Kaj je naročilnica? Razlika med naročilnico in računom ter tristransko ujemanjem

Naročilnica je dokument, ki ga izdate vi kot kupec in s katerim dobavitelju sporočite, kaj želite kupiti, po kakšni ceni, v kakšni količini in do kdaj mora biti dostavljeno. To je dokument kupca, medtem ko je račun dokument prodajalca. Ko si to razmerje razjasnite, je razumevanje nadaljnjih postopkov precej enostavnejše.

Njen namen je, da se o nakupu odločite izrecitno še preden se finančno zavežete, namesto da bi to ugotóvili šele ob prejemu računa.

Naročilnica proti računu

	Naročilnica	Račun
Izdajatelj	Kupec	Prodajalec
Vsebina	„Strinjamo se s tem nakupom“	„Dolžni ste nam plačilo za to“
Čas izdaje	Pred dobavo	Ob dobavi ali po njej
Računovodski učinek	Brez učinka	Priznanje odhodka in obveznosti
Pravna narava	Zaveza za nakup	Pravni zahtevek za plačilo

Ta „brez učinka“ je ravno tista točka, ki jo večina razlag spregleda. Naročilnica ustvari zavezo, ne pa obveznosti. Blago še ni bilo prejeto, strošek še ni nastal in v glavni knjigi ni nikakršnega knjiženja – po načelu nastanka poslovnega dogodka namreč strošek nastane takrat, ko je blago ali storitev prejeta, in ne takrat, ko je naročena.

Zaveze so za vodenje podjetja še vedno pomembne: odprta naročila v višini 40.000 € predstavljajo denar, ki bo zapustil podjetje, zato jih morajo skrbniki proračunov oziroma sredstev videti. Vendar pa spadajo v poročanje o zavezah, ne pa v bilanco stanja.

Veriga dokumentov

Nadzorovan nakup postopoma ustvari tri dokumente v naslednjem vrstnem redu:

1. Naročilnica – to, kar smo se dogovorili kupiti. Izdana in odobrena je pred kakršnimi koli nadaljnjimi koraki.
2. Prevzemnica – to, kar je dejansko prispelo. Ob prevzemu jo zabeleži tisti, ki je blago prevzel.
3. Dobaviteljev račun – to, kar se nam zaračunava.

Vsak dokument odgovarja na svoje vprašanje, pravo vrednost pa dobimo z njihovim medsebojnim primerjanjem.

Tristransko ujemanje

Ko primerjate te tri dokumente, lahko še pred plačilom odkrijete štiri drage napake:

• Zaračunano, nikoli naročeno – nepooblaščen nakup ali tuji račun.
• Zaračunano, nikoli prejeto – plačilo za blago, ki ni nikoli prispelo.
• Zaračunano za več, kot je bilo prejeto – prekomerna zaračunana količina ali delna dobava, zaračunana v celoti.
• Zaračunano po napačni ceni – kataloška cena namesto dogovorjene ali tihi dvig cen.

Če se vsi trije dokumenti ujemajo znotraj dovoljenega odstopanja (tolerance), se račun lahko avtomatsko odobri za plačilo. Če se ne ujemajo, je neskladje tisto, kar zahteva preverjanje – to pa je precej bolj koristno kot od človeka pričakovati, da bo pregledal vsak račun posebej in upal na najboljše.

Nordlet podpira postopek ujemanja. Klic POST /v1/purchases/invoices/match sprejme račun, povezan z naročilnico, ter parameter priceTolerancePercent, nato pa vrstico za vrstico opravi primerjavo in za vsako vrstico vrne ustrezen rezultat:

Rezultat (Verdict)	Pomen
matched	Naročeno, prejeto in zaračunano se ujemajo znotraj dovoljene tolerance
not_on_order	Vrstica na računu nima ustrezne vrstice v naročilnici
not_received	Zaračunano, vendar za to vrstico ni bilo ničesar prejetega
over_invoiced	Zaračunana količina presega prejeto količino
price_mismatch	Enota cene se od naročila razlikuje za več, kot znaša dovoljena toleranca

Skupni rezultat za celotno serijo je matched le takrat, ko se ujemajo čisto vse vrstice. Za vsako vrstico so prikazane naročene, prejete in zaračunane količine, obe ceni na enoto ter odstotek odstopanja, kar pomeni, da je neskladje natančno izračunano in ne le površno označeno. Primerjava vrstic poteka po artiklih, kadar se naročilo in račun sklicujeta na isti kataloški artikel, v nasprotnem primeru pa se primerjajo po opisu.

Toleranca je vpeljana z namenom: 0,3-odstotno cenovno odstopanje zaradi zaokroževanja ali pretvorbe valut ne sme ustaviti izplačila, medtem ko mora 15-odstotno povišanje cene zagotovo sprožiti alarm.

Življenjski cikel naročila

Naročila ne temeljijo le na preprosti zastavici „odprto/zaprto“, temveč prehajajo skozi jasna stanja: draft (osnutek) → submitted (oddano) → approved (odobreno), nato pa s prihodom blaga preidejo v partially_received (delno prejeto) → received (prejeto), na koncu pa se zaključijo s stanjem closed (zaprto), pri čemer je stanje cancelled (preklicano) na voljo v vseh fazah.

Prav ta podrobna razčlenjenost omogoča uspešno ujemanje. Prevzemi se beležijo na posamezne vrstice naročila s klicem POST /v1/purchases/receipts/create, s čimer se na ravni vrstice seštevajo prejete količine. To je tista srednja vrednost v tristranski primerjavi, ki v podjetjih, kjer naročila preidejo naravnost v račune, popolnoma manjka.

Prevzem blaga ima tudi posledice za zaloge: pri zalogah ravno prevzem vnese količino in vrednost v evidenco zalog, kjer strošek ostane vse dokler se blago ne proda.

Kdaj se naročilnica zares splača?

Naročilnice prinašajo dodatne postopke, ti pa stanejo. Smiselne so takrat, ko:

• Stroške lahko odobri še kdo drug, ne le tisti, ki plačuje. Naročilnica je potrditev, ki je zabeležena, preden nastane zaveza.
• Blago prihaja ločeno od računov. Brez evidence prevzemov se na vprašanje „je to sploh prispelo?“ odgovarja le po spominu.
• Cene so predmet pogajanj. Naročilnica je dokaz o tem, kaj je bilo dogovorjeno, in hkrati referenca, s katero se primerja prejeti račun.
• Skrbniki proračuna potrebujejo vpogled v prihodnje obveznosti. Odprta naročila predstavljajo načrtovane in zavezujoče prihodnje izdatke.

Za podjetje z dvema zaposlenima, ki kupujeta le naročnine na programsko opremo, so naročilnice odvečno administrativno breme, za podjetje, ki kupuje zaloge od dvajsetih dobaviteljev, pa so nepogrešljive. Noben pristop ni sam po sebi napačen; napaka je le v tem, da izvajate postopek, ne da bi kdaj koli uporabili ujemanje, zaradi katerega sploh obstaja.

FAQ

Ali je naročilnica pravno zavezujoča pogodba?

Običajno postane zavezujoča takoj, ko jo dobavitelj sprejme, s čimer je sklenjena pogodba pod pogoji iz naročilnice – zato mora naročilnica vsebovati ceno, količino, datum dobave in plačilne pogoje. Natančna pravna opredelitev je sicer odvisna od nacionalnega pogodbenega prava in morebitnih že sklenjenih okvirnih pogodb.

Ali naročilnica ustvarja računovodsko knjižbo?

Ne. Gre za zavezo in ne za poslovni dogodek: nič še ni bilo prejeto in nikakršna obveznost za plačilo še ne obstaja. Prva knjižnica v glavni knjigi nastane takrat, ko je blago prejeto ali ko je registriran dobaviteljev račun.

Kakšna je razlika med dvostranskim in tristranskim ujemanjem?

Dvostransko ujemanje primerja naročilnico in račun – torej naročeno ceno in količino. Tristransko ujemanje poleg tega vključuje še prevzemnico, kar pomeni, da preverite tudi to, ali je blago, za katero plačujete, sploh dejansko prispelo. Pri storitvah se pogosto uporablja dvostransko ujemanje, saj ni fizičnega blaga, ki bi ga bilo treba prevzeti.

Kaj se zgodi, če se račun ne ujema z naročilom?

Postopek ujemanja vrne natančen razlog za vsako vrstico – ni na naročilnici, ni prejeto, preveč zaračunano ali neskladje v ceni – skupaj s količinami in zneskom odstopanja. To predstavlja osnovo za poizvedovanje pri dobavitelju; plačilo počaka, dokler se neskladje ne razreši ali pa dokler dobavitelj ne izda dobropisa.

Ali ima lahko ena naročilnica več računov?

Da, to je precej pogosto pri delnih dobavah. Prav zato življenjski cikel naročila vključuje stanje partially_received (delno prejeto), prevzemi pa seštevajo prejeto količino na posamezno vrstico. Vsak račun se posebej ujema s tistim delom, ki je bil do takrat dejansko prejet, in ne z naročilom v celoti.