Metoda kasowa a metoda memoriałowa: którą wybrać i kiedy musisz przejść na drugą

Metoda kasowa ujmuje przychody w momencie wpływu środków pieniężnych, a koszty w momencie ich wypływu. Metoda memoriałowa (accrual accounting) rejestruje przychody w momencie ich zarobienia, a koszty w momencie ich poniesienia - bez względu na to, kiedy przepływają pieniądze. Różnica ta brzmi technicznie, ale jest dokładnie odwrotna: obie metody mogą pokazać tę samą firmę jako zyskowną lub przynoszącą stratę w tym samym miesiącu, a tylko jedna z nich potrafi powiedzieć, czy ten zysk jest prawdziwy.

Ten sam miesiąc, dwie metody

Firma doradcza w marcu: realizuje projekt o wartości 10 000 EUR (klient płaci w maju), opłaca 3 000 EUR wynagrodzeń za pracę w marcu oraz otrzymuje 6 000 EUR z faktury lutowej.

	Metoda kasowa	Metoda memoriałowa
Przychody	6 000	10 000
Koszty	3 000	3 000
Wynik za marzec	3 000	7 000

Metoda kasowa raportuje napływ starych przychodów i nazywa to wynikiem marca. Metoda memoriałowa raportuje to, co marzec faktycznie wyprodukował: projekt o wartości 10 000 EUR przeciwko 3 000 EUR kosztów poniesionych na jego wypracowanie. Wynik memoriałowy odpowiada na pytanie, które zarząd faktycznie zadaje - czy praca z tego miesiąca sfinansowała sama siebie? - podczas gdy kwota w ujęciu kasowym odpowiada na inne pytanie: co się stało ze stanem konta bankowego? Obie kwestie mają znaczenie, ale tylko jedna z nich definiuje pojęcie „zysku”.

W czym każda metoda radzi sobie dobrze

Metoda kasowa jest prosta, niedroga i odporna na jeden konkretny rodzaj samooszukiwania się: nigdy nie pokazuje zysku papierowego od klientów, którzy nie płacą. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej z natychmiastowymi płatnościami i brakiem zapasów - takiej jak stoisko na targowisku czy zakład fryzjerski - przybliża wynik memoriałowy w stopniu wystarczającym, by nie miało to większego znaczenia.

Metoda memoriałowa dopasowuje przychody do kosztów ich uzyskania, co sprawia, że okresy stają się porównywalne, a marże nabierają sensu. Ceną za to jest zaplecze techniczne: należności, zobowiązania, wpisy korygujące (adjusting entries) dla rozliczeń międzyokresowych oraz dyscyplina okresów rozliczeniowych. To zaplecze jest dokładnie tym, co zapewnia księgowość podwójna - księgowość memoriałowa jest jej naturalnym środowiskiem.

Klasyczna pułapka metody memoriałowej zasługuje na osobnoe zdanie: zysk to nie gotówka. Rachunek zysków i strat w ujęciu memoriałowym może wykazywać zdrowy zysk, podczas gdy należności rosną, a konto bankowe pustoszeje - dlatego właśnie istnieje rachunek przepływów pieniężnych i dlatego firmy określane jako „zyskowne” nadal upadają. Metoda memoriałowa tego nie ukrywa; raportuje to w bilansie dla każdego, kto zagląda dalej niż tylko do rachunku zysków i strat.

Kto może stosować metodę kasową w UE

Wzorzec w krajach Unii Europejskiej jest spójny: spółki prowadzą księgi memoriałowe; najmniejsze firmy niemające osobowości prawnej mogą stosować ewidencję kasową.

• Spółki kapitałowe sporządzają urzędowe sprawozdania finansowe zgodnie z krajowymi zasadami rachunkowości lub MSR/MSSF (IFRS), a oba te standardy opierają się na memoriałach - w Polsce spółki prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z zasadą memoriału na podstawie Ustawy o rachunkowości. Spółka z o.o. stosująca księgowość kasową nie wybiera legalnej opcji, lecz nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.
• Jednoosobowe działalności gospodarcze i samozatrudnieni zazwyczaj mogą stosować ewidencję opartą na przepływach pieniężnych poniżej progów krajowych - w Polsce przychody z działalności gospodarczej są co do zasady rozliczane kasowo na potrzeby podatku dochodowego (PIT), choć podatnicy mogą też wybrać księgi rachunkowe.
• VAT rządzi się własnymi prawami niezależnie od ksiąg: co do zasady opiera się na fakturowaniu, z uwzględnieniem specjalnych procedur kasowych dla małych przedsiębiorstw w niektórych państwach członkowskich.

Szczegóły wynikają z prawa krajowego i ulegają zmianom; struktura - memoriał dla spółek, przyzwolenie na kasowość w segmencie najmniejszych podmiotów - jest stabilna w całej UE.

Kiedy musisz przejść na metodę memoriałową (i kiedy powinieneś)

Musisz dokonać zmiany w momencie rejestracji spółki. Dzień, w którym biznes staje się spółką kapitałową, oznacza obowiązek stosowania ustawowej księgowości memoriałowej - jest to najbardziej typowe wymuszone przejście, które najczystiej przeprowadzić w oparciu o prawdziwe bilans otwarcia: należności, zobowiązania, zapasy i rozliczenia międzyokresowe ustalone na dzień pierwszy, a nie rekonstruowane później.

Powinieneś przejść na metodę memoriałową wcześniej, jeśli zachodzi którakolwiek z poniższych sytuacji:

• Klienci płacą na warunkach fakturowych - gdy pieniądze docierają z kilkutygodniowym opóźnieniem względem wykonanej pracy, miesiące rozliczane kasowo tracą jakiekolwiek znaczenie.
• Prowadzisz magazyn i posiadasz towary - zakup towarów nie jest kosztem; ich sprzedaż tak. Metoda kasowa nie potrafi tego odzwierciedlić.
• Przyjmujesz przedpłaty lub subskrypcje - gotówka otrzymana za niewykonaną pracę jest zobowiązaniem, a nie przychodem; twierdzi tak wyłącznie metoda memoriałowa.
• Ktoś z zewnątrz analizuje Twoje wyniki - banki, inwestorzy i potencjalni nabywcy i tak przeliczą Twoje dane na metodę memoriałową, opierając się na gorszych informacjach niż te, którymi dysponujesz.

Samo przejście to ćwiczenie z bilansu otwarcia: ustalenie, co jest Ci winne, co Ty jesteś winny, jakie masz zapasy oraz jakie przedpłaty zostały uregulowane i otrzymane, zaksięgowanie tego jako wpisu otwierającego i dalsze rejestrowanie operacji metodą memoriałową od tego dnia.

Zautomatyzowany silnik memoriałowy

Historyczny argument przeciwko metodzie memoriałowej - zbyt duża ilość pracy księgowej dla małego zespołu - obecnie jest argumentem przemawiającym za automatyzacją. Księga główna w Nordlet ma zaszytą metodę memoriałową w swojej konstrukcji: faktura sprzedaży księguje przychód i należność w momencie jej wystawienia, płatności likwidują należność, gdy importy bankowe je dopasują, przedpłaty figurują jako zobowiązania aż do momentu dostawy, a silnik rozpoznawania przychodów odracza i uwalnia przychody z subskrypcji okres po okresie, w tym automatycznie na koniec okresu rozliczeniowego. Koszt księgowości, który kiedyś uzasadniał metodę kasową, to teraz zadanie wykonywane przez oprogramowanie.

FAQ

Jaka jest różnica między metodą kasową a memoriałową?

Metoda kasowa rejestruje przychody i koszty w momencie przepływu środków pieniężnych; metoda memoriałowa rejestruje przychody w momencie ich zarobienia i koszty w momencie ich poniesienia. Metoda memoriałowa mierzy efektywność, metoda kasowa mierzy ruchy na rachunku bankowym - a te dwie metody mogą opowiadać zupełnie różne historie na temat tego samego miesiąca.

Która metoda jest lepsza dla małej firmy?

Jeśli płatności są natychmiastowe i nie ma zapasów, metoda kasowa jest wystarczająca i prostsza. W momencie pojawienia się terminów płatności na fakturze, zapasów magazynowych lub przedpłat, metoda memoriałowa jest jedyną metodą, której pojęcie „zysku” cokolwiek znaczy - a dzięki zautomatyzowanej księgowości jej narzut roboczy w większości zanikł.

Czy spółka kapitałowa może stosować księgowość kasową w UE?

W odniesieniu do ustawowych ksiąg rachunkowych w zasadzie nie - unijne ramy krajowe (w tym polska UoR) wymagają od spółek prowadzenia ksiąg na zasadzie memoriałowej. Uproszczenia oparte na metodzie kasowej istnieją głównie z myślą o jednoosobowych działalnościach gospodarczych i samozatrudnionych mieszczących się poniżej progów krajowych.

Czy podatek VAT podąża za zasadami kasowymi czy memoriałowymi?

Żadnymi z tych, które sam wybierzesz: VAT ma własne reguły dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego, co do zasady powiązane z wystawieniem faktury, z opcjonalnymi procedurami rozliczania kasowego VAT dla małych przedsiębiorstw w niektórych krajach. Twoja metoda księgowa nie zmienia Twoich obowiązków w zakresie podatku VAT.

Jak przejść z metody kasowej na memoriałową?

Ustal datę przejścia i przygotuj bilans otwarcia: nieuregulowane faktury od klientów (należności), nieopłacone rachunki od dostawców (zobowiązania), posiadane zapasy, a także uiszczone i otrzymane przedpłaty. Zaksięgowaj to jako zapis otwierający i od tego dnia rejestruj operacje metodą memoriałową. Rejestracja spółki to naturalny moment na taką zmianę - to także chwila, w której staje się ona obowiązkowa.