Satın Alma Siparişi (PO) Nedir? PO ile Fatura Arasındaki Farklar ve 3 Yönlü Eşleştirme

Satın alma siparişi (Purchase Order - PO), sizin bir tedarikçiye neyi, hangi fiyattan, kaç adet ve ne zaman teslim edilmek üzere almak istediğinizi belirterek düzenlediğiniz belgedir. Bu, alıcının belgesidir; fatura ise satıcının belgesidir. Bu yönü netleştirmek, bundan sonra anlatılacakların çoğunu açıklığa kavuşturacaktır.

Amacı, para taahhüdüne girilmeden önce satın alma kararını netleştirmek, faturanın gelmesini bekleyip sürprizle karşılaşmamaktır.

PO ile Fatura Karşılaştırması

	Satın Alma Siparişi (PO)	Fatura
Düzenleyen	Alıcı	Satıcı
Anlamı	"Bunu almayı kabul ediyoruz"	"Bize bunun borçlusunuz"
Zamanlama	Teslimattan önce	Teslimatta veya sonrasında
Muhasebe etkisi	Yoktur	Gideri ve borcu tahakkuk ettirir
Niteliği	Satın alma taahhüdü	Yasal ödeme talebi

Bu "yoktur" ifadesi, yapılan açıklamaların çoğunda gözden kaçan noktadır. Satın alma siparişi bir yükümlülük değil, bir taahhüt oluşturur. Henüz hiçbir şey teslim alınmamıştır, hiçbir gider tahakkuk etmemiştir ve defteri kebirde (general ledger) hiçbir kayıt yer almaz; çünkü tahakkuk esasına (accrual accounting) göre gider, sipariş verildiğinde değil, mal veya hizmetler teslim alındığında doğar.

Taahhütler yine de yönetim açısından önem taşır: Açık siparişlerdeki 40.000 € tutar, kasadan çıkacak paradır ve bütçe sahiplerinin bunu görmesi gerekir. Ancak bu durum, bilançoda (balance sheet) değil, taahhüt raporlamasında yer almalıdır.

Belge Zinciri

Kontrollü bir satın alma işlemi sırasıyla üç belge üretir:

1. Satın alma siparişi - Ne almayı kabul ettiğimiz. Herhangi bir işlem gerçekleşmeden önce düzenlenir ve onaylanır.
2. Mal kabul belgesi (goods receipt) - Gerçekte neyin teslim alındığı, malı teslim alan kişi tarafından teslim anında kaydedilir.
3. Tedarikçi faturası - Bize ne kadar borç çıkarıldığı.

Her biri farklı bir soruyu yanıtlar ve değer, bu belgelerin karşılaştırılmasından doğar.

Üç Yönlü Eşleştirme (3-Way Match)

Üç belgeyi eşleştirdiğinizde, ödeme yapmadan önce dört maliyetli hatayı önceden görebilirsiniz:

• Sipariş edilmediği halde faturalandırılan - Yetkisiz bir satın alma veya başkasına ait bir fatura.
• Teslim alınmadığı halde faturalandırılan - Gelmeyen malların parasını ödemek.
• Teslim alılandan fazlası faturalandırılan - Miktar fazlalığı faturalandırma veya kısmi teslimatın tamamının faturalandırılması.
• Yanlış fiyattan faturalandırılan - Anlaşılan fiyat yerine liste fiyatından faturalandırma veya habersiz fiyat artışı.

Eğer bu üç belge belirli bir tolerans dahilinde uyuşuyorsa, fatura otomatik olarak ödemeye onaylanabilir. Uyuşmuyorlarsa, aradaki uyumsuzluk doğrudan inceleme kalemi haline gelir; bu durum, bir kişinin her faturayı tek tek inceleyip hata olmamasını ummasından çok daha faydalıdır.

Nordlet, bu eşleştirme sürecini uygular. POST /v1/purchases/invoices/match uç noktası, bir satın alma siparişine bağlı faturayı ve priceTolerancePercent değerini alır, satır satır karşılaştırma yaparak her satır için bir sonuç döner:

Sonuç	Anlamı
matched	Sipariş edilen, teslim alınan ve faturalandırılan tutarlar tolerans dahilinde uyuşuyor
not_on_order	Fatura satırına karşılık gelen bir sipariş satırı yok
not_received	Faturalandırılmış ancak o satır için teslim alınan hiçbir şey yok
over_invoiced	Faturalandırılan miktar, teslim alınan miktardan fazla
price_mismatch	Birim fiyat, sipariş fiyatından tolerans payından daha fazla sapma gösteriyor

Genel toplu işlem sonucu, yalnızca her bir satır uyuştuğunda matched olur. Her satır; sipariş edilen, teslim alınan ve faturalandırılan miktarların yanı sıra iki birim fiyatı ve sapma yüzdesini raporlar; böylece uyumsuzluk sadece işaretlenmekle kalmaz, aynı zamanda sayısal olarak da ifade edilir. Sipariş ve faturanın her ikisinde de aynı katalog kalemi referans gösterildiyse satırlar kaleme göre, aksi takdirde açıklamaya göre karşılaştırılır.

Tolerans bilinçli olarak bırakılmıştır: Yuvarlama veya para birimi dönüşümünden kaynaklanan %0,3'lük bir fiyat sapması ödeme sürecini engellememelidir, ancak %15'lik bir artış engellemelidir.

Sipariş Yaşam Döngüsü

Bir sipariş, tek bir "açık/kapalı" bayrağı yerine belirgin aşamalardan geçer: draft (taslak) → submitted (gönderildi) → approved (onaylandı), ardından mallar geldikçe partially_received (kısmen teslim alındı) → received (teslim alındı) ve süreç boyunca cancelled (iptal edildi) seçeneği de mevcut olmak üzere closed (kapandı) ile sona erer.

Eşleştirmeyi mümkün kılan da bu detay düzeyidir. Teslim alımlar, sipariş satırlarına POST /v1/purchases/receipts/create ile kaydedilir; bu işlem, her satır için alınan miktarı (üç yönlü karşılaştırmadaki orta sayıyı ve doğrudan siparişten faturaya geçen şirketlerde tamamen eksik olan veriyi) toplulaştırır.

Malların teslim alınmasının aynı zamanda envanter açısından da bir sonucu vardır: Stok kalemleri için mal kabulü, miktar ve maliyeti envantere sokan işlemdir; maliyet, mallar satılana kadar envanterde kalır.

PO Ne Zaman Gereklidir?

Satın alma siparişleri sürece ek adımlar getirir ve sürecin bir maliyeti vardır. Şu durumlarda bu maliyete değer:

• Ödemeyi yapan kişi dışındaki biri harcama taahhüdünde bulunabiliyorsa. PO, taahhüt oluşmadan önce yakalanan onay belgesidir.
• Mallar faturalardan ayrı olarak teslim alınıyorsa. Mal kabul kaydı olmadığında, "mal geldi mi?" sorusu hafızaya dayalı olarak yanıtlanır.
• Fiyatlar pazarlığa tabiyse. PO, ne üzerinde anlaşmaya varıldığının kanıtı ve faturanın karşılaştırıldığı referanstır.
• Bütçe sahiplerinin ileriye dönük öngörüye ihtiyacı varsa. Açık siparişler, taahhüt edilen harcamaların boru hattıdır.

Yazılım aboneliği satın alan iki kişilik bir şirket için bu durum ek yük oluşturur, ancak yirmi tedarikçiden envanter satın alan bir şirket için vazgeşilmezdir. İki yaklaşım da yanlış değildir; buradaki hata, varoluş nedeni olan eşleştirme özelliğini hiç kullanmadan süreci işletmektir.

FAQ

Satın alma siparişi yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme midir?

Genellikle tedarikçi siparişi kabul ettiği anda bağlayıcı hale gelir ve kendi şartlarında bir sözleşme oluşturur; bu nedenle PO, fiyatı, miktarı, teslim tarihini ve ödeme koşullarını içermelidir. Kesin hukuki durum, ulusal sözleşme hukukuna ve halihazırda yürürlükte olan çerçeve sözleşmelere bağlıdır.

Satın alma siparişi muhasebe kaydı oluşturur mu?

Hayır. Bu bir işlem değil, bir taahhüttür: Henüz hiçbir şey teslim alınmamıştır ve ödeme yükümlülüğü yoktur. İlk defter kaydı, mallar teslim alındığında veya tedarikçi faturası kaydedildiğinde yapılır.

İki yönlü ve üç yönlü eşleştirme arasındaki fark nedir?

İki yönlü eşleştirme, satın alma siparişi ile faturayı (sipariş edilen fiyat ve miktar) karşılaştırır. Üç yönlü eşleştirme ise mal kabul belgesini de ekleyerek ödediğiniz şeyin gerçekten gelip gelmediğini doğrulamanızı sağlar. Fiziksel olarak teslim alınacak bir şey olmadığından, hizmet alımlarında genellikle iki yönlü eşleştirme kullanılır.

Fatura siparişle uyuşmazsa ne olur?

Eşleştirme aracı, satır bazında spesifik nedeni (siparişte yok, teslim alınmamış, fazla faturalandırılmış veya fiyat uyuşmazlığı) miktarlar ve sapma oranlarıyla birlikte döner. Bu durum tedarikçiye sorulacak soru haline gelir; sorun çözülene veya bir alacak dekontu (credit note) düzenlenene kadar ödeme bekletilir.

Bir satın alma siparişine ait birden fazla fatura olabilir mi?

Evet, kısmi teslimatlarda bu durum yaygındır; bu nedenle sipariş yaşam döngüsü partially_received durumunu içerir ve mal kabul kayıtları her satır için teslim alınan miktarı toplulaştırır. Her fatura, tüm siparişe karşı değil, o ana kadar teslim alınan miktara karşı eşleştirilir.