Hvað er bókhaldslykill? Með dæmum um sniðmát fyrir ESB og Litháen

Bókhaldslykillinn (chart of accounts) er listinn yfir alla reikninga sem færa má á í bókhaldi fyrirtækis - orðaforði höfuðbókarinnar. Hver einasta færsla í tvíþættu bókhaldi vísar til reikninga af þessum lista og engum öðrum, þannig að lykillinn ákveður hvaða spurningum bókhaldið mun nokkurn tímann geta svarað. Of grófur lykill felur allt undir „stjórnunarkostnaði“, en of fínn lykill leiðir til þess að bókarar eyða dögum sínum í að velja á milli næstum eins reikninga.

Uppbygging: kóðar, tegundir og stigveldi

Bókhaldslykill samanstendur af þremur byggingarþáttum:

• Kóðar. Hver reikningur fær númer þar sem tölustafirnir sýna staðsetningu hans: í litháíska lyklinum byrjar 2410 á 2 (veltufjármunir), er undir 24 (kröfur sem greiðast á einu ári) og er reikningur fyrir viðskiptakröfur. Kóðar gera það að verkum að hægt er að raða reikningum, flokka þá og greina á milli þeirra með ótvíræðum hætti þvert á kerfi og tungumál.
• Tegundir. Hver reikningur er eign, skuldir, eigið fé, tekjur eða gjöld. Tegundin ákvarðar eðlilega stöðu reikningsins (sjá debet og kredit) og á hvaða skýrslu hann birtist: fyrstu þrír flokkarnir mynda efnahagsreikninginn, en hinir tveir rekstrarreikninginn.
• Stigveldi. Reikningar mynda tré. Samantektarreikningar (2 veltufjármunir, 24 kröfur) eru til staðar vegna flokkunar og skýrslugerðar; aðeins laufreikningar (leaf accounts) taka við færslum (postable). Það er klassísk gæðavilla í gögnum að bóka á samantektarreikning - gott kerfi hafnar því tafarlaust.

Einn lykill, mörg lönd

Það er enginn einn sameiginlegur bókhaldslykill til fyrir allt ESB. Reikningsskilareglugerð ESB (2013/34/EU) kveður á um uppsetningu skýrslna - hvernig efnahagsreikningur og rekstrarreikningur skulu líta út - en hvert aðildarríki ákveður hvernig bókhaldslyklar leiða þangað:

• Frakkland gerir kröfu um landsbundinn lykil (Plan Comptable Général) þar sem reikninganúmer eru föst samkvæmt reglugerð.
• Þýskaland er ekki með lagalegan lykil, en nánast allir nota eitt af staðliðuðum rammanetum (SKR03 eða SKR04) sem DATEV-vistkerfið gerði vinsæl.
• Rúmenía gerir kröfu um Planul de conturi general (OMFP 1802/2014): kóðar fyrir safnreikninga (synthetic accounts) og sundurliðunarreikninga (analytic accounts) eru fastir í reglugerð og SAF-T skrá ANAF (D406) tekur eingöngu við þessum kóðum.
• Litháen birtir mælt með staðlaðri lykil sem samræmist litháísku bókhaldsreglunum (VAS). Hann er ekki skyldubundinn reikning eftir reikning, en framkvæmdin hefur samræmst honum: endurskoðendur, eftirlitsaðilar og VMI lesa þessa kóða að sjálfsögðu.
• Annars staðar endurtekur þetta sig: landsbundin hefð, stundum bindandi, stundum í raun gildi.

Hagnýta afleiðingin er sú að bókhaldslyklar eru aðlögunarmál fyrir hvert land (localization concern). Hugbúnaður sem Harðkóðar (hard-code) lykil eins lands skilar röngum orðaforða alls staðar annars staðar.

Hinn litháíski staðlaði lykill í grófum dráttum

Sex flokkar, einn tölustafur hver:

Flokkur	Innihald	Tegund
1	Ilgalaikis turtas - varanlegir rekstrarfjármunir	Eign
2	Trumpalaikis turtas - veltufjármunir	Eign
3	Nuosavas kapitalas - eigið fé	Eigið fé
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai - skuldir	Skuldir
5	Pajamos - tekjur	Tekjur
6	Sąnaudos - gjöld	Gjöld

Nokkrir virkir reikningar úr miðju trénu:

Kóði	Heiti	Hvað fer hingað
1220	Mašinos ir įranga	Vélar og tæki á stofnverði
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Uppsafnaðar afskriftir (mótreikningur)
2410	Pirkėjų skolos	Reikningar viðskiptavina - viðskiptakröfur
2441	Gautinas PVM	Innskattur af aðföngum
2710	Sąskaitos bankuose	Bankareikningar
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Hagnaður eða tap ársins
4430	Skolos tiekėjams	Reikningar lánardrottna - viðskiptaskuldir
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Ógreidd nettólaun
4492	Mokėtinas PVM	Útskattur sem ber að greiða til VMI
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Tekjur af þjónustu
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Launakostnaður

Lestu kóða og þú veist hvaða línu í skýrslunni hann matar: allt undir 1 og 2 er eignaliður, 5 að dregnu 6 er hagnaður tímabilsins áður en hann rennur inn í 3420. Þetta er eiginleiki sem góður bókhaldslykill miðar að - vörpunin úr höfuðbók yfir í lögboðnar skýrslur verður sjálfvirk.

Hönnun og útvíkkun bókhaldslykils

Leiðarreglur sem eiga við þvert á lönd:

1. Byrjaðu á staðlaða sniðmátinu en ekki frá grunni. Sniðmátið passar nú þegar við lögboðið skýrsluform og væntingar endurskoðandans. Búðu til nýja reikninga aðeins þar sem starfsemin þín sker sig raunverulega úr.
2. Bættu við reikningum fyrir aðgreiningu sem þú gerir grein fyrir, víddum fyrir allt annað. Tekjur eftir landi eða vörulínu eiga venjulega heima í greiningarvíddum (kostnaðarstöðum, verkefnum), en ekki í tuttugu nánast eins tekjureikningum.
3. Skildu eftir bil í númeraröðinni. 5000, 5001, 5200 - pláss til að skjóta inn án þess að endurnúmera.
4. Endurnýttu aldrei reikning. Reikningur sem þýddi „hugbúnaðaráskriftir“ til mars og „ráðgjöf“ á eftir gerir samanburð milli ára rangan í þögn. Bættu við nýjum reikningi og hættu að bóka á þann gamla.

Bókhaldslykillinn sem API hlutur

Í Nordlet er bókhaldslykillinn gögn en ekki stillingaskrár. Nýju fyrirtæki er úthlutað lykli viðkomandi lands: fyrirtæki skráð í Rúmeníu fær almenna rúmenska lykilinn (OMFP 1802/2014) með rúmenskum heitum og þeim greiningarreikningum sem ANAF ætlast til (4111 viðskiptavinir, 401 lánardrottnar, 4426/4427 virðisaukaskattur, 5121 banki, 5311 sjóður, 421/431/436/444 laun), fyrirtæki skráð í Eistlandi fær sjálfgefinn lykil e-arveldaja, bókhaldughugbúnaðar Skrár- og upplýsingamiðstöðvarinnar, með eistneskum heitum (1210 viðskiptavinir, 2310 lánardrottnar, 1510/2511 virðisaukaskattur, 1020 banki, 1010 sjóður, 2610/2520/2530/2550 laun), og öll önnur fyrirtæki fá hinn staðlaða litháíka lykil - kóða, heiti, tegundir, stigveldi og færsluhæfi - tilbúna til bókunar. Sjálfgefnir bókunarreikningar fylgja sama lykli: rúmensk sala bókast D 4111 / C 704 eða 707 / C 4427, eistnesk sala bókast D 1210 / C 3100 eða 3200 / C 2511. Lykillinn er sá sami og fyrirtækið var stofnað með; POST /v1/ledger/accounts/apply-template beitir honum aftur. Fyrirtæki skráð í Rúmeníu eða Eistlandi sem var sett upp á litháíska lyklinum getur skipt yfir í lykil síns lands með POST /v1/ledger/accounts/switch-chart (skiptihnappurinn undir Höfuðbók → Bókhaldslykill) svo lengi sem ekkert hefur verið bókað, enginn reikningur stofnaður í höndunum og engin stilling vísar í reikning sem nýja lykilinn skortir; annars er beiðninni hafnað með skýringu. POST /v1/ledger/accounts/create og /accounts/update útvíkka hann. Hver reikningur ber sína tegund og isPostable fána, og höfuðbókar API-ið framfylgir hvoru tveggja: færslum sem vísa í samantektarreikning sem ekki tekur við færslum eða óþekktum kóða er hafnað. Sama athugun nær yfir sjálfvirkar færslur og stillingarnar sem mata þær - bókunarreglur, höfuðbókarreikning bankareiknings, vörureikninga og aðgerðategundir hafna samantektarreikningi við vistun og skila 422. Skýrslur - jöfnunartöflu höfuðbókar, ársreikningar - flokka eftir flokkum þess lykils sem fyrirtækið notar (á rúmenska lyklinum: 1 eigið fé, 2 varanlegir rekstrarfjármunir ásamt 28x/29x afskriftum og virðisrýrnun, 3 birgðir, 4 þriðju aðilar, 5 sjóður/fjármunir, 6 gjöld eftir eðli, 7 tekjur; á eistneska lyklinum: 1 eignir, 21-28 skuldir, 29 eigið fé, 31-36 velta, 4 vörur, aðföng og þjónusta, 5 aður rekstrarkostnaður, 6 launakostnaður, 7 afskriftir og annar rekstrarkostnaður, 8 fjármagnsliðir og 8900 tekjuskattur), þannig að lögboðin vörpun pysst sjálfkrafa. Sjá hvernig á að hefja handa um hvar beiting sniðmátsins passar inn í uppsetningu fyrirtækis.

FAQ

Hvað er bókhaldslykill á mannamáli?

Heildarlisti yfir þá reikninga sem bókhaldi fyrirtækis er heimilt að bóka á - hver með kóða, heiti og tegund. Hann skilgreinir orðaforða höfuðbókarinnar: ef greinarmunur er ekki til staðar í lyklinum (eða í greiningarvídd), getur bókhaldið ekki tjáð hann.

Er til einn staðlaður bókhaldslykill fyrir Evrópusambandið?

Nei. ESB samræmir uppsetningu ársreikninga, en ekki reikninganúmerun. Frakkland gerir kröfu um landsbundinn lykil, Þýskaland notar staðla í reynd (SKR03/04), og Litháen gefur út mælt með lykli sem byggir á bókhaldsreglum (VAS) og markaðurinn lítur á sem staðal.

Hver er munurinn á færsluhæfum reikningum og samantektarreikningum?

Samantektarreikningar eru til staðar til að flokka og taka saman - flokkur 2, hópur 24 - og færslur eru aldrei bókaðar beint á þá. Færsluhæfir reikningar eru laufin á trénu þar sem raunveruleg debet- og kreditfærsla lendir. Með því að framfylgja þessu í hugbúnaði er komið í veg fyrir að skýrslur og færslur fjarlægist hvor aðra.

Hve marga reikninga ætti lítið fyrirtæki að hafa?

Færri en þig grunar - vinnusett litils þjónustufyrirtækis er oft 30 til 60 reikningar. Bættu við reikningi þegar þú þarft greinarmuninn í skýrslum eða skattaskilum; notaðu kostnaðarstaði eða verkefni fyrir sundurliðun stjórnenda.

Get ég breytt bókhaldslyklinum mínum síðar meir?

Þú getur bætt við reikningum að vild og hætt að nota gamla. Mistökin sem ber að varast eru að endurnnefna eða endurnýta reikning í miðri sögu - samanburður milli tímabila heldur stöðu reikningsins en missir merkingu sína. Bættu við nýjum, felldu gamla úr gildi.