Računovodstvo prema napl. načelu vs. obračunsko načelo: Koje odabrati i kada je obvezan prijelaz

Računovodstvo prema naplativom načelu (cash basis) bilježi prihod kada novac stigne, a rashod kada novac odlazi. Obračunsko načelo (accrual accounting) bilježi prihod kada je zarađen, a rashod kada je nastao - bez obzira na to kada je novac u pokretu. Ta se razlika čini tehničkom, ali je sve samo ne to: te dvije metode mogu istu tvrtku prikazati kao profitabilnu ili gubitašku u istom mjesecu, a samo vam jedna od njih može reći je li dobit stvarna.

Isti mjesec, na oba načina

Uzmimo konzultantsku tvrtku u ožujku: isporučuje projekt vrijedan 10.000 € (klijent plaća u svibnju), plaća 3.000 € plaća za rad u ožujku te prima 6.000 € po računu iz veljače.

	Novčano načelo	Obračunsko načelo
Prihodi	6.000	10.000
Rashodi	3.000	3.000
Rezultat za ožujak	3.000	7.000

Novčano načelo izvještava o priljevu starog prihoda i naziva to učinkom ožujka. Obračunsko načelo izvještava o tome što je ožujak doista proizveo: projekt vrijedan 10.000 € naspram 3.000 € troškova nastalih u njegovu ostvarivanju. Rezultat obračunskog načela odgovara na pitanje koje uprava zapravo postavlja - je li se rad ovog mjeseca isplatio? - dok novčana brojka odgovara na sasvim drugo pitanje: što se dogodilo sa stanjem na bankovnom računu? Oba su pitanja važna; samo što jedno od njih definira pojam "dobiti".

Što svaka metoda točno prikazuje

Novčano načelo jednostavno je, jeftino i imuno na jednu specifičnu samoobmanu: ono nikada ne prikazuje fiktivnu dobit od kupaca koji ne plaćaju. Za paušalnog obrtnika s trenutačnim plaćanjem i bez zaliha - poput tržnog štanda ili frizera - ono dovoljno dobro aproksimira obračunsko načelo da razlika nije bitna.

Obračunsko načelo usklađuje prihod s troškove njegova ostvarivanja, što razdoblja čini usporedivima, a marže smislenima. Cijena toga je računovodstvena mehanistika: potraživanja, obveze, vremenska razgraničenja za prihode i rashode te disciplina zaključivanja razdoblja. Ta je mehanistika upravo ono što dvojno knjigovodstvo pruža - obračunsko načelo njegov je izvorni način rada.

Klasična zamka obračunskog načela zaslužuje posebnu rečenicu: dobit nije gotovina. Račun dobiti i gubitka prema obračunskom načelu može pokazivati zdravu dobit dok potraživanja rastu, a bankovni račun se prazni - što je razlog postojanja izvještaja o novčanom tijeku i razlog zašto "profitabilne" tvrtke i dalje propadaju. Obračunsko načelo to ne skriva; ono o tome izvještava u bilanci za svakoga tko čita dalje od računa dobiti i gubitka.

Tko u EU smije koristiti novčano načelo

Obrazac u svim zemljama EU-a je dosljedan: tvrtke vode poslovne knjige prema obračunskom načelu; najmanji subjekti bez pravne osobnosti mogu koristiti evidencije po novčanom načelu.

• Trgovačka društva pripremaju zakonska financijska izvješća prema nacionalnim standardima (GAAP) ili MSFI-ju (IFRS), a oba su okviri temeljeni na obračunskom načelu - u Litvi, primjerice, društva vode poslovne knjige po načelu nastanka događaja u skladu s Poslovnim računovodstvenim standardima (VAS). D.o.o. koje vodi knjige po novčanom načelu ne koristi se slobodnim izborom, već krši svoje obveze.
• Obrtnici i samostalni djelatnici obično mogu koristiti evidencije prema novčanom načelu ispod nacionalnih pragova - u Litvi se dohodak od individualne djelatnosti (individuali veikla) općenito priznaje po novčanom načelu za potrebe poreza na dohodak.
• PDV se ravna prema vlastitim pravilima bez obzira na vaše knjige: po slovu zakona temelji se na izdanim računima, uz posebne sheme gotovinskog računovodstva za mala poduzeća u nekim državama članicama.

Specifičnosti proizlaze iz nacionalnog zakonodavstva i podložne su promjenama; sama struktura - obračunsko načelo za društva, uz toleriranje novčanog za najmanje subjekte - stabilna je diljem EU-a.

Kada morate prijeći na drugo načelo (i kada biste trebali)

Morate prijeći na obračunsko načelo pri osnivanju tvrtke. Onog dana kada poslovni subjekti postanu trgovačko društvo, primjenjuje se zakonsko obračunsko načelo - to je najčešći prisilni prijelaz, a najčišće ga je provesti s realne početne bilance: potraživanja, obveze, zalihe i unaprijed plaćeni troškovi utvrđeni s prvim danom, umjesto da se naknadno rekonstruiraju.

Trebali biste prijeći i ranije ako vrijedi bilo što od sljedećeg:

• Kupci plaćaju uz odgodu - jednom kada naplata kasni tjednima za obavljenim radom, mjeseci vođeni prema novčanom načelu gube svaki smisao.
• Imate zalihe - kupnja robe nije trošak; njezina prodaja jest. Novčano načelo to ne može izraziti.
• Uzimate predujmove ili naplaćujete pretplate - novac primljen za neisporučeni rad je obveza, a ne prihod; samo obračunsko načelo to tako tretira.
• Svatko izvan vaše tvrtke čita vaše financijske izvještaje - banke, investitori i kupci ionako će prilagoditi vaše podatke obračunskom načelu, i to uz lošije informacije od onih kojima raspolažete.

Sâm prijelaz vježba je sastavljanja početne bilance: utvrdite što vam se duguje, što vi dugujete, koje zalihe imate te što ste unaprijed platili i naplatili, proknjižite to kao početni saldo i nastavite voditi poslovne knjige prema obračunskom načelu.

Obračunski mehanizam, automatiziran

Povijesni prigovor obračunskom načelu - previše knjigovodstva za mali tim - danas je stvar automatizacije. Glavna knjiga platforme Nordlet dizajnom je prilagođena obračunskom načelu: izdana faktura knjiži prihod i potraživanje u trenutku izdavanja, uplate zatvaraju potraživanja kada ih bankovni uvozi usklade, predujmovi se vode kao obveze sve do isporuke, a mehanizam priznavanja prihoda odgađa i iskazuje prihod od pretplata razdoblje po razdoblje, uključujući automatsko knjižiti pri zatvaranju razdoblja. Knjigovodstveni trošak koji je nekoć opravdavao novčano načelo sada je onaj dio posla koji obavlja softver.

FAQ

Koja je razlika između novčanog i obračunskog načela?

Novčano načelo bilježi prihode i rashode kada novac promijeni vlasnika; obračunsko načelo bilježi prihode kada su zarađeni, a rashode kada su nastali. Obračunsko načelo mjeri uspješnost poslovanja, novčano načelo mjeri kretanja na bankovnom računu - a njih dvije mogu ispričati posve različite priče o istom mjesecu.

Koje je načelo bolje za malo poduzeće?

Ako su naplate trenutačne i nema zaliha, novčano je načelo dovoljno i jednostavnije. Onog trenutka kada se pojave uvjeti odgode plaćanja, zalihe ili predujmovi, obračunsko načelo jedina je metoda čija "dobit" ima ikakvog smisla - a s automatiziranim knjigovodstvom njegovi su administrativni troškovi uglavnom nestali.

Smije li d.o.o. u EU koristiti novčano načelo?

Za zakonske poslovne knjige u načelu ne - nacionalni pravni okviri u EU-u (uključujući litavski VAS) zahtijevaju da trgovačka društva vode knjige prema obračunskom načelu. Pojednostavljenja temeljena na novčanom načelu postoje uglavnom za obrtnike i samostalne djelatnike ispod zakonskih pragova.

Slijedi li PDV pravila novčanog ili obračunskog načela?

Ni jedno ni drugo prema vašem izboru: PDV ima vlastita pravila o vremenskom rasporedu, općenito vezana uz izdane račune, uz opcionalne sheme gotovinskog računovodstva za mala poduzeća u pojedinim zemljama. Vaša metoda vođenja poslovnih knjiga ne mijenja vaše obveze u sustavu PDV-a.

Kako prijeći s novčanog na obračunsko načelo?

Odaberite datum prelaza i sastavite početnu bilancu: neplaćene račune kupaca (potraživanja), neplaćene račune dobavljača (obveze), postojeće zalihe te plaćene i primljene predujmove. Proknjižite to kao početni saldo i od tog dana nadalje evidenciju vodite prema obračunskom načelu. Osnivanje trgovačkog društva prirodan je trenutak za to - ujedno i trenutak kada taj prijelaz postaje obvezan.