O que é um plano de contas? Com exemplos de modelos para a UE e a Lituânia

O plano de contas é a lista de todas as contas em que a contabilidade de uma empresa pode efetuar lançamentos; é o vocabulário do razão (ledger). Cada registo na contabilidade de partidas dobradas indica contas desta lista e de nenhuma outra, pelo que o plano determina as perguntas que a contabilidade será sempre capaz de responder. Se for demasiado genérico, as "despesas administrativas" ocultam tudo; se for demasiado específico, os contabilistas passam os dias a escolher entre contas quase idênticas.

Estrutura: códigos, tipos e hierarquia

Um plano de contas possui três elementos estruturais:

• Códigos. Cada conta recebe um número cujos dígitos codificam a respetiva posição: no plano lituano, 2410 começa por 2 (ativo circulante), encontra-se sob o grupo 24 (quantias a receber no prazo de um ano) e corresponde à conta de clientes. Os códigos permitem ordenar, agrupar e identificar as contas de forma inequívoca entre sistemas e idiomas.
• Tipos. Cada conta é uma conta de ativo, passivo, capital próprio, proveitos ou custos. O tipo determina o seu saldo normal (ver débitos e créditos) e em que demonstração financeira figura: os três primeiros compõem o balanço, enquanto os dois últimos formam a demonstração de resultados.
• Hierarquia. As contas formam uma árvore. As contas sintéticas (2 ativo circulante, 24 contas a receber) existem para efeitos de agrupação e relato; apenas as contas analíticas (folhas) aceitam lançamentos. Efetuar um lançamento numa conta sintética é um erro clássico de qualidade de dados, o qual um bom sistema rejeita de imediato.

Um plano, muitos países

Não existe um plano de contas único para toda a UE. A Diretiva Contabilística da UE (2013/34/EU) prescreve as estruturas das demonstrações financeiras - o que o balanço e a demonstração de resultados devem apresentar -, mas cada Estado-membro decide a forma como os planos de contas as implementam:

• França obriga à utilização de um plano nacional (o Plan Comptable Général), sendo os números das contas fixados por regulamentação.
• Alemanha não tem nenhum plano legal, mas quase toda a gente utiliza uma das estruturas padrão (SKR03 ou SKR04) popularizadas pelo ecossistema DATEV.
• Roménia obriga ao Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): os códigos das contas sintéticas e analíticas são fixados por regulamentação, e o ficheiro SAF-T da ANAF (D406) aceita apenas esses códigos.
• Lituânia publica um plano padrão recomendado e alinhado com as Normas de Contabilidad Empresarial da Lituânia (VAS). Não é obrigatório conta a conta, mas a prática convergiu para o mesmo: contabilistas, revisores oficiais de contas e a VMI leem todos estes códigos com fluência.
• Noutros locais, o padrão repete-se: uma convenção nacional, por vezes vinculativa, por vezes de facto.

A consequência prática é que os planos de contas constituem uma questão de localização. O software que incorpore de forma rígida o plano de um país exporta o vocabulário incorreto em qualquer outro lugar.

O plano padrão lituano, em resumo

Seis classes, com um dígito cada:

Classe	Conteúdos	Tipo
1	Ilgalaikis turtas - ativo não corrente	Ativo
2	Trumpalaikis turtas - ativo corrente	Ativo
3	Nuosavas kapitalas - capital próprio	Capital próprio
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - passivo	Passivo
5	Pajamos - proveitos	Proveitos
6	Sąnaudos - custos	Custos

Algumas contas operacionais retiradas do meio da árvore:

Código	Nome	O que é lançado aqui
1220	Mašinos ir įranga	Equipamento ao custo de aquisição
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Depreciação acumulada (conta retificativa)
2410	Pirkėjų skolos	Faturas de clientes - contas a receber comerciais
2441	Gautinas PVM	IVA dedutível em compras
2710	Sąskaitos bankuose	Contas bancárias
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Lucro ou prejuízo do exercício
4430	Skolos tiekėjams	Faturas de fornecedores - contas a pagar comerciais
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Salários líquidos a pagar
4492	Mokėtinas PVM	IVA liquidado a entregar à VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Proveitos de serviços
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Gastos com pessoal

Basta ler um código para saber a linha da demonstração para a qual canaliza valores: tudo o que está sob 1 e 2 é uma linha de ativo, e 5 menos 6 constitui o resultado do período antes de transitar para a conta 3420. Esta é a propriedade que um bom plano otimiza; o mapeamento do razão para as demonstrações legais torna-se mecânico.

Conceção e extensão de um plano

Regras práticas transversais a vários países:

1. Comece a partir do modelo nacional, e não do zero. O modelo já se coaduna com a estrutura das demonstrações legais e com as expectativas do seu contabilista. Invente apenas nos pontos em que a sua atividade difere genuinamente.
2. Adicione contas para as distinções sobre as quais relata e dimensões para todo o resto. Os proveitos por país ou linha de produtos pertencem habitualmente a dimensões analíticas (centros de custo, projetos), e não a vinte contas de proveitos quase idênticas.
3. Deixe intervalos na numeração. 5000, 5001, 5200 dão margem para inserir contas sem ter de renumerar.
4. Nunca reutilize uma conta. Uma conta que significava "subscrições de software" até março e "consultoria" a partir daí torna incorreta, de forma silenciosa, qualquer comparação homóloga. Adicione uma conta nova e pare de efetuar lançamentos na antiga.

O plano como objeto de API

No Nordlet, o plano de contas é constituído por dados, e não por ficheiros de configuração. Uma nova empresa é populada com o plano do respetivo país: uma empresa registada na Roménia recebe o plano geral romeno (OMFP 1802/2014) com nomes em romeno e as contas analíticas esperadas pela ANAF (clientes 4111, fornecedores 401, IVA 4426/4427, banco 5121, caixa 5311, salários 421/431/436/444); uma empresa registada na Estónia recebe o plano predefinido do e-arveldaja (o software de contabilidade do Centro de Registos e Sistemas de Informação) com nomes em estónio (clientes 1210, fornecedores 2310, IVA 1510/2511, banco 1020, caixa 1010, salários 2610/2520/2530/2550); e qualquer outra empresa recebe o plano padrão lituano (códigos, nomes, tipos, hierarquia e permissão de lançamento) pronto a ser utilizado. As contas de lançamento predefinidas seguem o mesmo plano: uma venda na Roménia gera um débito na conta 4111 / crédito na 704 ou 707 / crédito na 4427; uma venda na Estónia gera um débito na conta 1210 / crédito na 3100 ou 3200 / crédito na 2511. O plano mantém-se o mesmo com que a empresa foi criada; POST /v1/ledger/accounts/apply-template volta a aplicá-lo. Uma empresa registada na Roménia ou na Estónia configurada com o plano lituano pode transitar para o plano do seu país através de POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (o botão de mudança em Razão → Plano de contas), desde que ainda não tenham sido feitos lançamentos, que nenhuma conta tenha sido criada manualmente e que nenhuma configuração indique uma conta inexistente no novo plano; caso contrário, o pedido é rejeitado juntamente com o motivo. Os endpoints POST /v1/ledger/accounts/create e /accounts/update permitem estendê-lo. Cada conta transporta o seu tipo e indicador de aceitação de lançamentos (isPostable), e a API do razão aplica ambos: os registos que indiquem uma conta sintética não passível de lançamento ou um código desconhecido são rejeitados. A mesma verificação abrange os lançamentos automáticos e as respetivas configurações (regras de lançamento, a conta do razão afeta a uma conta bancária, contas de artigos e tipos de operação recusam uma conta sintética no momento da gravação, devolvendo o código 422). Os relatórios (como o balancete de verificação e as demonstrações financeiras) agrupam os dados pelas classes do plano utilizado pela empresa (no plano romeno: 1 capital, 2 ativos fixos com as respetivas depreciações e imparidades 28x/29x, 3 inventários, 4 terceiros, 5 tesouraria, 6 gastos por natureza, 7 proveitos; no plano estónio: 1 ativos, 21-28 passivos, 29 capital próprio, 31-36 volume de negócios, 4 bens, materiais e serviços, 5 outros gastos operacionais, 6 gastos com o pessoal, 7 depreciações e outros custos operacionais, 8 elementos financeiros e imposto sobre o rendimento 8900), assegurando que o mapeamento legal permaneça mecânico. Consulte a secção introdução para saber em que momento da configuração da empresa se aplica o modelo.

FAQ

O que é um plano de contas em termos simples?

É a lista completa de contas em que a contabilidade de uma empresa pode efetuar lançamentos, dispondo cada uma de um código, um nome e um tipo. Define o vocabulário do razão: se uma distinção não constar do plano (ou de uma dimensão analítica), a contabilidade não a consegue expressar.

Existe um plano de contas padrão para a UE?

Não. A UE harmoniza as estruturas das demonstrações financeiras, e não a numeração de contas. França obriga a um plano nacional, a Alemanha funciona com padrões de facto (SKR03/04) e a Lituânia publica um plano recomendado alinhado com as normas VAS que a prática trata como padrão.

Qual é a diferença entre contas passivas de lançamento (analíticas) e contas sintéticas?

As contas sintéticas servem para agrupar e totalizar (como a classe 2 ou o grupo 24), e nunca recebem lançamentos diretos. As contas passivas de lançamento constituem as folhas da árvore onde assentam efetivamente os débitos e créditos. A imposição desta regra no software evita que os relatórios e os lançamentos fiquem dessincronizados.

Quantas contas deve ter uma pequena empresa?

Menos do que pensa; o conjunto de trabalho de uma pequena empresa de serviços situa-se frequentemente entre as 30 e as 60 contas. Adicione uma conta quando precisar dessa distinção nas demonstrações ou nas declarações fiscais, e utilize centros de custo ou projetos para análises de gestão.

Posso alterar o meu plano de contas mais tarde?

Pode adicionar contas livremente e deixar de utilizar as antigas. Renomear ou reutilizar uma conta a meio de um período histórico é o erro a evitar, pois as comparações com períodos anteriores mantêm o saldo da conta, mas perdem o significado. Adicione novas contas e descontinuem-se as antigas.