Co je účtová osnova? S příklady šablon pro EU a Litvu

Účtová osnova je seznam všech účtů, na které může společnost v účetnictví zaúčtovat operace, tedy slovník hlavní knihy. Každý zápis v podvojném účetnictví odkazuje na účty výhradně z tohoto seznamu, takže účtová osnova předem určuje, na jaké otázky budou účetní knihy vůbec schopné odpovědět. Při příliš velkém zjednodušení skryjí „režijní náklady“ úplně všechno, zatímco při přílišném členění tráví účetní dny rozhodováním mezi téměř totožnými položkami.

Struktura: kódy, typy, hierarchie

Účtová osnova má tři strukturální prvky:

• Kódy. Každému účtu je přiřazeno číslo, jehož číslice vyjadřují jeho pozici: v litevské osnově začíná účet 2410 číslicí 2 (oběžná aktiva), spadá pod 24 (pohledávky se splatností do jednoho roku) a představuje účet pohledávek z obchodního styku. Díky kódům lze účty třídit, seskupovat a jednoznačně identifikovat napříč systémy a jazyky.
• Typy. Každý účet je účtem aktiv, pasiv, vlastního kapitálu, výnosů, nebo nákladů. Typ určuje jeho obvyklý zůstatek (viz má dáti a dal) a výkaz, do kterého se propisuje: první tři tvoří rozvahu, poslední dva výkaz zisku a ztráty.
• Hierarchie. Účty tvoří stromovou strukturu. Součtové účty (2 oběžná aktiva, 24 pohledávki) slouží k seskupování a vykazování; účtovat lze výhradně na listové (koncové) účty. Účtování na součtový účet představuje klasickou chybu narušující kvalitu dat a kvalitní systém takový krok zcela odmítne.

Jedna osnova, mnoho zemí

Jednotná celoevropská účtová osnova neexistuje. Účetní směrnice EU (2013/34/EU) předepisuje uspořádání výkazů (jak musí vypadat rozvaha a výkaz zisku a ztráty), avšak způsob, jakým se k nim účtová osnova dopracuje, si stanovuje každý členský stát sám:

• Francie nařizuje národní osnovu (Plan Comptable Général), kde jsou čísla účtů pevně dána předpisy.
• Německo nemá zákonem předepsanou osnovu, ale téměř každý využívá jeden ze standardních rámců (SKR03 nebo SKR04) zpopularizovaných ekosystémem DATEV.
• Rumunsko nařizuje Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): kódy syntetických a analytických účtů jsou pevně dány předpisy a soubor SAF-T (D406) od úřadu ANAF akceptuje výhradně tyto kódy.
• Litva vydává doporučenou standardní osnovu v souladu s litevskými podnikatelskými účetními standardy (VAS). Není závazná pro každý jednotlivý účet, avšak praxe se na ní ustálila: účetní, auditoři i daňový úřad VMI těmto kódům zcela plynule rozumějí.
• Jinde se tento vzor opakuje: jde o národní zvyklost, která je někdy závazná, jindy de facto.

Praktickým důsledkem je, že účtová osnova je závislá na lokalizaci. Software, který má osnovu jedné země natvrdo zapsanou v kódovém základu, bude všude jinde exportovat nesprávné názvosloví.

Přehled litevské standardní osnovy

Šest tříd, každá má jednu číslice:

Třída	Obsah	Typ
1	Ilgalaikis turtas – dlouhodobý majetek	Aktiva
2	Trumpalaikis turtas – oběžný majetek	Aktiva
3	Nuosavas kapitalas – vlastní kapitál	Vlastní kapitál
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai – závazky	Pasiva
5	Pajamos – výnosy	Výnosy
6	Sąnaudos – náklady	Náklady

Několik běžných účtů ze středu stromové struktury:

Kód	Název	Co se zde účtuje
1220	Mašinos ir įranga	Stroje a zařízení v pořizovací ceně
1229	Mašinų ir įrangangos nusidėvėjimas (−)	Oprávky ke strojům a zařízení (korigující účet)
2410	Pirkėjų skolos	Odběratelské faktury – pohledávki z obchodního styku
2441	Gautinas PVM	DPH na vstupu z nákupů
2710	Sąskaitos bankuose	Bankovní účty
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Hospodářský výsledek běžného účetního období (zisk nebo ztráta)
4430	Skolos tiekėjams	Dodavatelské faktury – závazky z obchodního styku
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Čisté mzdy k výplatě
4492	Mokėtinas PVM	DPH na výstupu vůči daňovému úřadu VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Tržby z prodeje služeb
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Mzdové náklady

Když si přečtete kód, okamžitě víte, do kterého řádku výkazu se propisuje: vše pod číslem 1 a 2 je položka aktiv, výnosy 5 minus náklady 6 tvoří hospodářský výsledek období před jeho převodem na účet 3420. Právě na tuto vlastnost se dobrá účtová osnova optimalizuje – mapování z hlavní knihy do zákonných výkazů se stává zcela mechanickou záležitostí.

Návrh a rozšiřování účtové osnovy

Základní pravidla platná napříč všemi zeměmi:

1. Začněte u národní šablony, nikoliv od začátku. Šablona již odpovídá struktuře zákonných výkazů i očekáváním vašeho účetního. Vlastní úpravy provádějte pouze tam, kde se vaše podnikání zásadně liší.
2. Přidávejte účty pro členění, která vykazujete, a dimenze pro vše ostatní. Výnosy členěné podle zemí nebo produktových řad obvykle patří do analytických dimenzí (nákladová střediska, projekty), nikoliv do dvaceti téměř totožných výnosových účtů.
3. Ponechejte mezery v číslování. 5000, 5001, 5200 – zanechte si prostor pro vkládání nových položek bez nutnosti přečíslování.
4. Nikdy neměňte účel existujícího účtu. Účet, který do března znamenal „předplatné software“ a poté „poradenství“, učiní každé meziroční srovnání potichu nesprávným. Založte nový účet a na starý přestaňte účtovat.

Účtová osnova jako objekt rozhraní API

V systému Nordlet je účtová osnova datem, nikoliv konfiguračními soubory. Nová společnost je předvyplněna osnovou odpovídající její zemi: společnost registrovaná v Rumunsku obdrží rumunskou všeobecnou osnovu (OMFP 1802/2014) s rumunskými názvy a analytickými účty, které úřad ANAF očekává (4111 odběratelé, 401 dodavatelé, 4426/4427 DPH, 5121 banka, 5311 pokladna, 421/431/436/444 mzdy). Společnost registrovaná v Estonsku obdrží výchozí osnovu z e-arveldaja, účetního softwaru Centra registru a informačních systémů, s estonskými názvy (1210 odběratelé, 2310 dodavatelé, 1510/2511 DPH, 1020 banka, 1010 pokladna, 2610/2520/2530/2550 mzdy) a každá další společnost dostane standardní litevskou osnovu – včetně kódů, názvů, typů, hierarchie a příznaků účtovatelnosti – připravenou k zaúčtování. Výchozí účty pro zaúčtování se řídí touto osnovou: rumunský prodej se zaúčtuje jako MD 4111 / D 704 nebo 707 / D 4427, estonský jako MD 1210 / D 3100 nebo 3200 / D 2511. Osnova zůstává tou, se kterou byla společnost vytvořena; pomocí endpointu POST /v1/ledger/accounts/apply-template ji lze znovu aplikovat. Společnost registrovaná v Rumunsku nebo Estonsku, která byla nastavena na litevskou osnovu, může přejít na osnovu své země pomocí endpointu POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (tlačítko přepnutí v sekci Účetní kniha → Účtová osnova), pokud ještě nebylo nic zaúčtováno, žádný účet nebyl vytvořen ručně a v nastavení neexistuje odkaz na účet, který nová osnova postrádá; v opačném případě je požadavek s patřičným důvodem odmítnut. Endpointy POST /v1/ledger/accounts/create a /accounts/update slouží k jejímu rozšíření. Každý účet nese svůj typ a příznak isPostable a API účetní knihy obojí vymáhá: zápisy odkazující na nesoučtový účet (pozn.: myšleno součtový) nebo neznámý kód jsou odmítnuty. Stejná kontrola platí pro automatické zaúčtování a související nastavení – pravidla zaúčtování, účet bankovního účtu v hlavní knize, účty položek a typy operací při uložení odmítnou součtový účet a vrátí kód 422. Sestavy – obratová předvaha, účetní výkazy – seskupují data podle tříd osnovy, kterou společnost používá (v rumunské osnově: 1 kapitál, 2 dlouhodobý majetek s příslušnými oprávkami 28x/29x a opravnými položkami, 3 zásoby, 4 cizí subjekt, 5 pokladna a banka, 6 náklady podle druhu, 7 výnosy; v estonské osnově: 1 aktiva, 21-28 pasiva, 29 vlastní kapitál, 31-36 obrat, 4 zboží, materiály a služby, 5 ostatní provozní náklady, 6 osobní náklady, 7 odpisy a ostatní provozní náklady, 8 finanční položky a 8900 daň z příjmů), takže mapování na zákonné výkazy zůstává zcela mechanické. Informace o tom, kam v procesu nastavení společnosti použití šablony zapadá, najdete v průvodci začínáme.

FAQ

Co je to účtová osnova v jednoduchých slovech?

Kompletní seznam účtů, na které může společnost v účetnictví účtovat – každý s kódem, názvem a typem. Definuje slovník hlavní knihy: pokud nějaké rozlišení v osnově (nebo v analytické dimenzi) chybí, účetnictví jej nedokáže vyjádřit.

Existuje v EU jedna standardní účtová osnova?

Ne. Evropská unie harmonizuje uspořádání účetních výkazů, nikoliv číslování účtů. Francie nařizuje národní osnovu, Německo využívá de facto standardy (SKR03/04) a Litva vydává doporučenou osnovu v souladu s předpisy VAS, kterou praxe považuje za standard.

Jaký je rozdíl mezi účtovatelnými a součtovými účty?

Součtové účty slouží k seskupování a mezisoučtům – například třída 2, skupina 24 – a nikdy se na ně přímo neúčtuje. Účtovatelné účty představují koncové body (listy) stromové struktury, kam skutečně dopadají částky má dáti a dal. Vynucování tohoto pravidla v softwaru brání tomu, aby se sestavy a účetní zápisy vzájemně rozcházely.

Kolik účtů by měla mít malá společnost?

Méně, než si myslíte – pracovní sada účtů malé servisní společnosti čítá obvykle 30 až 60 položek. Účet přidejte tehdy, když dané rozlišení vyžadují výkazy nebo daňová přiznání; pro manažerské členění využijte nákladová střediska nebo projekty.

Mohu účtovou osnovu později změnit?

Nové účty můžete libovolně přidávat a ty staré přestat používat. Chytréu se vyvarujte přejmenovávání nebo změny účelu existujícího účtu uprostřed historického období – srovnání s minulými obdobími by si ponechalo zůstatek účtu, ale ztratilo by jeho význam. Raději přidejte nový a starý zablokujte.