Co to jest zamówienie zakupu? Różnica między PO a fakturą a uzgadnianie trójstronne (3-way match)
Czym skutkuje wystawienie zamówienia zakupu, jak różni się ono od faktury oraz w jaki sposób uzgadnianie trójstronne z dokumentami PZ pozwala wykryć nadpłaty.
Zamówienie zakupu (PO - purchase order) to dokument wystawiany przez Ciebie dla dostawcy, w którym określasz, co chcesz kupić, po jakiej cenie, w jakiej ilości i z jakim terminem dostawy. Jest to dokument kupującego, podczas gdy faktura należy do sprzedawcy. Zrozumienie tej podstawowej różnicy wyjaśnia większość dalszych zagadnień.
Jego celem jest sformalizowanie decyzji o zakupie zanim dojdzie do zaangażowania środków finansowych, a nie odkrywanie tego dopiero po otrzymaniu faktury.
Zamówienie zakupu a faktura
| Zamówienie zakupu (PO) | Faktura | |
|---|---|---|
| Wystawca | Kupujący | Sprzedawca |
| Treść | „Zgadzamy się to kupić” | „Jesteś nam winien zapłatę za to” |
| Moment wystawienia | Przed dostawą | W momencie dostawy lub po niej |
| Skutek księgowy | Brak | Ujęcie kosztu i zobowiązania |
| Charakter prawny | Zobowiązanie do zakupu | Roszczenie prawne o zapłatę |
Ten „brak” skutków księgowych to kwestia, którą najczęściej pomijają wszelkie wyjaśnienia. Zamówienie zakupu tworzy zobowiązanie do zakupu (commitment), a nie pasyw. Nic jeszcze nie zostało dostarczone, żaden koszt nie został poniesiony i nic nie pojawia się w księdze głównej, ponieważ zgodnie z zasadą memoriału koszt powstaje w momencie otrzymania towaru lub usługi, a nie w momencie złożenia zamówienia.
Zobowiązania do zakupu są jednak istotne dla zarządzania: 40 000 EUR w otwartych zamówieniach to środki, które wkrótce opuszczą firmę, a osoby zarządzające budżetem muszą to widzieć. Miejsce takich danych jest jednak w raportowaniu zaangażowania środków, a nie w bilansie.
Łańcuch dokumentów
Prawidłowo kontrolowany proces zakupu generuje trzy dokumenty w następującej kolejności:
- Zamówienie zakupu (PO) - to, co uzgodniliśmy, że kupimy. Zostaje wystawione i zatwierdzone, zanim cokolwiek się wydarzy.
- Dokument przyjęcia zewnętrznego (Goods Receipt) - to, co faktycznie dotarło, zarejestrowane w momencie dostawy przez osobę przyjmującą towar.
- Faktura od dostawcy - to, czym zostaliśmy obciążeni.
Każdy z nich odpowiada na inne pytanie, a największa wartość tkwi w ich wzajemnym porównaniu.
Uzgadnianie trójstronne (3-way match)
Porównanie tych trzech dokumentów pozwala wykryć cztery kosztowne błędy jeszcze przed dokonaniem płatności:
- Zafakturowano coś, co nie było zamówione - nieautoryzowany zakup lub czyjaś cudza faktura.
- Zafakturowano coś, co nie zostało dostarczone - płatność za towary, które nie dotarły.
- Zafakturowano więcej, niż przyjęto - błąd ilościowy lub zafakturowanie dostawy częściowej w pełnej wysokości.
- Zafakturowano po błędnej cenie - cena cennikowa zamiast uzgodnionej lub cicha podwyżka.
Jeśli dane z wszystkich trzech dokumentów zgadzają się w granicach tolerancji, fakturę można automatycznie zatwierdzić do płatności. Jeśli nie, rozbieżność staje się pozycją do weryfikacji - co jest znacznie skuteczniejsze niż oczekiwanie, że człowiek przejrzy każdą fakturę i wychwyci błąd.
Nordlet automatyzuje ten proces. Punkt końcowy POST /v1/purchases/invoices/match pobiera fakturę powiązaną z zamówieniem zakupu oraz wartość priceTolerancePercent, a następnie porównuje dokumenty linia po linii, zwracając werdykt dla każdej pozycji:
| Werdykt | Znaczenie |
|---|---|
matched |
Zamówione, przyjęte i zafakturowane wartości zgadzają się w granicach tolerancji |
not_on_order |
Pozycja na fakturze nie ma odpowiednika w zamówieniu |
not_received |
Zafakturowano, ale nie zarejestrowano żadnego przyjęcia dla tej pozycji |
over_invoiced |
Zafakturowana ilość przekracza ilość przyjętą |
price_mismatch |
Cena jednostkowa różni się od ceny z zamówienia o więcej niż wynosi tolerancja |
Ogólny werdykt dla partii dokumentów to matched tylko wtedy, gdy każda linia przejdzie weryfikację pomyślnie. Każdy wiersz zawiera informacje o ilościach zamówionych, przyjętych i zafakturowanych oraz o obu cenach jednostkowych i odchyleniu procentowym, dzięki czemu rozbieżność jest precyzyjnie zmierzona, a nie tylko zasygnalizowana. Pozycje są porównywane na podstawie artykułu, jeśli zarówno zamówienie, jak i faktura odwołują się do pozycji z katalogu, lub na podstawie opisu w przeciwnym wypadku.
Tolerancja została wprowadzona celowo: odchylenie cenowe rzędu 0,3% wynikające z zaokrągleń lub przeliczeń walutowych nie powinno blokować płatności, natomiast podwyżka o 15% już tak.
Cykl życia zamówienia
Zamówienie przechodzi przez jawne stany zamiast korzystać z pojedynczej flagi „otwarte/zamknięte”: draft (szkic) → submitted (przesłane) → approved (zatwierdzone), następnie partially_received (częściowo przyjęte) → received (przyjęte) w miarę dostarczania towarów, kończąc na closed (zamknięte), przy czym status cancelled (anulowane) jest dostępny na każdym etapie.
Ta szczegółowość umożliwia przeprowadzenie uzgadniania. Przyjęcia są rejestrowane dla poszczególnych pozycji zamówienia za pomocą POST /v1/purchases/receipts/create, co pozwala sumować przyjęte ilości dla każdej linijki. Jest to środkowa wartość w trójstronnym porównaniu, której całkowicie brakuje w firmach przechodzących bezpośrednio od zamówienia do faktury.
Przyjęcie towaru ma również konsekwencje magazynowe: w przypadku artykułów magazynowych to właśnie dokument przyjęcia wprowadza ilość i koszt do stanu magazynowego, gdzie koszt ten pozostaje do momentu sprzedaży towaru.
Kiedy zamówienie zakupu ma sens?
Zamówienia zakupu wprowadzają dodatkowe procedury, a każda procedura generuje koszty. Warto je stosować, gdy:
- Zobowiązania finansowe mogą zaciągać osoby inne niż dokonujące płatności. Zamówienie zakupu stanowi dowód akceptacji, zarejestrowany zanim jeszcze powstało zobowiązanie.
- Towary docierają niezależnie od faktur. Bez rejestru przyjęć odpowiedź na pytanie „czy to dotarło?” opiera się wyłącznie na pamięci pracowników.
- Ceny podlegają negocjacjom. Zamówienie zakupu stanowi dowód ustaleń i odnośnik, z którym weryfikowana jest faktura.
- Osoby zarządzające budżetem potrzebują wglądu w przyszłe wydatki. Otwarte zamówienia to portfel zaangażowanych środków.
Dla dwuosobowej firmy kupującej subskrypcje oprogramowania będzie to zbędna biurokracja, ale dla firmy kupującej towary handlowe od dwudziestu dostawców rozwiązanie to jest niezastąpione. Żadne z tych podejść nie jest samo w sobie błędne, jednak błędem jest prowadzenie procesu biznesowego bez wykorzystania mechanizmu uzgadniania, do którego ten proces został stworzony.
FAQ
Czy zamówienie zakupu jest prawnie wiążącą umową?
Zazwyczaj staje się ono wiążące w momencie akceptacji przez dostawcę, tworząc umowę na określonych w nim warunkach. Właśnie dlatego zamówienie powinno zawierać cenę, ilość, termin dostawy oraz warunki płatności. Dokładna kwalifikacja prawna zależy od krajowego prawa zobowiązań oraz ewentualnych obowiązujących umów ramowych.
Czy zamówienie zakupu tworzy wpis księgowy?
Nie. Jest to zobowiązanie do zakupu, a nie transakcja: nic nie zostało jeszcze dostarczone i nie istnieje żaden dług ani obowiązek zapłaty. Pierwszy zapis w księgach pojawia się w momencie przyjęcia towarów lub zarejestrowania faktury od dostawcy.
Jaka jest różnica między uzgadnianiem dwustronnym a trójstronnym?
Uzgadnianie dwustronne porównuje zamówienie zakupu z fakturą, czyli cenę oraz zamówioną ilość. Uzgadnianie trójstronne uwzględnia dodatkowo dokument przyjęcia towaru, dzięki czemu weryfikujesz również to, czy opłacany towar faktycznie dotarł. W przypadku usług często stosuje się uzgadnianie dwustronne, ponieważ nie ma tam fizycznych towarów do przyjęcia.
Co się stanie, jeśli faktura nie zgadza się z zamówieniem?
Wynik weryfikacji wskazuje konkretny powód dla każdej pozycji (np. brak na zamówieniu, brak przyjęcia, nadmierna ilość na fakturze lub niezgodność ceny) wraz z ilościami i wielkością odchylenia. Stanowi to podstawę do złożenia reklamacji u dostawcy; płatność jest wstrzymywana do momentu wyjaśnienia sprawy lub wystawienia faktury korygującej.
Czy jedno zamówienie zakupu może mieć kilka faktur?
Tak, jest to powszechne w przypadku dostaw częściowych, dlatego cykl życia zamówienia uwzględnia stan partially_received, a dokumenty przyjęcia sumują ilości dla poszczególnych linii. Każda faktura jest weryfikowana w odniesieniu do tego, co zostało dotychczas przyjęte, a nie do całego zamówienia.