Contabilidad de caja frente a contabilidad de devengo: cuál elegir y cuándo debe cambiar

La contabilidad de caja registra los ingresos cuando el dinero entra y los gastos cuando el dinero sale. La contabilidad de devengo (accrual accounting) registra los ingresos cuando se devengan (se ganan) y los gastos cuando se incurren, con independencia de cuándo se mueva el efectivo. La diferencia parece técnica, pero no lo es en absoluto: ambos métodos pueden mostrar que una misma empresa es rentable o da pérdidas en el mismo mes, y solo uno de ellos le dirá si el beneficio es real.

El mismo mes, de ambas formas

Una consultoría en marzo: ejecuta un proyecto de 10.000 € (el cliente paga en mayo), paga 3.000 € en salarios por el trabajo de marzo y recibe 6.000 € de una factura de febrero.

	Criterio de caja	Devengo
Ingresos	6.000	10.000
Gastos	3.000	3.000
Resultado de marzo	3.000	7.000

El criterio de caja registra la llegada de ingresos antiguos y lo denomina rendimiento de marzo. El devengo registra lo que marzo produjo realmente: un proyecto de 10.000 € frente a 3.000 € de costes en los que se incurrió para obtenerlo. El resultado por devengo responde a la pregunta que la dirección realmente se hace - ¿el trabajo de este mes se ha pagado a sí mismo? -, mientras que la cifra de caja responde a otra distinta: ¿qué ha ocurrido con el saldo bancario? Ambas preguntas importan, pero solo una de ellas define lo que significa el "beneficio".

Lo que acierta cada método

El criterio de caja es sencillo, económico y está a salvo de un autoengaño concreto: nunca muestra un beneficio en papel de clientes que no pagan. Para un autónomo con pagos inmediatos y sin existencias (un puesto de mercado, un bar), se aproxima lo suficiente al devengo como para que no importe.

El devengo relaciona los ingresos con los costes de haberlos obtenido, lo que hace que los periodos sean comparables y los márgenes tengan sentido. El precio a pagar es la maquinaria contable: derechos de cobro (receivables), obligaciones de pago (payables), asientos de ajuste para devengos y periodificaciones, y la disciplina de la delimitación de ejercicios. Esa maquinaria es precisamente la que proporciona la contabilidad por partida doble; la contabilidad de devengo es su modo natural.

La trampa clásica del devengo merece su propia frase: el beneficio no es efectivo. Una cuenta de pérdidas y ganancias por devengo puede mostrar un beneficio saludable mientras los derechos de cobro se disparan y el banco se vacía, motivo por el cual existe el estado de flujos de efectivo y las empresas "rentables" siguen fracasando. El devengo no oculta esto; lo informa en el balance para cualquiera que lea más allá de la cuenta de resultados.

Quién puede utilizar el criterio de caja en la UE

El patrón en los países de la UE es coherente: las sociedades llevan la contabilidad por devengo; los negocios sin personalidad jurídica más pequeños pueden utilizar registros de caja.

• Las sociedades de capital preparan estados financieros reglamentarios según los principios contables nacionales o las NIIF (IFRS), y ambos son marcos de devengo; en Lituania, las empresas llevan su contabilidad basándose en el principio de devengo según las Normas de Contabilidad Empresarial (BAS). Una UAB (sociedad limitada lituana) que lleve su contabilidad por el criterio de caja no está eligiendo una opción, sino incumpliendo sus obligaciones.
• Los empresarios individuales y los autónomos suelen poder utilizar registros basados en caja por debajo de los umbrales nacionales; en Lituania, los rendimientos de la actividad individual (individuali veikla) se reconocen generalmente por el criterio de caja a efectos del impuesto sobre la renta de las personas físicas.
• El IVA se rige por sus propias normas con independencia de la contabilidad: por defecto se basa en la factura, con regímenes especiales de criterio de caja para las pequeñas empresas en algunos Estados miembros.

Los detalles específicos dependen de la legislación nacional y cambian; la estructura -devengo para las empresas, caja tolerada en el segmento más pequeño- es estable en toda la UE.

Cuándo debe cambiar (y cuándo debería hacerlo)

Debe cambiar cuando se constituye como sociedad. El día en que el negocio se convierte en una sociedad, se aplica la contabilidad de devengo legal; esta es la transición obligatoria más común, y se realiza de la manera más limpia partiendo de un balance de apertura real: derechos de cobro, obligaciones de pago, existencias y pagos anticipados establecidos desde el primer día, sin reconstruirlos más tarde.

Debería cambiar antes si se cumple alguna de estas condiciones:

• Los clientes pagan a plazos de factura; una vez que el dinero se retrasa semanas respecto al trabajo, los meses basados en caja dejan de tener sentido.
• Tiene existencias (inventario); comprar existencias no es un gasto, venderlas sí. El criterio de caja no puede reflejar esto.
• Recibe pagos anticipados o suscripciones; el dinero recibido por un trabajo no entregado es un pasivo, no un ingreso; solo el devengo lo afirma así.
• Terceros leen sus números; los bancos, los inversores y los compradores devengarán sus cifras de todos modos, basándose en información peor de la que usted tiene.

El cambio en sí es un ejercicio de saldo de apertura: determine lo que le deben, lo que debe, lo que tiene en stock y los pagos anticipados realizados y recibidos, regístrese como asiento de apertura y contabilice en adelante por devengo.

El motor del devengo, automatizado

La objeción histórica al devengo -demasiada carga contable para un equipo pequeño- es hoy un argumento a favor de la automatización. El libro mayor de Nordlet está diseñado por naturaleza bajo el principio de devengo: una factura de venta contabiliza un ingreso y un derecho de cobro en el momento de su emisión, los cobros cancelan el derecho de cobro cuando las importaciones bancarias coinciden con ellos, los anticipos se registran como pasivos hasta la entrega, y el motor de reconocimiento de ingresos difiere y libera los ingresos por suscripción periodo a periodo, incluso de forma automática al cierre del periodo. El coste contable que antes justificaba el criterio de caja es la parte de la que se encarga el software.

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre el criterio de caja y la contabilidad de devengo?

El criterio de caja registra los ingresos y los gastos cuando el dinero se mueve; el devengo registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos. El devengo mide el rendimiento, el criterio de caja mide los movimientos bancarios, y ambos pueden contar historias muy diferentes sobre el mismo mes.

¿Cuál es mejor para una pequeña empresa?

Si los pagos son inmediatos y no hay existencias, el criterio de caja es adecuado y más sencillo. En el momento en que aparecen plazos de facturación, stock o pagos anticipados, el devengo es el único método cuyo "beneficio" significa algo, y con la teneduría de libros automatizada sus costes indirectos han desaparecido casi por completo.

¿Puede una sociedad limitada utilizar la contabilidad de caja en la UE?

A efectos de contabilidad legal, prácticamente no; los marcos nacionales de la UE (incluidas las BAS de Lituania) exigen que las empresas contabilicen según el principio de devengo. Las simplificaciones basadas en caja existen principalmente para empresarios individuales y autónomos por debajo de los umbrales nacionales.

¿El IVA sigue las normas de caja o de devengo?

Ninguna de su elección: el IVA tiene sus propias normas de devengo, generalmente basadas en la factura, con regímenes opcionales de criterio de caja para pequeñas empresas en algunos países. Su método contable no modifica sus obligaciones de IVA.

¿Cómo se pasa del criterio de caja al devengo?

Fije una fecha de cambio y establezca el balance de apertura: facturas de clientes pendientes de cobro (derechos de cobro), facturas de proveedores pendientes de pago (obligaciones de pago), existencias en mano, y pagos anticipados realizados y recibidos. Regístrese como asiento de apertura y comience a contabilizar por devengo a partir de ese día. La constitución en sociedad es el momento natural; también es el momento en que el cambio se vuelve obligatorio.