Mis on arve? Kohustuslikud rekvisiidid EL-i käibemaksudebioodiku alusel

Arve ei ole maksetaotlus. See on seadusega ettenähtud sisuga dokument, sest see täidab kahte maksesüsteemi jaoks kriitilist ülesannet: see määrab kindlaks müüja käibemaksukohustuse ja on alusdokument, mille alusel ostja saab sama käibemaksu sisendkäibemaksuna maha arvata. Kui sisu on vale, siis teine pool ei toimi – mistõttu ei ole "puuduv rekvisiit" pelgalt vormiline viga.

Euroopa Liidus on arve kohustuslik sisu ühtlustatud. Direktiivi 2006/112/EÜ (käibemaksudirektiiv) artikkel 226 sätestab rekvisiidid ammendaval viisil: "käibemaksu kohaldamisel nõutakse üksnes järgmisi andmeid".

Kohustuslikud rekvisiidid

Artikkel 226 loetleb 15 nummerdatud punkti ja kolm 2010. aastal lisatud tähega tähistatud punkti, kokku 18 punkti:

Punkt	Mis peab arvel kajastuma
1	Väljaandmise kuupäev
2	Järjestikune number ühest või mitmest seeriast, mis identifitseerib arve kordumumatult
3	Müüja käibemaksukohustuslase number
4	Ostja käibemaksukohustuslase number, kui ostja on käibemaksukohustuslane või tegemist on ühendusesisese käibega artikli 138 alusel
5	Müüja ja ostja täielik nimi ja aadress
6	Kaupade kogus ja laad või osutatud teenuste maht ja laad
7	Kauba võõrandamise või teenuse osutamise kuupäev (või ettemaksu laekumise kuupäev), kui see erineb arve väljaandmise kuupäevast ja on määratav
7a	Märge „Kätepõhine arvestus“ (Cash accounting), kui müüja rakendab seda erikorda
8	Maksustatav summa maksumäära või maksuvabastuse kaupa, ühikuhind ilma käibemaksuta ja soodustused, kui neid ei ole ühikuhinnas arvesse võetud
9	Kohaldatud käibemaksumäär
10	Tasumisele kuuluv käibemaksusumma
10a	Märge „Arve koostab ostja“ (Self-billing), kui arve koostab müüja asemel ostja
11	Maksuvaba käibe korral viide kohaldatavale EL-i või siseriiklikule sättele või muu viide, mis näitab käibe maksuvabastust
11a	Märge „Pöördmaksustamine“ (Reverse charge), kui käibemaksu tasumise kohustus on ostjal
12	Uue transpordivahendi puhul seda identifitseerivad tunnused
13	Märge „Kasumi marginaal – reisibürood“ (Margin scheme - Travel agents), kui seda erikorda kohaldatakse
14	Märge „Kasumi marginaal – kasutatud kaubad“ (Margin scheme - Second-hand goods), „– kunstiteosed“ (– Works of art) või „– kollektsiooni esemed ja antiik“ (– Collector's items and antiques), vastavalt olukorrale
15	Kui maksukohustuslane on maksuesindaja, siis selle esindaja käibemaksunumber, nimi ja aadress

Praktikas on olulised kolm seotud reeglit. Maksustamisliikmesriigis mitteregistreeritud müüja, kes teostab tehingu pöördmaksustamisega, võib jätta punktid 8, 9 ja 10 märkimata ning kirjeldada maksustatavat summat koguse ja laadi kaudu (artikkel 226a). Liikmesriigid võivad nõuda ostja käibemabinumbrit ka muudel juhtudel kui punktis 4 sätestatud (artikkel 227). Summasid võib väljendada mis tahes valuutas, tingimusel et tasumisele kuuluv käibemaksusumma on esitatud ka selle liikmesriigi vääringus, kus maks on tasumisele kuuluv (artikkel 230).

Täpsed sõnastused

Punktid 7a, 10a, 11a, 13 ja 14 nõuavad sõnasõnalisi märkeid ehk konkreetseid sõnu, mitte ümbersõnastusi. Just siin tehakse arvete kontrollimisel kõige sagedamini vigu, sest "käibemaks pöördmaksustatud art 196 alusel" ei ole direktiivis ette nähtud fraas.

Siseriiklik seadus määrab nende märkuste keele. Leedu käibemaksuseaduse (PVMĮ) artikkel 80 kordab artiklit 226 punkt-punktilt ja sätestab leedukeelsed vormid: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (pöördmaksustamine), „Pinigų apskaitos sistema“ (sularahaarvestuse süsteem) ja „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (iseestlveustamine).

Punktis 11 toodud viide maksuvabastusele on paindlik. See pakub kolme võimalust – viidata direktiivile, siseriiklikule sättele või esitada mis tahes muu viide, mis osutab maksuvabastusele –, ning Euroopa Komisjoni selgitavad märkused kinnitavad, et piisab ühestainsast sõnast „Maksuvaba“ (Exempt). Samuti lahendavad need levinud kattuva olukorra: kui tehing on nii maksuvaba kui ka pöördmaksustatav, piisab ainult märjest „Pöördmaksustamine“.

Millal peab arve väljastama

Artikkel 220 sätestab, milliste tehingute puhul on nõutav arve väljastamine: kauba võõrandamine või teenuse osutamine teisele maksukohustuslasele või mittemaksustuslikule juriidilisele isikule, kaugmüük, ühendusesisene käik artikli 138 alusel ja ettemaksed. Artiklite 135 lõike 1 punktide a–g alusel maksuvabad finants- ja kindlustusteenused ei nõua arvet.

Artikkel 222 ühtlustab tähtaja täpselt kahe kategooria jaoks:

Ühendusesisese kaubakäibe (artikkel 138) ja piiriüleste teenuste korral, mille puhul on käibemaksukohustuslane ostja (artikkel 196), tuleb arve väljastada hiljemalt selle kuu 15. kuupäevaks, mis järgneb kuule, mil maksustatav tehing toimus.

Kõigi muude tehingute puhul kehtestavad tähtajad liikmesriigid ise. See asümmeetria võib üllatada: siseriiklikule arvele EL-iülest tähtaega ei ole.

Lihtsustatud arved

Igal arvel ei pea olema kõiki 18 rekvisiiti. Artikkel 220a kohustab liikmesriike lubama lihtsustatud arve kasutamist, kui:

• arve summa ei ületa 100 eurot (või selle ekvivalenti riiklikus vääringus);
• dokument muudab varasemat arvet (artikli 219 dokument ehk kreeditarve); või
• müüja rakendab väikeettevõtjate maksuvabastust artikli 284 alusel – see on VKEde erikorra direktiiviga lisatud säte, mida kohaldatakse alates 1. jaanuarist 2025.

Artikli 238 kohaselt võivad liikmesriigid pärast käibemaksukomitee konsulteerimist lubada lihtsustamist lisaks juhtudel, kui summa ületab 100 eurot, kuid ei ületa 400 eurot, või kui kaubandustava teeb täieliku täitmise eriti keeruliseks. Seega sõltub 400-eurose vahemiku kasutatavus konkreetsest riigist.

Lihtsustatud arvel peavad artikli 226b kohaselt siiski olema: väljaandmise kuupäev; müüja identifitseerimisandmed; kauba või teenuse liigi identifitseerimine; tasumisele kuuluv käibemaksusumma või selle arvutamiseks vajalik teave; ning muudatusdokumentide puhul ühemõtteline viide algsele arvele ja muudetavatele andmetele.

Kaks olulist piirangut. Lihtsustamist ei saa kunagi kasutada kaugmüügi, maksuvaba ühendusesisese kaubakäibe ega mitteresidendist müüja poolt teostatava piiriülese pöördmaksustatava käibe korral – ehk just nende piiriüleste tehingute puhul, kus arve täidab maksuhaldusfunktsiooni. Samuti ei tohi liikmesriigid nõuda rohkem, kui artiklid 226, 227 ja 230 lubavad.

Mida ViDA muudab

Nõukogu direktiiv (EL) 2025/516 ehk "Käibemaks digiajastul" (VAT in the Digital Age) pakett, mis jõustus 14. aprillil 2025, kirjutab suurema osa sellest ümber, enamasti jõustumisega 1. juulil 2030:

• Kaks uut rekvisiiti artiklis 226. Punkt 16: parandusarvel korrigeeritava arve järjestikune number. Punkt 17: müüja pangaarvete numbrid või virtuaalkontode numbrid või muud identifikaatorid, mis tuvastavad ühemõtteliselt kontod, kuhu arve tasuda saab. (Vastuvõetud tekstis ei ole sihilikult kasutatud sõna "IBAN" ja komisjoni ettepanekus sisaldunud maksekuupäeva nõue jäeti välja.)
• "Kolmnurktehing" lisatakse pöördmaksustamise märkusele, kui ostja on maksukohustuslane artikli 197 alusel.
• "Elektroonilise arve" mõiste kitseneb. Artikkel 217 nõuab struktureeritud elektroonilist vormingut, mis võimaldab automatiseeritud töötlemist – tavaline PDF ei kvalifitseeru enam, samas kui hübriidvormingud (struktureeritud andmed pluss inimsõnaline esitus) kvalifitseeruvad jätkuvalt.
• E-arvest saab vaikimisi standard artikli 218 alusel, viidates direktiivile 2014/55/EL sätestatud elektroonilise arve Euroopa standardile, ning nõuetele vastavate B2B arvete esitamiseks ei ole enam vaja ostja nõusolekut.
• Artikli 222 tähtaeg lüheneb 10 päevani alates maksustatava tehingu toimumisest.
• Koondaruanded (ühendusesisese käibe aruanded) kaotatakse, asendades need digitaalse aruandlusega.

Üks muudatus kehtib juba praegu: alates 14. aprillist 2025 võivad liikmesriigid kehtestada kohustusliku riigisisese B2B e-arvelduse ilma erandluba taotlemata, mistõttu on riiklikud kohustused kiirenenud.

Kuidas Nordlet seda käsitleb

Arved koostatakse struktureeritud andmete, mitte malli põhjal, mistõttu kohustuslikud andmed pärinevad andmebaasist, mitte arve koostaja sisestusest. Ettevõtte nimi, registrikood ja käibemaksunumber, partneri vastavad andmed, dokumenditüübiipõhine järjestikune arvenumber, väljaandmise ja maksetähtpäevad, ridade kaupa kogused, kirjeldused, ühikuhinnad, käibemaksumäärad ning maksustatavad summad ja käibemaksusummad maksumäärade kaupa kantakse arvele ning esitatakse PDF-il inglise, leedu või saksa keeles.

Arves kajastatava käibemaksurežiimi määrab käibemassimootor, mis otsustab, kas tehing on riigisisene, ühendusesisene, pöördmaksustatud, maksuvaba või maksuvabastuse kohaldamisalast väljas – ning määrab seega kindlaks, milliseid artikli 226 märkusi kohaldatakse. Struktureeritud andmevahetuse jaoks kaardistab Peppol BIS 3.0 väljund samadandmed standardile EN 16931 – standardile, millele ViDA teeb vaikimisi kohustusliku – ning riiklikud e-arve vormingud (Itaalia FatturaPA, Poola KSeF FA(3), Rumeenia CIUS-RO UBL) genereeritakse samast allikast.

Kaks ausat märkust. Sõnasõnalised märkused sõltuvad arve käibemaksurežiimist, mistõttu valesti seadistatud režiim tekitab tehniliselt puuduliku arve – seda tasub piiriülese müügi seadistamisel esmalt kontrollida. Lihtsustatud arveldamine ei ole eraldiseisev dokumendirežiim: arvetel võib alati kuvada täielikud rekvisiidid, mis on alati lubatud, kuna lihtsustus on valikuvõulisus, mitte kohustus.

Seotud lugemine: mida peab sisaldama kreeditarve ja miks proforma ei ole arve.

FAQ

Millised on kohustuslikud väljad EL-i käibemaksuarvel?

Käibemaksudirektiivi artikkel 226 loetleb need: väljaandmise kuupäev, kordumatu järjekorranumber, müüja käibemaksunumber, vajaduse korral ostja käibemaksunumber, mõlema poole nimed ja aadressid, tarnitud kauba või teenuse kogus ja laad, tarnekuupäev, kui see erineb väljaandmise kuupäevast, maksustatav summa maksumäära järgi, käibemaksumäär, käibemaksusumma, pluss erimärkused maksuvabastuste, pöördmaksustamise, sularahaarvestuse, iseenesliku arvepidamise ja marginaaliskeemide kohta.

Kas arvet võib väljastada välisvaluutas?

Jah. Artikkel 230 lubab kasutada mis tahes valuutat, tingimusel et tasumisele kuuluv käibemaksusumma on esitatud ka selle liikmesriigi vääringus, kus käibemaks on tasumisele kuuluv, konverteerituna direktiivi vahetuskursi reeglite alusel.

Mis on lihtsustatud arve ja millal ma saan seda kasutada?

Vähendatud andmemahuga arve, mis on lubatud kuni 100-euroste summade puhul, varasemat arvet muutvate dokumentide puhul ja VKEde erikorra alusel tegutsevatele müüjatele; liikmesriigid võivad selle piiri tõsta 400 euroni. Seda ei saa kunagi kasutada kaugmüügi, maksuvaba ühendusesisese kaubakäibe ega mitteresidendist müüja piiriülese pöördmaksustatud käibe korral.

Kas ma pean kirjutama täpselt "Pöördmaksustamine"?

Jah – artikli 226 punkt 11a nõuab sõnasõnalist märget ja siseriiklik seadus määrab selle sõnastuse kohalikus keeles (leedu keeles: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Mehhanismi kirjeldus ettenähtud fraasi asemel on puudus, isegi kui tähendus on üheselt mõistetav.

Millal peab arve olema väljastatud?

Ühendusesisese kaubakäibe ja piiriüleste pöördmaksustatavate teenuste korral hiljemalt tehingu toimumise kuule järgneva kuu 15. kuupäevaks. Muude tehingute puhul on tähtaeg määratud riiklikult. Alates 1. juulist 2030 lühendab ViDA ühtlustatud tähtaega 10 päevani alates maksustatava tehingu toimumisest.