Blagajna (denarni tok) ali obračunsko načelo: kaj izbrati in kdaj je prehod obvezen

Računovodstvo po denarnem toku (cash basis) knjiži prihodke ob prejemku denarja in odhodke ob njegovem izplačilu. Obračunsko načelo (accrual accounting) pa prihodke knjiži takrat, ko so ustvarjeni, odhodke pa takrat, ko so nastali - ne glede na to, kdaj se denar premakne. Razlika se zdi tehnična, a je vse prej kot to: obe metodi lahko za isto podjetje v istem mesecu prikažeta dobiček ali izgubo, le ena od njiju pa vam pove, ali je ta dobiček resničen.

Isti mesec, dva različna načina

Svetovalno podjetje v marcu: izvede projekt v vrednosti 10.000 € (stranka plača v maju), plača 3.000 € pla za marec in prejme 6.000 € iz februarskega računa.

	Denarni tok	Obračunsko načelo
Prihodki	6.000	10.000
Odhodki	3.000	3.000
Marec - rezultat	3.000	7.000

Denarni tok poroča o prilivu starega prihodka in ga označuje kot uspešnost marca. Obračunsko načelo pa poroča o tem, kaj je marec dejansko ustvaril: projekt v vrednosti 10.000 € ob 3.000 € stroškov, nastalih z njegovim ustvarjanjem. Rezultat po obračunskem načelu odgovarja na vprašanje, ki si ga vodstvo dejansko zastavlja - ali se je delo tega meseca izplačalo? -, medtem ko številka denarnega toka odgovarja na drugo vprašanje: kaj se je zgodilo s stanjem na bančnem računu? Obe vprašanji sta pomembni, vendar le ena od njiju pojasnjuje, kaj pomeni beseda "dobiček".

Prednosti in slabosti posamezne metode

Denarni tok je preprost, poceni in imun na eno specifično samozavedbo: nikoli ne prikaže navideznega dobička od strank, ki ne plačujejo. Za samostojnega podjetnika s takojšnjimi plačili in brez zalog - denimo tržno stojnico ali brivca - je dovolj blizu obračunskemu načelu, da razlika ni pomembna.

Obračunsko načelo usklajuje prihodke s stroški njihovega ustvarjanja, kar omogoča primerljivost obdobij in osmišlja marže. Cena za to je administrativni mehanizem: terjatve, obveznosti do dobaviteljev, časovne razmejitve za prihodke in odhodke ter disciplina medletnih zaključkov. Ta mehanizem je točno tisto, kar omogoča dvostavno knjigovodstvo - obračunsko načelo je njegov naravni način delovanja.

Klasična past obračunskega načela si zasluži lastno trditev: dobiček ni denar. Izkaz poslovnega izida po obračunskem načelu lahko prikazuje zdrav dobiček, medtem ko terjatve naraščajo, bančni račun pa se prazni. Zaradi tega obstaja izkaz denarnih tokov in zaradi tega "dobičkonosna" podjetja še vedno propadajo. Obračunsko načelo tega ne skriva, temveč o tem poroča v bilanci stanja za vsakogar, ki bere dlje od izkaza poslovnega izida.

Kdo lahko v EU uporablja računovodstvo po denarnem toku

Vzorec v državah EU je enoten: podjetja vodijo knjige po obračunskem načelu, najmanjša nepriznana podjetja pa lahko uporabljajo evidence denarnega toku.

• Gospodarske družbe pripravljajo letna poročila v skladu z nacionalnimi računovodskimi standardi ali MSRP in oba sta obračunska okvira. V Litvi na primer podjetja vodijo knjige po obračunskem načelu v skladu z poslovnimi računovodskimi standardi (VAS). Družba z omejeno odgovornostjo (UAB), ki vodi knjige po denarnem toku, ne izbira možnosti, temveč ne izpolnjuje svojih obveznosti.
• Samostojni podjetniki in samozaposleni lahko običajno uporabljajo evidence na podlagi denarnega toka pod nacionalnimi pragovi. V Litvi se prihodki iz dejavnosti (individuali veikla) na splošno pripoznajo na podlagi denarnega toku za namene dohodnine.
• DDV deluje po lastnih pravilih ne glede na vaše knjige: privzeto temelji na izdanih računih, pri čemer imajo majhna podjetja v nekaterih državah članicah na voljo posebne sheme obdavčitve po plačani realizaciji.

Podrobnosti so določene z nacionalno zakonodajo in se spreminjajo, vendar je struktura - obračunsko načelo za podjetja in dopuščanje denarnega toka pri najmanjših - v celotni EU stabilna.

Kdaj je prehod obvezen (in kdaj je priporočljiv)

Prehod je obvezen ob statusnem preoblikovanju v družbo. Na dan, ko posel postane družba, se začne uporabljati zakonsko določeno obračunsko načelo. To je najpogostejši prisilni prehod, ki ga je najbolje izpeljati iz resničnega začetnega stanja: terjatve, obveznosti, zaloge in časovne razmejitve morajo biti vzpostavljene z dnem ustanovitve in ne naknadno rekonstruirane.

Prehod je priporočljiv prej, če velja katero od naslednjega:

• Stranke plačujejo z odloženim rokom - ko denar zamuja za opravljenim delom več tednov, meseci denarnega toka izgubijo svoj pomen.
• Imate zaloge - nakup blaga ni strošek, njegova prodaja pa je. Denarni tok tega ne more prikazati.
• Prejemate predplačila ali naročnine - denar, prejet za neizvedeno delo, je obveznost in ne prihodek; to trdi izključno obračunsko načelo.
• Vaše podatke berejo zunanje osebe - banke, investitorji in kupci bodo vaše podatke tako ali tako preračunali po obračunskem načelu, le da z slabšimi informacijami, kot jih imate sami.

Sam prehod je vaja določitve začetnega stanja: ugotovite, kaj vam dolgujejo, kaj dolgujete vi, kakšne zaloge imate ter kakšna vnaprejšnja plačila so bila dana in prejeta. To knjižite kot začetno stanje in od tistega dne dalje knjižite po obračunskem načelu. Ustanovitev družbe je naravni trenutek za to, hkrati pa je to tudi trenutek, ko prehod postane obvezen.

Avtomatiziran obračunski mehanizem

Zgodovinski ugovor proti obračunskemu načelu - preveč knjigovodstva za majhno ekipo - je danes stvar avtomatizacije. Glavna knjiga platforme Nordlet že po svoji zasnovi deluje po obračunskem načelu: izdan račun knjiži prihodek in terjatev v trenutku izdaje, plačila poravnajo terjatev, ko jih uvozi bančnih izpiskov uskladijo, predplačila so knjižena kot obveznosti do izdaje, mehanizem za pripoznavanje prihodkov pa časovno razporeja in sprošča prihodke od naročnin obdobje za obdobje, vključno s samodejnim obračunom ob zaključku obdobja. Knjigovodski strošek, ki je včasih upravičeval uporabo denarnega toku, je zdaj naloga programske opreme.

FAQ

Kakšna je razlika med računovodstvom po denarnem toku in obračunskim načelom?

Denarni tok knjiži prihodke in odhodke ob premiku denarja, obračunsko načelo pa prihodke, ko so ustvarjeni, in odhodke, ko so nastali. Obračunsko načelo meri uspešnost, denarni tok pa gibanje denarja na računu - in obe metodi lahko za isti mesec podata povsem različni zgodbi.

Katera metoda je boljša za majhno podjetje?

Če so plačila takojšnja in ni zalog, je denarni tok ustrezen in enostavnejši. Takoj ko se pojavijo plačilni pogoji, zaloge ali predplačila, je obračunsko načelo edina metoda, katere "dobiček" ima dejanski pomen, ob avtomatiziranem knjigovodstvu pa je njeno breme v glavnem izginilo.

Ali lahko družba z omejeno odgovornostjo v EU uporablja računovodstvo po denarnem toku?

Za zakonsko določene knjige v bistvu ne, saj nacionalni okviri v EU (vključno s slovenskimi računovodskimi standardi) zahtevajo, da družbe poslujejo po obračunskem načelu. Poenostavitve na podlagi denarnega toku obstajajo predvsem za samostojne podjetnike in samozaposlene pod zakonskimi pragovi.

Ali DDV sledi pravilom denarnega toka ali obračunskemu načelu?

Nobenemu od njiju po vaši izbiri: DDV ima lastna pravila časovnega opredeljevanja, ki v osnovi temeljijo na izdanih računih, z možnostjo uporabe posebnih shem obdavčitve po plačani realizaciji za mala podjetja v nekaterih državah. Vaša računovodska metoda ne spremeni vaših obveznosti glede DDV.

Kako preidem z denarnega toka na obračunsko načelo?

Določite datum prehoda in sestavite začetno stanje: neplačane račune strank (terjatev), neplačane račune dobaviteljev (obveznosti), zaloge na zalogi, dana in prejeta predplačila. To knjižite kot začetno stanje in od tega dne naprej vodite evidence po obračunskem načelu. Ustanovitev podjetja je naravni trenutek za to, hkrati pa je takrat prehod tudi obvezen.