Contabilitatea în mai multe valute: Diferențe de curs valutar realizate și nerealizate

În momentul în care emiteți o factură într-o monedă care nu este moneda dumneavoastră de bază, vă confruntați cu două probleme. Clientul vă datorează 10.000 USD; contabilitatea dumneavoastră este ținută în EUR; iar cursul de schimb din ziua facturării nu va fi același cu cel din ziua plății.

Această diferență reprezintă o variație de curs valutar și este un câștig sau o pierdere reală, nu un simplu artefact de rotunjire. Contabilitatea în mai multe valute (multi-currency accounting) este disciplina prin care aceasta este înregistrată în locul potrivit și la momentul potrivit.

Trei valute, nu una

Orice tranzacție în valută implică până la trei monede:

• Moneda tranzacției (transaction currency) - moneda în care este exprimat documentul. Clientul datorează 10.000 USD.
• Moneda funcțională sau de bază (functional / base currency) - moneda în care sunt ținute registrele contabile și în care sunt întocmite situațiile financiare. În Nordlet, aceasta este moneda de bază a companiei, stabilită pe baza țării acesteia în momentul înființării.
• Moneda de prezentare (presentation currency) - moneda în care raportați, dacă aceasta diferit. Este relevantă în principal în cadrul consolidării.

Prima regulă în construirea acestui sistem: stocați suma atât în moneda tranzacției, cât și în moneda de bază, plus cursul de schimb utilizat. Stocarea exclusivă a sumei convertite anulează posibilitatea de a-i spune unui client cât datorează în propria sa monedă, iar stocarea exclusivă a sumei străine înseamnă că fiecare raport va trebui reconvertit, dar la ce curs și de la ce dată? Sistemele care greșesc acest aspect nu pot fi corectate prin adăugarea ulterioară a unei coloane.

Înregistrarea unei tranzacții

Facturați unui client din SUA suma de 10.000 USD la un curs de 1,10 USD pentru 1 EUR:

Cont	Debit	Credit
2410 Clienți (10.000 USD)	9.090,91
5001 Venituri din prestări de servicii		9.090,91

Creanța este de 10.000 USD și 9.090,91 EUR. Ambele informații sunt reale și ambele sunt necesare.

Diferențe realizate

Clientul plătește 10.000 USD în momentul în care cursul a urcat la 1,05:

Încasat:  10.000 USD ÷ 1,05 = 9.523,81 EUR
Înregistrat:  10.000 USD ÷ 1,10 = 9.090,91 EUR
Câștig:                             432,90 EUR

Cont	Debit	Credit
2710 Conturi la bănci (cont în USD)	9.523,81
2410 Clienți		9.090,91
5803 Diferențe favorabile de curs valutar		432,90

Câștigul este realizat - tranzacția este finalizată, banii au sosit, iar diferența este definitivă. Aceasta se înregistrează la rezultatul activității financiare, nu la venituri: nu ați vândut mai mult, ci cursul valutar s-a modificat.

Cazul invers se înregistrează în contul 6803, diferențe nefavorabile de curs valutar.

Diferențe nerealizate

Să presupunem acum că perioada se încheie, iar clientul nu a efectuat plata. Dețineți în continuare o creanță de 10.000 USD, înregistrată la 9.090,91 EUR, în timp ce cursul de la sfârșitul lunii indică o valoare de 9.523,81 EUR.

Standardele contabile impun ca elementele monetare - creanțe, datorii, numerar, credite în valută - să fie reevaluate la cursul de închidere de la data fiecărui bilanț, diferența fiind recunoscută în contul de profit și pierdere:

Cont	Debit	Credit
2410 Clienți	432,90
5803 Diferențe favorabile de curs valutar		432,90

Acest câștig este nerealizat - nu s-a încasat nimic, iar cursul se poate schimba în sens invers mâine. El este totuși recunoscut, deoarece bilanțul trebuie să reflecte valoarea reală a creanței la data raportării.

Elementele nemonetare nu se reevaluează. Stocurile, imobilizările și plățile în avans efectuate în valută rămân la cursul lor istoric, deoarece nu reprezintă drepturi la o sumă fixă de unități monetare.

În momentul în care factura este în cele din urmă decontată, diferența nerealizată recunoscută anterior devine realizată. Implementările fie inversează reevaluarea la începutul perioadei următoare și permit decontării să înregistreze diferența totală, fie urmăresc valoarea contabilă reevaluată și înregistrează doar incrementul; ambele metode conduc la același total, iar combinarea lor generează o dublă înregistrare.

Ce curs și când se folosește

• Data tranzacției - cursul din ziua facturării sau a plății. Cele mai multe sisteme folosesc cursul publicat de banca centrală; în zona euro, acesta este de obicei cursul de referință BCE, iar practica locală urmează cursurile publicate în scopuri contabile.
• Cursul de închidere - cursul de la data raportării, utilizat pentru reevaluarea elementelor monetare.
• Cursul mediu - acceptat uneori pentru venituri și cheltuieli pe o anumită perioadă, ca o simplificare practică.

Indiferent de opțiunea aleasă, aplicați-o în mod consecvent și stocați cursul utilizat pe document. Mențiunea „Am folosit cursul BCE” nu mai poate fi reconstituită după ani de zile; un curs stocat la nivel de document, însă, da.

Cum gestionează Nordlet acest proces

Facturile își păstrează propria monedă, iar contabilitatea este ținută în moneda de bază a companiei: moneda națională a țării în care își are sediul compania, cu excepția cazului în care a fost aleasă o altă monedă la înființare. Atunci când un document este emis sau înregistrat, cursul valutar aferent datei sale este determinat și salvat pe document, iar sumele în moneda de bază sunt calculate pe baza acestuia. Astfel, fiecare factură în valută păstrează atât valoarea sa nominală, cât și cursul care a stat la baza conversiei.

Cursurile provin din tabela de cursuri de schimb, care acceptă atât cursuri importate centralizat, cât și valori suprascrise (overrides) la nivel de companie. În caz de absență a unui curs (de exemplu, în weekend sau de sărbători), interogările utilizează cel mai recent curs valutar disponibil la data respectivă sau anterioară. Csurile importate sunt cotate pentru 1 EUR; pentru o companie a cărei monedă de bază nu este euro, acestea sunt calculate prin încrucișare (cross rates) prin intermediul euro, în timp ce un curs suprascris de companie este întotdeauna cotat ca unități de valută străină pentru 1 unitate din moneda de bază a companiei.

Diferențele de curs realizate sunt automatizate. Atunci când o plată este reconciliată cu o factură în cadrul reconcilierii bancare, diferența dintre suma de bază înregistrată a facturii și suma de bază a plății este înregistrată prin reguli contabile dedicate: bank.fxGain în contul 5803 și bank.fxLoss în contul 6803. Plățile parțiale generează diferențe proporționale. Plata nu trebuie să fie neapărat în moneda facturii: suma de 915 EUR încasată într-un cont în euro poate stinge o factură de 1.000 USD. Procesul de potrivire preia suma decontată în moneda facturii (invoiceAmount); dacă aceasta lipsește, valoarea în moneda de bază a plății este convertită la cursul stocat pe factură, în limita sumei rămase deschise. Suma achitată a facturii crește cu acea valoare în moneda facturii, iar rezidualul dintre valoarea de bază a plății și valoarea de bază decontată la cursul facturii reprezintă diferența realizată. Anularea reconcilierii anulează exact suma înregistrată anterior.

Reevaluarea la sfârșitul perioadei a soldurilor deschise nu este automatizată. Aceasta este o limitare asumată: diferențele nerealizate aferente creanțelor, datoriilor și soldurilor bancare în valută nu sunt calculate sau înregistrate automat de sistem. La sfârșitul perioadei, această reevaluare reprezintă o înregistrare contabilă (journal entry) manuală, bazată pe elementele deschise din POST /v1/reports/partner-balances și pe cursul de închidere.

Pentru grupuri, consolidarea reprezintă un mecanism separat: situațiile financiare ale fiecărui membru sunt convertite în moneda de prezentare a grupului utilizând factorul aferent cursului de închidere, factorul de conversie fiind raportat per membru, astfel încât efectul să fie vizibil și să nu fie ascuns.

FAQ

Care este diferența dintre câștigurile din diferențe de curs realizate și cele nerealizate?

Un câștig realizat apare atunci când o tranzacție în valută este decontată - banii s-au mutat, iar diferența este definitivă. Un câștig nerealizat rezultă din reevaluarea unui sold deschis la data raportării; nu s-a încasat nimic încă, iar cursul se poate schimba înainte de decontare.

Ce curs de schimb trebuie utilizat pentru o factură?

Cursul de la data tranzacției, de regulă un curs publicat de o bancă centrală. Cel mai important aspect este aplicarea consecventă a acestuia și stocarea cursului utilizat pe document, astfel încât conversia să poată fi explicată ulterior.

Fac parte câștigurile din diferențe de curs valutar din cifra de afaceri (venituri)?

Nu. Ele aparțin rezultatului activității financiare, fiind separate de veniturile din exploatare - o mișcare a cursului valutar nu reprezintă o vânzare. Prezentarea câștigurilor din diferențe de curs la venituri denaturează performanța comercială.

Ce solduri trebuie reevaluate la sfârșitul perioadei?

Elementele monetare: creanțele, datoriile, numerarul și creditele în valută. Elementele nemonetare, cum ar fi stocurile, imobilizările și plățile în avans, rămân la cursul lor istoric.

Trebuie să stocăm sumele în moneda originală sau convertite?

Ambele, plus cursul utilizat. Stocarea exclusivă a sumei convertite face să se piardă valoarea exactă pe care o datorează clientul; stocarea exclusivă a sumei străine obligă la o reconversie la un curs necunoscut. Orice registru contabil multi-valută serios le păstrează pe toate trei.