Τti είναι μια Εντολή Αγοράς (Purchase Order); Εντολή Αγοράς έναντι Τιμολογίου και η Αντιστοίχιση 3 Σημείων (3-Way Match)

Μια εντολή αγοράς (purchase order) είναι το έγγραφο που εκδίδετε εσείς προς έναν προμηθευτή, δηλώνοντας τι θέλετε να αγοράσετε, σε ποια τιμή, σε ποια ποσότητα και με ποια ημερομηνία παράδοσης. Πρόκειται για έγγραφο του αγοραστή, ενώ το τιμολόγιο είναι έγγραφο του πωλητή. Η κατανόηση αυτής της διάκρισης εξηγεί το μεγαλύτερο μέρος των όσων ακολουθούν.

Ο σκοπός της είναι να καθιστά μια απόφαση αγοράς ρητή προτού δεσμευτούν κεφάλαια, αντί να τη διαπιστώνετε όταν φτάνει ένα τιμολόγιο.

Εντολή Αγοράς έναντι Τιμολογίου

	Εντολή Αγοράς	Τιμολόγιο
Εκδίδεται από	Αγοραστή	Πωλητή
Δηλώνει	"Συμφωνούμε να αγοράσουμε αυτά"	"Μας οφείλετε για αυτά"
Χρονικό σημείο	Πριν από την παράδοση	Κατά ή μετά την παράδοση
Λογιστική επίδραση	Καμία	Αναγνωρίζει το έξοδο και την υποχρέωση (payable)
Δεσμευτικότητα	Μια δέσμευση αγοράς	Μια νομική απαίτηση πληρωμής

Αυτή η «καμία» επίδραση είναι το σημείο που παραλείπουν οι περισσότερες εξηγήσεις. Μια εντολή αγοράς δημιουργεί μια δέσμευση (commitment), όχι μια υποχρέωση (liability). Δεν έχει παραληφθεί τίποτα, δεν έχει πραγματοποιηθεί κανένα έξοδο και τίποτα δεν εμφανίζεται στο γενικό καθολικό - διότι, σύμφωνα με τα δεδουλευμένα (accrual accounting), το έξοδο προκύπτει όταν παραλαμβάνονται τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, και όχι όταν παραγγέλλονται.

Οι δεσμεύσεις εξακολουθούν να είναι σημαντικές για τη διοίκηση: 40.000 € σε ανοιχτές παραγγελίες αντιπροσωπεύουν χρήματα που θα αποχωρήσουν, και τα στελέχη που διαχειρίζονται προϋπολογισμούς πρέπει να τα βλέπουν. Ωστόσο, αυτές ανήκουν στις αναφορές δεσμεύσεων (commitment reporting) και όχι στον ισολογισμό.

Η αλυσιδίδα των εγγράφων

Μια ελεγχόμενη αγορά παράγει τρία έγγραφα με συγκεκριμένη σειρά:

1. Εντολή αγοράς - τι συμφωνήσαμε να αγοράσουμε. Εκδίδεται και εγκρίνεται προτού συμβεί οτιδήποτε.
2. Δελτίο παραλαβής (goods receipt) - τι έφτασε τελικά, το οποίο καταγράφεται τη στιγμή της παράδοσης από όποιον το παραλαμβάνει.
3. Τιμολόγιο προμηθευτή - τι μας χρεώνουν.

Το καθένα απαντά σε διαφορετικό ερώτημα και η αξία προκύπτει από τη σύγκρισή τους.

Η αντιστοίχιση 3 σημείων (3-Way Match)

Όταν αντιστοιχίζετε τα τρία έγγραφα, τέσσερα δαπανηρά λάθη γίνονται ορατά προτού πραγματοποιηθεί η πληρωμή:

• Τιμολόγηση χωρίς προηγ Sμενη παραγγελία - μια μη εξουσιοδοτημένη αγορά ή το τιμολόγιο κάποιου άλλου.
• Τιμολόγηση χωρίς παράδοση - πληρωμή για αγαθά που δεν έφτασαν ποτέ.
• Τιμολόγηση μεγαλύτερης ποσότητας από την παραληφθείσα - υπερχρέωση ποσότητας ή μερική παράδοση που χρεώθηκε εξ ολοκλήρου.
• Τιμολόγηση σε λανθασμένη τιμή - τιμή καταλόγου αντί της συμφωνημένης τιμής ή μια σιωπηλή αύξηση.

Εάν τα τρία έγγραφα συμφωνούν εντός των ορίων ανοχής, το τιμολόγιο μπορεί να εγκριθεί μηχανικά για πληρωμή. Εάν δεν συμφωνούν, η απόκλιση είναι το στοιχείο που χρήζει εξέτασης - κάτι πολύ πιο χρήσιμο από το να ζητάτε από έναν υπάλληλο να ελέγχει με το μάτι κάθε τιμολόγιο ελπίζοντας για το καλύτερο.

Το Nordlet εφαρμόζει την αντιστοίχιση. Η διαδρομή POST /v1/purchases/invoices/match λαμβάνει ένα τιμολόγιο συνδεδεμένο με μια εντολή αγοράς και μια παράμετρο priceTolerancePercent, στη συνέχεια συγκρίνει γραμμή προς γραμμή και επιστρέφει μια ετυμηγορία ανά γραμμή:

Ετυμηγορία	Σημασία
matched	Τα είδη που παραγγέλθηκαν, παραλήφθηκαν και τιμολογήθηκαν συμφωνούν εντός των ορίων ανοχής
not_on_order	Η γραμμή του τιμολογίου δεν έχει αντίστοιχη γραμμή στην παραγγελία
not_received	Έχει τιμολογηθεί, αλλά δεν έχει παραληφθεί τίποτα για αυτή τη γραμμή
over_invoiced	Η τιμολογημένη ποσότητα υπερβαίνει την ποσότητα που παραλήφθηκε
price_mismatch	Η τιμή μονάδας διαφέρει από την παραγγελία κατά ποσοστό μεγαλύτερο του ορίου ανοχής

Η συνολική ετυμηγορία της παρτίδας είναι matched μόνο εάν ταιριάζουν όλες οι γραμμές. Κάθε γραμμή αναφέρει τις ποσότητες που παραγγέλθηκαν, παραλήφθηκαν και τιμολογήθηκαν, καθώς και τις δύο τιμές μονάδας και το ποσοστό απόκλισης, ώστε η διαφορά να ποσοτικοποιείται αντί απλώς να επισημάνεται. Οι γραμμές συγκρίνονται ανά είδος όταν τόσο η παραγγελία όσο και το τιμολόγιο αναφέρονται σε είδος καταλόγου, και ανά περιγραφή σε αντίθετη περίπτωση.

Το όριο ανοχής είναι σκόπιμο: μια απόκλιση τιμής 0,3% λόγω στρογγυλοποίησης ή μετατροπής νομίσματος δεν πρέπει να εμποδίζει μια εκτέλεση πληρωμών, ενώ μια αύξηση 15% πρέπει.

Ο κύκλος ζωής της παραγγελίας

Μια παραγγελία περνάει από σαφείς καταστάσεις αντί για μια απλή σημαία "ανοιχτής/κλειστής" (open/closed) κατάστασης: draft (πρόχειρο) → submitted (υποβλήθηκε) → approved (εγκρίθηκε), στη συνέχεια partially_received (μερικώς παραληφθείσα) → received (παραληφθείσα) καθώς φτάνουν τα αγαθά, καταλήγοντας στο closed (κλειστή), ενώ η κατάσταση cancelled (ακυρωμένη) είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή.

Αυτή η λεπτομερής διαβάθμιση καθιστά εφικτή την αντιστοίχιση. Τα δελτία παραλαβής καταχωρούνται σε σχέση με τις γραμμές παραγγελίας μέσω της διαδρομής POST /v1/purchases/receipts/create, η οποία συσσωρεύει την παραληφθείσα ποσότητα ανά γραμμή - δηλαδή τον μεσαίο αριθμό στη σύγκριση τριών σημείων, ο οποίος λείπει εντελώς σε εταιρείες που μεταβαίνουν απευθείας από την παραγγελία στο τιμολόγιο.

Η παραλαβή αγαθών έχει επίσης συνέπειες για το απόθεμα: για τα αποθεματικά είδη, η παραλαβή είναι αυτή που εισάγει την ποσότητα και το κόστος στο απόθεμα, όπου και παραμένει έως ότου πωληθούν τα αγαθά.

Πότε αξίζει μια Εντολή Αγοράς

Οι εντολές αγοράς προσθέτουν διαδικασία και η διαδικασία έχει κόστος. Αξίζουν τον κόπο όταν:

• Κάποιος άλλος εκτός από αυτόν που πληρώνει μπορεί να δεσμεύσει δαπάνες. Η εντολή αγοράς αποτελεί την έγκριση, η οποία καταγράφεται προτού υπάρξει η δέσμευση.
• Τα αγαθά φτάνουν χωριστά από τα τιμολόγια. Χωρίς αρχείο παραλαβής, στο ερώτημα "έφτασε;" απαντά η μνήμη.
• Οι τιμές είναι προϊόν διαπραγμάτευσης. Μια εντολή αγοράς αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο του τι συμφωνήθηκε και σημείο αναφοράς με το οποίο ελέγχεται το τιμολόγιο.
• Τα στελέχη προϋπολογισμού χρειάζονται ορατότητα προς το μέλλον. Οι ανοιχτές παραγγελίες αποτελούν τη ροή των δεσμευμένων δαπανών.

Αποτελούν διοικητικό κόστος για μια εταιρεία δύο ατόμων που αγοράζει συνδρομές λογισμικού, αλλά είναι απαραίτητες για μια εταιρεία που αγοράζει αποθέματα από είκοσι προμηθευτές. Καμία από τις δύο απαντήσεις δεν είναι λανθασμένη. Το λάθος είναι να ακολουθείτε τη διαδικασία χωρίς ποτέ να χρησιμοποιείτε την αντιστοίχιση που υπάρχει ακριβώς για να διευκολύνει.

FAQ

Είναι μια εντολή αγοράς νομικά δεσμευτική σύμβαση;

Γενικά, γίνεται δεσμευτική μόλις ο προμηθευτής την αποδεχτεί, σχηματίζοντας σύμβαση με τους όρους της - γι' αυτόν τον λόγο η εντολή αγοράς πρέπει να περιλαμβάνει την τιμή, την ποσότητα, την ημερομηνία παράδοσης και τους όρους πληρωμής. Η ακριβής αντιμετώπιση εξαρτάται από το εθνικό δίκαιο των συμβάσεων και από τυχόν υφιστάμενη συμφωνία-πλαίσιο.

Δημιουργεί η εντολή αγοράς λογιστική εγγραφή;

Όχι. Αποτελεί δέσμευση και όχι συναλλαγή: δεν έχει παραληφθεί τίποτα και δεν υπάρχει ακόμη υποχρέωση πληρωμής. Η πρώτη εγγραφή στο καθολικό γίνεται όταν παραλαμβάνονται τα αγαθά ή όταν καταχωρείται το τιμολόγio του προμηθευτή.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ αντιστοίχισης δύο και τριών σημείων;

Η αντιστοίχιση δύο σημείων συγκρίνει την εντολή αγοράς και το τιμολόγιο - δηλαδή την τιμή και την ποσότητα που παραγγέλθηκε. Η αντιστοίχιση τριών σημείων προσθέτει το δελτίο παραλαβής, ώστε να επαληθεύετε επιπλέον ότι αυτό που πληρώνετε έχει όντως φτάσει. Οι υπηρεσίες συχνά χρησιμοποιούν αντιστοίχιση δύο σημείων επειδή δεν υπάρχει κάποιο φυσικό αντικείμενο προς παραλαβή.

Τι συμβαίνει εάν το τιμολόγιο δεν ταιριάζει με την παραγγελία;

Η αντιστοίχιση επιστρέφει τη συγκεκριμένη αιτία ανά γραμμή - μη συμπερίληψη στην παραγγελία, μη παραλαβή, υπερτιμολόγηση ή απόκλιση τιμής - μαζί με τις ποσότητες και τη διακύμανση. Αυτό γίνεται το αίτημα προς τον προμηθευτή για διευκρινίσεις. Η πληρωμή αναμένει μέχρι να επιλυθεί το ζήτημα ή να εκδοθεί πιστωτικό τιμολόγιο.

Μπορεί μία εντολή αγοράς να έχει πολλά τιμολόγια;

Ναι, και αυτό είναι σύνηθες σε περιπτώσεις μερικών παραδόσεων - γι' αυτόν τον λόγο ο κύκλος ζωής της παραγγελίας περιλαμβάνει την κατάσταση partially_received και τα δελτία παραλαβής συσσωρεύουν μια παραληφθείσα ποσότητα ανά γραμμή. Κάθε τιμολόγιο αντιστοιχίζεται σε όσα έχουν παραληφθεί μέχρι στιγμής και όχι στο σύνολο της παραγγελίας.