Касовий метод чи метод нарахування: що обрати та коли обов'язково переходити

При касовому методі доходи відображаються тоді, коли надходять кошти, а витрати - коли кошти списуються з рахунку. Метод нарахування фіксує доходи, коли вони зароблені, а витрати - коли вони понесені, незалежно від руху грошей. Ця різниця звучить як суто технічна деталізація, але це далеко не так: обидва методи можуть показати одне й те саме підприємство прибутковим або збитковим за той самий місяць, і лише один із них здатний відповісти, чи є цей прибуток реальним.

Один місяць, два підходи

Консалтингова компанія в березні виконала проєкт вартістю 10 000 € (клієнт сплачує в травні), сплатила 3 000 € заробітної плати за березневу роботу та отримала 6 000 € за лютневим рахунком.

	Касовий метод	Метод нарахування
Доходи	6 000	10 000
Витрати	3 000	3 000
Результат за березень	3 000	7 000

Касовий метод фіксує надходження старої виручки та зараховує її до результатів березня. Метод нарахування показує те, що фактично створив березень: проєкт на 10 000 € проти 3 000 € витрат, понесених для його заробітку. Результат за методом нарахування відповідає на запитання, яке насправді цікавить керівництво, а саме: чи окупилася робота цього місяця?, тоді як показник касового методу відповідає на інше запитання: що стало із залишком на банківському рахунку? Обидва запитання важливі, але лише одне з них визначає поняття „прибуток“.

Сильні сторони кожного методу

Касовий метод простий, дешевий і захищає від однієї конкретної самоомани: він ніколи не показує паперовий прибуток від клієнтів, які не платять. Для фізичної особи-підприємця з миттєвими розрахунками та без запасів (наприклад, ринковий кіоск чи перукарня) він настільки близько наближається до методу нарахування, що цим зневажають.

Метод нарахування зіставляє виручку з витратами на її отримання, що робить періоди зіставними, а маржинальність - змістовною. Платою за це є складніші механізми: дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість, коригувальні проведення для нарахувань і відкладень, а також дисципліна закриття звітних періодів. Саме ці інструменти забезпечує подвійний запис: метод нарахування є для нього базовим режимом.

Класична пастка методу нарахування заслуговує на окрему згадку: прибуток не дорівнює грошам. Звіт про прибутки та збитки за методом нарахування може демонструвати здоровий прибуток на тлі зростання дебіторської заборгованості та спорожнілого рахунку в банку. Саме тому існує звіт про рух грошових коштів і чому „прибуткові“ компанії все одно зазнають банкрутства. Метод нарахування не приховує цього, він відображає це в балансі для кожного, хто дивиться далі за звіт про прибутки та збитки.

Хто може використовувати касовий метод у ЄС

Практика в країнах ЄС є послідовною: компанії ведуть облік за методом нарахування, тоді як найменші незареєстровані підприємства можуть застосовувати касовий облік.

• Компанії з обмеженою відповідальністю готують обов'язкову фінансову звітність за національними ПБО або МСФЗ, і обидва ці стандарти базуються на методі нарахування. Наприклад, у Литві компанії ведуть бухоблік за принципом нарахування відповідно до Бізнес-стандартів обліку (VAS). ЗАТ, що застосовує касовий метод, не обирає опцію, а невиконує свої обов'язки.
• Індивідуальні підприємці та самозайняті особи зазвичай можуть використовувати касовий облік, якщо не перевищують національні ліміти. У Литві доходи від індивідуальної діяльності (individuali veikla) зазвичай визнаються за касовим методом для цілей податку на доходи фізичних осіб.
• ПДВ функціонує за власними правилами незалежно від вашого обліку: за замовчуванням він прив'язаний до рахунків-фактур, проте в деяких країнах-членах діють спеціальні схеми касового обліку ПДВ для малого бізнесу.

Конкретні деталі регулюються національним законодавством і можуть змінюватися, але загальна структура (нарахування для компаній і допуск касового методу для мікробізнесу) є стабільною в усьому ЄС.

Коли ви зобов'язані перейти (і коли вам варто це зробити)

Ви зобов'язані перейти на метод нарахування під час створення компанії. У день, коли бізнес стає компанією, застосовується обов'язковий бухоблік за методом нарахування. Це найпоширеніший вимушений перехід, і його найпростіше зробити на основі реального вхідного балансу: дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість, запаси та передоплати мають бути зафіксовані з першого дня, а не відновлюватися пізніше.

Варто перейти раніше, якщо виконується хоча б одна з умов:

• Клієнти сплачують за умовами відстрочки платежу: щойно надходження грошей відстає від виконання робіт на тижні, місяці за касовим методом втрачають будь-який сенс.
• У вас є запаси товарів: купівля товарів не є витратою, витратою є їхній продаж. Касовий метод не може це відобразити.
• Ви отримуєте передоплати або передплати за підпискою: кошти, отримані за невиконану роботу, є зобов'язанням, а не доходом, і лише метод нарахування це враховує.
• Ваші показники читають сторонні особи: банки, інвестори та покупці в будь-якому разі перерахують ваші дані за методом нарахування, спираючись на гірші вихідні дані, ніж маєте ви.

Сам процес переходу є процедурою формування вхідного балансу: визначте, хто вам винен, кому винні ви, які запаси є в наявності, які передоплати зроблені чи отримані, внесіть це як вхідне проведення та продовжуйте облік за методом нарахування.

Автоматизація обліку за методом нарахування

Історичний аргумент проти методу нарахування (занадто багато паперової роботи для невеликої команди) сьогодні зводиться до питань автоматизації. Бухгалтерська книга Nordlet побудована на основі методу нарахування за своєю архітектурою: рахунок на продаж одразу відображає дохід і дебіторську заборгованість у момент його виставлення, надходження гасять дебіторську заборгованість у разі збігу з банком, передоплати обліковуються як зобов'язання до моменту поставки, а механізм визнання доходу відстрочує та списує дохід від підписок період за періодом, зокрема автоматично при закритті періоду. Витрати на ведені вручну записи, які колись виправдовували касовий метод, тепер бере на себе програмне забезпечення.

FAQ

У чому різниця між касовим методом і методом нарахування?

Касовий метод фіксує доходи та витрати під час руху грошей, тоді як метод нарахування фіксує доходи в момент їх заробітку, а витрати - в момент їх понесення. Метод нарахування вимірює результативність діяльності, а касовий - рух коштів на рахунку, причому за один і той самий місяць обидва підходи можуть показувати зовсім різні результати.

Що краще обрати для малого бізнесу?

Якщо розрахунки здійснюються миттєво і немає запасів товарів, касовий метод є достатнім і простішим. Щойно з'являються умови відстрочки платежів, товарні запаси чи передоплати, методом нарахування залишається єдиним варіантом, чий „прибуток“ має реальний сенс, а завдяки автоматизації обліку його трудомісткість здебільшого зникла.

Чи може компанія з обмеженою відповідальністю застосовувати касовий метод у ЄС?

Для цілей обов'язкової звітності - переважно ні, оскільки національні стандарти країн ЄС (зокрема литовські VAS) вимагають від компаній вести облік за принципом нарахування. Спрощення у вигляді касового методу існують головним чином для фізичних осіб-підприємців і самозайнятих осіб, які не перевищують національні ліміти.

Чи підпорядковується ПДВ правилам касового методу чи методу нарахування?

Ні те, ні інше на ваш вибір: ПДВ має власні правила визначення часу податкових зобов'язань, які зазвичай прив'язані до виставлення рахунків-фактур, з можливістю застосування спеціальних схем касового обліку ПДВ для малого бізнесу в деяких країнах. Обраний вами метод бухгалтерського обліку не змінює ваших обов'язків щодо ПДВ.

Як здійснити перехід з касового методу на метод нарахування?

Визначте дати переходу та сформуйте вхідний баланс: неоплачені рахунки клієнтів (дебіторська заборгованість), неоплачені рахунки постачальників (кредиторська заборгованість), наявні запаси товарів, а також зроблені й отримані передоплати. Внесіть ці дані як початкове проведення та далі ведіть облік за методом нарахування починаючи з цього дня. Реєстрація компанії - це ідеальний момент для такого переходу, який до того ж стає обов'язковим.