Importowanie wyciągów bankowych (camt.053)

Pobierz wyciąg w formacie ISO 20022 camt.053 ze swojego banku, skonfiguruj szablon importu i pozwól systemowi Nordlet tworzyć kontrahentów, rozliczać faktury oraz księgować opłaty.

Niniejszy przewodnik opisuje import plików z wyciągami bankowymi w formacie ISO 20022 camt.053 za pomocą szablonu importu: co należy pobrać, jak skonfigurować szablon oraz jakie dane tworzy proces importu. Szczegóły dotyczące interfejsu API znajdują się w sekcji Importy banków i płatności. Informacje na temat połączenia z bankiem na żywo zamiast plików zamieszczono w sekcji Połączenia bankowe.

1. Pobieranie wyciągu z banku

W bankowości elektronicznej otwórz moduł eksportu wyciągów i wybierz format ISO 20022 camt.053 (XML). Banki litewskie oznaczają go jako „ISO 20022 XML” lub „camt.053”, natomiast większość banków unijnych udostępnia go w panelu dla firm. Wybierz zakres dat i pobierz plik. Jeden plik może zawierać kilka wyciągów (na przykład po jednym dla każdego konta walutowego); wyciągi, których numer IBAN nie zgadza się z wybranym rachunkiem bankowym, zostaną pominięte.

Importowane są wyłącznie pozycje zaksięgowane (Ntry/Sts = BOOK). Pozycje oczekujące są ignorowane.

2. Tworzenie rachunku bankowego

Każdy import trafia na rachunek bankowy. Utwórz go w sekcji Bank (Bank), podając numer IBAN oraz walutę rachunku. Po ustawieniu numeru IBAN system sprawdza podczas importu, czy wyciąg dotyczy tego rachunku, i odrzuca plik z innym numerem IBAN.

3. Tworzenie szablonu importu

W sekcji Bank → Szablony importu (Bank → Import templates) kliknij Nowy szablon importu (New import template), wybierz typ ISO 20022 camt.053 i wpisz nazwę.

Pola. Każdy element wyciągu odczytywany przez importera stanowi wiersz. Pole Wymagane w pliku (Required in file) oznacza, że dany element musi znajdować się w przesłanym pliku. Plik, w którym brakuje wymaganego elementu, zostaje odrzucony, a system wyświetla nazwy brakujących pól. Elementy zawarte w każdym wyciągu (Stmt/Id, Stmt/Acct/Id/IBAN, salda, Ntry/Amt, Ntry/CdtDbtInd, Ntry/Sts, Ntry/BookgDt) są domyślnie zaznaczone. Pola opcjonalne – nazwa banku, kod transakcji, nazwy i numery IBAN dłużnika oraz wierzyciela, tytuł przelewu oraz referencje – są domyślnie odznaczone, ponieważ nie każdy bank je przekazuje; zaznacz te, które dostarcza Twój bank.

Konto księgowe. Wiersze reprezentujące kwoty pieniężne można przypisać do konta księgowego (istniejącego lub nowego, utworzonego z poziomu tego samego wiersza). Każda operacja wynikająca z przypisanego wiersza jest księgowana w momencie importu: wpłata obciąża konto księgowe rachunku bankowego i ma kredytowane konto przypisane, wypłata działa w odwrotny sposób, a transakcja bankowa zostaje oznaczona jako powiązana z tym wpisem w dzienniku. Oprócz standardowego wiersza kwoty Ntry/Amt dostępne są wiersze reguł, które wybierają wpisy na podstawie kodu transakcji bankowej lub kierunku przepływu:

Wiersz	Co wybiera	Typowe konto
Opłaty bankowe (BkTxCd CHRG)	wpisy, których rodzina kodów transakcji to `CHRG`	koszty prowizji bankowych (konto zespołu 4/5)
Odsetki (BkTxCd INTR)	wpisy, których rodzina to `INTR`	przychody lub koszty odsetkowe
Podatki (BkTxCd TAXE)	wpisy, których rodzina to `TAXE`	płatności podatkowe
Inne wypływy środków	dowolny inny wpis po stronie Wn (debit)	pozostaw opcję „Niezaksięgowane”, aby płatności zostały dopasowane do faktur zakupowych
Inne wpływy środków	dowolny inny wpis po stronie Ma (credit)	pozostaw opcję „Niezaksięgowane”, aby wpłaty zostały dopasowane do faktur sprzedaży
`Ntry/Amt`	każdy wpis, którego nie objęła żadna reguła	zazwyczaj „Niezaksięgowane”

Wpis jest księgowany na konto z pierwszego pasującego wiersza: najpierw sprawdzana jest rodzina kodu transakcji, potem kierunek, a na końcu zwykły wiersz kwoty. Wiersze reguł nie są weryfikowane względem struktury pliku. Kod transakcji pochodzi z pola Ntry/BkTxCd/Domn/Fmly/Cd. Bank, który go nie przesyła, sprawia, że wiersze kodów pozostają bez dopasowań.

Twórz brakujących klientów / dostawców. Zaznacz opcję Twórz brakujących klientów (Create missing customers) w wierszu nazwy dłużnika (…/RltdPties/Dbtr/Nm), aby utworzyć kartotekę klienta dla każdego nierozpoznanego nadawcy przychodzących środków, oraz Twórz brakujących dostawców (Create missing suppliers) w wierszu nazwy wierzyciela (…/RltdPties/Cdtr/Nm) dla każdego nierozpoznanego odbiorcy wychodzących środków. Kontrahenci są rozpoznawani najpierw po numerze IBAN (który jest zapisywany na kontach bankowych kontrahenta), a następnie po dokładnej nazwie. Kontrahent znaleziony po nazwie otrzymuje uzupełniony numer IBAN, dzięki czemu kolejny import rozpozna go już bezpośrednio po tym numerze. Nowy kontrahent jest traktowany jako firma, jeśli jego nazwa zawiera formę prawną (UAB, MB, AB, VšĮ, SIA, OÜ, GmbH, Ltd, …), a w przeciwnym razie jako osoba fizyczna.

Utwórz kontrahenta dla banku. Zaznacz tę opcję w wierszu reguły Opłaty bankowe. System jednokrotnie utworzy dostawcę o nazwie banku (Stmt/Acct/Svcr/FinInstnId/Nm lub nazwie rachunku bankowego, jeśli wyciąg nie zawiera nazwy banku) i będzie rejestrował każdą opłatę w dzienniku z przypisanym tym kontrahentem.

Łącz faktury za pomocą tego pola. Zaznacz tę opcję przy wierszu tytułu przelewu (…/RmtInf/Ustrd), strukturalnego numeru referencyjnego (…/RmtInf/Strd/CdtrRefInf/Ref) lub referencji end-to-end (…/Refs/EndToEndId). Opcję tę może posiadać tylko jeden wiersz, jednak import odczytuje wszystkie trzy teksty niezależnie od tego, który wiersz zaznaczono. Pojawiają się wtedy dwie dodatkowe opcje:

Twórz faktury zaliczkowe dla dopasowanych płatności przychodzących (Create advance invoices for unmatched incoming payments) – płatność przychodząca, która nie pasuje do żadnej faktury, a pochodzi od znanego kontrahenta, generuje wystawioną fakturę zaliczkową (seria ZAL) na tę kwotę z datą płatności, a sama płatność zostaje z nią powiązana. Kontrahent musi być znany, dlatego należy zaznaczyć również opcję Twórz brakujących klientów.
Stawka VAT (VAT rate) oraz Pozycja katalogowa (Catalog item) dla tych faktur zaliczkowych. Po wybraniu pozycji system używa jej konta oraz stawki VAT (o ile pole stawki pozostanie puste).

Zapisz szablon.

4. Importowanie pliku

W sekcji Bank wybierz rachunek bankowy, szablon oraz plik, a następnie kliknij Importuj (Import). Wiersz podsumowania informuje, ile transakcji zaimportowano, ile już istniało w systemie, ile operacji zaksięgowano, ile kartotek kontrahentów utworzono oraz ile faktur powiązano lub utworzono. Ostrzeżenia zawierają listę płatności, których nie udało się dopasować, wraz z podaniem przyczyny.

Ponowne importowanie tego samego pliku jest w pełni bezpieczne: pozycje są rozpoznawane na podstawie numeru referencyjnego pozycji nadanego przez bank (NtryRef, AcctSvcrRef lub identyfikatora transakcji TxId) lub – w przypadku jego braku – za pomocą skrótu (hash) uwzględniającego datę księgowania, kwotę, walutę, numer IBAN kontrahenta oraz treść. Skrót ten jest obliczany tak, aby identyczne pozycje występujące w różnych miejscach tego samego pliku pozostawały rozróżnialne. Kontrahenci są rozpoznawani po numerze IBAN oraz nazwie. Zaksięgowane pozycje z kwotą zerową są pomijane wraz z wyświetleniem ostrzeżenia.

5. Działanie funkcji „Łącz faktury za pomocą tego pola”

Każda nowa pozycja bankowa jest weryfikowana pod kątem otwartych dokumentów:

wpływy środków są porównywane z wystawionymi i w pełni nieopłaconymi fakturami sprzedaży na podstawie numeru faktury (na przykład FS-123) znalezionego w treści przelewu, strukturalnym numerze referencyjnym lub referencji end-to-end;
wypływy środków są porównywane z zarejestrowanymi i w pełni nieopłaconymi fakturami zakupowymi na podstawie numeru dokumentu od dostawcy.

Dopasowanie powoduje zarejestrowanie płatności powiązanej z fakturą oraz zaksięgowanie wpłaty lub wypłaty. Pozycja pojawia się jako dopasowana w sekcji Bank → Transakcje (Bank → Transactions) wraz z odnośnikiem do faktury. Pozycje bez rozpoznawalnego numeru pozostają niesparowane i mogą zostać dopasowane ręcznie z poziomu listy transakcji lub – w przypadku środków przychodzących od znanego klienta – przekształcone w fakturę zaliczkową, jeśli włączono tę opcję.

6. Gdzie szukać wyników po imporcie

Bank → Transakcje (Bank → Transactions) – wszystkie zaimportowane pozycje; pozycje dopasowane zawierają linki do faktur lub wpisów w dzienniku.
Faktury (Invoices) – faktury zaliczkowe utworzone dla nierozpoznanych wpłat.
Kontrahenci (Partners) – utworzeni klienci i dostawcy, z których każdy ma przypisany numer IBAN w sekcji kont bankowych.
Księga główna → Dziennik (Ledger → Journal) – zapisy księgowe dla opłat (z bankiem jako kontrahentem), odsetek, podatków oraz płatności.

Rozliczenia

Pliki o rozmiarze do 10 MB i zawierające do 50 000 pozycji. Każde 10 zaimportowanych pozycji liczy się jako jedno żądanie API.