Što je narudžbenica? Narudžbenica vs. račun i trojna usklađenost

Narudžbenica (purchase order) je dokument koji vi izdajete dobavljaču i u kojem navodite što želite kupiti, po kojoj cijeni, u kojoj količini i s kojim rokom isporuke. To je dokument kupca, dok je račun dokument prodavatelja. Kada usvojite to polazište, sve što slijedi postaje jasno.

Svrha narudžbenice jest da se odluka o kupnji jasno definira prije nego što se novac obveže, umjesto da se propusti uoče tek po prispijeću računa.

Narudžbenica vs. račun

	Narudžbenica	Račun
Izdaje	Kupac	Prodavatelj
Sadržaj	"Pristajemo kupiti ovo"	"Dugujete nam za ovo"
Vrijeme izdavanja	Prije isporuke	Prilikom ili nakon isporuke
Računovodstveni učinak	Nikakav	Evidentira trošak i obvezu prema dobavljaču
Pravni učinak	Obveza kupnje	Pravni zahtjev za plaćanje

Upravo taj „nikakav“ učinak većina objašnjenja propušta. Narudžbenica stvara obvezu (commitment), a ne financijsku obvezu (liability). Još ništa nije zaprimljeno, trošak nije nastao i ništa se ne prikazuje u glavnoj knjizi - jer prema računovodstvu nastanka događaja (accrual accounting) trošak nastaje kada se roba ili usluge zaprime, a ne kada se naruče.

Obveze su i dalje važne za upravljanje: 40.000 € otvorenih narudžbenica predstavlja novac koji će odliti, a osobe zadužene za proračun (budget-holder) moraju to vidjeti. Ipak, takvi podatci pripadaju izvještavanju o preuzetim obvezama, a ne bilanci.

Lanac dokumenata

Kontrolirana nabava generira tri dokumenta redoslijedom:

1. Narudžbenica - ono što smo se dogovorili kupiti. Izdaje se i odobrava prije nego što se bilo što dogodi.
2. Primka (goods receipt) - ono što je stvarno stiglo, a evidentira je primatelj u trenutku isporuke.
3. Račun dobavljača - iznos koji nam je zaračunat.

Svaki od njih odgovara na drugo pitanje, a vrijednost leži u njihovoj usporedbi.

Trojna usklađenost (3-way match)

Usklađivanjem ove tri vrste dokumenata mogu se otkriti četiri skupe pogreške prije nego što dođe do plaćanja:

• Zaračunano, ali nikad naručeno - neovlaštena kupnja ili tuđi račun.
• Zaračunano, ali nikad zaprimljeno - plaćanje robe koja nije stigla.
• Zaračunano u iznosu većem od zaprimljenog - višak u količini ili djelomična isporuka naplaćena u cijelosti.
• Zaračunano po krivoj cijeni - cijena s cjenika umjesto ugovorene cijene ili tiho povećanje cijena.

Ako se ova tri dokumenta podudaraju unutar zadanog odstupanja (tolerance), račun se može automatski odobriti za plaćanje. Ako se ne podudaraju, nesklad postaje stavka za reviziju - što je znatno učinkovitije od traženja od zaposlenika da vizualno pregleda svaki račun i uzda se u sreću.

Nordlet provodi ovu usklađenost. POST /v1/purchases/invoices/match uzima račun povezan s narudžbenicom i parametar priceTolerancePercent, a zatim uspoređuje stavku po stavku i vraća ishod za svaku stavku:

Ishod	Značenje
matched	Naručeno, zaprimljeno i zaračunano usklađeni su unutar dopuštenog odstupanja
not_on_order	Stavka računa nema odgovarajuću stavku u narudžbenici
not_received	Zaračunano, ali ništa nije zaprimljeno po toj stavci
over_invoiced	Zaračunana količina premašuje zaprimljenu
price_mismatch	Jedinična cijena razlikuje se od narudžbenice za više od dopuštenog odstupanja

Ukupni ishod serije (batch) bit će matched samo ako su sve stavke usklađene. Svaki redak prikazuje naručene, zaprimljene i zaračunane količine, kao i dviju jedinične cijene te postotak odstupanja, čime se nesklad kvantificira umjesto da se samo označava. Stavke se uspoređuju po artiklu ako i narudžbenica i račun upućuju na isti katalogizirani artikl, a u suprotnom se uspoređuju po opisu.

Dopušteno odstupanje uvedeno je s razlogom: cjenovno odstupanje od 0,3% zbog zaokruživanja ili konverzije valute ne bi trebalo blokirati proces plaćanja, dok povećanje od 15% svakako bi trebalo.

Životni ciklus narudžbenice

Narudžbenica prolazi kroz jasne statuse umjesto jednostavne oznake „otvoreno/zatvoreno“: draft (nacrt) → submitted (poslano) → approved (odobreno), zatim partially_received (djelomično zaprimljeno) → received (zaprimljeno) po dolasku robe, a završava sa statusom closed (zatvoreno), uz mogućnost statusa cancelled (otkazano) u bilo kojem trenutku.

Upravo ta razina detalja omogućuje usklađivanje. Primke se evidentiraju za pojedinačne stavke narudžbenice putem funkcije POST /v1/purchases/receipts/create, koja kumulativno prati zaprimljenu količinu po stavci - to je središnji podatak u trojnoj usporedbi i podatak koji potpuno nedostaje u poduzećima koja prelaze izravno s narudžbenice na račun.

Zaprimanje robe utječe i na zalihe: kod robe na zalihama, primka je ta koja unosi količinu i trošak u zalihe, gdje trošak ostaje sve dok se roba ne proda.

Kada se narudžbenica isplati

Narudžbenice uvode administrativne korake, a administracija ima svoju cijenu. One se isplate u sljedećim slučajevima:

• Kada troškove mogu preuzeti osobe koje nisu zadužene za isplatu. Narudžbenica predstavlja odobrenje koje se evidentira prije nego što obveza uopće nastane.
• Kada roba stiže odvojeno od računa. Bez evidencije primke, na pitanje „je li roba stigla?“ odgovara se oslanjanjem na pamćenje.
• Kada se cijene pregovaraju. Narudžbenica je dokaz o tome što je dogovoreno i referentna točka s kojom se račun uspoređuje.
• Kada osobe zadužene za proračun trebaju jasan uvid unaprijed. Otvorene narudžbenice čine cjevovod preuzetih financijskih obveza.

Narudžbenice predstavljaju nepotrebno opterećenje za dvodijelno poduzeće koje kupuje pretplate na softver, ali su neophodne poduzeću koje nabavlja zalihe od dvadeset dobavljača. Nijedan odgovor nije pogrešan, no pogreška je provoditi proces bez ikakvog korištenja usklađenosti zbog koje taj proces i postoji.

FAQ

Je li narudžbenica pravno obvezujući ugovor?

Općenito postaje obvezujuća čim je dobavljač prihvati, čime se sklapa ugovor pod njezinim uvjetima - stoga narudžbenica mora sadržavati cijenu, količinu, datum isporuke i uvjete plaćanja. Točno pravno postupanje ovisi o nacionalnom ugovornom pravu i eventualnom postojećem okvirnom sporazumu.

Stvara li narudžbenica računovodstvenu knjiženje?

Ne. Ona je obveza, a ne transakcija: ništa još nije zaprimljeno i ne postoji obveza plaćanja. Prvo knjiženje u glavnoj knjizi nastaje kada se roba zaprimi ili kada se registrira račun dobavljača.

koja je razlika između dvojne i trojne usklađenosti?

Dvojna usklađenost uspoređuje narudžbenicu i račun - cijenu i naručenu količinu. Trojna usklađenost uključuje i primku robe, čime se dodatno provjerava je li ono što plaćate stvarno i stiglo. Usluge se često usklađuju dvojno jer ne postoji fizički predmet koji bi se zaprimio.

Što se događa ako se račun ne podudara s narudžbenicom?

Usklađivanje vraća specifičan razlog za svaku stavku - nije na narudžbenici, nije zaprimljeno, zaračunano previše ili neusklađenost cijena - zajedno s količinama i postotkom odstupanja. Taj podatak služi kao upit prema dobavljaču, a plaćanje čeka dok se nesklad ne riješi ili dok se ne izda odobrenje (credit note).

Može li jedna narudžbenica imati više računa?

Da, to je uobičajeno kod djelomičnih isporuka - stoga životni ciklus narudžbenice uključuje status partially_received, a primke kumulativno zbrajaju zaprimljenu količinu po stavci. Svaki se račun usklađuje s onim što je do tog trenutka zaprimljeno, a ne s cijelom narudžbenicom.