Monivaluuttakirjanpito: Toteutuneet ja toteutumattomat valuuttakurssivoitot ja -tappiot

Kun laskutat muussa kuin perusvaluutassasi, kohtaat kaksi ongelmaa. Asiakas on velkaa 10 000 USD, kirjanpitosi on euroissa ja laskutuspäivän valuuttakurssi ei ole sama kuin maksupäivän kurssi.

Tämä ero on valuuttakurssiero, ja se on todellinen voitto tai tappio, ei mikään pyöristysvirhe. Monivaluuttakirjanpito on kurssieron kirjaamista oikeaan paikkaan oikeaan aikaan.

Kolme valuuttaa, ei yhtä

Jokainen ulkomaanvaluuttamääräinen tapahtuma koskee enintään kolmea valuuttaa:

• Tapahtumavaluutta – valuutta, jossa asiakirja on määrätty. Asiakas on velkaa 10 000 USD.
• Toiminnallinen (perus) valuutta – valuutta, jossa kirjanpitoa pidetään ja tilinpäätökset laaditaan. Nordletissa tämä on yrityksen perusvaluutta, joka määräytyy sen maan mukaan, jossa yritys perustetaan.
• Esittelyvaluutta – valuutta, jolla raportoidaan, jos se eroaa edellisistä. Sillä on merkitystä lähinnä konsolidoinnissa.

Ensimmäinen sääntö tämän rakentamisessa on seuraava: tallenna summa sekä tapahtumavaluutassa että perusvaluutassa ja säilytä lisäksi käytetty kurssi. Pelkän muunnetun summan tallentaminen tekee mahdottomaksi kertoa asiakkaalle, mitä tämä on velkaa omassa valuutassaan, ja pelkän ulkomaisen summan tallentaminen tarkoittaa, että jokainen raportti on muunnettava uudelleen, mutta millä kurssilla ja mistä ajankohdasta lähtien? Järjestelmiä, joissa tämä on tehty väärin, ei voi korjata lisäämällä saraketta jälkikäteen.

Tapahtuman kirjaaminen

Laskutat yhdysvaltalaista asiakasta 10 000 USD kurssilla 1,10 USD per EUR:

Tili	Debet	Kredit
2410 Myyntisaamiset (10 000 USD)	9 090,91
5001 Palvelutuotot		9 090,91

Saaminen on 10 000 USD ja 9 090,91 EUR. Molemmat pitävät paikkansa, ja molempia tarvitaan.

Toteutuneet erot

Asiakas maksaa 10 000 USD, kun kurssi on muuttunut arvoon 1,05:

Saatu:     10 000 USD ÷ 1,05 = 9 523,81 EUR
Kirjattu:  10 000 USD ÷ 1,10 = 9 090,91 EUR
Voitto:                         432,90 EUR

Tili	Debet	Kredit
2710 Pankki (USD-tili)	9 523,81
2410 Myyntisaamiset		9 090,91
5803 Positiiviset kurssierot		432,90

Voitto on toteutunut – tapahtuma on valmis, raha on saapunut ja ero on pysyvä. Se kuuluu rahoitustoiminnan tulokseen, ei liikevaihtoon: et myynyt enempää, valuuttakurssi vain muuttui.

Vastaava käänteinen tapaus kirjataan tilille 6803, negatiiviset kurssierot.

Toteutumattomat erot

Oletetaan nyt, että tilikausi päättyy eikä asiakas ole maksanut. Sinulla on edelleen 10 000 USD:n saaminen kirjattuna arvoon 9 090,91 EUR, vaikka tilinpäätöspäivän kurssin mukaan sen arvo on 9 523,81 EUR.

Tilinpäätösstandardit edellyttävät, että rahaerät – ulkomaanvaluuttamääräiset saamiset, velat, käteinen ja lainat – arvostetaan uudelleen tilinpäätöspäivän kurssilla ja ero kirjataan tulosvaikutteisesti:

Tili	Debet	Kredit
2410 Myyntisaamiset	432,90
5803 Positiiviset kurssierot		432,90

Tämä voitto on toteutumaton – mitään ei ole saatu, ja kurssi saattaa kääntyä huomenna. Se kirjataan silti, koska taseessa on esitettävä saamisen arvo tilinpäätöspäivänä.

Ei-rahaeriä ei arvosteta uudelleen. Ulkomaanvaluutassa ostetut vaihto-omaisuus, käyttöomaisuus ja siirtosaamiset pysyvät historiallisessa kurssissaan, koska ne eivät ole oikeuksia tiettyyn rahamäärään.

Kun lasku lopulta suoritetaan, aiemmin kirjattu toteutumaton ero toteutuu. Toteutuksissa joko kumotaan uudelleenarvostus seuraavan kauden alussa ja annetaan maksun kirjata koko ero, tai seurataan uudelleenarvostettua kirjanpitoarvoa ja kirjataaan vain lisäys – molemmat johtavat samaan loppumaksuun, ja näiden sekoittaminen johtaa kaksinkertaiseen kirjaukseen.

Mikä kurssi ja milloin

• Tapahtumapäivä – laskun tai maksun päivän kurssi. Useimmat järjestelmät käyttävät keskuspankin julkaisemaa kurssia. Euroalueella tämä on tyypillisesti EKP:n viitekurssi, ja liettualainen käytäntö noudattaa kirjanpitotarkoituksiin julkaistuja kursseja.
• Tilinpäätöspäivän kurssi – tilinpäätöspäivän kurssi, jota käytetään rahaerien uudelleenarvostukseen.
• Keskikurssi – sallittu toisinaan kauden tuotoille ja kuluille käytännön helpotuksena.

Valitsitpa kumman tahansa, sovelda sitä johdonmukaisesti ja tallenna kurssi tapahtumalle. ”Käytimme EKP:n kurssia” ei ole jäljitettävissä vuosien päästä, mutta asiakirjakohtaisesti tallennettu kurssi on.

Miten Nordlet käsittelee asian

Laskuilla on oma valuuttansa, ja pääkirjanpitoa pidetään yrityksen perusvaluutassa eli yrityksen kotimaan kansallisessa valuutassa, ellei perustamisen yhteydessä ole valittu muuta. Kun asiakirja luodaan tai rekisteröidään, sen päivämäärän valuuttakurssi haetaan ja tallennetaan asiakirjalle, ja perusvaluuttamääräiset summat lasketaan sen perusteella – eli jokainen ulkomaanvaluuttamääräinen lasku säilyttää sekä nimellisarvonsa että sen muuntaneen kurssin.

Kurssit tulevat valuuttakurssitaulukosta, joka tukee sekä keskitetysti tuotuja kursseja että yrityskohtaisia ohjauksia. Haku käyttää lähintä kurssia kyseisenä päivänä tai sitä ennen sen sijaan, että se epäonnistuisi viikonloppuna tai pyhäpäivänä. Tuodut kurssit ilmoitetaan per 1 EUR. Yritykselle, jonka perusvaluutta ei ole euro, kurssit lasketaan euron kautta ristiin, ja yrityskohtainen ohjaus ilmoitetaan aina vieraana valuuttana yrityksen perusvaluutan yksikköä kohti.

Toteutuneet valuuttakurssierot automatisoidaan. Kun maksu kohdistetaan laskuun pankkitäsmäytyksessä, laskun kirjatun perusvaluuttamäärän ja maksun perusvaluuttamäärän välinen ero kirjataan erillisten kirjaussääntöjen kautta – bank.fxGain tilille 5803 ja bank.fxLoss tilille 6803. Osasuoritukset aiheuttavat suhteellisia eroja. Maksu ei tarvitse olla samassa valuutassa kuin lasku: eurotilille tullut 915 EUR voi kuitata 1 000 USD:n laskun. Kohdistus ottaa laskun valuutassa kuitatun summan (invoiceAmount); kun se jätetään pois, maksun perusarvo muunnetaan laskuun tallennetulla kurssilla, enintään avoinna olevaan määrään asti. Laskun maksettu summa kasvaa kyseisellä laskuvaluutan summalla, ja maksun perusarvon ja laskun kurssilla vapautetun perusarvon välinen jäännös on toteutunut ero. Kohdistuksen peruuttaminen palauttaa tarkalleen sen summan, joka kirjattiin.

Avointen saldojen tilikauden lopun uudelleenarvostusta ei ole automatisoitu. Tämä on todellinen puute: ulkomaanvaluuttamääräisten saamisten, velkojen ja pankkisaldojen toteutumattomia eroja ei lasketa tai kirjata järjestelmässä. Tilikauden lopussa tämä uudelleenarvostus on manuaalinen tositekirjaus, joka perustuu avoimiin eriin osoitteessa POST /v1/reports/partner-balances ja tilinpäätöspäivän kurssiin.

Konsernien osalta konsolidointi on erillinen mekanismi: kunkin jäsenen tilinpäätös muunnetaan konsernin esittelyvaluuttaan tilinpäätöspäivän kurssilla, ja muuntokerroin raportoidaan jäsenkohtaisesti, jotta vaikutus on näkyvissä eikä piilossa.

FAQ

Mitä eroa on toteutuneilla ja toteutumattomilla valuuttakurssivoitoilla?

Toteutunut voitto syntyy, kun ulkomaanvaluuttamääräinen tapahtuma suoritetaan – raha on liikkunut ja ero on pysyvä. Toteutumaton voitto syntyy avoimen saldon uudelleenarvostuksesta tilinpäätöspäivänä; mitään ei ole saatu, ja kurssi saattaa liikkua uudelleen ennen suoritusta.

Mitä valuuttakurssia laskussa tulisi käyttää?

Tapahtumapäivän kurssia, joka on tyypillisesti keskuspankin julkaisema kurssi. Tärkeintä on soveltaa sitä johdonmukaisesti ja tallentaa käytetty kurssi asiakirjaan, jotta muunnos voidaan selittää myöhemmin.

Ovatko ulkomaanvaluuttakurssien voitot osa liikevaihtoa?

Eivät. Ne kuuluvat rahoitustoiminnan tulokseen erillään varsinaisesta liikevaihdosta – valuuttakurssin liike ei ole myyntiä. Valuuttakurssivoittojen esittäminen liikevaihdon sisällä vääristää kaupallista suorituskykyä.

Mitkä saldot pitää arvostaa uudelleen tilikauden lopussa?

Rahaerät: ulkomaanvaluuttamääräiset saamiset, velat, käteinen ja lainat. Ei-rahaerät, kuten vaihto-omaisuus, käyttöomaisuus ja siirtosaamiset, pysyvät historiallisessa kurssissaan.

Pitäisikö summat tallentaa alkuperäisessä valuutassa vai muunnettuna?

Molemmat, sekä käytetty kurssi. Pelkän muunnetun summan tallentaminen kadottaaa tiedon siitä, mitä asiakas on todellisuudessa velkaa; pelkän ulkomaisen summan tallentaminen pakottaa muuntamaan uudelleen tuntemattomalla kurssilla. Jokainen vakava monivaluuttakirjanpito säilyttää kaikki kolme.