Čo je to objednávka? Rozdiel medzi objednávkou a faktúrou a trojcestná zhoda

Nákupná objednávka (purchase order) je dokument, ktorý vy vydávate dodávateľovi a v ktorom uvádzate, čo chcete kúpiť, za akú cenu, v akom množstve a kedy to má byť dodané. Je to dokument kupujúceho, zatiaľ čo faktúra je dokument predávajúceho. Ujasnenie si tejto úlohy objasňuje väčšinu toho, čo nasleduje.

Jej cieľom je urobiť nákupné rozhodnutie jasným predtým, než sa vyviažete s peniazmi, a nie zistiť to až po doručení faktúry.

Objednávka vs. faktúra

	Nákupná objednávka	Faktúra
Vystavuje	Kupujúci	Predávajúci
Obsahuje text	„Súhlasíme s nákupom tohto tovaru“	„Dlhujete nám za toto plnenie“
Časovanie	Pred dodaním	Pri dodaní alebo po ňom
Účtovný dopad	Žiadny	Zaúčtovanie nákladu a záväzku
Záväznosť	Záväzok na nákup	Právny nárok na úhradu

Práve táto „nulová“ hodnota je to, čo väčšina vysvetlení prehliada. Nákupná objednávka vytvára záväzok, nie pasívum (záväzok v súvahe). Nič sa neprevzalo, nevznikol žiaden náklad a v hlavnej knihe sa neobjavuje nič, pretože v akruálnom účtovníctve vzniká náklad prijatím tovaru alebo služieb, nie ich objednaním.

Záväzky sú pre manažment stále dôležité: 40 000 € v otvorených objednávkach predstavuje peniaze, ktoré odídu, a správcovia rozpočtu to potrebujú vidieť. Patrí to však do výkazníctva záväzkov (commitment reporting), nie do súvahy.

Reťazec dokumentov

Kontrolovaný nákup vytvára postupne tri dokumenty:

1. Nákupná objednávka - to, čo sme sa dohodli kúpiť. Vystavená a schválená predtým, než sa niečo udeje.
2. Príjemka (goods receipt) - to, čo reálne dorazilo. Zaeviduje ju ten, kto to v momente dodania prevzal.
3. Dodávateľská faktúra - to, čo nám účtujú.

Každý z nich odpovedá na inú otázku a prínos spočíva v ich vzájomnom porovnaní.

Trojcestná zhoda (three-way match)

Porovnajte tieto tri dokumenty a pred platbou sa odhalia štyri drahé chyby:

• Fakturované, ale nikdy neobjednané - neoprávnený nákup alebo cudzia faktúra.
• Fakturované, ale nikdy neprijaté - platenie za tovar, ktorý nedorazil.
• Fakturované vo vyššom množstve, než bolo prijaté - predražené množstvo alebo čiastočná dodávka vyfakturovaná v plnej výške.
• Fakturované za nesprávnu cenu - cenníková cena namiesto dohodnutej alebo nenápadné zvýšenie ceny.

Ak sa tieto tri dokumenty zhodujú v rámci tolerancie, faktúra sa dá mechanicky schváliť na úhradu. Ak sa nezhodujú, samotný nesúlad predstavuje položku na posúdenie, čo je oveľa užitočnejšie než žiadať človeka, aby vizuálne kontroloval každú faktúru a dúfal, že všetko sedí.

Nordlet túto zhodu implementuje. POST /v1/purchases/invoices/match vezme faktúru prepojenú s nákupnou objednávkou a hodnotu priceTolerancePercent, následne porovná riadok po riadku a pre každý riadok vráti výsledok:

Výsledok	Význam
matched	Objednané, prijaté a fakturované údaje sa zhodujú v rámci tolerancie
not_on_order	Riadok faktúry nemá zodpovedajúci riadok objednávky
not_received	Fakturované, ale k danému riadku nebolo nič prijaté
over_invoiced	Fakturované množstvo presahuje prijaté množstvo
price_mismatch	Jednotková cena sa od objednávky líši o viac, než je tolerancia

Celkový výsledok dávky je matched iba vtedy, ak sa zhoduje každý jeden riadok. Každý riadok uvádza objednané, prijaté a fakturované množstvá, obe jednotkové ceny a percentuálnu odchýlku, takže nesúlad je vyčíslený a nielen označený. Riadky sa porovnávajú podľa položky, ak objednávka aj faktúra odkazujú na položku v katalógu, a v opačnom prípade podľa popisu.

Tolerancia je zámerná: cenová odchýlka 0,3 % spôsobená zaokrúhľovaním alebo konverziou meny by nemala zablokovať platobný príkaz, zatiaľ čo 15-percentný nárast áno.

Životný cyklus objednávky

Objednávka prechádza konkrétnymi stavmi namiesto jednoduchého prízvaku „otvorená/zatvorená“: draft (koncept) → submitted (odoslaná) → approved (schválená), následne partially_received (čiastočne prijatá) → received (prijatá) pri príchode tovaru, pričom končí v stave closed (uzavretá) a stav cancelled (zrušená) je k dispozícii kedykoľvek.

Práve táto podrobnosť umožňuje vykonať zhodu. Príjemky sa zaznamenávajú k riadkom objednávky pomocou POST /v1/purchases/receipts/create, čím sa kumuluje prijaté množstvo na jeden riadok - ide o prostredné číslo v trojcestnom porovnaní, ktoré v spoločnostiach prechádzajúcich priamo od objednávky k faktúre úplne chýba.

Prijatie tovaru má dopad aj na zásoby: pri skladových položkách práve príjemka vnáša množstvo a obstarávaciu cenu do skladu, kde náklad zostáva dovtedy, kým sa tovar nepredá.

Kedy sa objednávka oplatí

Nákupné objednávky prinášajú procesy a procesy niečo stojí. Oplatia sa vtedy, keď:

• Výdavky môže schváliť aj iná osoba než ten, kto ich platí. Objednávka predstavuje schválenie, ktoré sa zachytí ešte pred vznikom záväzku.
• Tovar prichádza oddelene od faktúr. Bez záznamu o príjme sa na otázku „prišlo to?“ odpovedá spomienkami.
• Ceny sú predmetom rokovania. Objednávka slúži ako dôkaz o tom, na čom sa obe strany dohodli, a ako referencia, s ktorou sa faktúra porovnáva.
• Správcovia rozpočtu potrebujú výhľad do budúcna. Otvorené objednávky predstavujú pipeline (zásobník) záväzných výdavkov.

Pre dvojčlennú firmu kupujúcu softvérové predplatné sú len administratívnou záťažou, ale pre firmu nakupujúcu zásoby od dvadsiatich dodávateľov sú nenahraditeľné. Ani jedna odpoveď nie je nesprávna; chybou je vykonávať proces bez toho, aby ste kedykoľvek využili zhodu, kvôli ktorej existuje.

FAQ

Je nákupná objednávka právne záväznou zmluvou?

Vo všeobecnosti sa stáva záväznou, keď ju dodávateľ akceptuje, čím vzniká zmluva za jej podmienok - preto by objednávka mala obsahovať cenu, množstvo, dátum dodania a platobné podmienky. Presný právny režim závisí od vnútroštátneho zmluvného práva a prípadných už uzavretých rámcových zmlúv.

Vytvára nákupná objednávka účtovný zápis?

Nie. Ide o záväzok, nie o transakciu: nič sa neprevzalo a zatiaľ nevznikla povinnosť platiť. Prvý zápis v hlavnej knihe vzniká pri prijatí tovaru alebo pri zaevidovaní dodávateľskej faktúry.

Aký je rozdiel medzi dvojcestnou a trojcestnou zhodou?

Dvojcestná zhoda porovnáva nákupnú objednávku a faktúru (cenu a objednané množstvo). Trojcestná zhoda pridáva príjemku, takže overujete aj to, či to, za čo platíte, reálne dorazilo. Pri službách sa často používa dvojcestná zhoda, pretože neexistuje žiadny fyzický tovar na prijatie.

Čo sa stane, ak sa faktúra nezhoduje s objednávkou?

Zhoda vráti konkrétny dôvod pre každý riadok - nie je na objednávke, nebolo prijaté, fakturované vo vyššom množstve alebo nesúlad cien - spolu s množstvami a odchýlkou. To sa stáva podkladom pre urgenciu u dodávateľa; platba počká, kým sa situácia nevyrieši alebo kým sa nevystaví dobropis.

Môže mať jedna nákupná objednávka viacero faktúr?

Áno, pri čiastočných dodávkach je to bežné - preto životný cyklus objednávky zahŕňa stav partially_received a príjemky kumulujú prijaté množstvo na riadok. Každá faktúra sa porovnáva s tým, čo bolo doteraz prijaté, a nie s celou objednávkou.