ऑपरेशन के प्रकार (Operation types)

ऑपरेशन का प्रकार (operation type) दस्तावेजों का एक नामित प्रकार होता है। आप इसे एक कोड और एक नाम देते हैं, और फिर यह बताते हैं कि उस प्रकार के दस्तावेजों को किन बहीखाता खातों (ledger accounts) का उपयोग करना चाहिए, क्या वे वैट रिपोर्टिंग (VAT reporting) के अंतर्गत आते हैं, और एक दस्तावेज श्रृंखला (document series) के माध्यम से उन्हें कौन से नंबर मिलते हैं।

काम करने के लिए आपको किसी भी ऑपरेशन प्रकार की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बिना जारी किए जाने वाले चालान (invoices) कंपनी के पोस्टिंग नियमों और डिफ़ॉल्ट नंबरिंग का उपयोग करते हैं। जब एक ही दस्तावेज के अलग-अलग प्रकारों को अलग-अलग खातों में या अलग-अलग नंबर रेंज में दर्ज किया जाना हो, तब ऑपरेशन के प्रकार बनाएं: उदाहरण के लिए, सामान्य बिक्री, सेवाओं की बिक्री और कैश रजिस्टर बिक्री।

ये खाता → ऑपरेशन के प्रकार (Account → Operation types) के अंतर्गत होते हैं। नया ऑपरेशन प्रकार (New operation type) बटन नीचे वर्णित फ़ॉर्म को खोलता है।

फ़ॉर्म, एक-एक फ़ील्ड

कोड और नाम (Code and Name)

कोड (Code) आपका अपना संक्षिप्त पहचानकर्ता होता है, जिसमें अधिकतम 20 वर्ण हो सकते हैं, और यह कंपनी के भीतर अद्वितीय (unique) होना चाहिए। समान कोड के साथ दूसरा प्रकार सहेजने की अनुमति नहीं दी जाती है। यह वह नाम है जो त्रुटि संदेशों (error messages) में दिखाई देता है, इसलिए इसे पहचानने योग्य रखें, उदाहरण के लिए SALE या KASA।

नाम (Name) पठनीय विवरण होता है, जिसमें अधिकतम 200 वर्ण हो सकते हैं। सूचियाँ इसे दिखाती हैं।

छँटाई क्रम (Sort order) सूचियों में स्थिति तय करता है। कम संख्या वाले पहले आते हैं। यदि आप परवाह नहीं करते हैं तो इसे 0 पर छोड़ दें।

चालान का प्रकार (Invoice type)

वैकल्पिक। जब इसे चालान (Invoice), क्रेडिट नोट (Credit note), प्रोफॉर्मा (Proforma) या अग्रिम चालान (Advance invoice) पर सेट किया जाता है, तो ऑपरेशन के इस प्रकार का उपयोग केवल उसी प्रकार के दस्तावेज पर किया जा सकता है। किसी अन्य प्रकार पर इसका उपयोग करने के प्रयास को अस्वीकार कर दिया जाता है, जिसमें कोड का नाम बताने वाला संदेश होता है। इसे खाली छोड़ दें और यह प्रकार इनमें से किसी भी पर फिट बैठता है।

भुगतानकर्ता पार्टनर (Payer partner)

वैकल्पिक, और एक ईमानदार चेतावनी: आज सिस्टम में कुछ भी इस फ़ील्ड को नहीं पढ़ता है। यह ऑपरेशन प्रकार पर सहेजा जाता है और आपको वापस दिखाया जाता है, और कोई भी दस्तावेज, पोस्टिंग या रिपोर्ट इसका उपयोग नहीं करती है। जब तक आप इसे अपने खुद के नोट के रूप में रखना चाहते हैं, इसे खाली छोड़ दें।

छह खाता फ़ील्ड (The six account fields)

इनमें से प्रत्येक एक डिफ़ॉल्ट खाते को प्रतिस्थापित करता है जो अन्यथा कंपनी के पोस्टिंग नियमों से आता है। एक खाली फ़ील्ड का अर्थ "डिफ़ॉल्ट का उपयोग करें" होता है। वे निम्नानुसार लागू होते हैं:

फ़ील्ड	किस पर उपयोग किया जाता है	यह किसे प्रतिस्थापित करता है
डेबिट खाता (Debit account)	बिक्री चालान, जारी होने पर	ग्राहक प्राप्य खाता (customer receivable account)
क्रेडिट खाता (Credit account)	खरीद चालान, पंजीकृत होने पर	आपूर्तिकर्ता देय खाता (supplier payable account)
क्रेडिट खाता (Credit account)	बिक्री चालान, जारी होने पर	राजस्व खाता, लेकिन केवल तभी जब आय खाता (Income account) खाली हो
वैट खाता (VAT account)	बिक्री चालान	देय वैट खाता (VAT payable account)
वैट खाता (VAT account)	खरीद चालान	प्राप्य वैट खाता (VAT receivable account)
व्यय खाता (Expense account)	खरीद चालान पंक्तियाँ	व्यय खाता, केवल तभी उपयोग किया जाता है जब पंक्ति का अपना कोई खाता न हो और आइटम का भी कोई खाता न हो
अग्रिम खाता (Advance account)	बिक्री चालान	प्राप्त अग्रिम खाता (advances received account)
आय खाता (Income account)	बिक्री चालान	राजस्व खाता, और यह क्रेडिट खाते से ऊपर रहता है

फ़्लैग (The flags)

बिक्री (Sale) और खरीद (Purchase) यह तय करते हैं कि ऑपरेशन के प्रकार का उपयोग कहाँ किया जा सकता है, और इन्हें सख्ती से लागू किया जाता है। बिक्री का वह दस्तावेज जिसमें ऐसा ऑपरेशन प्रकार है जिसकी बिक्री पर टिक नहीं लगा है, उसे "बिक्री ऑपरेशन प्रकार नहीं है" संदेश के साथ अस्वीकार कर दिया जाता है, और खरीद के लिए भी यही नियम है। कम से कम उस पर टिक करें जिसकी आपको आवश्यकता है।

राइट-ऑफ़ (Write-off), आंतरिक संचलन (Internal movement), खरीद रिटर्न (Purchase return), बिक्री रिटर्न (Sales return), कंसर्नमेंट (Consignment), उत्पादन (Production), परिसंपत्ति अंदर (Asset in), परिसंपत्ति बाहर (Asset out) और कैश रजिस्टर बिक्री (Cash register sale) केवल वर्गीकरण के लिए हैं। इन्हें सहेजा और दिखाया जाता है, और आप उन पर फ़िल्टर कर सकते हैं, लेकिन इनकी वजह से आज कोई पोस्टिंग या रिपोर्ट नहीं बदलती है।

वैट रजिस्टर (VAT register), डिफ़ॉल्ट रूप से इस पर टिक होता है। इसे अनटिक करें और इस ऑपरेशन प्रकार वाले दस्तावेजों को लिथुआनियाई वैट रिटर्न (FR0600) और i.SAF बिक्री और खरीद रजिस्टरों से बाहर रखा जाता है। इसका उपयोग उन दस्तावेज प्रकारों के लिए करें जो वैट रिपोर्टिंग तक नहीं पहुँचने चाहिए।

SAF-T, डिफ़ॉल्ट रूप से इस पर टिक होता है। इसे अनटिक करें और इस ऑपरेशन प्रकार वाले दस्तावेजों को SAF-T फ़ाइल से बाहर रखा जाता है।

सक्रिय (Active), डिफ़ॉल्ट रूप से इस पर टिक होता है। जब कोई दस्तावेज किसी निष्क्रिय ऑपरेशन प्रकार का उपयोग करने का प्रयास करता है, तो "ऑपरेशन प्रकार निष्क्रिय है" संदेश के साथ इसे अस्वीकार कर दिया जाता है। किसी ऐसे प्रकार को हटाने के बजाय जिसे पुराने दस्तावेज अभी भी संदर्भित करते हैं, इसे अनटिक करें।

नंबरिंग (Numbering)

ऑपरेशन के प्रकार में अपने आप नंबर रेंज नहीं होती है। खाता → दस्तावेज श्रृंखला (Account → Document series) के अंतर्गत आप एक श्रृंखला बनाते हैं और उसे किसी ऑपरेशन प्रकार की ओर इंगित करते हैं। उस ऑपरेशन प्रकार का उपयोग करने वाले दस्तावेज तब उस श्रृंखला से अपने नंबर लेते हैं।

ऑपरेशन के प्रकारों का उपयोग कहाँ किया जाता है

• बिक्री चालान (Sales invoices) और खरीद चालान (purchase invoices) - दस्तावेज पर चुने जाते हैं; ऊपर दिए गए खाते तब लागू होते हैं।
• Stripe आयात टेम्प्लेट (Stripe import templates) - Stripe टेम्प्लेट पर प्राधिकरण, भुगतान और कमीशन फ़ील्ड प्रत्येक एक ऑपरेशन प्रकार का नाम देते हैं। जब तक आप यहाँ ऑपरेशन के प्रकार नहीं बनाते, तब तक वे ड्रॉपडाउन खाली रहते हैं। Stripe से आयात करना देखें।

एक काम करने का उदाहरण (A worked example)

एक कंपनी सामान और परामर्श (consulting) दोनों बेचती है, और अपनी खुद की नंबर रेंज के साथ परामर्श राजस्व को एक अलग खाते में रखना चाहती है।

1. कोड CONS, नाम "Consulting", बिक्री (Sale) पर टिक किया हुआ, आय खाता (Income account) परामर्श राजस्व खाते पर सेट किया हुआ, और बाकी सब कुछ खाली छोड़ा हुआ एक ऑपरेशन प्रकार बनाएं।
2. खाता → दस्तावेज श्रृंखला (Account → Document series) के अंतर्गत एक श्रृंखला बनाएं, उदाहरण के लिए उपसर्ग (prefix) KONS, और इसे CONS पर इंगित करें।
3. एक नए बिक्री चालान पर CONS ऑपरेशन प्रकार चुनें। चालान को एक KONS नंबर मिलता है, और इसका राजस्व डिफ़ॉल्ट खाते के बजाय परामर्श खाते में पोस्ट हो जाता है।