Λογιστική Ταμειακής Βάσης έναντι Λογιστικής Δεδουλευμένου: Ποια να επιλέξετε και πότε πρέπει να αλλάξετε

Η λογιστική ταμειακής βάσης (cash basis) καταγράφει τα έσοδα όταν εισπράττονται τα χρήματα και τα έξοδα όταν πληρώνονται. Η λογιστική δεδουλευμένου (accrual) καταγράφει τα έσοδα όταν παραγράφονται -δηλαδή όταν κερδίζονται- και τα έξοδα όταν πραγματοποιούνται, ανεξάρτητα από το πότε μετακινούνται τα χρήματα. Η διαφορά ακούγεται τεχνική, αλλά δεν είναι καθόλου: οι δύο μέθοδοι μπορούν να παρουσιάσουν την ίδια επιχείρηση ως κερδοφόρα ή ζημιογόνα τον ίδιο μήνα, και μόνο η μία από αυτές μπορεί να σας πει αν το κέρδος είναι πραγματικό.

Ο ίδιος μήνας, με δύο τρόπους

Μια εταιρεία παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών τον Μάρτιο: παραδίδει ένα έργο αξίας 10.000 € (ο πελάτης πληρώνει τον Μάιο), πληρώνει 3.000 € σε μισθούς για την εργασία του Μαρτίου και λαμβάνει 6.000 € από τιμολόγιο του Φεβρουαρίου.

	Ταμειακή βάση	Δεδουλευμένο
Έσοδα	6.000	10.000
Έξοδα	3.000	3.000
Αποτέλεσμα Μαρτίου	3.000	7.000

Η ταμειακή βάση καταγράφει την είσοδο παλαιών εσόδων και τα εμφανίζει ως απόδοση του Μαρτίου. Το δεδουλευμένο καταγράφει αυτό που παρήγαγε πραγματικά ο Μάρτιος: ένα έργο 10.000 € έναντι 3.000 € κόστους που πραγματοποιήθηκε για την παραγωγή του. Το αποτέλεσμα βάσει δεδουλευμένου απαντά στο ερώτημα που θέτει πράγματι η διοίκηση - αν η εργασία αυτού του μήνα κάλυψε τα έξodά της -, ενώ το ταμειακό αποτέλεσμα απαντά σε κάτι διαφορετικό: τι συνέβη στο τραπεζικό υπόλοιπο; Και τα δύο ερώτηματα έχουν σημασία, αλλά μόνο το ένα αντιστοιχεί στο τι σημαίνει "κέρδος".

Τι πετυχαίνει η κάθε μέθοδος

Η ταμειακή βάση είναι απλή, φθηνή και απρόσβλητη από μια συγκεκριμένη αυταπάτη: δεν εμφανίζει ποτέ λογιστικά κέρδη από πελάτες που δεν πληρώνουν. Για έναν ατομικό επιχειρηματία με άμεσες πληρωμές και χωρίς αποθέματα -ένας πάγκος σε λαϊκή αγορά, ένας κομμωτής- προσεγγίζει τη λογιστική δεδουλευμένου σε βαθμό που να μην επηρεάζει το αποτέλεσμα.

Η λογιστική δεδουλευμένου αντιστοιχίζει τα έσοδα με τα έξοδα που απαιτήθηκαν για την απόκτησή τους, γεγονός που καθιστά τις περιόδους συγκρίσιμες και τα περιθώρια κέρδους ουσιαστικά. Το τίμημα είναι ο μηχανισμός της: απαιτήσεις, υποχρεώσεις, προσαρμοστικές εγγραφές για δεδουλευμένα και μεταβατικούς λογαριασμούς, καθώς και η πειθαρχία των χρονικών περιόδων κλεισίματος. Αυτός ακριβώς ο μηχανισμός παρέχεται από τη διπλογραφική μέθοδο: η λογιστική δεδουλευμένου αποτελεί τη φυσική της μορφή.

Η κλασική παγίδα του δεδουλευμένου αξίζει ιδιαίτερης αναφοράς: το κέρδος δεν είναι ρευστότητα. Μια κατάσταση αποτελεσμάτων δεδουλευμένου μπορεί να δείχνει υγιή κέρδη, ενώ οι απαιτήσεις εκτοξεύονται και ο τραπεζικός λογαριασμός αδειάζει. Γι' αυτόν τον λόγο υπάρχει η κατάσταση ταμειακών ροών και γι' αυτό εταιρείες που εμφανίζονται "κερδοφόρες" εξακολουθούν να αποτυγχάνουν. Η λογιστική δεδουλευμένου δεν το κρύβει αυτό· το αναφέρει, στον ισολογισμό, για όποιον διαβάζει παραπέρα από την κατάσταση αποτελεσμάτων.

Ποιοι επιτρέπεται να χρησιμοποιούν ταμειακή βάση στην ΕΕ

Το μοτίβο σε όλες τις χώρες της ΕΕ είναι συνεπές: οι εταιρείες τηρούν βιβλία δεδουλευμένου, ενώ οι μικρότερες μη ενσωματωμένες επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν ταμειακά αρχεία.

• Οι κεφαλαιουχικές εταιρείες καταρτίζουν νόμιμες οικονομικές καταστάσεις βάσει των εθνικών λογιστικών προτύπων ή των ΔΠΧΠ (IFRS), τα οποία αποτελούν πλαίσια δεδουλευμένου. Στη Λιθουανία, για παράδειγμα, οι εταιρείες τηρούν τα βιβλία τους με βάση την αρχή του δεδουλευμένου σύμφωνα με τα Επιχειρηματικά Λογιστικά Πρότυπα (VAS). Μια UAB (Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία) που τηρεί λογιστική ταμειακής βάσης δεν ασκεί κάποια επιλογή, αλλά παραβιάζει τις υποχρεώσεις της.
• Οι ατοmiκοί επιχειρηματίες και οι αυτοαπασχολούμενοι μπορούν συνήθως να χρησιμοποιούν αρχεία ταμειακής βάσης εφόσον βρίσκονται κάτω από τα εθνικά όρια. Στη Λιθουανία, το εισόδημα από ατομική δραστηριότητα (individuali veikla) αναγνωρίζεται γενικά σε ταμειακή βάση για τους σκοπούς του φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων.
• Ο ΦΠΑ διέπεται από τους δικούς του κανόνες ανεξάρτητα από τα βιβλία σας: βασίζεται εκ κατασκευής στα τιμολόγια, με ειδικά καθεστώτα ταμειακής λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις σε ορισμένα κράτη μέλη.

Οι λεπτομέρειες καθορίζονται από την εθνική νομοθεσία και μεταβάλλονται, αλλά η δομή -δεδουλευμένο για τις εταιρείες, ανοχή της ταμειακής για τις μικρότερες οντότητες- παραμένει σταθερή σε όλη την ΕΕ.

Πότε πρέπει να κάνετε αλλαγή (και πότε ενδείκνυται)

Πρέπει να αλλάξετε όταν συστήνετε εταιρεία. Την ημέρα που η επιχείρηση μετατρέπεται σε κεφαλαιουχική εταιρεία, εφαρμόζεται η υποχρεωτική λογιστική δεδουλευμένου. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη αναγκαστική μετάβαση και γίνεται με τον καλύτερο τρόπο ξεκινώντας από ένα πραγματικό άνοιγμα ισολογισμού: απαιτήσεις, υποχρεώσεις, αποθέματα και προπληρωμές που έχουν καθοριστεί από την πρώτη ημέρα, και όχι να ανασυγκροτούνται εκ των υστέρων.

Θα πρέπει να κάνετε αλλαγή νωρίτερα εάν ισχύει κάποιο από τα παρακάτω:

• Οι πελάτες πληρώνουν με όρους πίστωσης τιμολογίων -όταν τα χρήματα καθυστερούν εβδομάδες σε σχέση με την εργασία, οι μήνες ταμειακής βάσης παύουν να έχουν νόημα.
• Διατηρείτε αποθέματα -η αγορά εμπορευμάτων δεν αποτελεί έξοδο, η πώληση τους όμως αποτελεί. Η ταμειακή βάση δεν μπορεί να το αποτυπώσει αυτό.
• Λαμβάνετε προκαταβολές ή συνδρομές -τα χρήματα που λαμβάνονται για μη παραδοθείσα εργασία αποτελούν υποχρέωση και όχι έσοδο, κάτι που μόνο το δεδουλευμένο αναγνωρίζει.
• Οποιοσδήποτε εξωτερικός φορέας διαβάζει τα στοιχεία σας -οι τράπεζες, οι επενδυτές και οι αγοραστές θα υπολογίσουν ούτως ή άλλως τα μεγέθη σας με τη μέθοδο του δεδουλευμένου, βασιζόμενοι σε χειρότερη πληροφόρηση από αυτή που διαθέτετε εσείς.

Η ίδια η αλλαγή αποτελεί μια διαδικασία ανοίγματος ισολογισμού: προσδιορίστε τι σας οφείλουν, τι οφείλετε, ποια αποθέματα έχετε στην κατοχή σας και ποιες προπληρωμές έχετε κάνει ή λάβει, καταχωρίστε τα ως αρχική εγγραφή και συνεχίστε την καταγραφή με βάση το δεδουλευμένο.

Η μηχανή του δεδουλευμένου, αυτοματοποιημένη

Η ιστορική ένσταση κατά του δεδουλευμένου -ότι απαιτεί υπερβολική λογιστική εργασία για μια μικρή ομάδα- αποτελεί πλέον ζήτημα αυτοματισμού. Το γενικό καθολικό (ledger) του Nordlet βασίζεται εξ ορισμού στο δεδουλευμένο: ένα τιμολόγιο πώλησης καταχωρίζει έσοδα και μια απαίτηση τη στιγμή της έκδοσής του, οι πληρωμές εξκαθαρίζουν την απαίτηση όταν οι εισαγωγές τραπεζικών δεδομένων τις αντιστοιχίζουν, οι προπληρωμές παραμένουν ως υποχρεώσεις έως την παράδοση, και η μηχανή αναγνώρισης εσόδων αναβάλλει και απελευθερώνει τα έσοδα συνδρομών περίοδο προς περίοδο, συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης διαδικασίας κατά το κλείσιμο της περιόδου. Το λογιστικό κόστος που κάποτε δικαιολογούσε την ταμειακή βάση είναι πλέον η εργασία που εκτελεί το λογισμικό.

FAQ

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ λογιστικής ταμειακής βάσης και λογιστικής δεδουλευμένου;

Η ταμειακή βάση καταγράφει έσοδα και έξοδα όταν μετακινούνται τα χρήματα, ενώ το δεδουλευμένο καταγράφει τα έσοδα όταν κερδίζονται και τα έξοδα όταν πραγματοποιούνται. Το δεδουλευμένο μετρά την απόδοση, η ταμειακή βάση μετρά τις τραπεζικές κινήσεις, και οι δύο αυτές μέθοδοι μπορούν να αφηγηθούν εντελώς διαφορετικές ιστορίες για τον ίδιο μήνα.

Ποια μέθοδος είναι καλύτερη για μια μικρή επιχείρηση;

Εάν οι πληρωμές είναι άμεσες και δεν υπάρχουν αποθέματα, η ταμειακή βάση είναι επαρκής και απλούστερη. Από τη στιγμή που εμφανίζονται όροι τιμολόγησης, αποθέματα ή προπληρωμές, το δεδουλευμένο είναι η μόνη μέθοδος της οποίας το "κέρδος" έχει νόημα, ενώ με την αυτοματοποιημένη λογιστική η επιβάρυνσή της έχει σχεδόν εξαλειφθεί.

Μπορεί μια κεφαλαιουχική εταιρεία να χρησιμοποιεί λογιστική ταμειακής βάσης στην ΕΕ;

Για τα επίσημα βιβλία, ουσιαστικά όχι -τα εθνικά πλαίσια της ΕΕ (συμπεριλαμβανομένων των λιθουανικών VAS) απαιτούν από τις εταιρείες να τηρούν λογιστική βάσει της αρχής του δεδουλευμένου. Οι απλουστεύσεις ταμειακής βάσης υπάρχουν κυρίως για τους ατομικούς επιχειρηματίες και τους αυτοαπασχολούμενους που βρίσκονται κάτω από τα εθνικά όρια.

Ο ΦΠΑ ακολουθεί τους κανόνες ταμειακής βάσης ή δεδουλευμένου;

Κανένα από τα δύο κατά την επιλογή σας: Ο ΦΠΑ έχει τους δικούς του κανόνες χρονισμού, οι οποίοι βασίζονται γενικά στα τιμολόγια, με προαιρετικά καθεστώτα ταμειακής λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις σε ορισμένες χώρες. Η μέθοδος τήρησης των βιβλίων σας δεν αλλάζει τις υποχρεώσεις σας ως προς τον ΦΠΑ.

Πώς μπορώ να μεταβώ από την ταμειακή βάση στο δεδουλευμένο;

Ορίστε μια ημερομηνία μετάβασης και καταρτίστε το αρχικό υπόλοιπο: απλήρωτα τιμολόγια πελατών (απαιτήσεις), απλήρωτοι λογαριασμοί προμηθευτών (υποχρεώσεις), αποθέματα σε απόθεμα, προπληρωμές που έγιναν και ελήφθησαν. Καταχωρίστε τα ως αρχική εγγραφή και συνεχίστε την καταγραφή με βάση το δεδουλευμένο από εκείνη την ημέρα. Η σύσταση εταιρείας αποτελεί τη φυσική στιγμή για αυτή τη μετάβαση, ενώ τότε καθίσταται και υποχρεωτική.