Hva er en kontoplan? Med eksempler på maler for EU og Litauen

Kontoplanen er en liste over alle kontoene som et foretaks regnskap kan bokføre på, og den utgjør hovedbokens vokabular. Hver enkelt postering i dobbel bokføring henviser til kontoer fra denne listen og ingen andre. Kontoplanen avgjør dermed hvilke spørsmål regnskapet noensinne vil kunne besvare. Er den for grov, vil «administrative kostnader» skjule alt; er den for detaljert, tilbringer regnskapsførere dagene sine med å velge mellom nesten identiske kontoer.

Struktur: koder, typer og hierarki

En kontoplan har tre strukturelle elementer:

• Koder. Hver konto får et nummer der sifrene viser dens plassering i systemet: i den litauiske kontoplanen starter 2410 med 2 (omløpsmidler), ligger under 24 (kortsiktige fordringer) og er kontoen for kortsiktige kundefordringer. Kodene gjør kontoene sorterbare, grupperingsevnige og entydige på tvers av systemer og språk.
• Typer. Hver konto er enten en eiendel, en gjeldskonto, en egenkapitalkonto, en inntektskonto eller en kostnadskonto. Typen avgjør kontoens normale saldo (se debet og kredit) og hvilken oppstilling den havner på: de tre første bygger opp balansen, mens de to siste danner resultatregnskapet.
• Hierarki. Kontoene danner et tre. Samlekontoer (2 omløpsmidler, 24 fordringer) finnes for gruppering og rapportering, og det er kun bladkontoer (nederste nivå) som kan bokføres på. Å bokføre direkte på en samlekonto er en klassisk datakvalitetsfeil, og et godt system avviser en slik postering tvert.

Én kontoplan, mange land

Det finnes ingen felles kontoplan for hele EU. EUs regnskapsdirektiv (2013/34/EU) fastsetter oppstillingsplanene – altså hvordan balansen og resultatregnskapet må vises – men det er opp til hvert enkelt medlemsland å bestemme hvordan kontoplanene skal lede fram til disse:

• Frankrike pålegger en nasjonal kontoplan (Plan Comptable Général), der kontonumrene er fastsatt ved forskrift.
• Tyskland har ingen lovbestemt kontoplan, men nesten alle bruker et av standardrammeverkene (SKR03 eller SKR04) som er gjort populære gjennom DATEV-økosystemet.
• Romania pålegger Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): syntetiske og analytiske kontokoder er fastsatt ved forskrift, og ANAFs SAF-T-fil (D406) godtar bare disse kodene.
• Litauen publiserer en anbefalt standardkontoplan som er tilpasset litauiske regnskapsstandarder (VAS). Den er ikke obligatorisk på kontonivå, men praksis har samlet seg rundt den: regnskapsførere, revisorer og VMI (skattemyndighetene i Litauen) leser disse kodene flytende.
• Mønsteret gjentar seg andre steder: en nasjonal standard, som av og til er bindende og andre ganger gjelder som praksis (de facto).

Den praktiske konsekvensen av dette er at kontoplaner er et lokaliseringsspørsmål. Programvare som hardkodet bruker ett lands kontoplan, eksporterer feil vokabular alle andre steder.

Den litauiske standardkontoplanen i hovedtrekk

Seks klasser, ett siffer hver:

Klasse	Innhold	Type
1	Ilgalaikis turtas – anleggsmidler	Eiendel
2	Trumpalaikis turtas – omløpsmidler	Eiendel
3	Nuosavas kapitalas – egenkapital	Egenkapital
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai – gjeld	Gjeld
5	Pajamos – inntekter	Inntekt
6	Sąnaudos – kostnader	Kostnad

Noen utvalgte driftskontoer fra midten av treet:

Kode	Navn	Hva som bokføres her
1220	Mašinos ir įranga	Maskiner og utstyr til anskaffelseskost
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Akkumulert avskrivning (motkonto)
2410	Pirkėjų skolos	Kundefakturaer – kundefordringer
2441	Gautinas PVM	Inngående merverdiavgift på kjøp
2710	Sąskaitos bankuose	Bankkonti
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Årets resultat (overskudd eller underskudd)
4430	Skolos tiekėjams	Leverandørfakturaer – leverandørgjeld
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Netto påløpt/utbetalingsklar lønn
4492	Mokėtinas PVM	Utgående merverdiavgift skyldig til VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Salgsinntekter fra tjenester
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Lønnskostnad

Les en kode, og du vet umiddelbart hvilken linje i regnskapsoppstillingen den mater: alt under 1 og 2 er eiendeler, og 5 minus 6 gir periodens resultat før det overføres til 3420. Dette er egenskapen som en god kontoplan er optimalisert for – koblingen fra hovedbok til offentlige regnskapsoppstillinger blir mekanisk.

Utforming og utvidelse av en kontoplan

Tommelfingerregler som gjelder på tvers av land:

1. Ta utgangspunkt i den nasjonale malen, ikke start fra scratch. Malen samsvarer allerede med oppstillingsplanen i lovverket og revisorens forventninger. Gjør kun endringer der virksomheten din faktisk skiller seg ut.
2. Legg til kontoer for skillelinjer du rapporterer på, og bruk dimensjoner til alt annet. Inntekter fordelt på land eller produktlinjer hører som regel hjemme i analytiske dimensjoner (kostnadssteder, prosjekter), ikke i tjue nesten identiske inntektskontoer.
3. Legg inn nummertomrom. 5000, 5001, 5200 – det gir rom for å sette inn nye kontoer uten å måtte nummerere om.
4. Gjenbruk aldri en konto. En konto som betydde «programvareabonnementer» fram til mars og «konsulenttjenester» deretter, gjør alle årsammenligninger feil uten at det merkes. Opprett en ny konto og slutte å føre på den gamle.

Kontoplanen som et API-objekt

I Nordlet er kontoplanen data, ikke konfigurasjonsfiler. Et nytt foretak blir fylt opp med kontoplanen for sitt respektive land: et foretak registrert i Romania mottar den rumenske generelle kontoplanen (OMFP 1802/2014) med rumenske navn og de analytiske kontoene som ANAF forventer (4111 kunder, 401 leverandører, 4426/4427 MVA, 5121 bank, 5311 kontanter, 421/431/436/444 lønn); et foretak registrert i Estland mottar standardkontoplanen fra e-arveldaja (regnskapssystemet til Register- og informasjonsjournalsenteret) med estiske navn (1210 kunder, 2310 leverandører, 1510/2511 MVA, 1020 bank, 1010 kontanter, 2610/2520/2530/2550 lønn); og alle andre foretak mottar den standardiserte litauiske kontoplanen – koder, navn, typer, hierarki og bokføringsflagg – klare til bruk. Standardkontoene for bokføring følger den samme kontoplanen: et rumensk salg bokføres som D 4111 / K 704 eller 707 / K 4427, og et estisk salg som D 1210 / K 3100 eller 3200 / K 2511. Kontoplanen forblir den samme som foretaket ble opprettet med; POST /v1/ledger/accounts/apply-template påkaller den på nytt. Et foretak registrert i Romania eller Estland som ble satt opp med den litauiske kontoplanen, kan flytte over til sitt nasjonale oppsett med POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (bytteknappen under Hovedbok → Kontoplan) så lenge ingenting er bokført ennå, ingen kontoer er opprettet manuelt, og ingen innstillinger refererer til en konto som den nye kontoplanen mangler. Hvis ikke, blir forespørselen avvist med en angitt årsak. POST /v1/ledger/accounts/create og /accounts/update utvider den. Hver konto bærer med seg sin type og sitt isPostable-flagg, og hovedbok-API-et håndhever begge: posteringer som viser til en samlekonto som ikke kan bokføres på, eller en ukjent kode, blir avvist. Den samme sjekken gjelder for automatiske posteringer og innstillingene som mater dem – bokføringsregler, en bankkontos hovedbokskonto, artikkelkontoer og operasjonstyper avviser samlekontoer ved lagring med feilmeldingen 422. Rapporter – saldobalanse og finansregnskap – grupperer etter klassene i kontoplanen foretaket bruker (på den rumenske kontoplanen: 1 kapital, 2 anleggsmidler med tilhørende 28x/29x avskrivning og nedskrivning, 3 varebeholdning, 4 tredjeparter, 5 likvider, 6 kostnader etter art, 7 inntekter; på den estiske kontoplanen: 1 eiendeler, 21–28 gjeld, 29 egenkapital, 31–36 omsetning, 4 varer, materialer og tjenester, 5 andre driftskostnader, 6 personalkostnader, 7 avskrivninger og andre driftskostnader, 8 finansposter og 8900 skatt på inntekt), slik at den lovpålagte kartleggingen forblir mekanisk. Se kom i gang for hvor anvendelsen av malen passer inn i oppsettet av foretaket.

FAQ

Hva er en kontoplan på en enkel måte?

Den fullstendige listen over kontoer som et foretaks regnskap kan bokføre på – der hver konto har en kode, et navn og en type. Den definerer hovedbokens vokabular: hvis et skille ikke finnes i kontoplanen (eller i en analytisk dimensjon), kan regnskapet ikke uttrykke det.

Finnes det én standard kontoplan for hele EU?

Nei. EU harmoniserer oppstillingene for finansregnskapet, ikke kontonummereringen. Frankrike pålegger en nasjonal kontoplan, Tyskland bruker de facto-standarder (SKR03/04), og Litauen publiserer en anbefalt VAS-tilpasset kontoplan som praksis behandler som standard.

Hva er forskjellen mellom bokføringsklare kontoer og samlekontoer?

Samlekontoer eksisterer for å gruppere og summere delsummere – klasse 2, gruppe 24 – og posteringer blir aldri ført direkte på dem. Bokføringsklare kontoer er bladene på treet der de faktiske debet- og kreditbeløpene havner. Å håndheve dette i programvaren forhindrer at rapporter og posteringer glir fra hverandre.

Hvor mange kontoer bør et lite foretak ha?

Færre enn du tror – det aktive settet for et lite tjenesteselskap er som regel 30–60 kontoer. Legg til en konto når du trenger skillet i regnskapsoppstillingene eller skattemeldingen; bruk heller kostnadssteder eller prosjekter til interne ansvarsfordelinger.

Kan jeg endre kontoplanen min senere?

Du kan fritt legge til nye kontoer og slutte å bruke gamle. Å endre navn på eller gjenbruke en konto midt i regnskapshistorikken er feilen du må unngå – sammenligninger med tidligere perioder beholder kontoens saldo, men mister sin faktiske mening. Legg til nye og marker gamle som utgåtte.