Greiðslugrunnur á móti áfallagrunni: Hvor aðferðin hentar og hvenær þú verður að skipta

Bókhald á greiðslugrunni (cash basis) skráir tekjur þegar peningar berast og gjöld þegar peningar fara úr húsi. Bókhald á áfallagrunni (accrual accounting) skráir hins vegar tekjur þegar þær eru unnnar og gjöld þegar þau stofnast til, án tillits til þess hvenær greiðslan á sér stað. Munurinn hljómar tæknilegur en er það síður: þessar tvær aðferðir geta sýnt sama fyrirtækið í hagnaði eða tapi í sama mánuði, og aðeins önnur þeirra segir til um hvort hagnaðurinn sé raunverulegur.

Sama mánuðurinn, tvær ólíkar niðurstöður

Ráðgjafarfyrirtæki í mars: skilar 10.000 € verkefni (viðskiptavinur greiðir í maí), greiðir 3.000 € í laun fyrir vinnu í mars og fær 6.000 € vegna reiknings frá því í febrúar.

	Greiðslugrunnur	Áfallagrunnur
Tekjur	6.000	10.000
Gjöld	3.000	3.000
Afkoma í mars	3.000	7.000

Greiðslugrunnurinn skráir innkomu gamalla tekna og kallar það árangur marsmánaðar. Áfallagrunnurinn sýnir aftur á móti það sem mars skilaði í raun: 10.000 € verkefni á móti 3.000 € kostnaði sem til fellur við að vinna það. Niðurstaða áfallagrunnsins svara spurningunni sem stjórnendur eru raunverulega að spyrja - stóð vinnan þennan mánuðinn undir sér? - á meðan greiðslutölurnar svara annarri spurningu: hvað varð um stöðu bankareikningsins? Báðar spurningarnar skipta máli, en aðeins önnur þeirra skilgreinir hvað „hagnaður“ þýðir.

Hvað hvor aðferð gerir rétt

Greiðslugrunnur er einfaldur, ódýr og ónæmur fyrir einni ákveðni sjálfsblekkingu: hann sýnir aldrei pappírsgróða af viðskiptavinum sem borga ekki. Fyrir einstakling í rekstri með tafarlausa greiðslu og engar birgðir - til dæmis sölubás eða rakara - er þetta nógu nálægt áfallagrunni til að það skipti ekki máli.

Áfallagrunnur samræmir tekjur og þann kostnað sem fylgdi því að afla þeirra, sem gerir tímabil sambærileg og framlegð markvissa. Verðið sem greitt er fyrir þetta er bókhaldsvélin: viðskiptakröfur, viðskiptaskuldir, leiðréttingarfærslur fyrir áfallnar tekjur og kostnað, ásamt aga vegna tímabilsskilila. Sú vélbúnaður er nákvæmlega það sem tvíþætt bókhald veitir - áfallagrunnurinn er eðlislægt umhverfi þess.

Hin sígilda gildra áfallagrunnsins á skilið sína eigin setningu: hagnaður er ekki reiðufjárstaða. Rekstrarreikningur á áfallagrunni getur sýnt góðan hagnað á meðan viðskiptakröfur safnast upp og bankareikningurinn tæmist - og það er ástæðan fyrir því að sjóðstreymisyfirlitið er til, og hvers vegna „arðbær“ fyrirtæki fara samt á the house. Áfallagrunnurinn leynir þessu ekki; hann birtir það í efnahagsreikningi fyrir alla sem lesa lengra en rekstrarreikninginn.

Hverjir mega nota greiðslugrunn í Evrópusambandinu

Mynstrið í löndum Evrópusambandsins er samræmt: fyrirtæki halda bókhald á áfallagrunni; minnstu ólögaustu rekstraraðilarnir mega nota greiðslubókhald.

• Hlutafélög útbúa lögboðna ársreikninga samkvæmt landsbundnum reikningsskilastöðlum eða alþjóðlegum reikningsskilastöðlum (IFRS), og hvort tveggja eru rammar á áfallagrunni - í Litháen halda fyrirtæki bókhaldi sínu á áfallagrunni samkvæmt viðskiptareikningsskilastöðlum (VAS). Hlutafélag sem notar greiðslugrunn í bókhaldi sínu er ekki að velja valmöguleika; það er að bregðast skyldum sínum.
• Einstaklingsrekstur og sjálfstætt starfandi aðilar geta almennt notað færslur á greiðslugrunni undir þröskuldum landanna - í Litháen eru tekjur af einstaklingsrekstri (individuali veikla) almennt miðaðar við greiðslugrunn vegna tekjuskatts.
• Virðisaukaskattur gengur eftir sínum eigin reglum óháð bókhaldi þínu: hann byggir sjálfgefið á útgáfu reikninga, með sérstökum kerfum fyrir greiðslugrunn virðisaukaskatts fyrir lítil fyrirtæki í sumum aðildarríkjum.

Nánari útfærslur eru bundnar landsbundnum lögum og breytast; grunnhugtakið - áfallagrunnur fyrir félög, greiðslugrunnur leyfður í litlum rekstri - er stöðugt þvert á Evrópusambandið.

Hvenær þú verður að skipta (og hvenær þú ættir að gera það)

Þú verður að skipta þegar þú stofnar hlutafélag. Þann dag sem reksturinn verður að félagi gildir lögboðið áfallabókhald - þetta er algengasta skyldubundna breytingin, og henni er best borgið út frá raunverulegri upphafsstöðu: viðskiptakröfur, viðskiptaskuldir, birgðir og fyrirfram greidd gjöld staðfest frá fyrsta degi, en ekki endurbyggð síðar.

Þú ættir að skipta fyrr ef eitthvað af eftirfarandi á við:

• Viðskiptavinir greiða samkvæmt lánskjörum á reikningum - þegar greiðslur dragast í margar vikur hætta mánuðir á greiðslugrunni að þýða neitt.
• Þú ert með birgðir í haldi - að kaupa vörur er ekki kostnaður; að selja þær er það. Greiðslugrunnur getur ekki tjáð þetta.
• Þú tekur við fyrirframgreiðslum eða áskriftum - peningar sem berast fyrir óafhenta vinnu eru skuld, ekki tekjur; aðeins áfallagrunnur segir til um það.
• Einhver utan fyrirtækisins les tölurnar þínar - bankar, fjárfestar og kaupendur munu hvort eð er reikna tölurnar þínar á áfallagrunni, með lakari upplýsingum en þú hefur undir höndum.

Breytingin sjálf er æfing í upphafsstöðu: staðfestu hvað þú átt að fá greitt, hvað þú skuldar, hvaða birgðir þú átt og hvað hefur verið fyrirfram greitt eða móttekið, bókaðu það sem upphafsfærslu og skráðu áfram á áfallagrunni.

Vélbúnaður áfallagrunnsins, sjálfvirkni

Söguleg mótmæli gegn áfallagrunni - of mikið bókhald fyrir lítið teymi - snúast nú um sjálfvirkni. Höfuðbók Nordlet er byggð á áfallagrunni frá grunni: sölureikningur bókar tekjur og kröfu um leið og hann er gefinn út, greiðslur hreinsa kröfuna þegar bankainnflutningur passa við þær, fyrirframgreiðslur sitja sem skuldir þar til afhending á sér stað, og tekjufærsluvélin frestar og leysir úr læðingi áskriftartekjur tímabil eftir tímabil, þar með talið sjálfkrafa við lok tímabils. Bókhaldskostnaðurinn sem áður réttlætti greiðslugrunn er sá hluti sem hugbúnaðurinn sér um.

FAQ

Hver er munurinn á greiðslugrunni og áfallagrunni?

Greiðslugrunnur skráir tekjur og gjöld þegar peningar hreyfast; áfallagrunnur skráir tekjur þegar þær eru unnar og gjöld þegar þau stofnast til. Áfallagrunnur mælir árangur, greiðslugrunnur mælir hreyfingar á bankareikningi - og þessar tvær aðferðir geta sagt gjörólíkar sögur um sama mánuðinn.

Hvor aðferðin hentar betur fyrir lítil fyrirtæki?

Ef greiðslur eru tafarlausar og engar birgðir eru til staðar er greiðslugrunnur nægilegur og einfaldur. Um leið og lánskjör, birgðir eða fyrirframgreiðslur koma til sögunnar er áfallagrunnur eina aðferðin þar sem „hagnaður“ þýðir eitthvað - og með sjálfvirku bókhaldi hefur yfirbygging hans nánast horfið.

Má hlutafélag nota bókhald á greiðslugrunni í Evrópusambandinu?

Fyrir lögboðið bókhald, í meginatriðum nei - innlendir rammar í Evrópusambandinu (þar á meðal litháískir VAS) krefjast þess að fyrirtæki færi bókhald sitt samkvæmt áfallagrunni. Einfaldanir á greiðslugrunni eru fyrst og fremst til fyrir einstaklinga í rekstri og sjálfstætt starfandi aðila undir þröskuldum landanna.

Fylgir virðisaukaskattur reglum um greiðslugrunn eða áfallagrunn?

Hvorki né af þínu vali: virðisaukaskattur hefur sínar eigin tímasetningarreglur, almennt miðað við útgáfu reikninga, með valfrjálsum reglum um greiðslugrunn virðisaukaskatts fyrir lítil fyrirtæki í sumum löndum. Bókhaldsaðferð þín breytir ekki skyldum þínum vegna virðisaukaskatts.

Hvernig skipti ég úr greiðslugrunni yfir á áfallagrunn?

Tilgreindu dagsetningu fyrir breytinguna og settu saman upphafsstöðu: ógreidda reikninga viðskiptavina (kröfur), ógreidda reikninga birgja (skuldir), birgðir til staðar, fyrirframgreiðslur sem gerðar hafa verið og mótteknar. Bókaðu það sem upphafsfærslu og skráðu á áfallagrunni frá og með þeim degi. Félagsmyndun er hið eðlilega tækifæri til þess - og það er líka tíminn þegar breytingin verður skyldubundin.