Contabilidade Multimoeda: Diferenças de Câmbio Realizadas e Não Realizadas

No momento em que emite uma fatura numa moeda que não é a sua moeda base, depara-se com dois problemas. O cliente deve-lhe 10.000 USD; a sua contabilidade está em EUR; e a taxa de câmbio do dia da faturação não será a mesma do dia do pagamento.

Essa diferença é uma variação cambial, constituindo um ganho ou uma perda reais - e não um mero arredondamento. A contabilidade multimoeda consiste precisamente no processo de a registar no local certo e no momento adequado.

Três moedas, e não uma

Qualquer transação em moeda estrangeira envolve até três moedas:

• Moeda da transação - aquela em que o documento está denotado. O cliente deve 10.000 USD.
• Moeda funcional (base) - aquela em que a sua contabilidade é mantida e em que são preparadas as demonstrações financeiras. No Nordlet, corresponde à moeda base da empresa, definida a partir do respetivo país aquando da criação da mesma.
• Moeda de apresentação - aquela utilizada para reporte, caso seja diferente. Relevante sobretudo no processo de consolidação.

A primeira regra para construir este sistema é: armazene o montante tanto na moeda da transação como na moeda base, juntamente com a taxa utilizada. Armazenar apenas o montante convertido impede-o de indicar ao cliente o que ele deve na respetiva moeda, ao passo que armazenar apenas o montante estrangeiro obriga a reconverter em cada relatório - mas a que taxa e reportada a que data? Os sistemas que falham neste aspeto não podem ser corrigidos com a simples adição posterior de uma coluna.

Registar uma transação

Imagine que fatura 10.000 USD a um cliente norte-americano quando a taxa de câmbio é de 1,10 USD por EUR:

Conta	Débito	Crédito
2410 Clientes (10.000 USD)	9.090,91
5001 Vendas de serviços		9.090,91

O saldo a receber é de 10.000 USD e de 9.090,91 EUR. Ambas as informações são corretas e ambas são necessárias.

Diferenças realizadas

O cliente paga 10.000 USD quando a taxa de câmbio se alterou para 1,05:

Recebido:  10.000 USD ÷ 1,05 = 9.523,81 EUR
Registado: 10.000 USD ÷ 1,10 = 9.090,91 EUR
Ganho:                               432,90 EUR

Conta	Débito	Crédito
2710 Depósitos bancários (conta em USD)	9.523,81
2410 Clientes		9.090,91
5803 Diferenças de câmbio favoráveis		432,90

O ganho é realizado - a transação está concluída, o dinheiro deu entrada e a diferença é definitiva. Deve ser incluído nos resultados financeiros, e não nas proveitos operacionais: não vendeu mais, foi a taxa de câmbio que oscilou.

O caso simétrico é lançado na conta 6803, referente a diferenças de câmbio desfavoráveis.

Diferenças não realizadas

Considere agora que o período contábil termina e o cliente ainda não efetuou o pagamento. Continua a deter um saldo a receber de 10.000 USD, registado por 9.090,91 EUR, embora a taxa de câmbio de fecho indique que o mesmo vale 9.523,81 EUR.

As normas contabilísticas exigem que os itens monetários - contas a receber, contas a pagar, caixa, empréstimos em moeda estrangeira - sejam reavaliados à taxa de câmbio de fecho em cada data de relato, sendo a diferença reconhecida nos resultados:

Conta	Débito	Crédito
2410 Clientes	432,90
5803 Diferenças de câmbio favoráveis		432,90

Este ganho não está realizado - nada foi recebido e a taxa de câmbio pode inverter-se amanhã. No entanto, é reconhecido porque o balanço deve refletir o valor real do direito à data de relato.

Os itens não monetários não são reavaliados. Os inventários, os ativos fixos tangíveis e os pagamentos por conta efetuados em moeda estrangeira mantêm-se à taxa histórica, uma vez que não representam direitos a um número fixo de unidades monetárias.

Quando a fatura é finalmente liquidada, a diferença não realizada anteriormente reconhecida passa a ser realizada. As implementações técnicas optam por estornar a revalidação no início do período seguinte para permitir que a liquidação lance a diferença total, ou por registar apenas o incremento sobre a quantia escriturada reavaliada. Ambos os métodos conduzem ao mesmo total, pelo que misturá-los resulta numa contabilização em duplicado.

Que taxa utilizar e quando

• Data da transação - a taxa correspondente ao dia da fatura ou do pagamento. A maioria dos sistemas utiliza a taxa publicada pelo banco central; na área do euro, trata-se habitualmente da taxa de referência do BCE, enquanto a prática em jurisdições específicas segue as taxas publicadas para efeitos contabilísticos.
• Taxa de fecho - a taxa em vigor na data de relato, utilizada para reavaliar itens monetários.
• Taxa média - por vezes permitida para proveitos e custos ao longo de um período, como procedimento prático simplificador.

Independentemente da escolha, aplique-a de forma consistente e armazene a taxa no registo da transação. A justificação "utilizámos a taxa do BCE" torna-se irrecuperável anos mais tarde, ao passo que uma taxa armazenada por documento permanece acessível.

Como o Nordlet gere esta situação

As faturas conservam a respetiva moeda e o razão (ledger) é mantido na moeda base da empresa: a moeda nacional do país da empresa, a menos que tenha sido selecionada outra aquando da criação. Quando um documento é emitido ou registado, a taxa de câmbio aplicável à data é apurada e armazenada no documento, sendo os montantes em moeda base calculados a partir dela. Deste modo, qualquer fatura em moeda estrangeira preserva tanto o valor nominal como a taxa que serviu de base à conversão.

As taxas provêm da tabela de câmbios, que suporta tanto taxas importadas de fontes centrais como taxas especificamente definidas pela empresa, sendo que as consultas recorrem à taxa mais recente anterior ou igual à data, evitando falhas em fins de semana ou feriados. As taxas importadas são cotadas por 1 EUR; para uma empresa cuja moeda base não seja o euro, estas são convertidas por câmbio cruzado (cross rate) através do euro, enquanto as taxas definidas pela empresa são sempre cotadas como unidades de moeda estrangeira por 1 unidade da moeda base da empresa.

As diferenças de câmbio realizadas são automatizadas. Quando um pagamento é reconciliado com uma fatura na reconciliação bancária, a diferença entre o montante base registado na fatura e o montante base do pagamento é lançada através de regras de lançamento dedicadas - bank.fxGain para a conta 5803 e bank.fxLoss para a 6803. Os pagamentos parciais geram diferenças proporcionais. O pagamento não tem de ser efetuado na moeda da fatura: um recebimento de 915 EUR numa conta em euros pode liquidar uma fatura de 1.000 USD. O apuramento considera o montante liquidado na moeda da fatura (invoiceAmount); quando omitido, o valor base do pagamento é convertido à taxa armazenada na fatura, limitado ao saldo ainda em aberto. O montante pago da fatura aumenta nesse valor em moeda estrangeira, e o saldo residual entre o valor base do pagamento e o valor base abatido à taxa da fatura constitui a diferença realizada. A anulação da reconciliação repõe exatamente o montante que tinha sido registado.

A revalidação de saldos em aberto no fim do período não é automatizada. Esta constitui a limitação assumida: as diferenças não realizadas em contas a receber, contas a pagar e saldos bancários em moeda estrangeira não são calculadas ou lançadas automaticamente pelo sistema. No fim do período, essa revalidação é efetuada mediante um lançamento de diário manual, com base nos itens em aberto obtidos em POST /v1/reports/partner-balances e na taxa de fecho.

Para grupos económicos, a consolidação constitui um mecanismo autónomo: as demonstrações financeiras de cada entidade são convertidas para a moeda de apresentação do grupo com recurso ao fator da taxa de fecho, sendo o fator de conversão reportado por entidade para que o efeito seja transparente e não permaneça oculto.

FAQ

Qual é a diferença entre ganhos de câmbio realizados e não realizados?

Um ganho realizado surge quando uma transação em moeda estrangeira é liquidada - o dinheiro foi movimentado e a diferença é definitiva. Um ganho não realizado resulta da revalidação de um saldo em aberto à data de relato; ainda não houve recebimento e a taxa poderá oscilar novamente antes da liquidação.

Que taxa de câmbio deve ser utilizada numa fatura?

A taxa correspondente à data da transação, habitualmente uma taxa publicada por um banco central. O aspeto mais importante é aplicá-la de forma consistente e armazenar a taxa utilizada no documento, de modo a permitir a auditoria posterior da conversão.

Os ganhos cambiais fazem parte dos proveitos operacionais?

Não. Integram os resultados financeiros, surgindo separados dos proveitos operacionais - uma variação cambial não constitui uma venda. Apresentar ganhos cambiais dentro dos proveitos distorce a avaliação do desempenho comercial.

Que saldos necessitam de revalidação no fim do período?

Itens monetários: contas a receber, contas a pagar, caixa e empréstimos em moeda estrangeira. Os itens não monetários, tais como inventários, ativos fixos e pagamentos adiantados, mantêm-se à taxa histórica.

Devo armazenar os montantes na moeda original ou já convertidos?

Ambos, juntamente com a taxa aplicada. Armazenar apenas o montante convertido faz perder a informação do que o cliente efetivamente deve; armazenar apenas o montante estrangeiro obriga a uma reconversão a uma taxa desconhecida. Qualquer sistema contabilístico multimoeda rigoroso conserva todos estes elementos.