Contabilità di cassa e contabilità per competenza: quale scegliere e quando è obbligatorio il passaggio

La contabilità di cassa registra i ricavi quando il denaro arriva e i costi quando il denaro esce. La contabilità per competenza (accrual accounting) registra i ricavi quando vengono maturati e i costi quando vengono sostenuti, indipendentemente dai flussi di cassa. La differenza sembra tecnica, ma è esattamente il contrario: i due metodi possono mostrare la stessa azienda come redditizia o in perdita nello stesso mese, e solo uno di essi è in grado di dire se il profitto è reale.

Lo stesso mese, in entrambi i modi

Uno studio di consulenza nel mese di marzo: realizza un progetto da 10.000 € (il cliente paga a maggio), paga 3.000 € di stipendi per il lavoro di marzo e riceve 6.000 € da una fattura di febbraio.

	Contabilità di cassa	Competenza
Ricavi	6.000	10.000
Costi	3.000	3.000
Risultato di marzo	3.000	7.000

La contabilità di cassa registra l'arrivo di vecchi ricavi e li spaccia per la performance di marzo. La contabilità per competenza riporta ciò che marzo ha effettivamente prodotto: un progetto da 10.000 € a fronte di 3.000 € di costi sostenuti per realizzarlo. Il risultato per competenza risponde alla domanda che il management si sta realmente ponendo - il lavoro di questo mese si è ripagato da solo? - mentre il dato di cassa ne soddisfa un'altra: che fine ha fatto il saldo bancario? Entrambe le domande sono importanti, ma solo una di esse definisce cosa sia il "profitto".

I punti di forza di ciascun metodo

La contabilità di cassa è semplice, economica e immune a un particolare tipo di autoinganno: non mostra mai profitti teorici derivanti da clienti che non pagano. Per una ditta individuale con pagamenti immediati e senza magazzino - come una bancarella di mercato o un barbiere - approssima la contabilità per competenza in modo sufficientemente accurato da risultare irrilevante.

La competenza associa i ricavi ai costi necessari per conseguirli, rendendo i periodi confrontabili e i margini significativi. Il prezzo da pagare è la complessità gestionale: crediti, debiti, scritture di assestamento per ratei e risconti, e il rigore della competenza di periodo. Questa struttura è esattamente ciò che la partita doppia fornisce; la contabilità per competenza ne rappresenta la modalità nativa.

La classica insidia della competenza merita una menzione specifica: il profitto non è liquidità. Un conto economico redatto per competenza può evidenziare un utile soddisfacente mentre i crediti commerciali si gonfiano e il conto corrente si svuota. È questo il motivo per cui esiste il rendiconto finanziario e per cui le aziende "redditizie" possono comunque fallire. La contabilità per competenza non nasconde questo aspetto; lo evidenzia nello stato patrimoniale, a disposizione di chiunque legga oltre il semplice conto economico.

Chi può utilizzare la contabilità di cassa nell'UE

Il quadro normativo nei paesi dell'Unione Europea è omogeneo: le società tengono i libri contabili per competenza, mentre le imprese minori senza personalità giuridica possono utilizzare registrazioni di cassa.

• Le società di capitali redigono il bilancio d'esercizio secondo i principi contabili nazionali o gli IFRS, ed entrambi sono quadri normativi basati sulla competenza. In Lituania, ad esempio, le società tengono i libri contabili secondo il principio della competenza in base ai Principi contabili aziendali (VAS). Una UAB che adotti la contabilità di cassa non sta esercitando una scelta, bensì sta venendo meno ai propri obblighi.
• Gli imprenditori individuali e i lavoratori autonomi possono generalmente utilizzare registrazioni basate sulla cassa al di sotto delle soglie nazionali stabilite. In Lituania, i redditi da attività individuale (individuali veikla) sono generalmente riconosciuti per cassa ai fini dell'imposta sul reddito delle persone fisiche.
• L'IVA segue regole proprie, indipendentemente dalla contabilità adottata: è basata per default sulle fatture, con regimi speciali di contabilità di cassa per le piccole imprese in alcuni Stati membri.

I dettagli specifici dipendono dalle normative nazionali e sono soggetti a modifiche, ma la struttura di fondo - competenza per le società e cassa tollerata per le realtà minori - è stabile in tutta l'UE.

Quando bisogna passare alla competenza (e quando conviene farlo)

È obbligatorio passare alla competenza al momento della costituzione della società. Dal giorno in cui l'attività assume la forma societaria, si applica la contabilità per competenza obbligatoria per legge. Questa transizione forzata risulta più agevole se gestita a partire da un saldo di apertura reale: crediti, debiti, rimanenze di magazzino e risconti definiti fin dal primo giorno, anziché ricostruiti in un secondo momento.

Conviene passare alla competenza in anticipo se si verifica una delle seguenti condizioni:

• I clienti pagano a seguito di emissione di fattura: quando l'incasso si protrae per settimane rispetto all'esecuzione del lavoro, i mesi contabilizzati per cassa perdono di significato.
• Si gestisce un magazzino: l'acquisto di merci non costituisce un costo immediato, lo è la loro vendita. La contabilità di cassa non è in grado di rappresentare questa dinamica.
• Si ricevono pagamenti anticipati o abbonamenti: il denaro riscosso per prestazioni non ancora eseguite rappresenta una passività e non un ricavo; solo la contabilità per competenza lo evidenzia correttamente.
• Soggetti esterni esaminano i vostri dati: banche, investitori e potenziali acquirenti rielaboreranno comunque i vostri dati secondo il criterio della competenza, disponendo di informazioni meno accurate delle vostre.

Il passaggio in sé consiste in un'operazione sui saldi di apertura: determinare ciò che vi è dovuto, ciò che dovete, la consistenza del magazzino e i ratei o risconti attivi e passivi, registrando tali valori come scrittura d'apertura e proseguendo la contabilità per competenza da quel giorno in poi.

Il motore della competenza, automatizzato

L'obiezione storica mossa alla contabilità per competenza - ovvero l'eccessivo carico di lavoro contabile per un piccolo team - appartiene ormai a una logica superata dall'automazione. Il mastrino di Nordlet è strutturato nativamente per la competenza: una fattura di vendita registra il ricavo e il relativo credito nel momento stesso in cui viene emessa, i pagamenti chiudono il credito quando le importazioni bancarie li riconciliano, i risconti permangono tra le passività fino alla consegna del servizio, e il motore di riconoscimento dei ricavi differisce e rilascia i proventi degli abbonamenti periodo per periodo, anche in modo automatico alla chiusura del periodo contabile. Il costo di tenuta della contabilità che un tempo giustificava il ricorso al criterio di cassa è oggi la parte svolta dal software.

FAQ

Qual è la differenza tra contabilità di cassa e contabilità per competenza?

La contabilità di cassa registra i ricavi e i costi quando il denaro si sposta; la contabilità per competenza registra i ricavi quando sono maturati e i costi quando sono sostenuti. La competenza misura la performance, la cassa misura i movimenti bancari, e i due metodi possono raccontare storie molto diverse sullo stesso mese.

Quale sistema è preferibile per una piccola impresa?

Se i pagamenti sono immediati e non vi è magazzino, la contabilità di cassa è adeguata e più semplice. Nel momento in cui compaiono termini di fatturazione dilazionati, scorte di magazzino o pagamenti anticipati, la competenza diventa l'unico metodo in cui il concetto di "profitto" assume un significato reale e, grazie alla contabilità automatizzata, i relativi oneri gestionali sono quasi del tutto azzerati.

Una società di capitali può utilizzare la contabilità di cassa nell'UE?

Ai fini del bilancio d'esercizio, di fatto no: i quadri normativi nazionali dell'UE (inclusi i VAS lituani) impongono alle società di contabilizzare le operazioni secondo il principio di competenza. Le semplificazioni basate sulla cassa esistono principalmente per le ditte individuali e i lavoratori autonomi al di sotto delle soglie dimensionali previste per legge.

L'IVA segue le regole di cassa o di competenza?

Nessuna delle due a vostra discrezione: l'IVA ha regole di esigibilità proprie, generalmente legate all'emissione della fattura, con regimi opzionali di contabilità di cassa (IVA per cassa) per le piccole imprese in alcuni paesi. Il metodo di contabilità aziendale adottato non modifica gli obblighi IVA.

Come si passa dalla contabilità di cassa a quella per competenza?

Fissate una data di transizione e determinate il bilancio di apertura: fatture clienti non incassate (crediti), fatture fornitori non pagate (debiti), giacenze di magazzino, ratei e risconti attivi e passivi. Registrate tali valori come scrittura di apertura e continuate la contabilizzazione per competenza a partire da quella data. La costituzione in società rappresenta il momento naturale per farlo, ed è anche quello in cui il passaggio diventa obbligatorio.