Mikä on ostotilaus? Ostotilaus vs. lasku ja kolmikantatäsmäytys
Mihin ostotilaus sinut sitouttaa, miten se eroaa laskusta ja miten tavarantarkastukseen perustuva kolmikantatäsmäytys nappaa kiinni virheet, jotka muuten johtaisivat liikamaksuun.
Ostotilaus (purchase order) on asiakirja, jonka sinä lähetät toimittajalle kertoaksesi, mitä haluat ostaa, mihin hintaan, millä määrällä ja milloin toimitettuna. Se on ostajan asiakirja, kun taas lasku on myyjän. Tämän asetelman ymmärtäminen selventää suurimman osan siitä, mitä seuravassa käsitellään.
Ostotilauksen tarkoituksena on tehdä ostopäätöksestä selkeä ennen kuin rahaa sidotaan, sen sijaan että asia havaitaan vasta laskun saapuessa.
Ostotilaus vs. lasku
| Ostotilaus | Lasku | |
|---|---|---|
| Laatija | Ostaja | Myyjä |
| Sisältö | "Sitoudumme ostamaan tämän" | "Olette meille velkaa tästä" |
| Ajankohta | Ennen toimitusta | Toimituksen yhteydessä tai sen jälkeen |
| Kirjanpidollinen vaikutus | Ei mitään | Kirjaa kulun ja ostovelan |
| Velvoittavuus | Sitoumus ostaa | Oikeudellinen vaade maksusta |
Tuo "ei mitään" on se kohta, jonka useimmat selitykset ohittavat. Ostotilaus luo sitoumuksen, ei velkaa. Mitään ei ole vastaanotettu, mitään kulua ei ole syntynyt, eikä mitään näy pääkirjassa, sillä suoriteperusteisen kirjanpidon mukaan kulu syntyy silloin, kun tavarat tai palvelut otetaan vastaan, ei silloin, kun ne tilataan.
Sitoumuksilla on silti väliä johdon näkökulmasta: 40 000 euron avoimet tilaukset ovat rahaa, joka tulee poistumaan yrityksestä, ja budjetin hallinnoijien on nähtävä se. Se kuuluu kuitenkin sitoumusraportointiin, ei taseeseen.
Asiakirjaketju
Hallittu osto tuottaa kolme asiakirjaa tietyssä järjestyksessä:
- Ostotilaus - mitä sovittiin ostettavaksi. Laaditaan ja hyväksytään ennen kuin mitään tapahtuu.
- Saapumisluettelo / tavaran vastaanottoilmoitus (goods receipt) - mitä todellisuudessa saapui, kirjattuna vastaanottohetkellä sen toimesta, joka tavarat otti vastaan.
- Toimittajan lasku - mitä meille laskutetaan.
Jokainen vastaa eri kysymykseen, ja todellinen hyöty syntyy näiden vertailusta.
Kolmikantatäsmäytys (three-way match)
Kun nämä kolme asiakirjaa täsmäytetään keskenään, neljä kallista virhettä paljastuu ennen maksua:
- Laskutettu, mutta ei koskaan tilattu - luvaton osto tai jonkun muun lasku.
- Laskutettu, mutta ei koskaan vastaanotettu - maksaminen tavaroista, jotka eivät saapuneet perille.
- Laskutettu enemmän kuin vastaanotettu - määräylityskin tai osatoimitus laskutettuna kokonaan.
- Laskutettu väärällä hinnalla - ohjehinta sovitun hinnan sijaan tai hiljainen hinnankorotus.
Jos nämä kolme täsmäävät sovitun toleranssin puitteissa, lasku voidaan hyväksyä maksuun automaattisesti. Jos ne eivät täsmää, epätäsmäys on se asia, joka vaatii tarkastusta. Tämä on huomattavasti tehokkaampaa kuin pyytää ihmistä silmämääräisesti tarkastamaan jokainen lasku toivoen parasta.
Nordlet toteuttaa tämän täsmäytyksen. Rajapintakutsu POST /v1/purchases/invoices/match ottaa vastaan ostotilaan liittyvän laskun sekä priceTolerancePercent-arvon, vertailee rivejä ja palauttaa tuomion rivikohtaisesti:
| Tulos (verdict) | Merkitys |
|---|---|
matched |
Tilaus, vastaanotto ja lasku täsmäävät toleranssin rajoissa |
not_on_order |
Laskun rivillä ei ole vastaavaa tilausriviä |
not_received |
Laskutettu, mutta kyseiselle riville ei ole vastaanotettu mitään |
over_invoiced |
Laskutettu määrä ylittää vastaanotetun määrän |
price_mismatch |
Yksikköhinta poikkeaa tilauksesta enemmän kuin sallittu toleranssi |
Koko erän tulos on matched vain, jos jokainen rivi täsmää. Jokaisella rivillä raportoidaan tilatut, vastaanotetut ja laskutetut määrät sekä kaksi yksikköhintaa ja poikkeamaprosentti, jotta erotus on mitattavissa eikä pelkkä varoitus. Rivejä verrataan nimikkeen perusteella, jos sekä tilaus että lasku viittaavat samaan tuoteluettelon nimikkeeseen, ja muussa tapauksessa kuvauksen perusteella.
Toleranssi on tarkoituksellinen: pyöristyksestä tai valuuttamuunnoksesta johtuva 0,3 prosentin hinnanpoikkeama ei saa pysäyttää maksuajoa, mutta 15 prosentin nousu sen sijaan kyllä.
Tilausten elinkaari
Tilaus etenee selkeiden tilojen kautta sen sijaan, että sillä olisi vain yksi "avoin/suljettu"-lippu: draft (luonnos) → submitted (lähetetty) → approved (hyväksytty), minkä jälkeen tavaroiden saapuessa siirrytään tilaan partially_received (osittain vastaanotettu) → received (vastaanotettu) ja lopulta tilaan closed (suljettu). Tila cancelled (peruttu) on valittavissa prosessin missä vaiheessa tahansa.
Tämä tarkkuus tekee täsmäytyksestä mahdollista. Vastaanotot kirjatahan tilausriveille kutsulla POST /v1/purchases/receipts/create, joka kerryttää vastaanotettua määrää rivikohtaisesti. Tämä on kolmikantatäsmäytyksen keskimmäinen luku, joka puuttuu kokonaan yrityksiltä, jotka siirtyvät suoraan tilauksesta laskuun.
Tavaroiden vastaanotolla on myös varastovaikutus: varastonimikkeiden osalta vastaanotto tuo määrän ja arvon sisään varastoon, missä kustannus pysyy siihen asti, kunnes tavarat myydään.
Milloin ostotilaus kannattaa?
Ostotilausprosessi tuo mukanaan työvaiheita, ja prosesseilla on hintansa. Ne ovat vaivan arvoisia silloin, kun:
- Joku muu kuin maksaja voi sitoutua menoihin. Ostotilaus toimii hyväksyntänä, joka tallennetaan ennen kuin sitoumus on edes olemassa.
- Tavarat saapuvat eri aikaan kuin laskut. Ilman saapumisluetteloa kysymykseen "saapuiko tilaus perille?" vastataan pelkän muistin varassa.
- Hinnasta neuvotellaan erikseen. Ostotilaus on todiste siitä, mitä on sovittu, ja viite, johon laskua verrataan.
- Budjetin hallinnoijat tarvitsevat näkyvyyttä tulevaan. Avoimet tilaukset muodostavat sitoutuneiden menojen putken.
Kahden hengen ohjelmistotilauksia tekevälle yritykselle tämä on turhaa hallinnollista taakkaa, mutta välttämätön työkalu yritykselle, joka ostaa varastoa kahdeltakymmeneltä toimittajalta. Kumpikaan näkökulma ei ole väärä, mutta virheenä on prosessin pyörittäminen ilman, että hyödyntää sen mahdollistamaa täsmäytystä.
FAQ
Onko ostotilaus oikeudellisesti sitova sopimus?
Yleisesti ottaen siitä tulee sitova heti, kun toimittaja hyväksyy sen, jolloin sen ehdoista muodostuu sopimus. Tästä syystä ostotilauksessa tulisi olla hinta, määrä, toimituspäivä ja maksuehdot. Tarkka oikeudellinen tulkinta riippuu kansallisesta sopimusoikeudesta ja mahdollisista olemassa olevista puitesopimuksista.
Luoko ostotilaus kirjanpitotapahtuman?
Ei luo. Se on sitoumus, ei liiketapahtuma: mitään ei ole vastaanotettu eikä maksuvelvollisuutta ole vielä olemassa. Ensimmäinen kirjanpitomerkintä syntyy vasta, kun tavarat otetaan vastaan tai toimittajan lasku kirjataan.
Mitä eroa on kaksikantatäsmäytyksellä ja kolmikantatäsmäytyksellä?
Kaksikantatäsmäytys vertailee ostotilausta ja laskua - eli tilattua hintaa ja määrää. Kolmikantatäsmäytys lisää yhtälöön saapumisluettelon, jotta voit varmistaa, että se, mistä maksat, on myös todellisuudessa saapunut perille. Palveluiden ostossa käytetään usein kaksikantatäsmäytystä, koska mitään fyysistä tavaraa ei oteta vastaan.
Mitä tapahtuu, jos lasku ei vastaa tilausta?
Täsmäytys palauttaa tarkan syyn rivikohtaisesti (ei tilattu, ei vastaanotettu, ylilaskutettu tai hintavirhe) sekä määrät ja poikkeaman. Tämä toimii selvityspyyntönä toimittajalle, ja maksu odottaa siihen asti, kunnes asia on ratkaistu tai on annettu hyvityslasku (credit note).
Voiko yhdellä ostotilauksella olla useita laskuja?
Kyllä, ja se on tyypillistä osatoimituksissa. Tästä syystä tilausten elinkaareen kuuluu tila partially_received ja vastaanotot kertyvät rivikohtaisesti. Jokaista laskua verrataan siihen mennessä vastaanotettuun määrään, ei koko tilaukseen kerralla.