Мулtивалутно счетоводство: Реализирани и нереализирани валутни разлики

В момента, в който издадете фактура във валута, различна от вашата основна валута, вие се сблъсквате с два проблема. Клиентът ви дължи 10 000 USD; счетоводството ви е в EUR; а валутният курс в деня на фактурирането няма да бъде същият като курса в деня на плащането.

Тази разлика представлява валутна разлика и тя е реален приход или разход, а не ефект от закръгляне. Мултивалутното счетоводство е дисциплината по нейното отчитане на правилното място и в правилния момент.

Три валути, а не една

Всяка транзакция в чуждестранна валута обхваща до три валути:

• Валута на сделката (Transaction currency) - валутата, в която е номиниран документът. Клиентът дължи 10 000 USD.
• Функционална (основна) валута (Functional currency) - валутата, в която се води счетоводството ви и се съставят отчетите. В Nordlet това е основната валута на компанията, определена според държа̀вата ѝ при създаването на компанията.
• Валута на представяне (Presentation currency) - валутата, в която докладвате, ако се различава. Тя е от значение главно при консолидация.

Първото правило при изграждането на тази система е: съхранявайте сумата както във валутата на сделката, така и в основната валута, заедно с използвания курс. Съхраняването само на конвертираната сума унищожава възможността да кажете на клиента колко дължи в неговата собствена валута, а съхраняването само на чуждестранната сума означава, че всеки отчет трябва да се преизчислява - по какъв курс и от кога? Системите, които подхождат погрешно към това, не могат да бъдат поправени чрез добавяне на колона на по-късен етап.

Записване на транзакция

Фактурирате на американски клиент сума от 10 000 USD при курс 1.10 USD за 1 EUR:

Сметка	Дебит	Кредит
2410 Вземания от клиенти (10 000 USD)	9 090.91
5001 Приходи от услуги		9 090.91

Вземането е 10 000 USD и 9 090.91 EUR. И двете са верни и двете са необходими.

Реализирани разлики

Клиентът плаща 10 000 USD, когато курсът се е променил на 1.05:

Получено:     10 000 USD ÷ 1.05 = 9 523.81 EUR
Записано:     10 000 USD ÷ 1.10 = 9 090.91 EUR
Печалба:                          432.90 EUR

Сметка	Дебит	Кредит
2710 Банка (USD сметка)	9 523.81
2410 Вземания от клиенти		9 090.91
5803 Положителни разлики от валутни курсове		432.90

Печалбата е реализирана - сделката е приключена, парите са получени и разликата е окончателна. Тя попада във финансовия резултат от дейността, а не в приходите: вие не сте продали повече, валутният курс се е променил.

Огледалният случай се отчита по сметка 6803 за отрицателни разлики от валутни курсове.

Нереализирани разлики

Да предположим сега, че периодът приключва, а клиентът все още не е платил. Вие все още имате вземане от 10 000 USD, заведено на стойност 9 090.91 EUR, докато заключителният курс показва, че то е на стойност 9 523.81 EUR.

Счетоводните стандарти изискват монетарните позиции - вземания, задължения, парични средства, заеми в чуждестранна валута - да бъдат преоценявани по заключителния курс към всяка отчетна дата, като разликата се признава в печалбата или загубата:

Сметка	Дебит	Кредит
2410 Вземания от клиенти	432.90
5803 Положителни разлики от валутни курсове		432.90

Тази печалба е нереализирана - нищо не е получено и курсът може да се обърне утре. Въпреки това тя се признава, тъй като балансът трябва да показва каква е стойността на вземането към отчетната дата.

Немонетарните позиции не се преоценяват. Материалните запаси, дълготрайните активи и разходите за бъдещи периоди, закупени в чуждестранна валута, се запазват по историческия си курс, тъй като те не представляват претенция за фиксиран брой валутни единици.

Когато фактурата в крайна сметка бъде платена, предварително признатата нереализирана разлика се превръща в реализирана. Софтуерните реализации или сторнират преоценката в началото на следващия период и позволяват на плащането да отрази пълната разлика, или проследяват преоценената балансова стойност и отчитат само нарастването - и двата подхода водят до една и съща обща сума, като смесването им води до двойно отчитане.

Кой курс и кога

• Дата на сделката - курсът в деня на фактурата или плащането. Повечето системи използват публикувания от централната банка курс; в еврозоната това обикновено е референтният курс на ЕЦБ, а литовската практика следва курсовете, публикувани за счетоводни цели.
• Заключителен курс - курсът към отчетната дата, използван за преоценка на монетарните позиции.
• Среден курс - понякога се допуска за приходите и разходите за даден период като практическо облекчение.

Който и да изберете, прилагайте го последователно и съхранявайте курса към съответната транзакция. Фразата „Използвахме курса на ЕЦБ“ не подлежи на възстановяване години по-късно, докато записаният курс към всеки документ - да.

Как го обработва Nordlet

Фактурите носят собствена валута, а главната книга (ledger) се води в основната валута на компанията: националната валута на страната на компанията, освен ако при създаването не е избрана друга. При издаване или регистриране на документ валутният курс за неговата дата се определя и се съхранява в самия документ, а сумите в основна валута се изчисляват на негова база - така всяка фактура в чуждестранна валута запазва както номиналната си сума, така и курса, по който е превалутирана.

Курсовете идват от таблицата с валутни курсове, която поддържа както централно импортирани курсове, така и специфични за компанията презаписвания (overrides), а търсенията правят справка с най-близкия актуален курс за или преди датата, вместо да дават грешка през уикенд или официален празник. Импортираните курсове се котират за 1 EUR; за компания, чиято основна валута не е еврото, те се кросират през еврото, а фирменото презаписване винаги се котира като брой единици от чуждестранната валута за 1 единица от основната валута на компанията.

Реализираните валутни разлики са автоматизирани. Когато едно плащане бъде съпоставено с фактура при банковото приключване (bank reconciliation), разликата между записаната сума в основна валута на фактурата и сумата в основна валута на плащането се отчита чрез дефинирани правила за проводки - bank.fxGain към сметка 5803 и bank.fxLoss към сметка 6803. Частичните плащания генерират пропорционални разлики. Плащането не е задължително да бъде във валутата на фактурата: получени 915 EUR по евро сметка могат да погасят фактура за 1 000 USD. Съвпадението взема уредената сума във валутата на фактурата (invoiceAmount); когато тя е пропусната, основната стойност на плащането се превалутира по курса, съхранен във фактурата, с горна граница оставащата неопогасена част. Платената сума по фактурата нараства с тази сума във валутата на фактурата, а остатъкът между основната стойност на плащането и основната стойност, отписана по курса на фактурата, е реализираната разлика. Отмяната на съвпадението премахва точно сумата, която е била записана.

Периодичната преоценка на откритите салда в края на периода не е автоматизирана. Това е реалната празнота в системата: нереализираните разлики по вземания, задължения и банкови салда в чуждестранна валута не се изчисляват или отчитат от системата. В края на периода тази преоценка представлява ръчна счетоводна статия (journal entry), изготвена въз основа на откритите позиции в POST /v1/reports/partner-balances и заключителния курс.

За групи консолидацията е отделен механизъм: отчетите на всяко дружество член се превалутират във валутата на представяне на групата по коефициента на заключителния курс, като коефициентът на превалутиране се отчита за всяко дружество поотделно, така че ефектът да бъде видим, а не скрит.

FAQ

Каква е разликата между реализирани и нереализирани валутни печалби?

Реализираната печалба възниква, когато сделката в чуждестранна валута бъде уредена - парите са преминали и разликата е окончателна. Нереализираната печалба възниква от преоценката на открито салдо към отчетната дата; нищо не е получено и курсът може да се промени отново преди уреждането на задължението.

Кой валутен курс трябва да се използва за фактура?

Курсът към датата на сделката, обикновено публикуваният от централната банка курс. Най-важното е той да се прилага последователно и използваният курс да се съхранява в документа, така че конвертирането да може да бъде обяснено на по-късен етап.

Част ли са приходите от валутни разлики от приходите от дейността?

Не. Те попадат във финансовия резултат от дейността и са отделни от оперативните приходи - валутното движение не е продажба. Представянето на валутните печалби в рамките на приходите води до прекомерно завишаване на търговските резултати.

Кои салда се нуждаят от преоценка в края на периода?

Монетарните позиции: вземания, задължения, парични средства и заеми в чуждестранна валута. Немонетарните позиции като материални запаси, дълготрайни активи и разходи за бъдещи периоди се запазват по историческия си курс.

Трябва ли да съхранявам сумите в оригиналната валута или конвертирани?

И двете, плюс използвания курс. Съхраняването само на конвертираната сума води до загуба на информация за това какво всъщност дължи клиентът; съхраняването само на чуждестранната сума принуждава към повторно превалутиране по неизвестен курс. Всяка сериозна мултивалутна главна книга съхранява и трите стойности.