Che cos'è una fattura? I dati obbligatori ai sensi della normativa IVA dell'UE

Una fattura non è una richiesta di pagamento. È un documento il cui contenuto è prescritto dalla legge, poiché assolve a due funzioni fondamentali per il sistema fiscale: definisce l'esigibilità dell'IVA in capo al cedente/prestatore e costituisce il documento probatorio su cui il cliente detrae la medesima IVA. Se il contenuto è errato, la seconda funzione viene meno; ecco perché l'omissione di un campo non è una mera questione di formattazione.

Nell'Unione Europea, il contenuto obbligatorio è armonizzato. L'articolo 226 della Direttiva 2006/112/CE (la direttiva IVA) stabilisce tali indicazioni ed è volutamente tassativo: "ai fini dell'IVA sono obbligatorie unicamente le seguenti diciture".

Le indicazioni obbligatorie

L'articolo 226 elenca 15 punti numerati più tre punti indicati con lettere aggiunti nel 2010, per un totale di 18:

Punto	Cosa deve comparire
1	La data di emissione
2	Un numero progressivo basato su una o più serie, che identifichi in modo univoco la fattura
3	Il numero di identificazione IVA del fornitore
4	Il numero di identificazione IVA del cliente, qualora questi sia debitore dell'imposta o si tratti di una cessione intracomunitaria ai sensi dell'articolo 138
5	Nome e indirizzo completi sia del fornitore che del cliente
6	La quantità e la natura dei beni ceduti, o l'estensione e la natura dei servizi resi
7	La data in cui è stata effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi (o di un pagamento in acconto) se diversa dalla data di emissione e determinabile
7a	La dicitura "Regime del margine - Agenzie di viaggio" (oppure "Iva per cassa" a seconda del contesto, o la formula specifica prevista)
8	La base imponibile per ciascuna aliquota o esenzione, il prezzo unitario al netto dell'IVA e gli eventuali sconti non compresi nel prezzo unitario
9	L'aliquota IVA applicata
10	L'importo dell'IVA da pagare
10a	La dicitura "Autofatturazione" qualora la fattura sia emessa dal cliente in nome e per conto del fornitore
11	In caso di operazione esente, il riferimento alla disposizione applicabile della direttiva o della normativa nazionale, o qualsiasi altra indicazione che attesti l'esenzione
11a	La dicitura "Inversione contabile" (reverse charge) qualora il cliente sia debitore dell'imposta
12	Per i mezzi di trasporto nuovi, le caratteristiche identificative degli stessi
13	La dicitura "Regime del margine - Agenzie di viaggio" ove applicabile
14	Le diciture "Regime del margine - Beni d'occasione", "Regime del margine - Opere d'arte" o "Regime del margine - Oggetti d'antiquariato e da collezione", a seconda del caso
15	Se il debitore dell'imposta è un rappresentante fiscale, il numero di identificazione IVA di detto rappresentante, unitamente al nome e all'indirizzo

Nella pratica rilevano tre regole correlate. Un fornitore non stabilito nello Stato membro impositivo, che effettua una cessione o prestazione in regime di inversione contabile, può omettere i punti 8, 9 e 10 descrivendo l'imponibile mediante riferimento alla quantità e alla natura dei beni o servizi (articolo 226a). Gli Stati membri possono richiedere il numero IVA del cliente in casi ulteriori rispetto al punto 4 (articolo 227). Inoltre, gli importi possono essere espressi in qualsiasi valuta, a condizione che l'imposta da pagare sia indicata anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l'imposta è dovuta (articolo 230).

Le diciture esatte

I punti 7a, 10a, 11a, 13 e 14 richiedono diciture letterali, ossia le parole esatte e non una parafrasi. Questo è l'ambito in cui le fatture superano meno frequentemente i controlli, poiché una formula come "IVA assolta in inversione contabile ai sensi dell'art. 196" non corrisponde alla dicitura esatta prevista dalla direttiva.

La legislazione nazionale definisce la lingua di tali diciture. L'articolo 80 della legge lituana sull'IVA (PVMĮ) riprende puntualmente l'articolo 226 e prescrive le forme in lingua lituana: „Atvirkštinis apmokestinimas" (inversione contabile), „Pinigų apskaitos sistema" (contabilità di cassa) e „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (autofatturazione).

Il riferimento all'esenzione di cui al punto 11 è invece flessibile: offre tre alternative (citare la direttiva, citare la disposizione nazionale o fornire qualsiasi altro riferimento che indichi l'esenzione) e le note esplicative della Commissione europea confermano che è sufficiente la sola parola "Esente". Tali note risolvono anche una sovrapposizione comune: nel caso in cui un'operazione sia al contempo esente e soggetta a inversione contabile, è sufficiente la sola dicitura "Inversione contabile".

Quando è obbligatorio emettere fattura

L'articolo 220 stabilisce quali operazioni richiedono l'emissione della fattura: le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti di un altro soggetto passivo o di un Ente non soggetto passivo, le vendite a distanza, le cessioni intracomunitarie ai sensi dell'articolo 138 e gli acconti ricevuti. I servizi finanziari e assicurativi esenti ai sensi dell'articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a g), non richiedono l'emissione della fattura.

L'articolo 222 armonizza il termine di emissione per due sole categorie:

Per le cessioni intracomunitarie di beni (articolo 138) e per i servizi transfrontalieri in cui il debitore dell'imposta è il cliente (articolo 196), la fattura deve essere emessa al più tardi il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui l'operazione è effettuata.

Per tutte le altre operazioni, gli Stati membri stabiliscono i propri termini. Questa asimmetria sorprende spesso gli operatori: non esiste un termine valido a livello di UE per la fattura domestica.

Fatture semplificate

Non tutte le fatture devono contenere tutti i 18 dati. Ai sensi dell'articolo 220a, gli Stati membri devono consentire l'emissione di una fattura semplificata quando:

• l'importo della fattura non è superiore a 100 EUR (o l'equivalente in valuta nazionale);
• il documento modifica una fattura precedente (un documento ai sensi dell'articolo 219, ossia una nota di credito); oppure
• il fornitore applica il regime di franchigia per le piccole imprese ai sensi dell'articolo 284, fattispecie introdotta dalla direttiva sul regime PMI e applicabile dal 1° gennaio 2025.

Ai sensi dell'articolo 238, gli Stati membri possono inoltre consentire la semplificazione, previa consultazione del Comitato IVA, qualora l'importo sia superiore a 100 EUR ma non a 400 EUR, o qualora la pratica commerciale renda particolarmente difficile l'adempimento integrale. La disponibilità della soglia di 400 EUR dipende quindi dal singolo Paese.

Una fattura semplificata deve comunque riportare, ai sensi dell'articolo 226b: la data di emissione; l'identificazione del fornitore; l'identificazione del tipo di beni o servizi forniti; l'importo dell'IVA dovuta o i dati necessari per calcolarla; e, in caso di documento di rettifica, un riferimento inequivocabile alla fattura originaria e ai dati modificati.

Vi sono due limiti importanti. La semplificazione non è mai applicabile alle vendite a distanza, alle cessioni intracomunitarie di beni esenti o alle prestazioni di servizi transfrontaliere in inversione contabile rese da un fornitore non stabilito, ossia proprio a quelle operazioni transfrontaliere in cui la fattura assolve a una funzione di controllo fiscale. Gli Stati membri non possono inoltre pretendere più di quanto consentito dagli articoli 226, 227 e 230.

Cosa cambia con ViDA

La direttiva (UE) 2025/516 del Consiglio, il pacchetto "L'IVA nell'era digitale" (VAT in the Digital Age - ViDA), in vigore dal 14 aprile 2025, ridisegna gran parte di questo quadro, con applicazione principale a decorrere dal 1° luglio 2030:

• Due nuovi dati obbligatori nell'articolo 226. Punto 16: nella fattura di rettifica, il numero progressivo della fattura che viene corretta. Punto 17: i numeri di conto corrente bancario o i numeri di conto virtuale del fornitore, o qualsiasi altro identificativo che individui in modo inequivocabile i conti sui quali la fattura può essere saldata (il testo adottato evita volutamente di menzionare l'"IBAN", mentre l'obbligo di indicare la data di pagamento inizialmente proposto dalla Commissione è stato eliminato).
• Le "operazioni triangolari" si affiancano alla dicitura relativa all'inversione contabile quando il cliente è debitore dell'imposta ai sensi dell'articolo 197.
• Il concetto di "fattura elettronica" si restringe. L'articolo 217 richiederà un formato elettronico strutturato che consenta l'elaborazione automatizzata: un semplice PDF non sarà più sufficiente, mentre i formati ibridi (dati strutturati accompagnati da una rappresentazione leggibile dall'uomo) continueranno a esserlo.
• La fatturazione elettronica diventa la modalità predefinita ai sensi dell'articolo 218, facendo riferimento alla norma europea sulla fatturazione elettronica di cui alla direttiva 2014/55/UE, e l'accettazione da parte del cliente non sarà più un requisito per le fatture B2B conformi.
• Il termine di cui all'articolo 222 viene abbreviato a 10 giorni dall'evento impositivo.
• Gli elenchi riepilogativi (elenchi Intrastat) vengono aboliti e sostituiti dalla rendicontazione digitale.

Un cambiamento è già operativo: dal 14 aprile 2025, gli Stati membri possono imporre la fatturazione elettronica B2B nazionale senza dover richiedere una deroga, motivo per cui i mandati nazionali hanno subito un'accelerazione.

Come gestisce tutto questo Nordlet

Le fatture vengono generate a partire da dati strutturati e non tramite un modello grafico, per cui i dati obbligatori derivano direttamente dai registri e non da chi compila il documento. Il nome della società, il codice di registrazione e la partita IVA, i dati equivalenti della controparte, la numerazione progressiva basata su serie specifiche per tipo di documento, le date di emissione e scadenza, la quantità per riga, la descrizione, il prezzo unitario, l'aliquota IVA, nonché l'imponibile e l'imposta per ciascuna aliquota sono riportati sulla fattura e resi sul PDF in inglese, lituano o tedesco.

Il trattamento IVA indicato in fattura è determinato dal motore IVA, il quale stabilisce se un'operazione sia nazionale, intracomunitaria, in inversione contabile, esente o fuori campo IVA, definendo di conseguenza quali menzioni dell'articolo 226 debbano essere applicate. Per lo scambio strutturato, l'output Peppol BIS 3.0 mappa gli stessi dati sullo standard EN 16931 (lo standard che diventerà il predefinito con ViDA), mentre i formati di fatturazione elettronica nazionali (FatturaPA in Italia, KSeF FA(3) in Polonia, CIUS-RO UBL in Romania) vengono generati a partire dalla medesima origine.

Due precisazioni trasparenti. Le diciture letterali sono determinate dal regime IVA impostato sulla fattura; un regime impostato erroneamente genera quindi una fattura formalmente difettosa, aspetto da verificare con attenzione al momento della configurazione iniziale delle vendite transfrontaliere. Inoltre, la fatturazione semplificata non costituisce una modalità di documento separata: le fatture possono sempre contenere tutti i dati completi (scelta sempre ammissibile, poiché la semplificazione rappresenta una facoltà e non un obbligo).

Letture correlate: cosa deve contenere una nota di credito e perché una proforma non è una fattura.

FAQ

Quali sono i campi obbligatori in una fattura IVA dell'UE?

L'articolo 226 della direttiva IVA li elenca: la data di emissione, un numero sequenziale univoco, il numero IVA del fornitore, il numero IVA del cliente ove applicabile, i nomi e gli indirizzi di entrambe le parti, la quantità e la natura dei beni o servizi forniti, la data dell'operazione se diversa dalla data di emissione, la base imponibile per aliquota, l'aliquota IVA, l'importo dell'IVA, oltre a specifiche diciture per le esenzioni, l'inversione contabile, la contabilità di cassa, l'autofatturazione e i regimi del margine.

È possibile emettere una fattura in valuta estera?

Sì. L'articolo 230 consente l'uso di qualsiasi valuta, a condizione che l'importo dell'IVA da pagare sia indicato anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l'IVA è dovuta, convertito applicando le regole di cambio previste dalla direttiva.

Che cos'è una fattura semplificata e quando è possibile utilizzarla?

Si tratta di una fattura con contenuto ridotto ammessa per importi fino a 100 EUR, per i documenti che modificano una fattura precedente e per i fornitori che applicano il regime di franchigia per le PMI; gli Stati membri possono estendere tale soglia fino a 400 EUR. Non è mai utilizzabile per le vendite a distanza, le cessioni intracomunitarie di beni esenti o le prestazioni di servizi transfrontaliere in inversione contabile rese da un fornitore non stabilito.

Devo scrivere esattamente "Inversione contabile"?

Sì. L'articolo 226, paragrafo 11a, richiede tale dicitura letterale e la normativa nazionale ne definisce la formulazione nella lingua locale (in lituano: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Una descrizione del meccanismo che non utilizzi la formula prescritta costituisce un'irregolarità, anche qualora il significato risulti chiaro.

Quando deve essere emessa una fattura?

Per le cessioni intracomunitarie di beni e per i servizi transfrontalieri soggetti a inversione contabile, entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui l'operazione è effettuata. Per le altre operazioni il termine è stabilito a livello nazionale. A partire dal 1° luglio 2030, ViDA ridurrà il termine armonizzato a 10 giorni dal verificarsi dell'operazione.