O que é uma encomenda de compra? Encomenda vs. fatura e a correspondência tripla

Uma encomenda de compra (purchase order) é o documento que v. ex.ª emite para um fornecedor a indicar o que pretende comprar, a que preço, em que quantidade e com que prazo de entrega. É o documento do comprador; a fatura é a do vendedor. Compreender esta distinção esclarece grande parte do que se segue.

O seu objetivo é tornar explícita uma decisão de compra antes de o dinheiro ser comprometido, em vez de a descobrir quando a fatura chega.

Encomenda vs. fatura

	Encomenda de compra	Fatura
Emitida por	Comprador	Vendedor
Declara	"Concordamos em comprar isto"	"Deve-nos o pagamento disto"
Momento	Antes da entrega	No momento da entrega ou após esta
Efeito contabilístico	Nenhum	Reconhece o gasto e o passivo (payable)
Obriga a	Um compromisso de compra	Uma reclamação legal de pagamento

Esse "nenhum" é o ponto que a maioria das explicações deixa escapar. Uma encomenda de compra cria um compromisso, e não um passivo. Ainda não foi recebido nada, nenhum gasto foi incorrido e nada consta no diário-razão (general ledger), pois, no regime de acréscimo (accrual accounting), o gasto surge quando os bens ou serviços são recebidos, e não quando são encomendados.

Os compromissos continuam a ser importantes para a gestão: 40.000 € em encomendas pendentes representam dinheiro que irá sair, e os responsáveis pelo orçamento precisam de o visualizar. No entanto, estes valores pertencem ao reporte de compromissos e não ao balanço (balance sheet).

A cadeia documental

Uma compra controlada produz três documentos por ordem:

1. Encomenda de compra - o que acordámos comprar. Emitida e aprovada antes de qualquer acontecimento.
2. Auto de receção de mercadorias (goods receipt) - o que efetivamente chegou, registado no momento da entrega por quem quer que a tenha recebido.
3. Fatura do fornecedor - o que nos está a ser cobrado.

Cada um responde a uma pergunta diferente e a utilidade reside na comparação entre eles.

A correspondência tripla (three-way match)

Faça a correspondência dos três documentos e quatro erros dispendiosos tornam-se visíveis antes do pagamento:

• Faturado mas nunca encomendado - uma compra não autorizada ou a fatura de outra pessoa.
• Faturado mas nunca recebido - pagar por bens que não chegaram.
• Faturado por um montante superior ao recebido - excesso de quantidade cobrada ou uma entrega parcial faturada na totalidade.
• Faturado ao preço errado - preço de tabela em vez do preço acordado, ou um aumento silencioso.

Se os três documentos coincidirem dentro da tolerância, a fatura pode ser aprovada para pagamento de forma automática. Se não coincidirem, a discrepância é o elemento a rever, o que é muito mais útil do que pedir a uma pessoa para analisar visualmente cada fatura na esperança de detetar erros.

O Nordlet implementa esta correspondência. POST /v1/purchases/invoices/match aceita uma fatura associada a uma encomenda de compra e um parâmetro priceTolerancePercent, procedendo à comparação linha a linha e devolvendo um veredito por linha:

Veredito	Significado
matched	O encomendado, o recebido e o faturado coincidem dentro da tolerância
not_on_order	A linha da fatura não tem nenhuma linha de encomenda correspondente
not_received	Faturado, mas não foi recebido nada relativamente a essa linha
over_invoiced	A quantidade faturada excede a que foi recebida
price_mismatch	O preço unitário difere do da encomenda por um valor superior à tolerância

O veredito global do lote é matched apenas se todas as linhas coincidirem. Cada registo indica as quantidades encomendadas, recebidas e faturadas, bem como os dois preços unitários e a percentagem de desvio, pelo que a discrepância é quantificada e não apenas sinalizada. As linhas são comparadas por artigo quando a encomenda e a fatura remetem ambas para um artigo de catálogo, e por descrição nos restantes casos.

A tolerância é deliberada: um desvio de preço de 0,3% devido a arredondamentos ou a uma conversão de moeda não deve bloquear um processamento de pagamentos, ao passo que um aumento de 15% já o deve fazer.

O ciclo de vida da encomenda

Uma encomenda evolui através de estados explícitos em vez de um único sinalizador "aberto/fechado": draft (rascunho) → submitted (submetida) → approved (aprovada), passando depois a partially_received (parcialmente recebida) → received (recebida) à medida que os bens chegam, terminando em closed (fechada), estando o estado cancelled (cancelada) disponível em qualquer momento.

Esta granularidade é o que torna a correspondência possível. Os registos de receção são efetuados face às linhas da encomenda através de POST /v1/purchases/receipts/create, o que acumula uma quantidade recebida por linha, sendo o número central na comparação tripla e aquele que está totalmente ausente nas empresas que passam diretamente da encomenda para a fatura.

A receção de bens tem também implicações ao nível do inventário: no caso dos artigos em stock, o registo de receção é o que integra a quantidade e o custo no inventário, onde o custo permanece até que os bens sejam vendidos.

Quando compensa utilizar uma encomenda de compra?

As encomendas de compra acrescentam procedimentos administrativos e os procedimentos têm um custo. Compensa utilizá-las quando:

• Alguém que não o pagador pode autorizar despesas. A encomenda de compra constitui a aprovação, registada antes de o compromisso existir.
• Os bens chegam em momentos diferentes das faturas. Sem um registo de receção, a resposta à pergunta "chegou?" depende da memória.
• Os preços são negociados. A encomenda de compra constitui a prova do que foi acordado e a referência contra a qual a fatura é validada.
• Os responsáveis pelo orçamento necessitam de visibilidade prospetiva. As encomendas pendentes representam o volume de despesas assumidas.

Constituem um custo administrativo para uma empresa de duas pessoas que subscreve software, mas são indispensáveis para uma empresa que adquire inventário a vinte fornecedores. Nenhuma das respostas está errada; o erro reside em executar o processo sem nunca utilizar a correspondência para cuja realização este existe.

FAQ

Uma encomenda de compra é um contrato juridicamente vinculativo?

Geralmente, torna-se vinculativo assim que o fornecedor a aceita, constituindo um contrato com base nos respetivos termos, razão pela qual a encomenda de compra deve incluir o preço, a quantidade, a data de entrega e as condições de pagamento. O tratamento exato depende da lei dos contratos aplicável e de eventuais acordos-quadro já em vigor.

Uma encomenda de compra cria um lançamento contabilístico?

Não. Trata-se de um compromisso e não de uma transação: ainda não foi recebido nada e não existe ainda qualquer obrigação de pagamento. O primeiro lançamento no diário-razão ocorre quando os bens são recebidos ou a fatura do fornecedor é registada.

Qual é a diferença entre a correspondência dupla (two-way matching) e a tripla (three-way match)?

A correspondência dupla compara a encomenda de compra e a fatura, especificamente o preço e a quantidade encomendada. A tripla acrescenta o auto de receção de mercadorias, permitindo também verificar se o que está a ser pago chegou efetivamente. Os serviços utilizam frequentemente a correspondência dupla, uma vez que não há elementos físicos a receber.

O que acontece se a fatura não corresponder à encomenda?

A correspondência devolve o motivo específico por linha - não consta na encomenda, não foi recebido, excesso de faturação ou divergência de preço -, acompanhado das quantidades e do desvio. Este resultado serve de base para o pedido de esclarecimento ao fornecedor; o pagamento fica retido até que a situação seja resolvida ou seja emitida uma nota de crédito.

Pode uma encomenda de compra ter várias faturas?

Sim, e é uma situação comum no caso de entregas parciais, razão pela qual o ciclo de vida da encomenda inclui o estado partially_received e as receções acumulam uma quantidade recebida por linha. Cada fatura é comparada com o que foi recebido até ao momento, e não com a totalidade da encomenda.