Hesap Planı Nedir? AB ve Litvanya Şablon Örnekleriyle
Hesap planının ne olduğunu, hesap kodları ile hiyerarşinin nasıl çalıştığını, AB ülkeleri arasındaki farkları ve uygulamada standart Litvanya hesap planının nasıl göründüğünü inceleyin.
Hesap planı, bir şirketin defterlerine kayıt atılabilecek tüm hesapların listesidir; diğer bir deyişle defterin kelime dağarcığıdır. Çift taraflı kayıt tutma sistemindeki her işlem bu listeden hesaplar seçilerek yapılır, listede olmayan bir hesap kullanılamaz. Dolayısıyla hesap planı, defterlerin ileride yanıt verebileceği soruları belirler. Plan çok kaba olursa "genel yönetim giderleri" kalemi her şeyi gizler; çok detaylı olursa da muhasebeciler günlerini birbirine benzeyen hesaplar arasında seçim yaparak geçirir.
Yapı: Kodlar, türler ve hiyerarşi
Bir hesap planı üç yapısal unsurdan oluşur:
- Kodlar. Her hesaba, içerdiği rakamlarla yerini belli eden bir numara verilir. Örneğin Litvanya planındaki
2410kodu,2(dönen varlıklar) ile başlar,24(bir yıl içinde tahsil edilecek alacaklar) altında yer alır ve ticari alacaklar hesabıdır. Kodlar, hesapların sistemler ile diller arasında sıralanabilmesini, gruplandırılabilmesini ve net bir şekilde anlaşılmasını sağlar. - Türler. Her hesap; varlık, borç, özkaynak, gelir veya gider hesabıdır. Hesap türü, onun normal bakiyesini (bkz. borç ve alacak kayıtları) ve hangi mali tabloda yer alacağını belirler: İlk üçü bilançoyu, son ikisi ise gelir tablosunu oluşturur.
- Hiyerarşi. Hesaplar bir ağaç yapısı oluşturur. Özet hesaplar (
2dönen varlıklar,24alacaklar) gruplandırma ve raporlama amacıyla vardır; yalnızca en uçtaki (yaprak) hesaplara kayıt atılabilir. Bir özet hesaba kayıt atmak klasik bir veri kalitesi hatasıdır; iyi bir yazılım buna kesinlikle izin vermez.
Tek plan, birçok ülke
Avrupa Birliği genelinde geçerli olan tek bir standart hesap planı yoktur. AB Muhasebe Direktifi (2013/34/EU) mali tablo şablonlarını (bilanço ile gelir tablosunun neleri göstermesi gerektiğini) belirler, ancak hesap planlarının bu yapıya nasıl ulaşacağını her üye devlet kendi belirler:
- Fransa, ulusal bir planı zorunlu kılar (Plan Comptable Général); hesap numaraları mevzuatla sabitlenmiştir.
- Almanya'nın yasal olarak zorunlu kıldığı bir plan yoktur, ancak neredeyse herkes DATEV ekosisteminin yaygınlaştırdığı standart çerçevelerden birini (SKR03 veya SKR04) kullanır.
- Romanya, Planul de conturi general (OMFP 1802/2014) standardını zorunlu kılar: Sentetik ve analitik hesap kodları mevzuatla belirlenmiştir ve ANAF'ın SAF-T dosyası (D406) yalnızca bu kodları kabul eder.
- Litvanya, Litvanya İşletme Muhasebesi Standartları (VAS) ile uyumlu tavsiye niteliğinde standart bir plan yayımlar. Hesap bazında zorunlu olmasa da uygulamada bir standart oluşmuştur: Muhasebeciler, denetçiler ve VMI (Litvanya Vergi Dairesi) bu kodları rahatlıkla okur.
- Diğer ülkelerde de bu model tekrarlanır: Kimi zaman bağlayıcı, kimi zaman ise fiilen geçerli ulusal bir gelenek vardır.
Bunun pratik sonucu şudur: Hesap planları bir yerelleştirme (localization) konusudur. Bir ülkenin planını kodlarına sabitleyen (hard-code) yazılımlar, diğer tüm ülkelerde yanlış bir terminoloji dışarı aktarır.
Hatlarıyla Litvanya standart planı
Her biri tek haneli olan altı sınıf bulunur:
| Sınıf | İçerik | Tür |
|---|---|---|
| 1 | Ilgalaikis turtas - duran varlıklar | Varlık |
| 2 | Trumpalaikis turtas - dönen varlıklar | Varlık |
| 3 | Nuosavas kapitalas - özkaynak | Özkaynak |
| 4 | Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - borçlar | Borç |
| 5 | Pajamos - gelir | Gelir |
| 6 | Sąnaudos - gider | Gider |
Ağacın orta kısmından birkaç örnek hesap:
| Kod | Ad | Buraya ne kaydedilir |
|---|---|---|
| 1220 | Mašinos ir įranga | Maliyet bedeliyle makine ve ekipmanlar |
| 1229 | Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−) | Birikmiş amortisman (düzenleyici hesap) |
| 2410 | Pirkėjų skolos | Müşteri faturaları - ticari alacaklar |
| 2441 | Gautinas PVM | Alışlardaki indirilecek KDV |
| 2710 | Sąskaitos bankuose | Banka hesapları |
| 3420 | Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai) | Cari yıl kârı veya zararı |
| 4430 | Skolos tiekėjams | Tedarikçi faturaları - ticari borçlar |
| 4460 | Mokėtinas darbo užmokestis | Ödenecek net ücretler |
| 4492 | Mokėtinas PVM | VMI'ye ödenecek hesaplanan KDV |
| 5001 | Paslaugų pardavimo pajamos | Hizmet gelirleri |
| 6204 | Darbo užmokesčio sąnaudos | Ücret giderleri |
Bir kodu okuduğunuzda hangi mali tablo kalemini beslediğini anlarsınız: 1 ve 2 ile başlayan her şey bilanço varlık kalemidir; 5 eksi 6 ise 3420 hesabına devretmeden önceki dönem kârını verir. İyi bir hesap planının optimize ettiği özellik budur; defterden yasal tablolara geçiş süreci mekanik bir hale gelir.
Hesap planı tasarlama ve genişletme
Ülkeden bağımsız olarak geçerliliğini koruyan genel kurallar:
- Sıfırdan başlamak yerine ulusal şablonu temel alın. Şablon halihazırda yasal tablo yapısına ve muhasebecinizin beklentilerine uygundur. Yalnızca işletmenizin gerçekten farklı olduğu durumlarda yeni hesap ekleyin.
- Raporladığınız ayrımlar için hesap açın, diğer her şey için boyutları (dimension) kullanın. Ülke veya ürün grubuna göre gelir dağılımı genellikle yirmi tane birbirine benzeyen gelir hesabında değil, analitik boyutlarda (masraf merkezleri, projeler) izlenmelidir.
- Numaralandırma boşlukları bırakın.
5000,5001,5200gibi aralıklar bırakmak, yeniden numaralandırma yapmadan araya hesap eklemenize olanak tanır. - Hiçbir zaman mevcut bir hesabın amacını değiştirmeyin. Mart ayına kadar "yazılım abonelikleri" anlamına gelen ve sonrasında "danışmanlık" için kullanılmaya başlanan bir hesap, yıldan yıla yapılan tüm karşılaştırmaları sessizce hatalı hale getirir. Yeni bir hesap açın ve eskiye kayıt atmayı bırakın.
Bir API nesnesi olarak hesap planı
Nordlet'te hesap planı birer konfigürasyon dosyası değil, veridir. Yeni bir şirkete kayıtlı olduğu ülkenin hesap planı otomatik olarak atanır: Romanya'da kaydedilen bir şirkete Romanya genel hesap planı (OMFP 1802/2014) Rumence adlarıyla ve ANAF'ın beklediği analitik hesaplarla (4111 müşteriler, 401 tedarikçiler, 4426/4427 KDV, 5121 banka, 5311 kasa, 421/431/436/444 bordro) yüklenir. Estonya'da kaydedilen bir şirkete, Kayıt ve Bilgi Sistemleri Merkezinin muhasebe yazılımı e-arveldaja'nın varsayılan planı Estonca adlarıyla (1210 müşteriler, 2310 tedarikçiler, 1510/2511 KDV, 1020 banka, 1010 kasa, 2610/2520/2530/2550 bordro) tanımlanır. Diğer tüm şirketler ise standart Litvanya planıyla -kodları, adları, türleri, hiyerarşisi ve kayıt atılabilirlik bayraklarıyla- kullanıma hazır şekilde başlar. Varsayılan kayıt hesapları da aynı planı izler: Romanya'daki bir satış işlemi Borç 4111 / Alacak 704 veya 707 / Alacak 4427 şeklinde kaydedilirken, Estonya'daki bir satış Borç 1210 / Alacak 3100 veya 3200 / Alacak 2511 şeklinde işlenir. Hesap planı, şirketin kurulduğu anda belirlenen plan olarak kalır; POST /v1/ledger/accounts/apply-template uç noktası ile yeniden uygulanabilir. Litvanya planı üzerinde kurulmuş Romanya veya Estonya merkezli bir şirket, henüz hiçbir kayıt atılmamış, elle hesap oluşturulmamış ve yeni planda eksik olan bir hesaba atıfta bulunan herhangi bir ayar bulunmadığı sürece POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (Defter → Hesap planı altındaki değiştir düğmesi) ile ülkesinin planına geçebilir; aksi takdirde istek gerekçesiyle birlikte reddedilir. Hesap planını genişletmek için POST /v1/ledger/accounts/create ve /accounts/update uç noktaları kullanılır. Her hesap kendi türünü ve isPostable bayrağını taşır; defter API'si de her ikisini zorunlu kılar: kayıt atılamayan bir özet hesabı veya bilinmeyen bir kodu içeren girdiler reddedilir. Aynı kontrol otomatik kayıtlar ve bunları besleyen ayarlar için de geçerlidir; kayıt kuralları, bir banka hesabının defter hesabı, kalem hesapları ve işlem türleri, özet hesap seçilerek kaydedilmeye çalışıldığında 422 hatası döndürür. Raporlar (mizan, mali tablolama) şirketin kullandığı planın sınıflarına göre gruplandırma yapar (Romanya planında: 1 sermaye, 2 28x/29x amortisman ve değer düşüklüğü hesaplarıyla birlikte duran varlıklar, 3 stoklar, 4 üçüncü taraflar, 5 hazine, 6 masraf çeşitleri, 7 gelirler; Estonya planında: 1 varlıklar, 21-28 borçlar, 29 özkaynak, 31-36 ciro, 4 mal, malzeme ve hizmetler, 5 diğer faaliyet giderleri, 6 personel maliyetleri, 7 amortisman ve diğer faaliyet maliyetleri, 8 finansal kalemler ve 8900 gelir vergisi). Bu sayede yasal tablolara dönüştürme süreci mekanik kalır. Şablon uygulamasının şirket kurulumunun neresinde yer aldığını görmek için başlangıç kılavuzuna göz atın.
FAQ
Basit bir ifadeyle hesap planı nedir?
Bir şirketin defterlerine kayıt atılabilecek hesapların tamamının listedir; her biri bir koda, ada ve türe sahiptir. Defterin kelime dağarcığını tanımlar: Eğer bir ayrım hesap planında (veya analitik bir boyutta) yer almıyorsa, defterler bunu ifade edemez.
AB için tek bir standart hesap planı var mı?
Hayır. AB, hesap numaralandırmasını değil mali tablo şablonlarını uyumlaştırır. Fransa ulusal bir planı zorunlu kılarken, Almanya fiilen geçerli standartlarla (SKR03/04) çalışır, Litvanya ise uygulamanın standart kabul ettiği VAS uyumlu tavsiye niteliğinde bir plan yayımlar.
Kayıt atılabilir (postable) ve özet (summary) hesaplar arasındaki fark nedir?
Özet hesaplar (2. sınıf, 24. grup gibi) gruplandırma ve ara toplam almak amacıyla vardır ve bu hesaplara doğrudan hiçbir zaman kayıt atılmaz. Kayıt atılabilir hesaplar ise gerçek borç ve alacakların işlendiği ağacın uç (yaprak) noktalarıdır. Bu kuralın yazılımda zorunlu kılınması, raporlar ile kayıtların birbirinden sapmasını önler.
Küçük bir şirketin kaç hesabı olmalıdır?
Sandığınızdan az; küçük bir hizmet şirketinin aktif çalışma seti genellikle 30 ila 60 hesaptan oluşur. Tablolarda veya vergi beyannamelerinde bu ayrıma ihtiyaç duyduğunuzda yeni bir hesap ekleyin; yönetimsel kırılımlar için ise masraf merkezlerini veya projeleri kullanın.
Hesap planımı daha sonra değiştirebilir miyim?
İstediğiniz gibi yeni hesaplar ekleyebilir ve eskisini kullanmayı bırakabilirsiniz. Kaçınmanız gereken hata, geçmiş dönemler devam ederken bir hesabın adını değiştirmek veya amacını yeniden tanımlamaktır; çünkü önceki dönem karşılaştırmaları hesabın bakiyesini korur ancak anlamını kaybeder. Yeni hesap ekleyin, eskisini kullanım dışı bırakın.