¿Qué es una orden de compra? La diferencia entre OC y factura, y el cotejo de tres vías
Qué obligaciones implica una orden de compra, en qué se diferencia de una factura y cómo el cotejo de tres vías frente a los albaranes de recepción detecta pagos excesivos que de otro modo pasarían desapercibidos.
Una orden de compra (purchase order) es el documento que usted emite a un proveedor para indicar qué desea comprar, a qué precio, en qué cantidad y cuándo debe entregarse. Es el documento del comprador; la factura es la del vendedor. Tener clara esta dirección ayuda a entender la mayor parte de lo que sigue.
Su propósito es formalizar una decisión de compra antes de comprometer fondos, en lugar de enterarse cuando llega la factura.
OC frente a factura
| Orden de compra | Factura | |
|---|---|---|
| Emitida por | Comprador | Vendedor |
| Contenido | "Acordamos comprar esto" | "Nos debe esto" |
| Momento | Antes de la entrega | En el momento de la entrega o después |
| Efecto contable | Ninguno | Reconoce el gasto y la cuenta por pagar |
| Carácter vinculante | Un compromiso de compra | Una reclamación legal de pago |
Ese "ninguno" es el punto que la mayoría de las explicaciones pasa por alto. Una orden de compra genera un compromiso, no un pasivo. No se ha recibido nada, no se ha incurrido en ningún gasto y no aparece nada en el libro mayor, ya que, según la contabilidad de acumulación o devengo (accrual accounting), el gasto surge cuando se reciben los bienes o servicios, no cuando se solicitan.
Los compromisos siguen siendo importantes para la gestión: 40.000 € en pedidos abiertos representan dinero que va a salir, y los responsables del presupuesto necesitan visibilidad sobre ello. Sin embargo, esto pertenece a los informes de compromisos, no al balance general.
La cadena documental
Una compra controlada genera tres documentos en orden:
- Orden de compra - lo que acordamos comprar. Se emite y aprueba antes de que ocurra cualquier otra acción.
- Albarán de recepción (goods receipt) - lo que llegó físicamente, registrado en el momento de la entrega por quien lo recibió.
- Factura del proveedor - lo que se nos cobra.
Cada uno responde a una pregunta diferente, y el valor real proviene de compararlos.
El cotejo de tres vías (3-way match)
Al cotejar los tres documentos, se hacen visibles cuatro errores costosos antes de realizar el pago:
- Facturado pero nunca pedido - una compra no autorizada o la factura de otra persona.
- Facturado pero nunca recibido - pagar por mercancías que nunca llegaron.
- Facturado por un importe superior al recibido - un exceso en la cantidad facturada o una entrega parcial cobrada en su totalidad.
- Facturado al precio incorrecto - el precio de lista en lugar del precio acordado, o un incremento no comunicado.
Si los tres documentos coinciden dentro de un margen de tolerancia, la factura puede aprobarse para el pago de forma automatizada. Si no coinciden, la propia discrepancia constituye el elemento a revisar, lo cual resulta mucho más útil que pedirle a una persona que examine visualmente cada factura con la esperanza de detectar errores.
Nordlet implementa este cotejo. POST /v1/purchases/invoices/match toma una factura vinculada a una orden de compra y un parámetro priceTolerancePercent, realiza una comparación línea por línea y devuelve un resultado (verdict) por cada una:
| Resultado | Significado |
|---|---|
matched |
Lo pedido, lo recibido y lo facturado coinciden dentro de la tolerancia |
not_on_order |
La línea de la factura no tiene una línea de pedido correspondiente |
not_received |
Se ha facturado, pero no se ha recibido nada en relación con esa línea |
over_invoiced |
La cantidad facturada supera la recibida |
price_mismatch |
El precio unitario difiere del pedido en un porcentaje mayor a la tolerancia |
El resultado global del lote es matched solo si todas las líneas coinciden. Cada fila informa de las cantidades pedidas, recibidas y facturadas, además de los dos precios unitarios y el porcentaje de variación, de modo que la discrepancia queda cuantificada en lugar de ser una mera advertencia. Las líneas se comparan por artículo cuando tanto el pedido como la factura hacen referencia a un elemento del catálogo, y por descripción en caso contrario.
La tolerancia es intencionada: una variación de precio del 0,3% debida al redondeo o a una conversión de moneda no debe bloquear una ejecución de pagos, pero un incremento del 15% sí debe hacerlo.
El ciclo de vida del pedido
Un pedido atraviesa estados explícitos en lugar de limitarse a una simple bandera de "abierto/cerrado": draft (borrador) → submitted (enviado) → approved (aprobado), pasando luego a partially_received (recibido parcialmente) → received (recibido) a medida que llegan las mercancías, para concluir en closed (cerrado), con el estado cancelled (cancelado) disponible en todo momento.
Dicha granularidad es lo que hace posible el cotejo. Las recepciones se registran vinculadas a las líneas del pedido mediante POST /v1/purchases/receipts/create, lo cual acumula una cantidad recibida por línea; este es el valor central en la comparación de tres vías y el que falta por completo en las empresas que pasan directamente del pedido a la factura.
La recepción de mercancías también tiene un impacto en el inventario: tratándose de artículos de almacén, la recepción es lo que incorpora la cantidad y el costo al inventario, donde permanece hasta que los bienes son vendidos.
Cuándo vale la pena utilizar una orden de compra
Las órdenes de compra añaden burocracia y los procesos tienen un costo. Su uso se justifica cuando:
- Alguien distinto a quien efectúa el pago puede comprometer gastos. La orden de compra actúa como la aprobación necesaria, registrada antes de que exista el compromiso.
- Las mercancías llegan en un momento distinto al de las facturas. Sin un registro de recepción, la respuesta a la pregunta "¿llegó?" depende exclusivamente de la memoria.
- Los precios son negociados. Una orden de compra sirve como evidencia de lo acordado y como referencia para verificar la factura.
- Los responsables del presupuesto necesitan visibilidad a futuro. Los pedidos abiertos representan la cartera de gastos comprometidos.
Constituyen una carga administrativa excesiva para una empresa de dos personas que contrata suscripciones de software, pero resultan indispensables para una que adquiere inventario a veinte proveedores. Ninguna de las dos posturas es incorrecta; el error radica en operar un proceso sin utilizar jamás el cotejo para el cual fue concebido.
FAQ
¿Es una orden de compra un contrato legalmente vinculante?
Por lo general, pasa a ser vinculante en cuanto el proveedor la acepta, lo que constituye un contrato bajo sus términos. Por esta razón, la orden de compra debe incluir el precio, la cantidad, la fecha de entrega y las condiciones de pago. El tratamiento exacto depende de la legislación contractual nacional y de cualquier acuerdo marco vigente.
¿Crea una orden de compra un asiento contable?
No. Se trata de un compromiso, no de una transacción: no se ha recibido nada y aún no existe la obligación de pagar. El primer asiento en el libro mayor se genera cuando se reciben las mercancías o se registra la factura del proveedor.
¿Cuál es la diferencia entre el cotejo de dos vías y el de tres vías?
El cotejo de dos vías compara la orden de compra con la factura (precio y cantidad solicitados). El de tres vías incorpora el albarán de recepción, de modo que también se verifica que lo que se va a pagar haya llegado físicamente. Los servicios suelen utilizar el cotejo de dos vías debido a que no hay elementos físicos que recibir.
¿Qué ocurre si la factura no coincide con el pedido?
El cotejo devuelve el motivo específico por línea (no pedido, no recibido, sobrefacturado o discrepancia de precios), junto con las cantidades y la variación. Esto se convierte en la consulta que se envía al proveedor; el pago queda en suspenso hasta que se resuelva o se emita una nota de crédito.
¿Puede una misma orden de compra tener varias facturas?
Sí, y es una situación común en las entregas parciales. Por este motivo, el ciclo de vida del pedido incluye el estado partially_received y las recepciones acumulan una cantidad recibida por línea. Cada factura se coteja con lo que se ha recibido hasta ese momento, no con la totalidad del pedido.