Fler валюtный regnskap: Realiserte versus urealiserte valutagevinster og -tap

Med en gang du fakturerer i en annen valuta enn funksjonell valuta (base currency), står du overfor to problemer. Kunden skylder deg 10 000 USD, regnskapet ditt føres i EUR, og valutakursen på faktureringstidspunktet vil være en annen enn kursen den dagen betalingen mottas.

Dette avviket er en valutakursdifferanse (foreign exchange difference), og den utgjør en reell gevinst eller et tap, ikke bare en avrundingsfeil. Flerbaset regnskap (multi-currency accounting) handler om å bokføre dette på riktig sted til riktig tid.

Tre valutaer, ikke én

Enhver transaksjon i fremmed valuta involverer opptil tre valutaer:

• Transaksjonsvaluta (transaction currency) – valutaen dokumentet er utstedt i. Kunden skylder 10 000 USD.
• Funksjonell valuta (functional/base currency) – valutaen regnskapet ditt føres i, og som finansregnskapet utarbeides i. I Nordlet er dette selskapets basisvaluta, som bestemmes av landet selskapet er opprettet i.
• Presentasjonsvaluta (presentation currency) – valutaen du rapporterer i, dersom den avviker fra den funksjonelle valutaen. Dette er primært relevant i konsolidering.

Den første regelen for å bygge dette er: lagre beløpet i både transaksjonsvalutaen og basisvalutaen, samt kursen som ble brukt. Hvis du bare lagrer det omregnede beløpet, mister du muligheten til å opplyse kunden om hva de skylder i sin egen valuta. Hvis du bare lagrer utenlandsk beløp, må hver eneste rapport omberegnes på nytt – til hvilken kurs, og fra hvilket tidspunkt? Systemer som gjør dette feil, kan ikke rettes opp ved å legge til en kolonne i etterkant.

Bokføring av en transaksjon

Du fakturerer en amerikansk kunde 10 000 USD når kursen er 1,10 USD per EUR:

Konto	Debet	Kredit
2410 Kundefordringer (10 000 USD)	9 090,91
5001 Salgsinntekt		9 090,91

Fordringen er på 10 000 USD og 9 090,91 EUR. Begge deler er riktige, og begge er nødvendige.

Realiserte differanser

Kunden betaler 10 000 USD etter at kursen har beveget seg til 1,05:

Mottatt:  10 000 USD ÷ 1,05 = 9 523,81 EUR
Bokført:  10 000 USD ÷ 1,10 = 9 090,91 EUR
Gevinst:                         432,90 EUR

Konto	Debet	Kredit
2710 Bank (USD-konto)	9 523,81
2410 Kundefordringer		9 090,91
5803 Positiv valutagevinst		432,90

Gevinsten er realisert – transaksjonen er fullført, pengene har kommet inn, og differansen er permanent. Den skal føres under finanspostene i resultatregnskapet, ikke som driftsinntekt: du har ikke solgt mer, det er valutakursen som har endret seg.

Tilsvarende tilfelle med negativt fortegn bokføres på 6803 for negativ valutaeffekt (tap).

Urealiserte differanser

Tenk deg nå at regnskapsperioden avsluttes uten at kunden har betalt. Du har fremdeles en kundefordring på 10 000 USD, bokført til 9 090,91 EUR, mens avslutningskursen tilsier at den er verdt 9 523,81 EUR.

Regnskapsstandarder krever at monetære poster (monetary items) – fordringer, gjeldsforpliktelser, kontanter og lån i fremmed valuta – omregnes på nytt til avslutningskursen (closing rate) på hver balansemeldingstidspunkt, og at differansen resultatføres:

Konto	Debet	Kredit
2410 Kundefordringer	432,90
5803 Positiv valutagevinst		432,90

Denne gevinsten er urealisert – ingenting er mottatt, og kursen kan snu i morgen. Den resultatføres likevel fordi balansen må vise hva kravet faktisk er verdt på rapporteringstidspunktet.

Ikke-monetære poster omregnes ikke på nytt. Varelager, anleggsmidler og forskuddsbetalte kostnader kjøpt i fremmed valuta forblir på sin historiske kurs, ettersom de ikke utgjør et krav på et bestemt antall valutaenheter.

Når fakturaen omsider gjøres opp, blir den tidligere innregnede urealiserte differansen realisert. Systemer løser dette enten ved å reversere omregningen ved starten av neste periode slik at oppgjøret bokfører hele differansen, eller ved å spore den omregnede regnskapsverdien og bare bokføre endringen. Begge metodene gir samme totalsum, men blander man dem, blir beløpet dobbeltbokført.

Hvilken kurs, og når

• Transaksjonsdato (transaction date) – kursen på faktura- eller betalingsdagen. De fleste systemer bruker sentralbankens publiserte kurs; i eurosonen er dette typisk ESBs referansekurs, og litauisk praksis følger kursene som publiseres for regnskapsformål.
• Avslutningskurs (closing rate) – kursen på rapporteringstidspunktet, som brukes til omregning av monetære poster.
• Gjennomsnittskurs (average rate) – tillates noen ganger for inntekter og kostnader over en periode som en forenkling.

Uansett hva du velger, må du anvende det konsistent og lagre kursen på transaksjonen. "Vi brukte ESB-kursen" lar seg ikke rekonstruere flere år senere, men en lagret kurs per dokument gjør det.

Slik håndterer Nordlet dette

Fakturaer har sin egen valuta, og hovedboken føres i selskapets basisvaluta (nasjonalvalutaen i selskapet sitt hjemland med mindre en annen ble valgt ved opprettelse). Når et dokument utstedes eller registreres, hentes valutakursen for den aktuelle datoen og lagres på dokumentet, og beløpene i basisvaluta beregnes ut fra denne. Dermed beholder hver enkelt valutafaktura både sitt nominelle beløp og kursen som ble brukt ved omregning.

Kurser hentes fra valutakursjen, som støtter både sentralt importerte kurser og selskapsspesifikke overstyringer. Ved oppslag faller systemet tilbake til den nyeste kursen på eller før den aktuelle datoen, slik at det ikke feiler i helger eller helligdager. Importerte kurser oppgis per 1 EUR. For selskaper der basisvalutaen ikke er euro, kryssomregnes kursene via euro, og en selskapsspesifikk overstyring oppgis alltid som antall enheter av fremmed valuta per 1 enhet av selskapets basisvaluta.

Realiserte valutadifferanser automatiseres. Når en innbetaling avstemmes mot en faktura i bankavstemmingen, bokføres differansen mellom fakturaens bokførte basisbeløp og innbetalingens basisbeløp gjennom egne bokføringsregler – bank.fxGain til konto 5803 og bank.fxLoss til 6803. Delvis betaling gir proporsjonale differanser. Innbetalingen trenger ikke å være i fakturaens valuta: 915 EUR mottatt på en eurokonto kan gjøre opp en faktura på 1 000 USD. Avstemmingen henter beløpet som gjøres opp i fakturavalutaen (invoiceAmount). Hvis dette feltet utelates, omregnes betalingens basisverdi til kursen som er lagret på fakturaen, oppad begrenset til det som fremdeles er uoppgjort. Det betalte beløpet på fakturaen økes med det aktuelle beløpet i fakturavaluta, og differansen mellom betalingens basisverdi og det nedskrevne basisbeløpet i henhold til fakturakursen utgjør den realiserte differansen. Angring av avstemmingen reverserer nøyaktig det beløpet som ble bokført.

Periodesluttomregning av åpne poster automatiseres ikke. Dette er et bevisst unntak: urealiserte differanser på kundefordringer, leverandørgjeld og bankinnskudd i fremmed valuta beregnes eller bokføres ikke automatisk av systemet. Ved periodens slutt utføres denne omregningen som et manuelt bilag, basert på de åpne postene i POST /v1/reports/partner-balances og avslutningskursen.

For konsern er konsolidering en egen mekanisme: regnskapene til hvert enkelt konsernselskap omregnes til konsernets presentasjonsvaluta ved hjelp av avslutningskursen, der omregningsfaktoren rapporteres per selskap slik at effekten er synlig i stedet for å bli skjult.

FAQ

Hva er forskjellen på realiserte og urealiserte valutagevinster?

En realisert gevinst oppstår når en transaksjon i fremmed valuta gjøres opp – pengene har flyttet på seg og differansen er permanent. En urealisert gevinst oppstår ved omregning av en åpen saldo på rapporteringstidspunktet; ingenting er mottatt, og kursen kan endre seg igjen før oppgjør finner sted.

Hvilken valutakurs skal brukes på en faktura?

Kursen på transaksjonsdagen, typisk en kurs som er publisert av en sentralbank. Det viktigste er å anvende den konsekvent og lagre den brukte kursen på dokumentet, slik at omregningen kan forklares i ettertid.

Er valutagevinster en del av salgsinntektene?

Nei. De hører hjemme under finanspostene, adskilt fra driftsinntektene. En valutabevegelse er ikke et salg. Å presentere valutagevinster som en del av omsetningen gir et misvisende bilde av den operative driften.

Hvilke saldi må omregnes ved periodens slutt?

Monetære poster: fordringer, gjeldsforpliktelser, kontanter og lån i fremmed valuta. Ikke-monetære poster som varelager, varige driftsmidler og forskuddsbetalinger forblir på sin historiske kurs.

Bør jeg lagre beløp i opprinnelig valuta eller omregnet?

Begge deler, samt kursen som ble brukt. Lagres bare det omregnede beløpet, mister man informasjonen om hva kunden faktisk skylder. Lagres bare det utenlandske beløpet, tvinges man til å omregne på nytt til en ukjent kurs. Ethvert seriøst flervalutaregnskap beholder alle tre.