Contabilidade de Caixa vs. Contabilidade de Competência: Qual escolher e quando é obrigado a mudar

O regime de caixa regista os proveitos quando o dinheiro entra e os custos quando o dinheiro sai. A contabilidade de competência (accrual accounting) regista os proveitos quando são gerados e os custos quando são incorridos, independentemente de quando ocorre o movimento de dinheiro. A diferença parece técnica, mas não podia ser mais prática: os dois métodos podem mostrar o mesmo negócio como lucrativo ou deficitário no mesmo mês, e apenas um deles lhe consegue dizer se o lucro é real.

O mesmo mês, de duas maneiras

Uma consultora em março: executa um projeto de 10.000 € (o cliente paga em maio), paga 3.000 € em salários referentes ao trabalho de março e recebe 6.000 € de uma fatura de fevereiro.

	Regime de caixa	Competência
Proveitos	6.000	10.000
Custos	3.000	3.000
Resultado de março	3.000	7.000

O regime de caixa reporta a entrada de receita antiga e chama-lhe o desempenho de março. A contabilidade de competência reporta o que março produziu efetivamente: um projeto de 10.000 € face a 3.000 € de custos incorridos para o gerar. O resultado de competência responde à pergunta que a gestão está realmente a fazer - o trabalho deste mês pagou-se a si próprio? -, enquanto o valor de caixa responde a outra: o que aconteceu ao saldo bancário? Ambas as perguntas importam; apenas uma delas corresponde ao significado de "lucro".

O que cada método acerta

O regime de caixa é simples, barato e imune a uma autoilusão específica: nunca mostra lucro em papel de clientes que não pagam. Para um empresário em nome individual com pagamentos imediatos e sem inventários - uma banca de mercado, um barbeiro -, aproxima-se da competência o suficiente para a diferença ser irrelevante.

A competência associa a receita aos custos incorridos para a obter, o que torna os períodos comparáveis e as margens significativas. O preço a pagar é a maquinaria contabilística: acréscimos e diferimentos (accruals and deferrals), lançamentos de regularização, períodos contabilísticos e a respetiva disciplina. Essa maquinaria é exatamente o que a contabilidade de partidas dobradas fornece - a contabilidade de competência é o seu modo nativo.

A armadilha clássica da competência merece destaque próprio: lucro não é dinheiro. Uma demonstração de resultados de competência pode mostrar um lucro saudável enquanto as contas a receber aumentam e o banco se esvazia, razão pela qual a demonstração de fluxos de caixa existe e empresas "lucrativas" continuam a falir. A competência não esconde isto; reporta-o no balanço para qualquer pessoa que leia além da demonstração de resultados.

Quem pode usar o regime de caixa na UE

O padrão em todos os países da UE é consistente: as empresas mantêm contabilidade de competência; as empresas em nome individual mais pequenas podem usar registos de caixa.

• As sociedades comerciais (limited companies) elaboram demonstrações financeiras estatutárias ao abrigo das normas contabilísticas nacionais ou das IFRS, sendo ambas estruturas de competência - na Lituânia, as empresas mantêm a contabilidade segundo o princípio da competência ao abrigo das Normas de Contabilidade Empresarial (VAS). Uma UAB que faça a contabilidade em regime de caixa não está a escolher uma opção; está a incumprir as suas obrigações.
• Os empresários em nome individual e os profissionais liberais podem normalmente usar registos baseados em caixa abaixo doslimiares nacionais - na Lituânia, os rendimentos de atividade individual (individuali veikla) são geralmente reconhecidos em regime de caixa para efeitos de imposto sobre o rendimento singular.
• O IVA rege-se pelas suas próprias regras, independentemente da sua contabilidade: por defeito, é baseado na faturação, com regimes especiais de IVA de caixa para pequenas empresas em alguns Estados-membros.

Os detalhes específicos constam da lei nacional e mudam; a estrutura - competência para as sociedades, caixa tolerada nos pequenos negócios - é estável em toda a UE.

Quando deve mudar (e quando é obrigado a fazê-lo)

É obrigado a mudar quando constitui sociedade. No dia em que o negócio se torna uma sociedade comercial, aplica-se a contabilidade de competência estatutária - esta é a transição forçada mais comum, e é feita da forma mais limpa a partir de um saldo de abertura real: contas a receber, contas a pagar, inventário e gastos pagos a andiantado estabelecidos desde o dia um, em vez de reconstruídos mais tarde.

Deve mudar mais cedo se alguma destas condições se verificar:

• Os clientes pagam a prazo - assim que o dinheiro atrasa semanas em relação ao trabalho, os meses em regime de caixa deixam de fazer sentido.
• Possui inventário - comprar stock não é um gasto; vendê-lo é. O regime de caixa não consegue traduzir isto.
• Recebe pagamentos antecipados ou subscrições - o dinheiro recebido por trabalho ainda não entregue é um passivo, não uma receita; só a competência o diz.
• Pessoas externas leem os seus números - bancos, investidores e compradores vão calcular a competência dos seus dados de qualquer forma, com pior informação do que aquela que tem.

A mudança em si é um exercício de saldo de abertura: apure o que lhe devem, o que deve, o que tem em stock e o que pagou ou recebeu adiantado, lance isso como o registo de abertura e continue a registar em regime de competência a partir desse dia.

O motor de competência, automatizado

A objeção histórica à competência - demasiada contabilidade para uma pequena equipa - é hoje um argumento ultrapassado pela automação. O razão da Nordlet utiliza o regime de competência por construção: uma fatura de venda regista uma receita e uma conta a receber no momento em que é emitida, os pagamentos abatem a conta a receber quando as importações bancárias coincidem, os adiantamentos ficam registados como passivos até à entrega, e o motor de reconhecimento de receitas difere e liberta a receita de subscrições período a período, incluindo automaticamente no fecho do período. O custo contabilístico que em tempos justificava o regime de caixa é a parte que o software faz.

FAQ

Qual é a diferença entre o regime de caixa e a contabilidade de competência?

O regime de caixa regista proveitos e custos quando o dinheiro se movimenta; a competência regista proveitos quando são gerados e custos quando são incorridos. A competência mede o desempenho, o regime de caixa mede os movimentos bancários - e os dois podem contar histórias muito diferentes sobre o mesmo mês.

Qual é o melhor método para uma pequena empresa?

Se os pagamentos são imediatos e não existe inventário, o regime de caixa é adequado e mais simples. No momento em que surgem prazos de faturação, stock ou pagamentos antecipados, a contabilidade de competência é o único método cujo "lucro" significa alguma coisa - e com a contabilidade automatizada, os custos administrativos desapareceram praticamente.

Pode uma sociedade comercial utilizar a contabilidade de regime de caixa na UE?

Para efeitos de contabilidade estatutária, essencialmente não - as estruturas nacionais da UE (incluindo as VAS na Lituânia) exigem que as empresas contabilizem segundo o princípio da competência. As simplificações baseadas em caixa existem principalmente para empresários em nome individual e profissionais liberais abaixo dos limiares nacionais.

O IVA segue as regras de caixa ou de competência?

Nenhuma das opções por sua escolha: o IVA tem as suas próprias regras de temporalidade, geralmente baseadas na faturação, com regimes facultativos de IVA de caixa para pequenas empresas em alguns países. O seu método de contabilidade não altera as suas obrigações em sede de IVA.

Como faço a transição do regime de caixa para o de competência?

Defina uma data de transição e constitua o balanço de abertura: faturas de clientes por receber (contas a receber), faturas de fornecedores por pagar (contas a pagar), inventário em mãos, gastos e rendimentos pagos e recebidos adiantado. Lance esses valores como o registo de abertura e passe a registar em regime de competência a partir desse dia. A constituição de sociedade é o momento natural - e também aquele em que a mudança se torna obrigatória.