Bokföring med flera valutor: Realiserade och orealiserade valutakursvinster och -förluster

I samma ögonblick som du fakturerar i en valuta som inte är din basvaluta uppstår två problem. Kunden är skyldig dig 10 000 USD, din bokföring förs i EUR och växelkursen på faktureringsdagen kommer inte att vara densamma som på betalningsdagen.

Den differensen är en valutakursdifferens, och det är en reell vinst eller förlust - inte en avrundningsdifferens. Bokföring med flera valutor handlar om att bokföra den på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Tre valutor, inte en

Varje transaktion i utländsk valuta inbegriper upp till tre valutor:

• Transaktionsvaluta - den valuta som dokumentet är utställt i. Kunden är skyldig 10 000 USD.
• Funktionell valuta (basvaluta) - den valuta som din bokföring förs i och som rapporterna upprättas i. I Nordlet är detta bolagets basvaluta, som bestäms av det land bolaget är registrerat i när det skapas.
• Rapportvaluta - den valuta som du rapporterar i, om den skiljer sig från basvalutaut. Detta är främst relevant vid konsolidering.

Den första regeln vid uppbyggnaden av detta är: spara beloppet i både transaktionsvalutan och basvalutaut samt den kurs som användes. Om du bara sparar det omräknade beloppet förlorar du möjligheten att berätta för kunden vad hen är skyldig i sin egen valuta, och om du bara sparar det utländska beloppet måste varje rapport räknas om på nytt - till vilken kurs och från vilken tidpunkt? System som gör fel här kan inte räddas genom att man lägger till en kolumn i efterhand.

Bokföring av en transaktion

När du fakturerar en amerikansk kund 10 000 USD och kursen är 1,10 USD per EUR:

Konto	Debet	Kredit
2410 Kundfordringar (10 000 USD)	9 090,91
5001 Tjänsteintäkter		9 090,91

Fordringen är 10 000 USD och 9 090,91 EUR. Båda uppgifterna är korrekta och båda behövs.

Realiserade differenser

Kunden betalar 10 000 USD när kursen har rört sig till 1,05:

Erhållet: 10 000 USD ÷ 1,05 = 9 523,81 EUR
Bokfört:  10 000 USD ÷ 1,10 = 9 090,91 EUR
Vinst:                          432,90 EUR

Konto	Debet	Kredit
2710 Bank (USD-konto)	9 523,81
2410 Kundfordringar		9 090,91
5803 Positiva kursdifferenser		432,90

Vinsten är realiserad - transaktionen är slutförd, pengarna har kommit in och differensen är permanent. Den hör hemma i finansnettot, inte i intäkterna: du har inte sålt mer, utan valutan har rört sig.

Motsvarande händelse med omvänt tecken bokförs på 6803, Negativa kursdifferenser.

Orealiserade differenser

Antag nu att perioden tar slut och kunden ännu inte har betalat. Du har fortfarande en kundfordran på 10 000 USD som är bokförd till 9 090,91 EUR, samtidigt som slutkursen visar att den är värd 9 523,81 EUR.

Redovisningsstandarder kräver att monetära poster - fordringar, skulder, likvida medel och lån i utländsk valuta - räknas om till balansdagens kurs vid varje rapporttillfälle, där differensen resultatförs:

Konto	Debet	Kredit
2410 Kundfordringar	432,90
5803 Positiva kursdifferenser		432,90

Denna vinst är orealiserad - ingenting har tagits emot och kursen kan vända i morgon. Den redovisas ändå eftersom balansräkningen måste visa vad anspråket är värt på balansdagen.

Icke-monetära poster räknas inte om. Varor, anläggningstillgångar och förutbetalda kostnader som köpts i utländsk valuta ligger kvar till historisk kurs eftersom de inte utgör ett anspråk på ett visst antal valutaenheter.

När fakturan slutligen regleras blir den tidigare redovisade orealiserade differensen realiserad. Olika systemlösningar väljer antingen att vända omräkningen vid ingången av nästa period och låta betalningen bokföra hela differensen, eller att spara det omräknade redovisade värdet och endast bokföra förändringen - båda metoderna leder till samma slutsumma, och om man blandar dem dubbelräknas beloppet.

Vilken kurs och när

• Transaktionsdag - kursen den dag fakturan eller betalningen skapades. De flesta system använder centralbankens publicerade kurs; inom euroområdet är detta vanligtvis ESB:s referenskurs, och den litauiska praxisen följer de kurser som publiceras i bokföringssyfte.
• Balansdagskurs - kursen på balansdagen som används för omräkning av monetära poster.
• Genomsnittskurs - tillåts ibland för intäkter och kostnader över en period som en praktisk förenkling.

Oavsett vilken du väljer ska du tillämpa den konsekvent och spara kursen på transaktionen. "Vi använde ESB-kursen" går inte att återskapa flera år senare, men en sparad kurs per dokument gör det.

Hur Nordlet hanterar detta

Fakturor har sin egen valuta och huvudboken förs i bolagets basvaluta: det egna landets nationella valuta om inte en annan valuta har valts vid skapandet. När ett dokument utfärdas eller registreras fastställs valutakursen för det datumet och sparas på dokumentet, och basvalutabeloppen beräknas utifrån den - vilket gör att varje faktura i utländsk valuta behåller både sitt nominella belopp och den kurs som det räknades om med.

Kurserna hämtas från valutatabellen, som stöder både centralt importerade kurser och bolagsspecifika manuella kurser, och sökningar faller tillbaka på den senaste kursen på eller före datumet i stället för att misslyckas under helger eller helgdagar. Importerade kurser anges per 1 EUR; för ett bolag vars basvaluta inte är euron räknas de om via euron, och en manuell bolagskurs anges alltid som enheter av den utländska valutan per 1 enhet av bolagets basvaluta.

Realiserade valutakursdifferenser hanteras automatiskt. När en betalning matchas mot en faktura vid bankavstämning, bokförs differensen mellan fakturans bokförda basbelopp och betalningens basbelopp via dedikerade konteringsregler - bank.fxGain på konto 5803 och bank.fxLoss på konto 6803. Delbetalningar ger proportionella differenser. Betalningen behöver inte vara i fakturans valuta: 915 EUR som kommer in på ett eurokonto kan reglera en faktura på 1 000 USD. Matchningen utgår från det belopp som reglerats i fakturavalutan (invoiceAmount). Om det utelämnas räknas betalningens basvärde om med den kurs som är sparad på fakturan, upp till det belopp som fortfarande är öppet. Fakturans betalda belopp ökar med det beloppet i fakturavaluta, och skillnaden mellan betalningens basvärde och det basvärde som bokförts till fakturakursen utgör den realiserade differensen. Om man ångrar matchningen dras exakt det belopp som bokfördes tillbaka.

Periodisering och omräkning av öppna saldon på balansdagen är inte automatiserad. Detta är en medveten begränsning: orealiserade differenser på kundfordringar, leverantörsskulder och bankbalanser i utländsk valuta beräknas eller bokförs inte automatiskt av systemet. Vid periodens slut görs den omräkningen som en manuell verifikation med utgångspunkt i de öppna posterna i POST /v1/reports/partner-balances och balansdagskursen.

För koncerner är konsolidering en separat mekanism: varje dotterbolags rapporter räknas om till koncernens rapportvaluta med balansdagskursen, där omräkningsfaktorn rapporteras per bolag så att effekten blir synlig i stället för dold.

FAQ

Vad är skillnaden mellan realiserade och orealiserade valutakursvinster?

En realiserad vinst uppstår när en transaktion i utländsk valuta slutregleras - pengarna har rört sig och differensen är permanent. En orealiserad vinst uppstår när ett öppet saldo räknas om på balansdagen; ingenting har tagits emot och kursen kan ändras igen innan betalningen sker.

Vilken växelkurs ska användas för en faktura?

Kursen på transaktionsdagen, vanligtvis en kurs som publicerats av en centralbank. Det viktigaste är att tillämpa den konsekvent och spara den kurs som användes på dokumentet så att omräkningen kan förklaras i efterhand.

Ingår valutakursvinster i rörelseintäkterna?

Nej. De hör hemma i finansnettot, avskiljda från rörelseintäkterna - en valutakursrörelse är inte en försäljning. Om man redovisar valutakursvinster bland intäkterna överskattas det operativa resultatet.

Vilka saldon behöver räknas om vid periodens slut?

Monetära poster: kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel och lån i utländsk valuta. Icke-monetära poster som varor, anläggningstillgångar och förutbetalda kostnader ligger kvar till sin historiska kurs.

Ska jag spara beloppen i originalvaluta eller omräknade?

Båda, plus den kurs som användes. Om man bara sparar det omräknade beloppet förlorar man vad kunden faktiskt är skyldig; om man bara sparar det utländska beloppet tvingas man göra omräkningar i efterhand till en okänd kurs. Alla professionella flervalutabokföringar sparar alla tre.