Mi az a beszerzési megrendelés? PO vs. számla és a háromirányú egyeztetés

A beszerzési megrendelés (PO – purchase order) az a dokumentum, amelyet ön bocsát ki a szállító számára, meghatározva, hogy mit szeretne vásárolni, milyen áron, milyen mennyiségben és mikori teljesítési határidővel. Ez a vevő dokumentuma, míg a számla az eladóé. Ennek az iránynak a tisztázása megmagyarázza a következők nagy részét.

Célja az, hogy a beszerzési döntést még a pénz lekötése előtt egyértelművé tegye, ahelyett, hogy ez csak a számla megérkezésekor derülne ki.

Beszerzési megrendelés (PO) vs. számla

	Beszerzési megrendelés	Számla
Kibocsátó	Vevő	Eladó
Tartalom	„Megállapodtunk ezen áruk megvásárlásáról”	„Tartozik nekünk ezen összeggel”
Időzítés	Teljesítés előtt	Teljesítéskor vagy azt követően
Számviteli hatás	Nincs	Kimutatja a ráfordítást és a szállítói tartozást
Joghatás	Vásárlási kötelezettségvállalás	Fizetési felszólítás (jogi követelés)

A „nincs” hatás az a pont, amelyet a legtöbb magyarázat figyelmen kívül hagy. A beszerzési megrendelés kötelezettségvállalást hoz létre, nem pedig tartozást (kötelezettséget). Semmi nem érkezett meg, ráfordítás nem merült fel, és semmi sem jelenik meg a főkönyvben, mivel az elhatárolásos számvitel szerint a ráfordítás akkor keletkezik, amikor az árut vagy szolgáltatást átveszik, nem pedig a megrendeléskor.

A kötelezettségvállalások természetesen fontosak a vezetőség számára: egy 40 000 eurónyi nyitott megrendelés olyan tétel, amely hamarosan kiáramlik a cégtől, és a keretgazdáknak ezt látniuk kell. Ez azonban a kötelezettségvállalási jelentésekhez tartozik, nem pedig a mérleghez.

A bizonylat láncolat

Egy ellenőrzött beszerzés során három bizonylat keletkezik egymást követő sorrendben:

1. Beszerzési megrendelés – amiben megállapodtunk, hogy megvásárolunk. Bármilyen esemény előtt kiállítva és jóváhagyva.
2. Szállítólevél (vagy áruátvételi bizonylat) – ami a valóságban megérkezett, az átvevő által a teljesítés pillanatában rögzítve.
3. Szállítói számla – amit kiszámláznak nekünk.

Mindegyik más kérdésre ad választ, és az igazi értéket a bizonylatok összehasonlítása jelenti.

A háromirányú egyeztetés (3-way match)

Ha összehasonlítjuk a három bizonylatot, négy költséges hiba válik láthatóvá a kifizetés előtt:

• Kiszámlázva, de soha nem megrendelve – egy jóváhagyás nélküli beszerzés vagy valaki más számlája.
• Kiszámlázva, de soha nem beérkezve – fizetés olyan áruért, amely meg sem érkezett.
• Nagyobb mennyiség kiszámlázva, mint amennyi beérkezett – mennyiségi túlszámlázás vagy teljes összeggel kiszámlázott részszállítás.
• Rossz áron kiszámlázva – listaár az egyeztetett ár helyett vagy csendes áremelés.

Ha a három bizonylat a tűréshatáron belül egyezik, a számla mechanikusan jóváhagyható kifizetésre. Ha nem egyeznek, az eltérés maga a felülvizsgálandó tétel – ami sokkal hatékonyabb, mint arra kérni egy kollégát, hogy minden egyes számlát bíráljon felül a saját szemére támaszkodva.

A Nordlet automatizálja az egyeztetést. A POST /v1/purchases/invoices/match végpont egy beszerzési megrendeléshez kapcsolódó számlát és egy priceTolerancePercent (ár-tűrési százalék) értéket fogad, majd soronként összehasonlít, és soronkénti minősítést ad vissza:

Eredmény (Verdict)	Jelentés
matched	A megrendelt, beérkezett és kiszámlázott adatok tűrésen belül egyeznek
not_on_order	A számlasornak nincs megfelelő rendelési sora
not_received	Kiszámlázták, de az adott sorra vonatkozóan semmi sem érkezett be
over_invoiced	A kiszámlázott mennyiség meghaladja a beérkezettet
price_mismatch	Az egységár a tűréshatárnál nagyobb mértékben eltér a rendelésen szereplőtől

A teljes kötegelt eredmény csak akkor lesz matched, ha minden egyes sor egyezik. Minden egyes sor jelentést készít a megrendelt, beérkezett és kiszámlázott mennyiségekről, valamint a két egységárról és az eltérés százalékos értékéről, így az eltérés nem csupán jelölve van, hanem számszerűsítve is. A sorok összehasonlítása tételszintű cikkszám alapján történik, ha a megrendelés és a számla is hivatkozik katalóguselemre, egyébként pedig leírás alapján.

A tűréshatár szándékos: egy kerekítésből vagy devizakonverzióból adódó 0.3%-os áreltérés nem állíthat meg egy utalási kört, míg egy 15%-os drágulás igen.

A megrendelés életciklusa

A megrendelés egyetlen „nyitott/zárt” jelző helyett kifejezett státuszokon megy keresztül: draft (tervezet) → submitted (benyújtva) → approved (jóváhagyva), majd az áruk megérkezésével partially_received (részben beérkezett) → received (beérkezett), végül closed (lezárt) státuszban végződik, a cancelled (stornózott/törölt) pedig mindvégig elérhető.

Ez a részletesség teszi lehetővé az egyeztetést. Az átvételeket a rendelési tételekhez rögzítik a POST /v1/purchases/receipts/create végponttal, amely soronként halmozza a beérkezett mennyiséget – ez a háromirányú összehasonlítás középső száma, és ez az az érték, amely teljesen hiányzik azoknál a cégeknél, amelyek a megrendeléstől egyenesen a számláig lépnek.

Az áruátvételnek készletkövetkezménye is van: készletre vett tételek esetében az áruátvétel hozza be a mennyiséget és a bekerülési költséget a raktárkészletbe, ahol a költség addig tartózkodik, amíg az árut el nem adják.

Mikor éri meg a PO használata?

A beszerzési megrendelések adminisztrációs terhet rónak a folyamatra, a folyamatnak pedig költsége van. Akkor térül meg, ha:

• Nem a fizető személy kötelezettséget vállalhat. A PO maga a jóváhagyás, amelyet még a kötelezettségvállalás létrejötte előtt rögzítenek.
• Az áruk a számláktól függetlenül érkeznek meg. Áruátvételi bizonylat nélkül az „megérkezett-e?” kérdésre csak az emlékezetünk ad választ.
• Az árak alkukötelesek. A PO a bizonyíték arra, hogyiben állapodtak meg, és az a hivatkozási alap, amelyhez a számlát ellenőrzik.
• A keretgazdáknak jövőbeli rálátásra van szükségük. A nyitott megrendelések jelzik a lekötött kiadások csővezetéhálózatát.

Ezek túlzott adminisztrációt jelentenek egy szoftverelőfizetést vásárló kétfős cég számára, viszont elengedhetetlenek egy huszonnégy szállítótól készletet vásárló vállalkozásnak. Egyik válasz sem helytelen; a hiba ott kezdődik, ha anélkül futtatják ezt a folyamatot, hogy valaha is használnák az egyeztetést, amiért az egész létezik.

FAQ

Jorgilag kötelező érvényű szerződés a beszerzési megrendelés?

Általában abban a pillanatban válik kötelezővé, amint azt a szállító elfogadja, így az abban foglalt feltételekkel szerződés jön létre - ezért kell a PO-nak tartalmaznia az árat, a mennyiséget, a szállítási határidőt és a fizetési feltételeket. A pontos megítélés a nemzeti szerződési jogtól és a már fennálló keretszerződéstől függ.

Létrehoz számviteli tételt a beszerzési megrendelés?

Nem. Ez egy kötelezettségvállalás, nem pedig gazdasági esemény: semmi sem érkezett meg, és fizetési kötelezettség sem létezik még. Az első főkönyvi tétel az áruk beérkezésekor vagy a szállítói számla rögzítésekor keletkezik.

Mi a különbség a kétirányú és a háromirányú egyeztetés között?

A kétirányú a beszerzési megrendelést és a számlát hasonlítja össze – az árat és a megrendelt mennyiséget. A háromirányú hozzáadja a szállítólevelet (áruátvételt), így azt is ellenőrizheti, hogy amit kifizet, az a valóságban meg is érkezett-e. A szolgáltatásoknál gyakran kétirányú egyeztetést alkalmaznak, mivel ott nincs fizikai tétel az átvételhez.

Mi történik, ha a számla nem egyezik meg a megrendeléssel?

Az egyeztetés soronként adja vissza a pontos okot – nincsen rendelésen, nincs beérkezve, túlszámlázva vagy áreltérés –, a mennyiségekkel és az eltéréssel együtt. Ez képezi a szállító felé küldött reklamáció alapját; a kifizetés várakozik, amíg az ügyet le nem zárják, vagy jóváíró számlát nem bocsátanak ki.

Tartalmazhat egy beszerzési megrendelés több számlát is?

Igen, és ez részszállítások esetén kifejezetten gyakori – ezért is tartalmaz a megrendelés életciklusa partially_received (részben beérkezett) státuszt, és ezért halmozódnak az átvételek soronként a beérkezett mennyiségek. Minden egyes számlát az addig beérkezett tételekkel egyeztetnek, nem pedig a teljes megrendeléssel.