Multi-currency accounting: Gerealiseerde en ongerealiseerde valutakoersverschillen

Zodra u factureert in een andere valuta dan uw basisvaluta, krijgt u te maken met twee problemen. De klant is u 10.000 USD verschuldigd, uw administratie is gevoerd in EUR, en de wisselkoers op de factuurdatum is niet gelijk aan de koers op de betaaldatum.

Dat verschil is een valutakoersverschil, en het is een daadwerkelijke winst of verlies, geen afrondingsverschil. Multi-currency accounting is de discipline waarbij dit op de juiste plaats en het juiste moment wordt geboekt.

Drie valuta's, geen enkele uitzondering

Elke transactie in vreemde valuta betreft maximaal drie valuta's:

• Transactievaluta - de valuta waarin het document luidt. De klant is 10.000 USD verschuldigd.
• Functionele (basis) valuta - de valuta waarin uw administratie wordt gevoerd en waarin de jaarrekening wordt opgesteld. In Nordlet is dit de basisvaluta van het bedrijf, ingesteld op basis van het land bij het aanmaken van het bedrijf.
• Presentatievaluta - de valuta waarin u rapporteert, indien afwijkend. Dit is met name relevant bij consolidatie.

De gulden regel bij het opzetten hiervan is: sla het bedrag zowel op in de transactievaluta als in de basisvaluta, inclusief de gehanteerde koers. Als u alleen het omgerekende bedrag opslaat, kunt u een klant niet meer vertellen wat deze nog verschuldigd is in diens eigen valuta. Slaat u daarentegen alleen het vreemde valuta-bedrag op, dan moet elk rapport opnieuw worden omgerekend, maar tegen welke koers en vanaf welk moment? Systemen die dit verkeerd aanpakken, kunnen later niet worden gecorrigeerd door simpelweg een kolom toe te voegen.

Een transactie boeken

U factureert een Amerikaanse klant 10.000 USD wanneer de wisselkoers 1,10 USD per EUR bedraagt:

Rekening	Debet	Credit
2410 Debiteuren (10.000 USD)	9.090,91
5001 Omzet uit diensten		9.090,91

De vordering bedraagt 10.000 USD en 9.090,91 EUR. Beide zijn juist en beide zijn noodzakelijk.

Gerealiseerde koersverschillen

De klant betaalt 10.000 USD op het moment dat de koers is gewijzigd naar 1,05:

Ontvangen: 10.000 USD ÷ 1,05 = 9.523,81 EUR
Geboekt:   10.000 USD ÷ 1,10 = 9.090,91 EUR
Winst:                             432,90 EUR

Rekening	Debet	Credit
2710 Bank (USD-rekening)	9.523,81
2410 Debiteuren		9.090,91
5803 Koerswinsten		432,90

De winst is gerealiseerd: de transactie is voltooid, het geld is binnen en het verschil is definitief. Dit hoort thuis in het resultaat uit financiële activiteiten, niet in de omzet. U heeft immers niet meer verkocht, maar de valuta is in waarde veranderd.

De omgekeerde situatie wordt geboekt op 6803, koersverliezen.

Ongerealiseerde koersverschillen

Stel nu dat de periode afloopt en de klant nog niet heeft betaald. U heeft nog steeds een vordering openstaan van 10.000 USD, geboekt tegen 9.090,91 EUR, terwijl de slotkoers aangeeft dat deze 9.523,81 EUR waard is.

Boekhoudnormen schrijven voor dat monetaire posten - zoals vorderingen, schulden, geldmiddelen en leningen in vreemde valuta - tegen de slotkoers op elke rapportratiedatum moeten worden geherwaardeerd, waarbij het verschil wordt verwerkt in de winst-en-verliesrekening:

Rekening	Debet	Credit
2410 Debiteuren	432,90
5803 Koerswinsten		432,90

Deze winst is ongerealiseerd: er is nog niets ontvangen en de koers kan morgen weer omslaan. De winst wordt toch verantwoord omdat de balans moet weergeven wat de vordering waard is op de rapportratiedatum.

Niet-monetaire posten worden niet geherwaardeerd. Voorraad, vaste activa en vooruitbetaalde bedragen die in vreemde valuta zijn aangeschaft, blijven op hun historische koers staan omdat het geen vorderingen op een vast aantal valuta-eenheden betreft.

Wanneer de factuur uiteindelijk wordt voldaan, wordt het eerder verantwoorde ongerealiseerde verschil omgezet in een gerealiseerd verschil. Implementaties maken de herwaardering aan het begin van de volgende periode ongedaan en laten de afwikkeling het volledige verschil boeken, of ze houden de geherwaardeerde boekwaarde bij en boeken alleen de toename. Beide methoden leiden tot hetzelfde totaal, maar het combineren van beide leidt tot dubbele tellingen.

Welke koers en wanneer

• Transactiedatum - de koers op de dag van de factuur of betaling. De meeste systemen gebruiken de door de centrale bank gepubliceerde koers. In de eurozone is dit doorgaans de ECB-referentekoers, en de lokale praktijk volgt de koersen die voor boekhoudkundige doeleinden worden gepubliceerd.
• Slotkoers - de koers op de rapportratiedatum, gebruikt voor het herwaarderen van monetaire posten.
• Gemiddelde koers - soms toegestaan voor baten en lasten over een periode als praktische verenvuiging.

Welke koers u ook kiest, pas deze consistent toe en sla de koers op bij de transactie. "We hebben de ECB-koers gebruikt" is jaren later niet meer te herleiden; een opgeslagen koers per document wel.

Hoe Nordlet hiermee omgaat

Facturen hebben een eigen valuta en de administratie wordt gevoerd in de basisvaluta van het bedrijf: de nationale valuta van het land van het bedrijf, tenzij bij het aanmaken een andere is gekozen. Wanneer een document wordt uitgegeven of geregistreerd, wordt de valutakoers voor die datum opgehaald en opgeslagen bij het document. De bedragen in de basisvaluta worden op basis daarvan berekend, zodat elke factuur in vreemde valuta zowel het nominale bedrag als de omrekeningskoers behoudt.

Koersen zijn afkomstig uit de wisselkoerstabel, die zowel centraal geïmporteerde koersen als bedrijfsspecifieke overschrijvingen ondersteunt. Bij opzoekingen wordt teruggevallen op de meest recente koers op of vóór de datum in plaats van te falen in het geval van een weekend of feestdag. Geïmporteerde koersen worden genoteerd per 1 EUR. Voor een bedrijf waarvan de basisvaluta geen euro is, worden deze omgerekend via de euro, en een bedrijfsmatige overschrijving wordt altijd genoteerd als eenheden van de vreemde valuta per 1 eenheid van de basisvaluta van het bedrijf.

Gerealiseerde koersverschillen worden geautomatiseerd. Wanneer een betaling wordt gekoppeld aan een factuur via bankafschriftkoppeling (bank reconciliation), wordt het verschil tussen het geboekte basisbedrag van de factuur en het basisbedrag van de betaling geboekt via toegewezen boekingsregels: bank.fxGain op rekening 5803 en bank.fxLoss op 6803. Deelbetalingen leveren proportionele verschillen op. De betaling hoeft niet in dezelfde valuta te zijn als de factuur; 915 EUR ontvangen op een eurorekening kan een factuur van 1.000 USD voldoen. De koppeling hanteert het bedrag dat in de factuurvaluta is voldaan (invoiceAmount). Wanneer dit achterwege wordt gelaten, wordt de basiswaarde van de betaling omgerekend tegen de op de factuur opgeslagen koers, met als bovengrens het nog openstaande bedrag. Het voldane bedrag van de factuur groeit met dat bedrag in factuurvaluta, en het restbedrag tussen de basiswaarde van de betaling en de basiswaarde die tegen de factuurkoers is afgelost, is het gerealiseerde koersverschil. Het ongedaan maken van de koppeling haalt exact het bedrag terug dat is geboekt.

Periodieke herwaardering van openstaande saldi is niet geautomatiseerd. Dit is het eerlijke hiaat: ongerealiseerde verschillen op vorderingen, schulden en banktegoeden in vreemde valuta worden niet door het systeem berekend of geboekt. Aan het einde van de periode is deze herwaardering een handmatige journaalpost (journal entry), gebaseerd op de openstaande posten in POST /v1/reports/partner-balances en de slotkoers.

Voor groepen is consolidatie een afzonderlijk mechanisme: de jaarrekening van elke entiteit wordt omgerekend naar de presentatievaluta van de groep tegen de slotkoersfactor, waarbij de omrekeningsfactor per entiteit wordt gerapporteerd zodat het effect zichtbaar blijft in plaats van verborgen te worden.

FAQ

Wat is het verschil tussen gerealiseerde en ongerealiseerde koerswinsten?

Een gerealiseerde winst ontstaat wanneer een transactie in vreemde valuta wordt afgewikkeld: het geld is overgemaakt en het verschil is definitief. Een ongerealiseerde winst ontstaat door het herwaarderen van een openstaand saldo op de rapportratiedatum; er is nog niets ontvangen en de koers kan voor de afwikkeling opnieuw veranderen.

Welke wisselkoers moet worden gebruikt voor een factuur?

De koers op de transactiedatum, doorgaans een door een centrale bank gepubliceerde koers. Het belangrijkste is om deze consistent toe te passen en de gebruikte koers op te slaan bij het document, zodat de omrekening later kan worden verklaard.

Maken koerswinsten deel uit van de omzet?

Nee. Ze behoren tot het resultaat uit financiële activiteiten, los van de bedrijfsomzet; een koersbeweging is immers geen verkoop. Het presenteren van koerswinsten binnen de omzet geeft een vertekend beeld van de operationele prestaties.

Welke saldi moeten aan het einde van de periode worden geherwaardeerd?

Monetaire posten: vorderingen, schulden, geldmiddelen en leningen in vreemde valuta. Niet-monetaire posten zoals voorraden, vaste activa en vooruitbetalingen blijven op hun historische koers staan.

Moet ik bedragen opslaan in de oorspronkelijke valuta of omgerekend?

Beide, plus de gehanteerde koers. Als u alleen het omgerekende bedrag opslaat, raakt u kwijt wat de klant daadwerkelijk verschuldigd is. Slaat u alleen het vreemde valuta-bedrag op, dan bent u gedwongen om tegen een onbekende koers opnieuw te rekenen. Elk serieus multi-currency grootboek bewaart alle drie de elementen.