Contabilitatea de casă versus contabilitatea de angajamente: Care și când trebuie să treci la cealaltă

Contabilitatea de casă (cash basis) înregistrează veniturile când sosesc banii și cheltuielile când pleacă banii. Contabilitatea de angajamente (accrual) înregistrează veniturile când sunt obținute și cheltuielile când sunt efectuate, indiferent de momentul mișcării banilor. Diferența sună a fi una tehnică, dar nu este deloc așa: cele două metode pot arăta aceeași afacere ca fiind profitabilă sau pe pierdere în aceeași lună și doar una dintre ele îți poate spune dacă profitul este real.

Aceeași lună, ambele metode

O firmă de consultanță în martie: livrează un proiect de 10.000 € (clientul plătește în mai), plătește 3.000 € salarii pentru munca din martie și încasează 6.000 € dintr-o factură din februarie.

	Contabilitatea de casă	Contabilitatea de angajamente
Venituri	6.000	10.000
Cheltuieli	3.000	3.000
Rezultatul pe martie	3.000	7.000

Contabilitatea de casă raportează sosirea unor venituri vechi și o numește performanța lunii martie. Contabilitatea de angajamente raportează ceea ce a produs efectiv martie: un proiect de 10.000 € raportat la costurile de 3.000 € suportate pentru a-l obține. Rezultatul bazat pe angajamente răspunde la întrebarea pe care conducerea o adresează de fapt, și anume munca din această lună și-a acoperit costurile?, în timp ce cifra bazată pe numerar răspunde la alta: ce s-a întâmplat cu soldul bancar? Ambele întrebări contează, dar numai una definește ce înseamnă „profitul”.

Ce este corect la fiecare metodă

Contabilitatea de casă este simplă, ieftină și imună la o anumită formă de autoînșelare: nu arată niciodată un profit scriptic de la clienți care nu plătesc. Pentru un PFA sau un comerciant cu încasări imediate și fără stocuri - o tarabă în piață, un frizer - se apropie suficient de mult de contabilitatea de angajamente încât să nu conteze diferența.

Contabilitatea de angajamente pune în corespondență veniturile cu costurile aferente obținerii lor, ceea ce face ca perioadele să fie comparabile, iar marjele să aibă sens. Prețul este complexitatea: creanțe, datorii, înregistrări de regularizare pentru venituri și cheltuieli în avans și disciplina delimitării în timp a exercițiilor. Această complexitate este exact ceea ce oferă contabilitatea în partidă dublă - contabilitatea de angajamente este mediul său nativ.

Capcana clasică a contabilității de angajamente merită o propoziție separată: profitul nu înseamnă numerar. Un cont de profit și pierdere bazat pe angajamente poate arăta un profit sănătos în timp ce creanțele cresc alarmant, iar contul bancar se golește, motiv pentru care există situația fluxurilor de numerar și motiv pentru care companiile „profitabile” totuși eșuează. Contabilitatea de angajamente nu ascunde acest lucru; îl raportează în bilanț pentru oricine citește dincolo de contul de profit și pierdere.

Cine poate folosi contabilitatea de casă în UE

Modelul în țările UE este consecvent: companiile țin evidența pe baza contabilității de angajamente, în timp ce cele mai mici entități fără personalitate juridică pot folosi înregistrări de bază de numerar.

• Societățile cu răspundere limitată pregătesc situații financiare anuale în conformitate cu GAAP-ul național sau IFRS, iar ambele sunt cadre bazate pe angajamente. În Lituania, de exemplu, companiile își țin contabilitatea pe principiul angajamentelor în conformitate cu Standardele de Contabilitate de Afaceri (VAS). O companie de tip UAB care ține contabilitatea pe baza încasărilor și plăților nu exercită o opțiune, ci își încalcă obligațiile legale.
• Întreprinzătorii individuali și persoanele fizice autorizate pot utiliza în general evidențe bazate pe numerar sub pragurile naționale. În Lituania, veniturile din activitate individuală (individuali veikla) sunt recunoscute în general pe bază de numerar în scopul impozitului pe venit.
• TVA-ul funcționează după propriile reguli, indiferent de contabilitatea ta: este guvernat în mod implicit de facturare, cu scheme speciale de TVA la încasare pentru întreprinderile mici în unele state membre.

Detaliile țin de legislația națională și se schimbă, însă structura - contabilitatea de angajamente pentru companii, contabilitatea de casă tolerată pentru cele mai mici entități - este stabilă în întreaga UE.

Când trebuie să treci la cealaltă (și când ar trebui)

Trebuie să faci trecerea în momentul în care te incorporezi. În ziua în care afacerea devine o companie, se aplică contabilitatea de angajamente statutară. Aceasta este cea mai comună tranziție obligatorie și se realizează cel mai curat de la un sold de deschidere real: creanțe, datorii, stocuri și plăți în avans stabilite din prima zi, fără a fi reconstruite ulterior.

Ar trebui să treci mai devreme dacă oricare dintre următoarele este valabilă:

• Clienții plătesc în baza unor termene de plată pe factură. Odată ce încasarea banilor întârzie săptămâni după prestarea muncii, lunile bazate pe contabilitatea de casă își pierd orice semnificație.
• Deții stocuri. Cumpărarea de mărfuri nu este o cheltuială; vânzarea lor este. Contabilitatea de casă nu poate exprima acest lucru.
• Iei plăți în avans sau abonamente. Numerarul primit pentru muncă nelivrată este o datorie, nu un venit; doar contabilitatea de angajamente reflectă acest lucru corect.
• Oricine din exterior îți citește cifrele. Băncile, investitorii și cumpărătorii îți vor recalcula oricum cifrele pe baza angajamentelor, folosind informații mai puțin exacte decât ai tu.

Trecerea în sine este un exercițiu de stabilire a soldului de deschidere: stabilește ce ți se datorează, ce datorezi, ce deții și ce ai plătit în avans, înregistrează acest lucru ca notă contabilă de deschidere și continuă înregistrările pe baza contabilității de angajamente.

Motorul contabilității de angajamente, automatizat

Obiecția istorică împotriva contabilității de angajamente - prea multă birocrație pentru o echipă mică - ține acum de domeniul automatizării. Registrul contabil al Nordlet este construit nativ pe baza contabilității de angajamente: o factură de vânzare înregistrează un venit și o creanță în momentul emiterii, încasările sting creanța atunci când importurile bancare le coincid, plățile în avans figurează ca datorii până la livrare, iar motorul de recunoaștere a veniturilor amână și eliberează veniturile din abonamente perioadă cu perioadă, inclusiv în mod automat la închiderea perioadei. Costul administrativ care justifica odată contabilitatea de casă este acum partea pe care o face software-ul.

FAQ

Care este diferența dintre contabilitatea de casă și contabilitatea de angajamente?

Contabilitatea de casă înregistrează veniturile și cheltuielile atunci când banii se mișcă, în timp ce contabilitatea de angajamente înregistrează veniturile atunci când sunt obținute și cheltuielile atunci când sunt efectuate. Contabilitatea de angajamente măsoară performanța, cea de casă măsoară mișcările bancare, iar cele două pot spune povești foarte diferite despre aceeași lună.

Care este mai bună pentru o afacere mică?

Dacă plățile sunt imediate și nu există stocuri, contabilitatea de casă este adecvată și mai simplă. În momentul în care apar termene de plată, stocuri sau plăți în avans, contabilitatea de angajamente este singura metodă al cărei „profit” are vreo relevanță, iar odată cu contabilitatea automatizată, efortul suplimentar a dispărut în mare parte.

Poate o societate cu răspundere limitată să utilizeze contabilitatea de casă în UE?

Pentru registrele statutare, practic nu. Cadrele naționale din UE (inclusiv standardele VAS din Lituania) obligă companiile să țină contabilitatea pe principiul angajamentelor. Simplificările bazate pe numerar există în principal pentru PFA-uri și întreprinzătorii individuali aflați sub pragurile naționale.

Urmează TVA-ul regulile de casă sau pe cele de angajamente?

Niciuna dintre opțiunile alese de tine: TVA-ul are propriile reguli de exigibilitate, bazate în general pe facturare, cu scheme opționale de TVA la încasare pentru întreprinzătorii mici din unele țări. Metoda ta contabilă nu îți modifică obligațiile privind TVA-ul.

Cum trec de la contabilitatea de casă la cea de angajamente?

Stabilește o dată pentru trecere și construiește bilanțul de deschidere: facturile de la clienți neîncasate (creanțe), facturile de la furnizori neplătite (datorii), stocurile existente, plățile în avans efectuate și primite. Înregistrează acestea ca sold de deschidere și continuă înregistrările pe baza contabilității de angajamente începând din acea zi. Încorporarea este momentul natural și este, de asemenea, momentul în care trecerea devine obligatorie.