Co je to faktura? Povinné náležitosti podle právních předpisů EU o DPH

Faktura není žádná výzva k platbě. Je to dokument, jehož obsah je předepsán zákonem, protože plní dvě klíčové funkce, na nichž daňový systém stojí: stanoví daňovou povinnost dodavatele k DPH a slouží jako doklad, na jehož základě si odběratel tuto daň nárokuje k odpočtu. Pokud se v obsahu spletete, druhá polovina řetězce selže, a proto se „chybějící položka“ nepovažuje za pouhý formální nedostatek.

V celé EU je požadovaný obsah harmonizován. Článek 226 směrnice 2006/112/ES (směrnice o DPH) stanoví jednotlivé údaje a dělá to záměrně vyčerpávajícím způsobem: „pro účely DPH se vyžadují pouze tyto údaje“.

Povinné náležitosti

Článek 226 uvádí 15 číslovaných bodů plus tři body označené písmeny, které přibyly v roce 2010 - celkem tedy 18 položek:

Bod	Co musí být uvedeno
1	Datum vystavení
2	Pořadové číslo, určené jednou nebo více řadami, které fakturu jednoznačně identifikuje
3	DIČ dodavatele
4	DIČ odběratele, pokud je odběratel osobou povinnou k dani přiznat DPH, nebo v případě plnění osvobozeného od daně podle článku 138
5	Úplné jméno a adresa dodavatele i odběratele
6	Množství a povaha dodaného zboží, nebo rozsah a povaha poskytnutých služeb
7	Datum uskutečnění zdanitelného plnění (nebo přijetí úplaty), pokud se liší od data vystavení a lze jej určit
7a	Poznámka „Režim přenesení daňové povinnosti při platbě“ (Cash accounting), pokud dodavatel tento režim používá
8	Základ daně pro každou sazbu nebo osvobození, jednotková cena bez DPH a případné slevy, pokud nejsou zahrnuty v jednotkové ceně
9	Použitá sazba DPH
10	Výše daně k úhradě
10a	Poznámka „Fakturace příjemcem“ (Self-billing), pokud fakturu vystavuje odběratel namísto dodavatele
11	U plnění osvobozených od daně odkaz na příslušné ustanovení unijního nebo vnitrostátního práva, případně jiný odkaz svědčící o tom, že plnění je osvobozeno
11a	Poznámka „Přenesení daňové povinnosti“ (Reverse charge), pokud je osobou povinnou přiznat daň odběratel
12	U nových dopravních prostředků identifikační znaky
13	Poznámka „Zvláštní režim - Cestovní kanceláře“ (Margin scheme - Travel agents), pokud se tento režim uplatní
14	Poznámka „Zvláštní režim - Použité zboží“, „- Umělecká díla“ nebo „- Sběratelské předměty a starožitnosti“ podle konkrétního případu
15	Pokud je osobou povinnou platit daň daňový zástupce, DIČ, jméno a adresa tohoto zástupce

V praxi hrají roli tři související pravidla. Dodavatel, který není usazen v členském státě zdanění a dodává zboží či služby v režimu přenesení daňové povinnosti, může vynechat body 8, 9 a 10 a místo toho popsat základ daně s odkazem na množství a povahu plnění (článek 226a). Členské státy mohou požadovat DIČ odběratele i v jiných případech, než stanoví bod 4 (článek 227). Částky mohou být vyjádřeny v libovolné měně za předpokladu, že celková výše DPH k úhradě je uvedena také v národní měně členského státu, ve kterém je daň splatná (článek 230).

Přesné znění

Body 7a, 10a, 11a, 13 a 14 vyžadují doslovné znění - tedy konkrétní slova, nikoli pouhou parafrázi. Právě zde faktury nejčastěji neprojdou kontrolou, protože formulace jako „DPH přenesena podle čl. 196“ neodpovídá výrazu, který směrnice výslovně vyžaduje.

Jazyk těchto poznámek se řídí vnitrostátním právem. Litevský zákon o DPH (PVMĮ) ve svém 80. článku věrně kopíruje článek 226 a předepisuje tato litevská znění: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (přenesení daňové povinnosti), „Pinigų apskaitos sistema“ (režim přenesení daňové povinnosti při platbě) a „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (fakturace příjemcem).

Odkaz na osvobození od daně podle bodu 11 je flexibilnější. Nabízí tři varianty - odkaz na směrnici, odkaz na vnitrostátní předpis nebo jakýkoliv jiný odkaz indikující osvobození - přičemž vysvětlující poznámky Evropské komise potvrzují, že postačuje jediné slovo „Osvobozeno“ (Exempt). Zároveň řeší častý souběh: pokud podléhá plnění jak osvobození od daně, tak režimu přenesení daňové povinnosti, postačuje samotná poznámka „Přenesení daňové povinnosti“ (Reverse charge).

Kdy musíte fakturu vystavit

Článek 220 vymezuje plnění, u nichž vzniká povinnost vystavit fakturu: plnění poskytnutá jiné osobě povinné k dani nebo nezdaněné právnické osobě, prodeje zboží na dálku, intrakomunitární dodávky podle článku 138 a přijaté zálohy. Finanční a pojišťovací služby osvobozené od daně podle článku 135 odst. 1 písm. a) až g) fakturu nevyžadují.

Článek 222 harmonizuje lhůtu pro přesně dvě kategorie:

V případě intrakomunitárních dodávek zboží (článek 138) a přeshraničních služeb, u nichž je osobou povinnou přiznat daň odběratel (článek 196), musí být faktura vystavena nejpozději do patnáctého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž došlo ke zdanitelnému plnění.

Pro vše ostatní si členské státy stanovují lhůty samy. Tato nejednotnost lidi často překvapuje: pro tuzemské faktury neexistuje žádná celoevropská lhůta.

Zjednodušené faktury

Ne každá faktura musí obsahovat všech 18 údajů. Podle článku 220a členské státy musí povolit zjednodušenou fakturu v těchto případech:

• částka na faktuře nepřesahuje 100 EUR (nebo ekvivalent v národní měně);
• dokument mění dříve vystavenou fakturu (doklad podle článku 219 - dobropis); nebo
• dodavatel uplatňuje osvobození pro malé podniky podle článku 284 - tento případ byl doplněn směrnicí o režimu pro malé podniky a platí od 1. ledna 2025.

Podle článku 238 členské státy mohou po projednání ve Výboru pro DPH povolit zjednodušení i v případě, kdy částka přesahuje 100 EUR, ale nepřesahuje 400 EUR, případně pokud to z důvodu obvyklé obchodní praxe činí plné dodržování předpisů obzvláště obtížným. Zda je tedy pásmo do 400 EUR k dispozici, závisí na konkrétní zemi.

Zjednodušená faktura musí podle článku 226b stále obsahovat: datum vystavení, identifikaci dodavatele, identifikaci druhu zboží nebo služeb, výši daně k úhradě nebo údaje potřebné k jejímu výpočtu a v případě opravného dokladu jednoznačný odkaz na původní fakturu a měněné údaje.

Platí dvě důležitá omezení. Zjednodušení nikdy nelze použít pro prodeje zboží na dálku, osvobozené intrakomunitární dodávky zboží ani pro přeshraniční plnění v režimu přenesení daňové povinnosti, pokud dodavatel není v daném státě usazen - tedy právě u těch přeshraničních transakcí, kde faktura plní funkci daňové kontroly. Členské státy také nesmí požadovat více, než dovolují články 226, 227 a 230.

Co přináší balíček ViDA

Směrnice Rady (EU) 2025/516 - balíček „DPH v digitálním věku“ (VAT in the Digital Age), platný od 14. dubna 2025 - tuto oblasti výrazně mění, přičemž většina změn nabývá účinnosti 1. července 2030:

• Dvě nové náležitosti v článku 226. Bod (16): u opravné faktury pořadové číslo faktury, která se opravuje. Bod (17): čísla bankovních účtů nebo čísla virtuálních účtů dodavatele, případně jiné identifikátory jednoznačně určující účty, na které lze fakturu zaplatit. (Schválený text záměrně neobsahuje pojem „IBAN“ a požadavek na uvedení data splatnosti, který se objevoval v návrhu Komise, byl vypuštěn.)
• „Třístranný obchod“ se doplňuje k poznámce o přenesení daňové povinnosti, pokud je odběratel osobou povinnou k dani podle článku 197.
• Pojem „elektronická faktura“ se zužuje. Článek 217 bude vyžadovat strukturovaný elektronický formát umožňující automatizované zpracování - obyčejné PDF přestane vyhovovat, zatímco hybridní formáty (strukturovaná data doplněná o lidsky čitelnou vizualizaci) nadále vyhovovat budou.
• Elektronická fakturace se stává výchozím standardem podle článku 218 s odkazem na evropskou normu pro elektronickou fakturaci podle směrnice 2014/55/EU a k vystavení platné faktury firmě již není vyžadován souhlas odběratele.
• Lhůta podle článku 222 se zkracuje na 10 dnů následujících po vzniku zdanitelného plnění.
• Souhrnná hlášení (EC Sales Lists) se ruší a jsou nahrazena digitálním hlášením.

Jedna změna platí již nyní: od 14. dubna 2025 mohou členské státy zavést povinnou tuzemskou B2B e-fakturaci bez nutnosti žádat o výjimku, což vede ke zrychlení zavádění těchto povinností na národní úrovni.

Jak si s tím poradí Nordlet

Faktury se generují ze strukturovaných dat namísto použití šablony, takže povinné údaje pocházejí přímo z databáze namísto ručního vypisování. Název společnosti, registrační kód a DIČ, ekvivalenty u odběratele, sériové číslování z řady pro daný typ dokladu, datum vystavení a splatnosti, množství na řádek, popis, jednotková cena, sazba DPH, základ daně a výše daně pro jednotlivé sazby - to vše je součástí faktury a na PDF se vykresluje v angličtině, litevštině nebo němčině.

Daňový režim, který faktura uvádí, určuje daňový engine pro DPH, jenž rozhoduje o tom, zda se jedná o tuzemské plnění, intrakomunitární dodávku, režim přenesení daňové povinnosti, osvobozené plnění nebo plnění mimo předmět daně - a tedy které z poznámek podle článku 226 se uplatní. Pro strukturovanou výměnu dat exportuje výstup Peppol BIS 3.0 stejná data do normy EN 16931, kterou ViDA stanoví jako výchozí, přičemž národní formáty e-fakturace (italský FatturaPA, polský KSeF FA(3), rumunský CIUS-RO UBL) se generují ze stejného zdroje.

Dvě poznámky na závěr. Doslovné znění poznámek se řídí daňovým režimem nastaveným na faktuře, takže nesprávně zvolený režim vede k technicky vadné faktuře - vyplatí se to zkontrolovat hned při počátečním nastavení přeshraničních prodejů. Zjednodušená fakturace pak nepředstavuje samostatný režim dokladů: faktury mohou vždy obsahovat plný rozsah údajů, což je plně přípustné, neboť zjednodušení je možností, nikoli povinností.

Související čtení: co musí obsahovat dobropis a proč proforma faktura vůbec není fakturou.

FAQ

Jaké jsou povinné údaje na faktuře s DPH v EU?

Článek 226 směrnice o DPH uvádí tyto: datum vystavení, unikátní pořadové číslo, DIČ dodavatele, DIČ odběratele (pokud je relevantní), jména a adresy obou stran, množství a povaha dodaného plnění, datum zdanitelného plnění, pokud se liší od data vystavení, základ daně pro každou sazbu, sazbu DPH, výši daně a dále specifické poznámky pro osvobození od daně, přenesení daňové povinnosti, režim přenesení daňové povinnosti při platbě, fakturaci příjemcem a zvláštní režimy.

Může být faktura vystavena v cizí měně?

Ano. Článek 230 umožňuje použití libovolné měny za předpokladu, že výše DPH k úhradě je vyjádřena také v národní měně členského státu, ve kterém je daň splatná, a to po přepočtu podle pravidel pro směnné kurzy stanovených ve směrnici.

Co je to zjednodušená faktura a kdy ji mohu použít?

Jedná se o fakturu se sníženým obsahem údajů, kterou lze použít pro částky do 100 EUR, pro doklady měnící dříve vystavenou fakturu a pro dodavatele uplatňující režim pro malé podniky; členské státy mohou tuto hranici zvýšit až na 400 EUR. Nikdy ji nelze použít pro prodeje zboží na dálku, osvobozené intrakomunitární dodávky ani pro přeshraniční plnění v režimu přenesení daňové povinnosti, pokud dodavatel není v daném státě usazen.

Musím doslovně uvést text „Přenesení daňové povinnosti“?

Ano - článek 226 bod 11a vyžaduje doslovné znění a vnitrostátní právo určuje jeho podobu v místním jazyce (např. v litevštině: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Popis mechanismu namísto předepsané formulace je vadou, a to i v případě, že je význam zcela zřejmý.

Kdy musí být faktura vystavena?

V případě intrakomunitárních dodávek zboží a přeshraničních služeb v režimu přenesení daňové povinnosti do patnáctého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž došlo ke zdanitelnému plnění. Pro ostatní plnění je lhůta stanovena vnitrostátními předpisy. Od 1. července 2030 zkracuje ViDA harmonizovanou lhůtu na 10 dnů od vzniku zdanitelného plnění.