Pénzforgalmi (cash basis) és eredményszemléletű (accrual) számvitel: melyiket válassza, és mikor kötelező váltani

A pénzforgalmi szemlélet (cash basis) akkor könyveli el a bevételt, amikor a pénz megérkezik, és a kiadást, amikor a pénz távozik. Az eredményszemléletű (accrual) számvitel pedig akkor könyveli a bevételeket, amikor azok megtérülnek (megszerzik), a kiadásokat pedig amikor azok felmerülnek - függetlenül attól, hogy a pénz mikor mozdul meg. A különbség technikai jellegűnek tűnhet, pedig egyáltalán nem az: a két módszer ugyanazt a vállalkozást mutathatja nyereségesnek vagy veszteségesnek ugyanabban a hónapban, és csak az egyik képes megmondani, hogy a nyereség valós-e.

Ugyanaz a hónap, kétféleképpen

Egy tanácsadó cég márciusban: teljesít egy 10 000 € értékű projektet (az ügyfél májusban fizet), kifizet 3 000 € bérköltséget a márciusi munkáért, és kap 6 000 €-t egy februári számla ellenében.

	Pénzforgalmi	Eredményszemléletű
Bevételek	6 000	10 000
Kiadások	3 000	3 000
Márciusi eredmény	3 000	7 000

A pénzforgalmi alapú nyilvántartás regisztrálja a régi bevételek beérkezését, és azt a március teljesítményeként tünteti fel. Az eredményszemléletű számvitel azt mutatja meg, amit március valójában termelt: egy 10 000 €-s projektet az annak megszerzéséhez felmerült 3 000 € költséggel szemben. Az eredményszemléletű eredmény arra a kérdésre válaszol, amelyet a vezetőség valójában feltesz - megkereste a saját árát a havi munka? -, míg a pénzforgalmi szám egy másikra válaszol: mi történt a bankegyenleggel? Mindkét kérdés számít; de csak az egyik jelenti azt, hogy „nyereség”.

Mit csinál helyesen az egyes módszerek?

A pénzforgalmi szemlélet egyszerű, olcsó, és mentes egy bizonyos fokú önámítástól: soha nem mutat papíron szereplő nyereséget olyan ügyfelek után, akik nem fizetnek. Egy egyéni vállalkozó számára, akinek azonnali fizetései vannak és nincs készlete - például egy piaci árus vagy egy borbély -, ez eléggé megközelíti az eredményszemléletet ahhoz, hogy a különbség elhanyagolható legyen.

Az eredményszemlélet párosítja a bevételt az annak megszerzésével járó költségekkel, ami összehasonlíthatóvá teszi az időszakokat, és értelmet ad a marzsoknak. Ennek ára a gépezet: követelések, szállítói tartozások, időbeli elhatárolások, valamint a számviteli időszak lezárásának fegyelme. Pontosan ezt a gépezetet biztosítja a kettős könyvvitel - az eredményszemléletű számvitel annak a természetes üzemmódja.

A klasszikus eredményszemléletű csapda megérdemel egy külön mondatot: a nyereség nem egyenlő a készpénzzel. Az eredményszemléletű eredménykimutatás mutathat egészséges nyereságot miközben a követelések elszállnak és a banki egyenleg kiürül - ezért létezik a cash flow kimutatás, és ezért buknak el még a „nyereséges” cégek is. Az eredményszemlélet ezt nem rejti el; a mérlegben mutatja be mindenkinek, aki tovább olvassa az eredménykimutatásnál.

Ki használhat pénzforgalmi alapot az EU-ban?

Az EU országaiban megfigyelhető minta egységes: a társaságok eredményszemléletű könyveket vezetnek; a legkisebb, jogi személyiséggel nem rendelkező vállalkozások használhatnak pénzforgalmi nyilvántartást.

• A tőke társaságok a nemzeti számviteli elvek (GAAP) vagy az IFRS szerint készítenek beszámolót, és mindkettő eredményszemléletű keretrendszer - Litvániában például a cégek a vállalkozási számviteli standardok (VAS) szerint, az eredményszemlélet elve alapján vezetik könyveiket. Egy UAB (korlátolt felelősségű társaság), amely pénzforgalmi alapon könyvel, nem egy opciót választ, hanem megsérti a kötelezettségeit.
• Az egyéni vállalkozók és a szabadúszók általában pénzforgalmi alapú nyilvántartást használhatnak a nemzeti határértékek alatt - Litvániában például az egyéni tevékenység (individuali veikla) jövedelmét a személyi jövedelemadó szempontjából általában pénzforgalmi alapon ismerik el.
• Az áfa a könyvektől függetlenül a saját szabályai szerint működik: alapértelmezés szerint számlázás alapon, egyes tagállamokban a kisvállalkozások számára elérhető különleges pénzforgalmi áfa-sémákkal.

A részletek nemzeti jogszabályokon alapulnak és változnak; a struktúra - az eredményszemlélet a cégeknél, és a pénzforgalmi szemlélet tűrése a kisebb szereplőknél - az egész EU-ban stabil.

Mikor kötelező váltani (és mikor érdemes)

Akkor kell váltania, amikor céget alapít. Amikor a vállalkozás társasággá alakul, a törvényi eredményszemléletű számvitel lép életbe - ez a leggyakoribb kényszerű átmenet, amelyet a legtisztább egy valódi nyitómérleggel megvalósítani: a követelések, a szállítói tartozások, a készletek és az előrefizetések az első naptól kezdve rögzítve vannak, ahelyett, hogy azokat utólag kellene rekonstruálni.

Érdemes korábban váltani, ha az alábbiak bármelyike igaz:

• Az ügyfelek számlás fizetési feltételek szerint fizetnek - amint a pénz hetekkel elmarad a munkavégzéstől, a pénzforgalmi alapon számolt hónapok elveszítik a jelentésüket.
• Készletet tart nyilván - az áru megvásárlása nem kiadás; az eladása az. A pénzforgalmi szemlélet ezt nem tudja kifejezni.
• Előlegeket vagy előfizetéseket fogad el - a még le nem szállított munkáért kapott pénz kötelezettség, nem bevétel; csak az eredményszemlélet állítja ezt.
• Bárki kívülről olvassa a számait - a bankok, a befektetők és a vevők amύgy is eredményszemléletre alakítják át az adatait, mégpedig az Önnél lévőnél rosszabb információk alapján.

Maga a váltás egy nyitómérleg-feladat: állapítsa meg, mivel tartoznak Önnek, mivel tartozik Ön, milyen készlete van, valamint milyen előlegeket fizetett és kapott, könyvelje le nyitótételként, és attól a naptól kezdve rögzítsen eredményszemléletben.

Az automatizált eredményszemléletű motor

Az eredményszemlélettel szembeni történelmi kifogás - túl sok könyvelés egy kis csapat számára - ma már egyre inkább szoftveres automatizálási kérdés. A Nordlet főkönyve a felépítéséből adódóan eredményszemléletű: egy kimenő számla a kiállítás pillanatában bevételezést és követelést könyvel, a kifizetések a követelést akkor egyenlítik ki, amikor a banki importok párosulnak velük, az előlegek a teljesítésig kötelezettségként szerepelnek, és a bevétel elszámolási motor időszakonként elhatárolja és feloldja az előfizetési bevételeket, beleértve az időszak zárásakor történő automatikus folyamatokat is. Az a könyvelési teher, amely egykor igazolta a pénzforgalmi szemléletet, ma már az a feladat, amelyet a szoftver végez el.

FAQ

Mi a különbség a pénzforgalmi és az eredményszemléletű számvitel között?

A pénzforgalmi szemlélet a pénz mozgásakor könyveli a bevételeket és a kiadásokat; az eredményszemlélet a megszerzésükkor könyveli a bevételeket, és a felmerülésükkor a kiadásokat. Az eredményszemlélet a teljesítményt méri, a pénzforgalmi pedig a banki mozgásokat - és a kettő teljesen eltérő történetet mesélhet ugyanarról a hónapról.

Melyik a jobb egy kisvállalkozás számára?

Ha a kifizetések azonnaliak és nincs készlet, a pénzforgalmi szemlélet megfelelő és egyszerűbb. Abban a pillanatban, amikor a számlázási feltételek, a készletek vagy az előlegek megjelennek, az eredményszemlélet az egyetlen olyan módszer, amelynek a „nyeresége” bármit is jelent - az automatizált könyvelésnek köszönhetően pedig az adminisztrációs terhe nagyrészt megszűnt.

Használhat-e egy tőketársaság pénzforgalmi számvitelt az EU-ban?

A törvényi előírások szerinti könyvek esetében lényegében nem - az EU nemzeti keretrendszerei (beleértve a litván VAS-t is) megkövetelik a vállalatoktól, hogy az eredményszemlélet elve szerint számoljanak el. A pénzforgalmi alapú egyszerűsítések főként az egyéni vállalkozók és a nemzeti határértékek alatti szabadúszók számára léteznek.

Az áfa a pénzforgalmi vagy az eredményszemléletű szabályokat követi?

Az Ön által választott egyiket sem: az áfának megvannak a saját időzítési szabályai, amelyek általában a számlázáshoz kötődnek, és egyes országokban opcionális pénzforgalmi áfa-sémák állnak rendelkezésre a kisvállalkozások számára. Az Ön könyvelési módszere nem változtatja meg az áfa-kötelezettségeit.

Hogyan válthatok pénzforgalmi alapról eredményszemléletűre?

Határozzon meg egy váltási dátumot, és állítsa össze a nyitómérleget: kifizetetlen vevőszámlák (követelések), kifizetetlen szállítószámlák (kötelezettségek), meglévő készletek, valamint a kifizetett és kapott előlegek. Könyvelje ezt nyitótételként, és attól a naptól kezdve eredményszemléletben rögzítse az eseményeket. A cégalapítás a természetes pillanat erre - ez az a pont is, amikor a váltás kötelezővé válik.