverja línu:

Niðurstaða	Merking
matched	Pantað, móttekið og reikningsfært passa saman innan vikmarka
not_on_order	Reikningslínan hefur enga samsvarandi pöntunarlínu
not_received	Reikningsfært, en ekkert hefur verið móttekið á þá línu
over_invoiced	Reikningsfært magn er meira en það sem móttekið var
price_mismatch	Einingarverð er frábrugðið pöntun um meira en vikmörkin leyfa

Heildarniðurstaða lotunnar er matched eingöngu ef hver einasta lína stemmir. Hver röð sýnir pantað, móttekið og reikningsfært magn auk tveggja einingarverða og fráviksprósentunnar, þannig að misræmið er mælanlegt í stað þess að vera eingöngu merkt. Línur eru bornar saman eftir vörunúmeri þegar bæði pöntun og reikningur vísa í vörulistavöru, en annars eftir lýsingu.

Vikmörkin eru vandlega ákvörðuð: 0,3% verðfrávik vegna námgunar eða gjaldmiðlaskipta ætti ekki að stöðva greiðsluferli, á meðan 15% hækkun ætti að gera það.

Lífsskeið pöntunar

Pöntun fer í gegnum skýr stöðuform í stað einfalds „opið/lokað“ merkis: draft (drög) → submitted (sent inn) → approved (samþykkt), síðan partially_received (að hluta móttekið) → received (móttekið) þegar vörur koma, og endar á closed (lokað), en cancelled (hætt við) er í boði allan tímann.

Sú nákvæmni er það sem gerir samsvörunina mögulega. Móttökur eru skráðar á pöntunarlínur með POST /v1/purchases/receipts/create, sem safnar saman mótteknu magni á hverja línu – miðjutölunni í þriggja þátta samanburðinum, og þeirri tölu sem vantar algjörlega í fyrirtækjum sem fara beint úr pöntun í reikning.

Vörumóttaka hefur einnig áhrif á birgðir: fyrir lagerbörur er móttakan það sem færir magn og kostnað inn í birgðahaldið, þar sem kostnaðurinn hvílir þar til vörurnar eru seldar.

Hvenær innkaupapöntun borgar sig

Innkaupapantanir bæta við ferlum og ferlar hafa í för með sér kostnað. Þær skila sér þegar:

• Einhver annar en sá sem greiðir getur skuldbundið útgjöld. Innkaupapöntunin er samþykkið, skráð áður en skuldbindingin verður til.
• Vörur berast óháð reikningum. Án móttökuskráningar er spurningunni „kom þetta?“ svarað út frá minni.
• Verð eru samningsbundin. Innkaupapöntun er sönnun þess sem samið var um og viðmiðið sem reikningurinn er borinn saman við.
• Fjárhagsáætlunarhafar þurfa framsýni. Opnar pantanir eru leiðsla skuldbundinna útgjalda.

Þær eru yfirbygging fyrir tveggja manna fyrirtæki sem kaupir hugbúnaðaráskriftir, en ómissandi fyrir fyrirtæki sem kaupir birgðir frá tuttugu birgjum. Ekkert svörin eru röng; mistökin eru þau að keyra ferlið án þess að nota nokkurn tímann þá samsvörun sem það er til staðar til að gera.

FAQ

Er innkaupapöntun lagalega bindandi samningur?

Hún verður almennt bindandi þegar birgirinn samþykkir hana og myndar þar með samning á hennar kjörum – þess vegna ætti innkaupapöntunin að innihalda verð, magn, afhendingardag og greiðsluskilmála. Nákvæm meðferð fer eftir landsbundnum samningarétti og öllum rammasamningum sem þegar eru til staðar.

Skapar innkaupapöntun bókhaldsfærslu?

Nei. Hún er skuldbinding, ekki viðskipti: ekkert hefur verið móttekið og engin greiðsluskylda er til staðar enn þá. Fyrsta fjárhagsfærslan á sér stað þegar vörur eru móttekar eða reikningur birgis er skráður.

Hver er munurinn á tveggja þátta og þriggja þátta samsvörun?

Tveggja þátta samsvörun ber saman innkaupapöntun og reikning – verð og pantað magn. Þriggja þátta samsvörun bætir við vörumóttökunni, þannig að þú staðfestir einnig að það sem þú ert að greiða fyrir hafi raunverulega borist. Þjónusta notar oft tveggja þátta samsvörun þar sem það er ekkert líkamlegt til að taka við.

Hvað gerist ef reikningurinn stemmir ekki við pöntunina?

Samsvörunin skilar tilteknni ástæðu á hverja línu – ekki á pöntun, ekki móttekið, ofreiknað eða verðfrávik – ásamt magni og fráviki. Það verður fyrirspurnin til birgisins; greiðsla bíður þar til úr er bót eða inneignarnóta er gefin út.

Getur ein innkaupapöntun verið með marga reikninga?

Já, og það er algengt við hlutaafhendingar – þess vegna inniheldur lífsskeið pöntunar partially_received stöðu og móttökur safna saman mótteknu magni á hverja línu. Hver reikningur er borinn saman við það sem hefur borist hingað til, ekki við alla pöntunina.