Кассовый метод против метода начисления: что выбрать и когда обязателен переход

Кассовый метод отражает доходы при поступлении денег, а расходы — при их списании. Метод начисления отражает доходы, когда они заработаны, и расходы, когда они понесены, независимо от движения денежных средств. Эта разница кажется сугубо технической, но на деле это далеко не так: два этих метода могут показать один и тот же месяц для одной компании либо прибыльным, либо убыточным, и только один из них скажет вам, реальна ли эта прибыль.

Один месяц, два подхода

Консалтинговая компания в марте: выполняет проект на 10 000 € (клиент платит в мае), выплачивает 3 000 € зарплаты за март и получает 6 000 € по февральскому счету.

	Кассовый метод	Метод начисления
Доходы	6 000	10 000
Расходы	3 000	3 000
Результат за март	3 000	7 000

Кассовый метод фиксирует приток старых доходов и называет это результатами марта. Метод начисления отражает то, что март произвел на самом деле: проект на 10 000 € против 3 000 € затрат, понесенных для его выполнения. Результат по методу начисления отвечает на вопрос, который действительно волнует руководство: окупилась ли работа этого месяца? — в то время как кассовый показатель отвечает на другой: что произошло с остатком на счете? Оба вопроса важны, но только один из них раскрывает смысл понятия „прибыль“.

В чем сильные стороны каждого метода

Кассовый метод прост, недорог и застрахован от одной специфической иллюзии: он никогда не покажет бумажную прибыль от клиентов, которые не платят. Для индивидуального предпринимателя с мгновенной оплатой и без товарных запасов — например, для торговой точки на рынке или парикмахера — он дает приближение к методу начисления, достаточное для практических целей.

Метод начисления соотносит выручку с затратами на ее получение, что делает периоды сопоставимыми, а показатели рентабельности — осмысленными. Платой за это служит учетный аппарат: дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, корректирующие проводки по начислениям и отсрочкам, а также дисциплина закрытия периодов. Этот аппарат представляет собой именно то, что обеспечивает метод двойной записи: метод начисления — его естественная среда.

Классическую ловушку метода начисления стоит выделить отдельно: прибыль не равна деньгам. Отчет о прибылях и убытках по методу начисления может показывать солидную прибыль, в то время как дебиторская задолженность растет, а банковский счет пустеет, — именно поэтому существует отчет о движении денежных средств и именно поэтому „прибыльные“ компании все равно терпят крах. Метод начисления не скрывает этого, он отражает это в балансе для каждого, кто заглядывает дальше отчета о прибылях и убытках.

Кто может использовать кассовый метод в ЕС

Ситуация в странах ЕС выглядит единообразно: компании ведут учет по методу начисления, а самые мелкие неинкорпорированные бизнесы могут использовать кассовый учет.

• Компании с ограниченной ответственностью готовят обязательную финансовую отчетность по национальным ОПБУ (GAAP) или МСФО (IFRS), и обе эти системы основаны на методе начисления. Например, в Литве компании ведут учет по принципу начисления в соответствии с Бизнес-стандартами бухгалтерского учета (VAS). ЗАО (UAB), ведущее учет по кассовому методу, не просто выбирает опцию, оно нарушает свои обязанности.
• Индивидуальные предприниматели и самозанятые лица обычно могут применять кассовый учет при соблюдении лимитов, установленных на национальном уровне. В Литве доходы от индивидуальной деятельности (individuali veikla) для целей подоходного налога с населения в основном признаются по кассовому методу.
• НДС (VAT) подчиняется собственным правилам независимо от ваших учетных регистров: по умолчанию он привязан к выставлению счетов, хотя для малого бизнеса в некоторых государствах-членах предусмотрены специальные кассовые схемы учета.

Конкретные детали регулируются национальным законодательством и меняются, но общая структура — метод начисления для компаний и допустимость кассового метода для малого бизнеса — остается неизменной на всей территории ЕС.

Когда вы обязаны перейти на другой метод (и когда вам стоит это сделать)

Вы обязаны перейти при инкорпорации компании. С того дня, как бизнес становится юридическим лицом, применяется обязательный бухучет по методу начисления. Это самый частый случай вынужденного перехода, и проще всего провести его на основе реального начального баланса: дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, запасы и предоплаты фиксируются по состоянию на первый день, а не восстанавливаются задним числом.

Вам стоит перейти раньше, если выполняется хотя бы одно из условий:

• Клиенты платят по условиям отсрочки платежа — как только деньги начинают поступать спустя недели после выполнения работы, месяцы в кассовом методе теряют всякий смысл.
• У вас есть товарные запасы — покупка товаров не является расходом, расходом является их продажа. Кассовый метод не способен это отразить.
• Вы берете предоплаты или работаете по подписке — деньги, полученные за еще не оказанные услуги, являются обязательством, а не доходом, и только метод начисления отражает это должным образом.
• Ваши финансовые показатели кто-то изучает со стороны — банки, инвесторы и покупатели в любом случае пересчитают ваши данные по методу начисления, но с меньшим объемом информации, чем есть у вас.

Сам переход представляет собой формирование начального баланса: определите, кто вам должен, кому должны вы, какие запасы у вас есть на складе, какие предоплаты были сделаны и получены. Проведите это начальной проводкой и с этого дня ведите учет по методу начисления. Инкорпорация — это естественный момент для такого перехода, который одновременно делает его обязательным.

Автоматизированный учет по методу начисления

Историческое возражение против метода начисления — слишком много работы по бухгалтерии для небольшой команды — сегодня сводится к вопросу автоматизации. Бухгалтерский регистр Nordlet изначально построен на методе начисления: счет на продажу формирует доход и дебиторскую задолженность в момент его выставления, входящие платежи погашают дебиторскую задолженность при сверке с банковскими импортами, предоплаты учитываются как обязательства до момента поставки, а механизм признания выручки откладывает и списывает доход от подписок период за периодом, в том числе автоматически при закрытии периода. Трудозатраты на бухучет, которые раньше оправдывали кассовый метод, теперь берет на себя программа.

FAQ

В чем разница между кассовым методом и методом начисления?

Кассовый метод отражает доходы и расходы при движении денег; метод начисления фиксирует доходы по мере их заработка, а расходы — по мере их возникновения. Метод начисления оценивает эффективность деятельности, а кассовый метод — движение денег по счету, причем эти два метода могут показывать совершенно разные результаты за один и тот же месяц.

Какой метод лучше подходит для малого бизнеса?

Если оплата происходит мгновенно и нет товарных запасов, кассовый метод проще и вполне достаточен. Как только появляются отсрочки платежей, складские запасы или предоплаты, метод начисления становится единственным способом, при котором понятие „прибыль“ имеет хоть какой-то смысл, а благодаря автоматизации бухучета все сопутствующие трудозатраты практически исчезли.

Может ли компания с ограниченной ответственностью использовать кассовый метод в ЕС?

Для обязательной отчетности — практически нет. Национальные стандарты стран ЕС (включая литовские VAS) требуют от компаний вести учет по принципу начисления. Кассовые упрощения существуют в основном для индивидуальных предпринимателей и самозанятых лиц, чьи доходы не превышают установленные на национальном уровне лимиты.

Подчиняется ли НДС кассовому методу или методу начисления?

Ни тому, ни другому по вашему выбору: НДС имеет собственные правила определения времени возникновения обязательств, как правило, привязанные к выставлению счетов, с опциональными кассовыми схемами для малого бизнеса в некоторых странах. Выбранный вами метод ведения бухучета не отменяет обязательств по НДС.

Как перейти с кассового метода на метод начисления?

Назначьте дату перехода и сформируйте начальный баланс: неоплаченные счета клиентов (дебиторская задолженность), неоплаченные счета поставщиков (кредиторская задолженность), имеющиеся товарные запасы, а также сделанные и полученные предоплаты. Проведите эти данные в качестве входящего сальдо и с этого дня ведите учет по методу начисления. Инкорпорация компании — это естественный момент для перехода, в который он также становится обязательным.