Contabilidad multidivisa: diferencias de cambio realizadas y no realizadas

En el momento en que se emite una factura en una divisa distinta de la moneda funcional (base), surgen dos problemas. El cliente debe 10.000 USD; su contabilidad está en EUR; y el tipo de cambio del día de la facturación no será el mismo que el del día del pago.

Esa diferencia constituye una diferencia por tipo de cambio y representa una ganancia o pérdida real, no un mero redondeo. La contabilidad multidivisa es la disciplina que se encarga de registrarla en el lugar correcto y en el momento oportuno.

Tres monedas, no una

Toda transacción en moneda extranjera involucra hasta tres divisas:

• Moneda de transacción (transaction currency): la divisa en la que está denominando el documento. El cliente debe 10.000 USD.
• Moneda funcional (functional currency) o base: la divisa en la que se llevan los libros contables y se preparan los estados financieros. En Nordlet, corresponde a la moneda base de la empresa, establecida a partir de su país en el momento de crear la compañía.
• Moneda de presentación (presentation currency): la divisa utilizada para la presentación de informes, en caso de diferir de la funcional. Es relevante principalmente en procesos de consolidación.

La primera regla en el diseño de este sistema es: almacenar el importe tanto en la moneda de transacción como en la moneda base, además del tipo de cambio aplicado. Almacenar únicamente el importe convertido destruye la capacidad de informar al cliente sobre lo que debe en su propia moneda; por otro lado, almacenar solo el importe extranjero implica que cada informe requerirá una reconversión, preguntándose a qué tipo de cambio y de qué fecha. Los sistemas que ignoran esta premisa no se pueden corregir añadiendo una columna más adelante.

Registro de una transacción

Supongamos la facturación a un cliente estadounidense por 10.000 USD cuando el tipo de cambio es de 1.10 USD por EUR:

Cuenta	Debe	Haber
2410 Clientes (10.000 USD)	9.090,91
5001 Ingresos por servicios		9.090,91

El derecho de cobro asciende a 10.000 USD y 9.090,91 EUR. Ambos datos son ciertos y ambos son necesarios.

Diferencias realizadas

El cliente paga los 10.000 USD cuando el tipo de cambio ha variado a 1.05:

Recibido:  10.000 USD ÷ 1.05 = 9.523,81 EUR
Registrado: 10.000 USD ÷ 1.10 = 9.090,91 EUR
Ganancia:                            432,90 EUR

Cuenta	Debe	Haber
2710 Bancos (cuenta en USD)	9.523,81
2410 Clientes		9.090,91
5803 Resultado positivo por diferencias de cambio		432,90

La ganancia es realizada (realized): la operación ha concluido, el dinero ha ingresado y la diferencia es definitiva. Este importe debe reflejarse en el resultado financiero, no en los ingresos de explotación; la empresa no ha vendido más, sino que el tipo de cambio ha fluctuado.

El caso contrario se registra en la cuenta 6803, efecto negativo por tipo de cambio.

Diferencias no realizadas

Supongamos ahora que finaliza el periodo contable y el cliente aún no ha pagado. Se mantiene un derecho de cobro de 10.000 USD, registrado inicialmente por 9.090,91 EUR, mientras que el tipo de cambio de cierre indica un valor de mercado de 9.523,81 EUR.

Las normativas contables exigen que las partidas monetarias (monetary items) -como clientes, proveedores, tesorería y préstamos en moneda extranjera- se conviertan de nuevo al tipo de cambio de cierre en cada fecha de presentación de informes, reconociendo la diferencia en la cuenta de resultados:

Cuenta	Debe	Haber
2410 Clientes	432,90
5803 Resultado positivo por diferencias de cambio		432,90

Esta ganancia es no realizada (unrealized): no se ha recibido efectivo y el tipo de cambio podría invertirse al día siguiente. No obstante, se reconoce obligatoriamente porque el balance de situación debe reflejar el valor real del derecho de cobro a la fecha de cierre.

Las partidas no monetarias no se reconvierten. Las existencias (inventarios), el inmovilizado material y los pagos anticipados adquiridos en moneda extranjera se mantienen a su tipo de cambio histórico, ya que no representan derechos a recibir una cantidad fija de unidades monetarias.

Cuando la factura se finalmente se cobra, la diferencia no realizada reconocida previamente pasa a ser realizada. Los desarrollos informáticos suelen optar por dos vías: o bien se reanudan las revalorizaciones al inicio del periodo siguiente permitiendo que el cobro registre la diferencia total, o bien se realiza un seguimiento del valor en libros revalorizado contabilizando solo el incremento. Ambos métodos conducen al mismo saldo final, pero combinarlos duplicaría el registro.

Qué tipo de cambio usar y cuándo

• Fecha de la transacción (transaction date): el tipo de cambio correspondiente al día de la factura o del pago. La mayoría de los sistemas emplean el tipo publicado por el banco central; en la eurozona suele ser el tipo de referencia del BCE, y la práctica local sigue las tasas publicadas con fines contables.
• Tipo de cambio de cierre (closing rate): el tipo vigente en la fecha de cierre del periodo, empleado para revalorizar las partidas monetarias.
• Tipo de cambio medio (average rate): admitido en ocasiones para ingresos y gastos a lo largo de un periodo, como solución práctica.

Cualquiera que sea la opción elegida, debe aplicarse de forma coherente y el tipo de cambio debe quedar almacenado junto con la transacción. Afirmar que se utilizó el tipo del BCE deja de ser auditable años más tarde, a diferencia de un tipo de cambio guardado por documento.

Cómo lo gestiona Nordlet

Las facturas incorporan su propia divisa y el libro mayor se lleva en la moneda funcional de la empresa (la moneda nacional del país de la compañía, salvo que se haya seleccionado otra durante la creación). Al emitir o registrar un documento, el sistema determina el tipo de cambio correspondiente a su fecha y lo almacena en el propio documento, calculando a partir de él los importes en moneda base. De este modo, cada factura en moneda extranjera conserva tanto su importe nominal como el tipo de cambio utilizado en la conversión.

Los tipos de cambio proceden de la tabla de tipos, que admite tanto tasas importadas de forma centralizada como modificaciones específicas de la empresa. En caso de ausencia de datos en fines de semana o festivos, la búsqueda recurre al tipo más reciente disponible en esa fecha o en una anterior. Los tipos importados se expresan por 1 EUR; para aquellas empresas cuya moneda base no sea el euro, los valores se cruzan a través del euro, mientras que las modificaciones propias de la empresa se expresan siempre como unidades de moneda extranjera por cada unidad de la moneda base de la compañía.

Las diferencias de cambio realizadas están automatizadas. Al conciliar un pago con una factura en la conciliación bancaria, la diferencia entre el importe base registrado en la factura y el importe base del pago se contabiliza mediante reglas específicas: bank.fxGain en la cuenta 5803 y bank.fxLoss en la cuenta 6803. Los pagos parciales generan diferencias proporcionales. El pago no necesita estar expresado en la misma moneda de la factura: un cobro de 915 EUR en una cuenta en euros puede liquidar una factura de 1.000 USD. El proceso de conciliación toma el importe liquidado en la divisa de la factura (invoiceAmount); si se omite, el valor base del pago se convierte al tipo de cambio guardado en la factura, con el límite del saldo pendiente. El importe pagado de la factura se incrementa en dicha cantidad en su divisa, y la diferencia resultante entre el valor base del pago y el valor base liberado al tipo de cambio de la factura constituye la diferencia realizada. La anulación de la conciliación revierte exactamente el importe registrado.

La revalorización de saldos abiertos al cierre del periodo no está automatizada. Esta es una limitación reconocida: el sistema no calcula ni contabiliza de forma automática las diferencias no realizadas en clientes, proveedores y saldos bancarios en moneda extranjera. Al cierre del periodo, dicha revalorización debe realizarse mediante un asiento contable manual, basándose en las partidas abiertas disponibles en POST /v1/reports/partner-balances y en el tipo de cambio de cierre.

Para los grupos de empresas, la consolidación funciona como un mecanismo independiente: los estados financieros de cada entidad se convierten a la moneda de presentación del grupo aplicando el factor correspondiente al tipo de cambio de cierre, informando del factor de conversión por cada empresa para que el efecto sea visible en lugar de quedar oculto.

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre las ganancias por tipo de cambio realizadas y no realizadas?

Una ganancia realizada se produce cuando una transacción en moneda extranjera se liquida definitivamente, es decir, el movimiento de efectivo se ha completado y la diferencia es irreversible. Una ganancia no realizada surge al revalorizar un saldo pendiente a la fecha de cierre del periodo contable; no ha mediado entrada de efectivo y el tipo de cambio puede variar antes de la liquidación final.

¿Qué tipo de cambio debe utilizarse para una factura?

El tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción, habitualmente el publicado por un banco central. Lo verdaderamente importante es aplicarlo con consistencia y almacenar el tipo empleado en el propio documento para facilitar su posterior auditoría.

¿Forman parte de los ingresos las ganancias por diferencias de cambio?

No. Pertenecen al resultado financiero y deben mantenerse separadas de los ingresos de explotación, puesto que una fluctuación monetaria no constituye una venta comercial. Presentar las ganancias por tipo de cambio dentro de la cifra de negocios distorsiona la evaluación del rendimiento operativo.

¿Qué saldos deben revalorizarse al cierre del periodo?

Las partidas monetarias: derechos de cobro (clientes), obligaciones de pago (proveedores), tesorería y préstamos denominados en moneda extranjera. Las partidas no monetarias, tales como existencias, inmovilizado material y pagos anticipados, permanecen a su tipo de cambio histórico.

¿Deben almacenarse los importes en la moneda original o convertidos?

Ambos, junto con el tipo de cambio aplicado. Almacenar únicamente el importe convertido hace perder la referencia de lo que el cliente debe en realidad; guardar solo el importe en divisa extranjera obliga a realizar recálculos constantes a un tipo desconocido. Todo libro mayor multidivisa riguroso conserva los tres datos.