Hvað er sölureikningur? Kröfur um lágmarksinnihald samkvæmt virðisaukaskattalöggjöf ESB

Reikningur er ekki greiðslubeiðni. Hann er skjal sem lög kveða á um efni á, vegna þess að hann gegnir tveimur hlutverkum sem skattkerfið reiðir sig á: hann ákvarðar virðisaukaskattsábyrgð seljanda og hann er það sönnunargagn sem kaupandi notar til að draga sama virðisaukaskatt frá. Ef innihaldið er rangt bilar seinni hlutanum og þess vegna er „vantaður reitur“ ekki bara formsatriði.

Innan Evrópusambandsins er lágmarksinnihald samræmt. Í 226. grein tilskipunar 2006/112/EB (virðisaukaskattstilskipunarinnar) er fjallað um þessi atriði og það er gert með fullum andagiftarjátningum: „aðeins eftirfarandi atriði eru nauðsynleg vegna virðisaukaskatts“.

Lögboðin atriði

Í 226. grein eru taldir upp 15 tölusettir liðir auk þriggja bókstafliða sem bætt var við árið 2010 – alls 18 liðir:

Liður	Hvað þarf að koma fram
1	Útgáfudagur
2	Raðnúmer sem byggist á einni eða fleiri röðum og auðkennir reikninginn á einstakan hátt
3	VSK-númer seljanda
4	VSK-númer kaupanda, ef kaupandi er skattskyldur vegna viðskiptanna eða um er að ræða vörusendingu innan ESB samkvæmt 138. grein
5	Fullt nafn og heimilisfang bæði seljanda og kaupanda
6	Magn og eðli varna, eða umfang og eðli þjónustu
7	Afhendingardagur (eða dagsetning fyrirframgreiðslu) ef hann er annar en útgáfudagur og hægt er að ákvarða hann
7a	Tilvísunin „Greiðslumiðuð bókhaldsaðferð“ (Cash accounting) þegar seljandi notar það kerfi
8	Skattskyld fjárhæð eftir skatthlutfalli eða undanþágu, einingarverð án virðisaukaskatts og allir afslættir sem ekki eru þegar teknir með í einingarverðinu
9	Beitt skatthlutfall virðisaukaskatts
10	Virðisaukaskattsfjárhæð til greiðslu
10a	Tilvísunin „Sjálfsútgáfa reiknings“ (Self-billing) þegar kaupandi gefur út reikninginn í stað seljanda
11	Fyrir undanþegna sölu, tilvísun í viðeigandi ákvæði ESB eða landsbundna löggjöf, eða önnur tilvísun sem gefur til kynna undanþáguna
11a	Tilvísunin „Ferskattur“ eða „Öfug skattskylda“ (Reverse charge) þegar kaupandi ber ábyrgð á virðisaukaskattinum
12	Fyrir nýja ferðamáta (farartæki), eiginleikar sem auðkenna hann
13	„Hagnaðarhlutakerfi – Ferðaskrifstofur“ (Margin scheme - Travel agents) þegar það kerfi á við
14	„Hagnaðarhlutakerfi – Notaðar vörur“, „- Listmunir“ eða „- Formunir og fornleifar“ eftir því sem við á
15	Þegar skattalegur umboðsmaður ber ábyrgð, VSK-númer, nafn og heimilisfang þess umboðsmanns

Þrjár tengdar reglur skipta máli í framkvæmdinni. Seljandi sem er ekki með staðfestu í skattalandssvæðinu og selur undir öfugri skattskyldu má sleppa liðum 8, 9 og 10 og lýsa þess í stað skattskyldri fjárhæð með vísun til magns og eðlis (226. gr. a). Aðildarríki geta krafist VSK-númers kaupanda í tilvikum umfram lið 4 (227. gr.). Og fjárhæðir má gefa upp í hvaða gjaldmiðli sem er, að því tilskildu að virðisaukaskattsfjárhæðin til greiðslu sé einnig gefin upp í innlendum gjaldmiðli þess aðildarríkis þar sem skatturinn er gjaldfelligur (230. gr.).

Nákvæm orðalag

Liðir 7a, 10a, 11a, 13 og 14 krefjast orðréttra tilvísana – sjálfra orðanna, ekki umorðunar. Þetta er þar sem reikningar mistakast oftast við endurskoðun, vegna þess að „VSK skiptur samkvæmt 196. gr.“ er ekki það orðalag sem tilskipuninnefnir.

Landsbundin lög ákvarða tungumál þessara tilvísana. Í 80. gr. VSK-laga Litháens er farið nákvæmlega eftir 226. gr. lið fyrir lið og kveðið á um litháísku formin: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (öfug skattskylda), „Pinigų apskaitos sistema“ (greiðslumiðuð bókhaldsaðferð) og „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (sjálfsútgáfa reikninga).

Tilvísunin um undanþágu í lið 11 er sveigjanlega útfærð. Hún býður upp á þrjá valkosti – vísa í tilskipunina, vísa í landsbundið ákvæði eða gefa upp hvaða aðra tilvísun sem er sem gefur undanþáguna til kynna – og skýringartextar framkvæmdastjórnarinnar staðfesta að staka orðið „Undanþegið“ (Exempt) dugar. Þeir leysa einnig úr algengum árekstri: þegar sala er bæði undanþegin og háð öfugri skattskyldu dugar tilvísunin „Öfug skattskylda“ ein sér.

Hvenær þú verður að gefa út reikning

Í 220. gr. er kveðið á um hvaða viðskipti krefjast reiknings: sala til annars skattaðila eða óskattskylds lögaðila, fjarsala, vörusendingar innan ESB samkvæmt 138. grein og fyrirframgreiðslur. Fjármála- og tryggingarþjónusta sem er undanþegin samkvæmt 135. gr. (1) lið (a)–(g) þarf engan reikning.

Í 222. gr. er samræmdur frestur fyrir nákvæmlega tvo flokka:

Fyrir vörusendingar innan ESB (138. gr.) og fyrir þjónustu yfir landamæri þar sem kaupandi ber ábyrgðina (196. gr.), skal gefa út reikning eigi síðar en fimmtánda dag mánaðarins sem fylgir mánuðinum þegar skattskyld atburður átti sér stað.

Fyrir allt annað setja aðildarríkin sína eigin fresti. Þessi misræmi kemur fólki á óvart: það er enginn ESB-víðtækur frestur fyrir innlenda reikninga.

Einfaldaðir reikningar

Ekki þurfa allir reikningar að innihalda öll 18 atriðin. Samkvæmt 220. gr. a verða aðildarríki að leyfa einfaldaðan reikning þegar:

• upphæð reikningsins er ekki hærri en 100 evrur (eða jafnvirði í innlendum gjaldmiðli);
• skjalið leiðréttir fyrri reikning (skjal samkvæmt 219. gr. – kreditnóta); eða
• seljandi notar undanþágu fyrir lítil fyrirtæki samkvæmt 284. gr. – tilviki sem bætt var við með tilskipun um sértilhögun fyrir lítil fyrirtæki og hefur gildað síðan 1. janúar 2025.

Samkvæmt 238. gr. mega aðildarríki að auki leyfa einföldun, eftir samráð við VSK-nefndina, þegar fjárhæðin er yfir 100 evrur en ekki yfir 400 evrur, aliða þegar viðskiptavenjur gera fullt samræmi sérstaklega erfitt. Það fer því eftir landinu hvort 400 evra þrepið sé í boði.

Einfaldaður reikningur verður samt sem áður að innihalda, samkvæmt 226. gr. b: útgáfudag; auðkenningu seljanda; auðkenningu á tegund varna eða þjónustu; virðisaukaskattsfjárhæðina til greiðslu eða þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að reikna hana út; og, fyrir leiðréttingarskjal, ótvíræða tilvísun í upprunalega reikninginn og þau atriði sem verið er að breyta.

Tvö mikilvæg takmörk. Einföldun er aldrei í boði vegna fjarsölu, undanþeginna vörusendinga innan ESB eða þjónustuviðskipta yfir landamæri með öfugri skattskyldu frá seljanda án staðfestu – nákvæmlega þau tilvik yfir landamæri þar sem reikningurinn er að sinna skattalegum stjórnsýslustörfum. Og aðildarríki mega ekki krefjast fleiri atriða en 226., 227. og 230. gr. leyfa.

Hverju ViDA breytingarnar skila

Tilskipun ráðsins (EB) 2025/516 – pakkinn „Virðisaukaskattur á stafrænni öld“ (VAT in the Digital Age), sem hefur tekið gildi 14. apríl 2025 – endurskrifar mikið af þessu, að mestu leyti með gildistöku 1. júlí 2030:

• Tvö ný atriði í 226. grein. Liður (16): á leiðréttingarreikningi, raðnúmer þess reiknings sem verið er að leiðrétta. Liður (17): bankareikningsnúmer eða sýndarreikningsnúmer seljanda, eða öll önnur auðkenni sem auðkenna ótvírætt þá reikninga sem hægt er að greiða inn á. (Samþykktur texti notar viljandi ekki orðið „IBAN“, og krafan um greiðsludag sem var í tillögu framkvæmdastjórnarinnar var felld niður.)
• „Þríhyrningsviðskipti“ bætast við tilvísunina um öfuga skattskylda þegar kaupandi ber ábyrgð samkvæmt 197. gr.
• „Rafrænn reikningur“ þrengist. 217. gr. mun krefjast skipulegs rafræns sniðs sem leyfir sjálfvirka úrvinnslu – venjulegt PDF-skjal hættir að duga, en tvinn-snið (skipulögð gögn ásamt læsilegri mynd fyrir menn) gera það enn.
• Rafrænir reikningar verða sjálfgefin krafa samkvæmt 218. gr., með tilvísun í evrópskan staðal um rafræna reikningagerð samkvæmt tilskipun 2014/55/EB, og ekki er lengur krafist samþykkis kaupanda fyrir reikningum til fyrirtækja sem uppfylla kröfur.
• Fresturinn í 222. grein stuttist í 10 daga frá því að skattskyldur atburður átti sér stað.
• Samantektarskýrslur (EC Sales Lists) eru lagðar niðraðar, og í stað þeirra kemur stafræn skýrslugjöf.

Ein breyting er þegar komin í loftið: síðan 14. apríl 2025 mega aðildarríki gera kröfu um rafræna B2B-reikningagerð innanlands án þess að sækja um undanþágu – þess vegna hafa innlendu kröfurnar tekið kipp.

Hvernig Nordlet leysir þetta

Reikningar eru smíðaðir úr skipulögðum gögnum í stað þess að nota sniðmát, þannig að lögboðnu atriðin koma úr skrám í stað þess að treysta á þann sem er að skrifa. Nafn fyrirtækisins, kennitala og VSK-númer, samsvarandi upplýsingar viðskiptavinarins, raðnúmer úr röð eftir skjalagerð, útgáfudagur og gjalddagi, magn á línu, lýsing, einingarverð, VSK-hlutfall og skattskyld fjárhæð og VSK-fjárhæð eftir hlutfalli eru öll færð á reikninginn og birt á PDF-skjalinu á ensku, litháísku eða þýsku.

VSK-meðferðin sem reikningurinn tilkynnir er leyst af VSK-vélinni, sem ákveðurn hvort sala sé innanlands, vörusending innan ESB, háð öfugu skattskyldu, undanþegin eða utan gildissviðs – og þar af leiðandi hvaða tilvísanir 226. greinar eiga við. Fyrir skipuleg skipti kortleggur Peppol BIS 3.0 útgangurinn sömu gögn yfir á EN 16931 staðalinn – staðalinn sem ViDA gerir að sjálfgefnum – og landsbundin rafræn reikningasnið (ítalska FatturaPA, pólska KSeF FA(3), rúmenska CIUS-RO UBL) eru mynduð út frá sama uppruna.

Tvær hreinskilnar athugasemdir. Orðréttu tilvísunum er stjórnað af VSK-kerfi reikningsins, þannig að kerfi sem er stillt rangt skilar tæknilega gölluðum reikningi – það borgar sig að yfirfara þetta þegar þú setur upp sölu yfir landamæri í fyrsta skipti. Og einfölduð reikningagerð er ekki sérstök skjalastilling: reikningar bera fullu atriðin, sem er alltaf heimilt, þar sem einföldun er valkostur en ekki skylda.

Tengdur lestur: hvað kreditnóta þarf að innihalda, og hvers vegna proforma reikningur er ekki reikningur yfir höfuð.

FAQ

Hverjir eru lögboðnir reitir á virðisaukaskattsreikningi ESB?

226. grein virðisaukaskattsstilskipunarinnar telur þá upp: útgáfudagur, einstakt raðnúmer, VSK-númer seljanda, VSK-númer kaupanda þegar við á, nöfn og heimilisföng beggja aðila, magn og eðli þess sem selt var, afhendingardagur ef hann er annar en útgáfudagur, skattskyld fjárhæð eftir hlutfalli, VSK-hlutfall, VSK-fjárhæð, auk sérstakra tilvísana fyrir undanþágur, öfuga skattskyldu, greiðslumiðað bókhald, sjálfsútgáfu og hagnaðarhlutakerfi.

Má gefa út reikning í erlendum gjaldmiðli?

Já. 230. grein heimilar hvaða gjaldmiðil sem er, að því tilskildu að virðisaukaskattsfjárhæðin til greiðslu sé einnig gefin upp í innlendum gjaldmiðli þess aðildarríkis þar sem virðisaukaskatturinn er gjaldfelligur, umreiknuð samkvæmt gengi tilskipunarinnar.

Hvað er einfaldaður reikningur og hvenær má ég nota hann?

Reikningur með færri atriðum sem er leyfður fyrir fjárhæðir allt að 100 evrum, fyrir skjöl sem leiðrétta fyrri reikning, og fyrir seljendur undir undanþágu fyrir lítil fyrirtæki; aðildarríki mega hækka þetta í 400 evrur. Hann er aldrei í boði fyrir fjarsölu, undanþegnar vörusendingar innan ESB eða þjónustuviðskipti yfir landamæri með öfugri skattskyldu frá seljanda án staðfestu.

Verð ég að skrifa „Öfug skattskylda“ nákvæmlega þannig?

Já – 226. gr. liður (11a) krefst þess orðrétta orðalags og landslög ákvarða orðalag þess á staðbundnu tungumáli (litháíska: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Lýsing á kerfinu í stað tilskipaðrar setningar er galli, jafnvel þótt merkingin sé skýr.

Hvenær þarf að gefa út reikning?

Fyrir vörusendingar innan ESB og þjónustu yfir landamæri með öfugri skattskyldu, fyrir fimmtánda dag mánaðarins sem fylgir skattskyldum atburði. Fyrir aðra sölu er fresturinn ákveðinn á landsbyggðinni. Frá og með 1. júlí 2030 styttir ViDA hinn samræmda frest í 10 daga eftir skattskyldan atburð.