¿Qué es el IVA? Cómo funciona en la práctica, desde la factura hasta la declaración

El IVA es un impuesto al consumo que se recauda de forma fraccionada a lo largo de la cadena de suministro. Todas las empresas de la cadena repercuten el IVA sobre lo que venden, deducen el IVA sobre lo que compran y pagan la diferencia al Estado. El impuesto recae íntegramente sobre el consumidor final; todos los eslabones anteriores son meros recaudadores no remunerados.

Comprender esta frase disipa la mayor parte de la confusión en torno al IVA, incluido el concepto erróneo más común: el IVA no es dinero de la empresa y nunca lo ha sido.

La cadena

Un tipo del 21%, siguiendo una tabla que va desde la madera hasta el salón:

Paso	Venta por (neto)	IVA repercutido	IVA deducible	Pagado al Estado
Aserradero → fabricante de muebles	100	21	0	21
Fabricante de muebles → tienda	300	63	21	42
Tienda → consumidor	500	105	63	42
			Total	105

El Estado recauda 105 €, que equivalen exactamente al 21% del precio final de 500 €. Cada empresa pagó el impuesto únicamente sobre el valor que ella añadió, es decir, 100, 200 y 200 respectivamente. El consumidor, que no puede deducirlo, soporta la carga fiscal completa.

Por este motivo, el IVA es neutro para las empresas y la afirmación "pagamos mucho IVA" suele ser fruto de un malentendido: el coste por IVA de una empresa comercial es cero, y el saldo pendiente de pago simplemente refleja que las ventas superan a las compras.

IVA repercutido, IVA soportado y los asientos contables

El IVA repercutido (output VAT) es el que cobras a tus clientes. Constituye un pasivo desde el momento en que se emite la factura:

Cuenta	Debe	Haber
2410 Clientes	605
5001 Ingresos por servicios		500
4492 H.P., IVA repercutido		105

El IVA soportado (input VAT) es el que te cobran tus proveedores. Es un activo, un derecho de crédito frente a la hacienda pública:

Cuenta	Debe	Haber
6209 Gastos de administración	300
2441 H.P., IVA soportado	63
4430 Proveedores		363

Cabe destacar que el IVA no interviene en la cuenta de resultados. Los ingresos ascienden a 500 y los gastos a 300, ambos netos de IVA. El impuesto permanece íntegramente en el balance de situación hasta su liquidación, razón por la cual una empresa que acumula 2.100 € de IVA pendiente de pago custodia fondos que nunca le han pertenecido.

Al cierre del período, ambas cuentas se compensan y la diferencia resultante se paga o se solicita a compensación o devolución:

IVA a pagar al Estado = IVA repercutido − IVA soportado

Devengo del IVA

El hecho imponible (tax point) determina a qué período corresponde una operación. En términos generales, el IVA se devenga cuando se entregan los bienes o se presta el servicio, si bien la emisión de una factura o el cobro de un anticipo pueden adelantar dicho devengo. Conforme a las normas generales de devengo, la obligación tributaria surge con la factura, con independencia de que el cliente llegue a pagar o no, lo cual convierte la regularización de los saldos de dudoso cobro en un proceso independiente y sujeto a condiciones.

Algunos Estados miembros ofrecen regímenes de criterio de caja (cash accounting) para las empresas de menor tamaño, en los cuales el IVA se vincula al cobro, circunstancia que debe indicarse expresamente en la factura con la mención literal correspondiente, requisito exigido entre los datos obligatorios de la factura.

Tipos impositivos, exenciones y tipos cero

Cada Estado miembro fija sus propios tipos dentro de los límites establecidos por la UE: un tipo general de al menos el 15%, además de tipos reducidos para las categorías especificadas. Lituania aplica un tipo general del 21% junto con tipos reducidos; Alemania, el 19% y el 7%; Hungría, el 27%. El tipo aplicable es el del país de destino para la mayoría de las operaciones B2C transfronterizas, motivo por el cual las tablas de tipos resultan cruciales para cualquier empresa que venda en el ámbito de la UE.

Tres conceptos que parecen similares pero son distintos:

• Tipo cero (zero-rated): gravado al 0%. No repercutes IVA y además puedes deducir el IVA soportado. Las exportaciones y las entregas intracomunitarias funcionan de este modo.
• Exento: no sujeto al impuesto. No repercutes IVA y no puedes deducir el IVA soportado asociado. Servicios financieros, seguros, sanidad y educación.
• Fuera del ámbito de aplicación (out of scope): operación no sujeta a IVA en tu país, normalmente porque el lugar de realización del hecho imponible se encuentra en otra jurisdicción.

Esta distinción no es meramente teórica: una empresa exenta absorbe su IVA soportado como un coste real, mientras que una empresa sometida al tipo cero lo recupera y, a menudo, se sitúa en una posición permanente de devolución.

Cómo gestiona Nordlet el IVA

El tratamiento fiscal se resuelve de manera automática en lugar de requerir una selección manual. El motor de IVA procesa el país y la situación fiscal de la empresa, el país y la condición mercantil del cliente, la naturaleza de la operación y la fecha, devolviendo el régimen aplicable (nacional, B2B intracomunitario, inversión del sujeto pasivo, OSS, IOSS, exportación, exento o fuera del ámbito de aplicación), junto con el tipo impositivo correspondiente. Este régimen determina los asientos contables, las menciones en la factura y la autoliquidación.

Los tipos impositivos proceden de una tabla respaldada por base de datos que se sincroniza con la base de datos TEDB de la Comisión Europea e incluye fechas de entrada en vigor; de este modo, una modificación de tipos se registra como una nueva fila fechada en lugar de requerir una alteración del código, y las facturas históricas conservan el tipo que les era aplicable en su fecha. Es posible establecer excepciones por empresa para aquellos supuestos que no encajan en los valores predeterminados.

Cada factura emitida bloquea una instantánea de evidencia de IVA (VAT evidence snapshot), que comprende la validación VIES con su marca de tiempo, la versión de la tabla de tipos, el indicador del país de facturación y la consiguiente clasificación; así, una decisión adoptada hace dos años puede reproducirse con los datos de entrada existentes en aquel momento, en lugar de tener que reconstruirse a partir de la información actual.

A partir de ahí, los importes se integran en la declaración de IVA correspondiente al país de la empresa y, en el caso de Lituania, también en los registros de facturas i.SAF.

FAQ

¿Quién paga realmente el IVA?

El consumidor final. Las empresas de la cadena lo repercuten, deducen el que les fue repercutido e ingresan la diferencia; por consiguiente, el IVA constituye un coste exclusivamente para quienes no pueden deducirlo, principalmente los consumidores particulares y las empresas exentas.

¿Qué diferencia hay entre el IVA soportado y el IVA repercutido?

El IVA repercutido es el que cobras a tus clientes en las ventas y representa un pasivo frente a la hacienda pública. El IVA soportado es el que te cobran los proveedores en las compras y es deducible. Pagas al Estado el exceso del IVA repercutido sobre el soportado.

¿Aparece el IVA en la cuenta de pérdidas y ganancias?

No. Los ingresos y los gastos se consignan netos de IVA; el impuesto figura en el balance como un saldo acreedor o deudor hasta su liquidación. El IVA afecta al flujo de caja y al capital circulante, no al beneficio.

¿Cuál es la diferencia entre el tipo cero y la exención?

Las operaciones sujetas al tipo cero gravan al 0% y permiten seguir deduciendo el IVA soportado relacionado. Las operaciones exentas quedan fuera del impuesto e impiden la recuperación del IVA soportado, convirtiendo dicho IVA en un coste real.

¿Cuándo es exigible el IVA: en la fecha de la factura o en la del pago?

Por regla general, en el momento del devengo, que suele coincidir con la entrega de los bienes o la emisión de la factura, con independencia de que el cliente pague. Algunos Estados miembros ofrecen regímenes de criterio de caja para las empresas más pequeñas que aplazan el devengo hasta el cobro, condición que debe reflejarse expresamente en la factura.