Какво представлява формулярът за поръчка (PO)? Поръчка срещу фактура и тройното съпоставяне
Към какво ви обвързва една поръчка за покупка, как се различава тя от фактурата и как тройното съпоставяне със стоковите разписки улавя суми, които иначе биха били платени надвзети.
Формулярът за поръчка (purchase order, PO) е документът, който вие издавате на доставчик, в който посочвате какво искате да закупите, на каква цена, в какво количество и с какъв срок на доставка. Това е документът на купувача, докато фактурата е документът на продавача. Изясняването на тази посока обяснява голяма част от следващия материал.
Неговата цел е да направи решението за покупка изрично преди ангажирането на парични средства, вместо това да се установи едва при получаването на фактурата.
Поръчка за покупка (PO) срещу фактура
| Формуляр за поръчка (PO) | Фактура | |
|---|---|---|
| Издава се от | Купувач | Продавач |
| Съдържание | „Съгласни сме да закупим това“ | „Дължите ни сума за това“ |
| Момент на издаване | Преди доставката | При или след доставката |
| Счетоводен ефект | Няма | Признава разход и задължение към доставчик |
| Обвързваност | Ангажимент за покупка | Правно основание за плащане |
Липсата на счетоводен ефект е именно моментът, който повечето обяснения пропускат. Формулярът за поръчка създава обвързващ ангажимент, а не задължение. Все още нищо не е получено, не е възникнал разход и нищо не се появява в главната книга (general ledger) – тъй като съгласно принципа на начисляване разходът възниква при получаването на стоките или услугите, а не при тяхното поръчване.
Ангажиментите все пак са от значение за управленските цели: неизпълнени поръчки на стойност 40 000 евро представляват парични средства, които предстои да бъдат изразходвани, и лицата, управляващи бюджетите, трябва да ги виждат. Те обаче следва да се отчитат в справките за ангажименти, а не в баланса (balance sheet).
Документална верига
Една контролирана покупка генерира три документа в следната последователност:
- Формуляр за поръчка (PO) – какво сме се съгласили да закупим. Издава се и се одобрява преди каквото и да било действие.
- Стокова разписка (goods receipt) – какво действително е получено, отчетено в момента на доставката от лицето, което я е приело.
- Фактура от доставчик – сумата, която ни се начислява.
Всеки документ отговаря на различен въпрос, като добавената стойност идва от тяхното сравняване.
Тройно съпоставяне (3-way match)
Съпоставете трите документа и четири скъпоструващи грешки ще станат видими преди извършването на плащането:
- Фактурирано, но никога неотчетено с поръчка – неоторизирана покупка или фактура, предназначена за друг получател.
- Фактурирано, но никога не получено – плащане за стоки, които не са пристигнали.
- Фактурирано за количество, надвишаващо полученото – надписване на количество или частично доставена стока, фактурирана в пълен обем.
- Фактурирано на грешна цена – каталожна цена вместо уговорената или скрито увеличение.
Ако данните от трите документа съвпадат в рамките на допустимите отклонения (tolerance), фактурата може да бъде автоматично одобрена за плащане. В противен случай разминаването само по себе си представлява обект на проверка – което е далеч по-полезно от това да се разчита служител да преглежда на ръка всяка фактура с надеждата да открие грешка.
Nordlet реализира процес на съпоставяне. Крайната точка POST /v1/purchases/invoices/match приема фактура, свързана с формуляр за поръчка, и параметър priceTolerancePercent, след което извършва сравнение ред по ред и връща становище за всеки ред:
| Становище | Значение |
|---|---|
matched |
Поръчаните, получените и фактурираните количества съвпадат в рамките на допустимото отклонение |
not_on_order |
Редът във фактурата няма съответстващ ред в поръчката |
not_received |
Фактурирано е, но по този ред няма получени стоки |
over_invoiced |
Фактурираното количество надвишава полученото |
price_mismatch |
Единичната цена се различава от тази в поръчката с повече от допустимото отклонение |
Общото становище за партидата е matched само ако всеки ред съвпада. Всеки ред показва поръчаните, получените и фактурираните количества, както и двете единични цени и процента на отклонение, така че разминаването е количествено измерено, а не просто маркирано. Редовете се сравняват по артикул, когато и поръчката, и фактурата препращат към артикул от каталог, а в противен случай – по описание.
Допустимото отклонение е заложено ценово: ценово отклонение от 0,3% вследствие на закръгляване или валутна конверсия не трябва да блокира плащанията, докато ръст от 15% задължително трябва да ги спре.
Жизнен цикъл на поръчката
Една поръчка преми́нава през изрични състояния, вместо да разчита на едно единствено поле „отворена/затворена“ (open/closed): draft → submitted → approved, след това partially_received → received с постъпването на стоките, като приключва в състояние closed, а състоянието cancelled е достъпно по всяко време.
Тази гранулация е именно факторът, който прави съпоставянето възможно. Получените стоки се отчитат към редовете на поръчката чрез POST /v1/purchases/receipts/create, което натрупва получено количество по всеки ред – средното число в тройното съпоставяне и липсващия елемент в компаниите, които преминават направо от поръчка към фактура.
Получаването на стоки има и счетоводни последици за стоково-материалните запаси (inventory): стоковата разписка е документът, който въвежда количеството и себестойността в наличностите, където разходът се отчита до момента на продажбата на стоките.
Кога използването на поръчка (PO) е оправдано
Формулярите за поръчка добавят административни стъпки към процеса, а процесите имат цена. Те се отплащат, когато:
- Лица, различни от платеца, могат да поемат разходни ангажименти. Поръчката представлява одобрението, регистрирано преди създаването на самия ангажимент.
- Стоките пристигат отделно от фактурите. Без отчет за получените стоки отговорът на въпроса „Пристигна ли пратката?“ зависи единствено от паметта на служителите.
- Цените подлежат на договаряне. Поръчката е доказателство за постигането на договореност и референтна точка, спрямо която се проверява фактурата.
- Лицата, управляващи бюджетите, се нуждаят от прогнозна видимост. Неизпълнените поръчки формират потока от поети разходни ангажименти.
Те са излишна административна тежест (overhead) за компания от двама души, която купува софтуерни абонаменти, но са незаменими за дружество, което закупува материални запаси от двадесет различни доставчици. Нито един от двата отговора не е погрешен; грешката се състои в провеждането на процеса, без никога да се използва механизъм за съпоставяне, за чието улесняване той съществува.
FAQ
Дали формулярът за поръчка е правно обвързващ договор?
По правило той придобива обвързваща сила, след като доставчикът го приеме, с което се сглобява договор при тези условия – ето защо поръчката следва да съдържа цена, количество, дата на доставка и условия за плащане. Точното правно третиране зависи от приложимото договорно право и от евентуално сключени рамкови споразумения.
Създава ли формулярът за поръчка счетоводна операция?
Не. Той представлява ангажимент, а не стопанска операция: все още нищо не е получено и не съществува задължение за плащане. Първото счетоводно записване в книгата се генерира при получаване на стоките или при регистриране на фактурата от доставчика.
каква е разликата между двустранно и тройно съпоставяне?
При двустранното съпоставяне се сравняват поръчката за покупка и фактурата – проверяват се цената и поръчаното количество. Тройното съпоставяне добавя стоковата разписка, така че да проверите дали това, за което плащате, действително е доставено. При услугите често се прилага двустранно съпоставяне, тъй като липсват физически обекти за получаване.
Какво се случва, ако фактурата не съответства на поръчката?
Процесът на съпоставяне връща конкретната причина по ред – липсва в поръчката, не е получено, надфактурирано количество или разминаване в цената – заедно с количествата и отклонението. Това се превръща в запитване към доставчика; плащането се задържа до разрешаване на проблема или до издаване на кредитно известие.
Възможно ли е към една поръчка за покупка да има издадени няколко фактури?
Да, това е често срещана практика при частични доставки – поради което жизненият цикъл на поръчката включва състояние partially_received, а получените количества се натрупват по всеки ред. Всяка фактура се съпоставя с полученото към съответния момент, а не с цялата поръчка.