Kas ir pirkuma pasūtījums? Pasūtījums un rēķins, kā arī trīspusējā salīdzināšana

Pirkuma pasūtījums (purchase order) ir dokuments, ko jūs izsniedzat piegādātājam, norādot, ko vēlaties iegādāties, par kādu cenu, kādā daudzumā un ar kādu piegādes termiņu. Tas ir pircēja dokuments, savukārt rēķins ir pārdevēja dokuments. Šīs atšķirības izpratne izskaidro lielāko daļu turpmāk minētā.

Tā mērķis ir padarīt pirkuma lēmumu nepārprotamu pirms naudas līdzekļu piesaistīšanas, nevis konstatēt to brīdī, kad tiek saņemts rēķins.

Pirkuma pasūtījums pret rēķinu

	Pirkuma pasūtījums	Rēķins
Izsniedzējs	Pircējs	Pārdevējs
Saturs	"Mēs piekrītat to pirkt"	"Jūs esat mums parādā par šo"
Laiks	Pirms piegādes	Piegādes brīdī vai pēc tās
Grāmatvedības efekts	Nav	Atzīst izmaksas un kreditoru parādu
Saistības	Apņemšanās pirkt	Juridiska prasība pēc samaksas

Šis punkts "nav" ir tieši tas, ko lielākajā daļā skaidrojumu palaiž garām. Pirkuma pasūtījums rada saistības, nevis parādsistēmas saistības (liability). Nekas nav saņemts, izmaksas nav radušās un nekas neparādās virsgrāmatā, jo saskaņā ar uzkrājumu grāmatvedības principu izmaksas rodas tad, kad preces vai pakalpojumi tiek saņemti, nevis tad, kad tie tiek pasūtīti.

Saistības tomēr ir svarīgas vadībai: 40 000 € apmērā esoši neizpildīti pasūtījumi ir nauda, kas tiks iztērēta, un budžeta pārvaldītājiem tā ir jāredz. Taču tas attiecas uz saistību pārskatiem, nevis uz bilanci.

Dokumentu ķēde

Kontrolēts pirkums secīgi rada trīs dokumentus:

1. Pirkuma pasūtījums - tas, ko vienojāmies nopirkt. Tiek izsniegts un apstiprināts pirms jebkādām darbībām.
2. Preču saņemšanas akts (goods receipt) - tas, kas faktiski nonāca uzņēmumā, ko piegādes brīdī reģistrē persona, kura preci saņēma.
3. Piegādātāja rēķins - tas, kas mums ir jāapmaksā.

Katrs no tiem atbild uz citu jautājumu, un pievienotā vērtība rodas, tos savstarpēji salīdzinot.

Trīspusējā salīdzināšana (three-way match)

Salīdzinot šos trīs dokumentus, pirms maksājuma veikšanas kļūst redzamas četras dārgas kļūdas:

• Iekļauts rēķinā, bet nekad nav pasūtīts - neautorizēts pirkums vai cita uzņēmuma rēķins.
• Iekļauts rēķinā, bet nekad nav saņemts - samaksa par precēm, kas nav piegādātas.
• Rēķins par lielāku daudzumu, nekā saņemts - daudzuma pārrēķins vai pilnībā izrakstīts rēķins par daļēju piegādi.
• Rēķins izrakstīts par nepareizu cenu - kataloga cena vienošanās cenas vietā vai nepamanīts cenu pieaugums.

Ja visi trīs dokumenti sakrīt pieļaujamajās robežās, rēķinu var automātiski apstiprināt apmaksai. Ja tie nesakrīt, pati neatbilstība ir jautājums pārbaudei, kas ir daudz noderīgāk nekā likt darbiniekam caurskatīt katru rēķinu un cerēt uz labāko.

Nordlet ievieš šo salīdzināšanu. POST /v1/purchases/invoices/match saņem rēķinu, kas piesaistīts pirkuma pasūtījumam, un priceTolerancePercent (cenu tolerances procents), pēc tam salīdzina pozīciju pa pozīcijai, atgriežot vērtējumu katrai pozīcijai:

Vērtējums	Nozīme
matched	Pasūtītais, saņemtais un rēķinā norādītais sakrīt tolerances robežās
not_on_order	Rēķina pozīcijai nav atbilstošas pasūtījuma pozīcijas
not_received	Iekļauts rēķinā, bet preces pret šo pozīciju nav saņemtas
over_invoiced	Rēķinā norādītais daudzums pārsniedz saņemto daudzumu
price_mismatch	Vienības cena atšķiras no pasūtījuma cenas vairāk par noteikto toleranci

Kopējais sūtījuma vērtējums ir matched tikai tad, ja sakrīt katra pozīcija. Katra rinda uzrāda pasūtīto, saņemto un rēķinā norādīto daudzumu, kā arī abas vienības cenas un novirzes procentu, tāpēc neatbilstība tiek kvantificēta, nevis tikai atzīmēta. Pozīcijas tiek salīdzinātas pēc artikula, ja gan pasūtījumā, gan rēķinā ir norādīta kataloga prece, un pēc apraksta pārējos gadījumos.

Tolerance ir apzināts solis: 0,3% cenu novirze no noapaļošanas vai valūtas konvertācijas nedrīkst bloķēt maksājumu izpildi, savukārt 15% pieaugums to prasa.

Pasūtījuma dzīves cikls

Pasūtījums virzās cauri konkrētiem stāvokļiem, nevis vienkārši atrodas "atvērts/slēgts" statusā: draft (melnraksts) → submitted (iesniegts) → approved (apstiprināts), pēc tam preču saņemšanas laikā pāriet stāvoklī partially_received (daļēji saņemts) → received (saņemts), noslēdzoties ar closed (slēgts), savukārt stāvoklis cancelled (atcelts) ir pieejams jebkurā brīdī.

Šī detalizācijas pakāpe padara iespējamu dokumentu salīdzināšanu. Preču saņemšana tiek reģistrēta pret pasūtījuma pozīcijām, izmantojot POST /v1/purchases/receipts/create, kas uzkrāj saņemto daudzumu katrai pozīcijai - tas ir vidējais skaitlis trīspusējā salīdzinājumā, kura uzņēmumos, kas pāriet no pasūtījuma tieši uz rēķinu, trūkst vispār.

Preču saņemšanai ir arī ietekme uz krājumiem: krājumu pozīciju gadījumā preču saņemšana ir tas brīdis, kas ieved daudzumu un pašizmaksu krājumos, kur tās glabājas līdz preču pārdošanai.

Kad pirkuma pasūtījums ir nepieciešams

Pirkuma pasūtījumi ievieš papildu procesus, un procesiem ir savas izmaksas. Tie ir nepieciešami, ja:

• Izdevumus var apstiprināt kāds cits, nevis maksātājs. Pirkuma pasūtījums ir apstiprinājums, kas fiksēts pirms saistību rašanās.
• Preces tiek saņemtas atsevišķi no rēķiniem. Bez saņemšanas ieraksta uz jautājumu "vai tas tika saņemts?" nākas atbildēt, paļaujoties uz atmiņu.
• Cenas tiek apspriestas sarunu ceļā. Pirkuma pasūtījums ir pierādījums par to, par ko panākta vienošanās, un atsauces punkts, pret kuru tiek pārbaudīts rēķins.
• Budžeta pārvaldītājiem nepieciešama redzamība uz priekšu. Neizpildītie pasūtījumi veido uzņemto saistību plūsmu.

Tie būtu lieks administratīvais slogs divu cilvēku uzņēmumam, kas iegādājas programmatūras abonementus, bet ir neaizstājami uzņēmumam, kas iepērk krājumus no divdesmit piegādātājiem. Neviena no pieejām nav nepareiza, taču kļūda ir procesa uzturēšana, nekad neizmantojot salīdzināšanu, kuras dēļ tas vispār pastāv.

FAQ

Vai pirkuma pasūtījums ir juridiski saistošs līgums?

Parasti tas kļūst saistošs, tiklīdz piegādātājs to apstiprina, izveidojot līgumu saskaņā ar tā noteikumiem, tāpēc pirkuma pasūtījumā ir jānorāda cena, daudzums, piegādes datums un apmaksas noteikumi. Precīza interpretācija ir atkarīga no nacionālajiem līgumtiesību aktiem un jau spēkā esošajiem vispārējiem līgumiem.

Vai pirkuma pasūtījums rada grāmatvedības ierakstu?

Nē. Tās ir saistības, nevis darījums: nekas nav saņemts un vēl nepastāv pienākums maksāt. Pirmais ieraksts virsgrāmatā tiek izveidots, kad preces ir saņemtas vai reģistrēts piegādātāja rēķins.

Kāda ir atšķirība starp divpusējo un trīspusējo salīdzināšanu?

Divpusējā salīdzināšanā tiek salīdzināts pirkuma pasūtījums un rēķins - cena un pasūtītais daudzums. Trīspusējā salīdzināšanā tiek pievienots preču saņemšanas akts, lai jūs varētu arī pārliecināties, ka tas, par ko maksājat, patiešām ir saņemts. Pakalpojumu jomā bieži izmanto divpusējo salīdzināšanu, jo nav fizisku preču, ko saņemt.

Kas notiek, ja rēķins nesakrīt ar pasūtījumu?

Salīdzināšanas rīks atgriež konkrētu iemeslu katrai pozīcijai - nav pasūtīts, nav saņemts, rēķins par lielāku summu vai cenu neatbilstība -, norādot daudzumus un novirzi. Tas kļūst par pamatu pieprasījumam piegādātājam, un maksājums tiek aizturēts, līdz jautājums tiek atrisināts vai tiek izsniegts kredītrēķins.

Vai viens pirkuma pasūtījums var ietvert vairākus rēķinus?

Jā, tas ir ierasti daļēju piegāžu gadījumā, tāpēc pasūtījuma dzīves cikls ietver stāvokli partially_received un saņemtie daudzumi tiek uzkrāti katrai pozīcijai. Katrs rēķins tiek salīdzināts ar līdz brīdim saņemto daudzumu, nevis ar visu pasūtījumu kopā.