什么是采购订单？PO与发票的区别及三单匹配

采购订单（purchase order）是你发给供应商的文件，上面写明了你想买什么、什么价格、多少数量以及何时交货。这是买方的文件；而发票则是卖方的文件。理清这个方向，就能理解接下来的大部分内容。

它的目的是在资金承诺做出之前明确采购决策，而不是等发票到了才发现问题。

PO 与发票

	采购订单 (Purchase order)	发票 (Invoice)
签发方	买方	卖方
内容	“我们同意购买此项物品”	“你方欠我们这笔钱”
时效	交货前	交货时或交货后
会计影响	无	确认费用和应付账款
约束力	购买承诺	付款的法律主张

这个“无”正是大多数解释所忽略的关键点。采购订单产生的是承诺（commitment），而不是负债（liability）。此时尚未收到任何货物，未发生任何费用，总账（general ledger）中也不会出现任何记录，因为在权责发生制（accrual accounting）下，费用是在收到货物或服务时产生，而不是在订购时产生。

承诺对管理层来说依然重要：40,000 € 的未结订单意味着即将流出的资金，预算负责人必须看到这些数据。但它属于承诺报告，而不是资产负债表（balance sheet）。

单据链条

规范的采购流程会按顺序产生三份单据：

1. 采购订单 - 我们同意购买的内容。在任何事情发生之前签发并批准。
2. 收货单 - 实际到货的内容，由收货人在交货时记录。
3. 供应商发票 - 我们被收取费用的单据。

每一份单据回答一个不同的问题，而它们的价值来自于相互比对。

三单匹配

将这三份单据进行匹配，四种代价高昂的错误在付款前就会显现出来：

• 已开票但从未订购 - 未经授权的采购，或属于其他人的发票。
• 已开票但从未收货 - 为未到货的商品付款。
• 开票数量多于收货数量 - 数量多计，或部分交货却按全额开票。
• 开票价格错误 - 按标价而非约定价格开票，或者暗中加价。

如果三单在容差范围内一致，发票就可以机械化地审批付款。如果不一致，不匹配项本身就是需要审核的项目，这比让人工肉眼审核每张发票并祈祷不出错要有用得多。

Nordlet 实现了匹配功能。POST /v1/purchases/invoices/match 接收与采购订单关联的发票以及一个 priceTolerancePercent（价格容差百分比），然后进行逐行比对，并为每一行返回一个裁决结果：

裁决结果	含义
matched	订购、收货和开票在容差范围内一致
not_on_order	发票行没有对应的订单行
not_received	已开票，但该行没有任何收货记录
over_invoiced	开票数量超过收货数量
price_mismatch	单价与订单的差异超出了容差范围

只有每一行都匹配，整体批次裁决结果才会是 matched。每行报告订购、收货和开票数量，外加两个单价和差异百分比，从而将差异量化，而不仅仅是标记出来。如果订单和发票都引用了目录中的商品，则按商品进行行比对；否则按描述进行比对。

设置容差是有意为之：四舍五入或货币换算导致的 0.3% 价格差异不应阻止付款运行，而 15% 的涨幅则应该阻止。

订单生命周期

订单经历的是明确的状态流转，而不是单一的“打开/关闭”标志：draft（草稿）→ submitted（已提交）→ approved（已批准），随后随着货物到达变为 partially_received（部分收货）→ received（已收货），最终以 closed（已关闭）结束，且 cancelled（已取消）状态在整个过程中随时可用。

这种细颗粒度正是实现匹配的基础。收货记录是通过 POST /v1/purchases/receipts/create 针对订单行进行记录的，这会累积每行的收货数量——这是三单比对中的中间数字，也是那些直接从订单跳到发票的公司完全缺失的环节。

收货也会对库存产生影响：对于库存商品，收货会将数量和成本引入库存，成本将一直停留在库存中，直到商品售出。

为什么说 PO 必不可少

采购订单增加了流程，而流程是有成本的。在以下情况下，它们物有所值：

• 付款人以外的人员可以承诺支出。 PO 就是审批凭证，在承诺产生之前就已被捕获。
• 货物与发票分开到达。 如果没有收货记录，“到了吗？”这个问题只能靠记忆来回答。
• 价格是协商确定的。 PO 是约定内容的证据，也是核对发票的参考依据。
• 预算负责人需要前瞻性的可见性。 未结订单就是已承诺支出的管道。

对于两人的公司购买软件订阅来说，这属于管理开销；但对于从二十个供应商处采购库存的公司来说，它不可或缺。这两种答案都没有错，错误的在于执行流程时却从不利用它赖以实现的匹配功能。

FAQ

采购订单是具有法律约束力的合同吗？

通常情况下，一旦供应商接受它，它就具有约束力，并按其条款形成合同——这就是为什么 PO 应该包含价格、数量、交货日期和付款条款的原因。具体的处理方式取决于国家合同法以及现有的任何框架协议。

采购订单会产生会计分录吗？

不会。它是一项承诺，而不是一笔交易：尚未收到任何货物，也尚未产生付款义务。第一笔总账分录出现在收到货物或登记供应商发票时。

双单匹配与三单匹配有什么区别？

双单匹配比较采购订单和发票——即订购的价格和数量。三单匹配则加入了收货单，因此你还要核实你所支付的货物是否真的送达了。服务类采购通常使用双单匹配，因为没有什么实体需要接收。

如果发票与订单不符会怎样？

匹配功能会按行返回具体原因——未订购、未收货、多开票或价格不符——并附带数量和差异。这将成为向供应商质询的依据；付款将暂停，直到问题解决或开具贷项通知单（credit note）。

一个采购订单可以有多张发票吗？

可以，这在部分交货的情况下很常见——这也是为什么订单生命周期包含 partially_received 状态并且收货会累积每行收货数量的原因。每张发票都是针对迄今为止已收到的货物进行匹配，而不是针对整个订单。