Kas ir rāķins? Obligātie rekvizīti saskaņā ar ES PVN likumdošanu

Rēķins nav maksājuma pieprasījums. Tas ir dokuments, kura saturu nosaka likums, jo tas pilda divas funkcijas, no kurām ir atkarīga nodokļu sistēma: tas nosaka piegādātāja PVN saistības un kalpo kā pamats, uz kura pircējs atskaita šo pašu PVN. Ja saturs ir kļūdains, otrā ķēdes daļa sabrūk, tāpēc "trūkstošs rekvizīts" nav vienkārši noformējuma pārkāpums.

Eiropas Savienībā prasītais saturs ir saskaņots. Direktīvas 2006/112/EK (PVN direktīva) 226. pants nosaka rekvizītus, un tas apzināti ir izsmeļošs: "PVN vajadzībām ir vajadzīgas tikai šādas ziņas".

Obligātie rekvizīti

226. pants uzskaita 15 numurētus punktus un trīs ar burtiem apzīmētus punktus, kas pievienoti 2010. gadā, kopā 18 punktus:

Punkts	Kam jābūt redzamam
1	Izrakstīšanas datums
2	Secīgs numurs, kura pamatā ir viena vai vairākas sērijas un kurš unikāli identificē rēķinu
3	Piegādātāja PVN maksātāja reģistrācijas numurs
4	Klienta PVN maksātāja reģistrācijas numurs gadījumos, kad par PVN nomaksu atbildīgs ir klients vai ja tā ir preču piegāde Kopienas ietvaros saskaņā ar 138. pantu
5	Gan piegādātāja, gan klienta pilns nosaukums un adrese
6	Preču daudzums un veids vai sniegto pakalpojumu apjoms un veids
7	Piegādes datums (vai avansa maksājuma saņemšanas datums), ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma un ir nosakāms
7a	Norāde „Kases grāmatvedība" (Cash accounting), ja piegādātājs izmanto šo shēmu
8	Ar nodokli apliekamā summa pa likmēm vai atbrīvojumiem no nodokļa, vienības cena bez PVN un visas atlaides, ja tās vēl nav iekļautas vienības cenā
9	Piemērojamā PVN likme
10	Maksājamā PVN summa
10a	Norāde „Pašizrakstīšana" (Self-billing), ja rēķinu izraksta klients, nevis piegādātājs
11	Attiecībā uz ar PVN neapliekamu piegādi – atsauce uz piemērojamo ES vai valsts tiesību aktu normu vai jebkura cita norāde, kas apliecina atbrīvojumu no nodokļa
11a	Norāde „Piegādes apgrieztā to maksa" (Reverse charge), ja par PVN nomaksu atbildīgs ir klients
12	Attiecībā uz jauniem transportlīdzekļiem – tos raksturojošie dati
13	Norāde „Maržas shēma - Ceļojumu aģentūras" (Margin scheme - Travel agents), ja tiek piemērota šī shēma
14	Norāde „Maržas shēma - Lietotas preces", „- Mākslas darbi" vai „- Antīki un kolekcijas priekšmeti" atbilstoši situācijai
15	Ja nodokļa samaksu veic nodokļu pārstāvis, šī pārstāvja PVN numurs, vārds/nosaukums un adrese

Praksē nozīme ir trim saistītiem noteikumiem. Piegādātājs, kurš nav reģistrēts nodokļa uzlikšanas dalībvalstī un veic piegādi, piemērojot nodokļa apgrieztās maksas (reverse charge) mehānismu, var neiekļaut 8., 9. un 10. punktu, tā vietā aprakstot ar nodokli apliekamo summu, atsaucoties uz daudzumu un veidu (226.a pants). Dalībvalstis var prasīt klienta PVN numuru arī citos gadījumos, kas pārsniedz 4. punkta tvērumu (227. pants). Savukārt summas var izteikt jebkurā valūtā, ja maksājamā PVN summa ir norādīta arī tās dalībvalsts nacionālajā valūtā, kurā ir jāmaksā nodoklis (230. pants).

Precīzie formulējumi

7.a, 10.a, 11.a, 13. un 14. punkts pieprasa burtiskas norādes – pašus vārdus, nevis to atstāstījumu. Šeit rēķini visbiežāk neiztur pārbaudi, jo frāze "PVN apgrieztā maksa saskaņā ar 196. pantu" nav Direktīvā norādītais formulējums.

Valsts likumdošana nosaka šo norāžu valodu. Lietuvas PVN likuma (PVMĮ) 80. pants precīzi atspoguļo 226. pantu un nosaka lietuvas valodas formas: „Atvirkštinis apmokestinimas" (nodokļa apgrieztā maksa), „Pinigų apskaitos sistema" (kases grāmatvedība) un „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (pašizrakstīšana).

Atsauce uz atbrīvojumu no nodokļa 11. punktā ir elastīgāka. Tā piedāvā trīs alternatīvas – atsaukties uz Direktīvu, atsaukties uz valsts tiesību aktu vai sniegt jebkuru citu atsauci, kas norāda uz atbrīvojumu, un Komisijas paskaidrojošie skaidrojumi apstiprina, ka pietiek ar vienu vārdu „Atbrīvots" (Exempt). Tie arī atrisina bieži sastopamu situāciju pārklāšanos: ja piegāde ir gan atbrīvota no nodokļa, gan tai piemērojama apgrieztā maksa, pietiek tikai ar norādi „Piegādes apgrieztā maksa" (Reverse charge).

Kad rēķins ir jāizraksta

220. pants nosaka, kurām piegādēm ir nepieciešams rēķins: piegādēm citai apliekamajai personai vai neapliekamai juridiskai personai, distances tirdzniecībai, preču piegādēm Kopienas ietvaros saskaņā ar 138. pantu un avansa maksājumiem. Finanšu un apdrošināšanas pakalpojumiem, kas atbrīvoti no nodokļa saskaņā ar 135. panta 1. punkta a) līdz g) apakšpunktu, rēķins nav nepieciešams.

221. pants saskaņo termiņu precīzi divām kategorijām:

Preču piegādēm Kopienas ietvaros (138. pants) un starptautiskiem pakalpojumiem, par kuriem atbildīgs ir klients (196. pants), rēķins jāizraksta ne vēlāk kā tā mēneša piecpadsmitajā datumā, kas seko mēnesim, kurā iestājies nodokļa iekasēšanas gadījums.

Visam pārējam dalībvalstis nosaka savus termiņus. Šī asimetrija cilvēkus pārsteidz: ES mērogā nepastāv vienots termiņš iekšzemes rēķinam.

Vienkāršotie rēķini

Ne katram rēķinam ir jāsatur visi 18 rekvizīti. Saskaņā ar 220.a pantu dalībvalstīm ir jāļauj izmantot vienkāršotu rēķinu, ja:

• rēķina summa nepārsniedz EUR 100 (vai tās ekvivalentu nacionālajā valūtā);
• dokuments labo iepriekšējo rēķinu (219. panta dokuments jeb kredītrēķins); vai
• piegādātājs izmanto mazo uzņēmumu atbrīvojumu saskaņā ar 284. pantu (šis gadījums pievienots ar MVU shēmas direktīvu un ir piemērojams kopš 2025. gada 1. janvāra).

Saskaņā ar 238. pantu dalībvalstis var papildus atļaut vienkāršošanu pēc konsultēšanās ar PVN komiteju, ja summa ir virs EUR 100, bet nepārsniedz EUR 400, vai ja komercprakse padara pilnu prasību izpildi īpaši apgrūtinošu. Tāpēc tas, vai 400 eiro slieksnis ir pieejams, ir atkarīgs no konkrētās valsts.

Vienkāršotajā rēķinā saskaņā ar 226.b pantu joprojām ir jābūt norādītam: izrakstīšanas datumam; piegādātāja identifikācijai; preču vai pakalpojumu veida identifikācijai; maksājamai PVN summai vai informācijai, kas nepieciešama tās aprēķināšanai; un labošanas gadījumā – nepārprotamai atsaucei uz oriģinālo rēķinu un labotajiem datiem.

Divi svarīgi ierobežojumi. Vienkāršošana nekad nav pieejama distances tirdzniecībai, ar PVN neapliktām preču piegādēm Kopienas ietvaros vai starptautiskām apgrieztās maksas piegādēm, ko veic nereģistrēts piegādātājs – tieši tiem pārrobežu gadījumiem, kuros rēķins pilda nodokļu administrēšanas funkciju. Turklāt dalībvalstis nedrīkst prasīt vairāk, nekā atļauj 226., 227. un 230. pants.

Ko maina ViDA

Padomes Direktīva (ES) 2025/516 – pakotne "PVN digitālajā laikmetā" (VAT in the Digital Age), kas ir spēkā kopš 2025. gada 14. aprīļa – lielā mērā pārraksta šos noteikumus, galvenokārt stājoties spēkā 2030. gada 1. jūlijā:

• Divi jauni rekvizīti 226. pantā. 16. punkts: labojuma rēķinam ir jāsatur koriģējamā rēķina secīgais numurs. 17. punkts: piegādātāja bankas kontu numuri vai virtuālo kontu numuri, vai jebkuri citi identifikatori, kas nepārprotami identificē kontus, uz kuriem var veikt rēķina apmaksu. (Apstiprinātajā tekstā apzināti nav teikts "IBAN", un maksājuma termiņa prasība, kas bija ietverta Komisijas priekšlikumā, tika svītrota.)
• „Trīspusējs darījums" pievienojas apgrieztās maksas norādei gadījumos, kad klients ir atbildīgs saskaņā ar 197. pantu.
• Jēdziens „Elektroniskais rēķins" kļūst šaurāks. 217. pants pieprasīs strukturētu elektronisko formātu, kas nodrošina automatizētu apstrādi – parasts PDF fails vairs neatbildīs prasībām, savukārt hibrīdformāti (strukturēti dati plus cilvēkam nolasāms skats) joprojām atbildīs.
• E-rēķini kļūst par noklusējumu saskaņā ar 218. pantu, atsaucoties uz Eiropas standartu elektroniskajiem rēķiniem saskaņā ar Direktīvu 2014/55/ES, un turpmāk vairs nav nepieciešama klienta piekrišana, lai rēķini uzņēmumiem atbilstu prasībām.
• 222. panta termiņš tiek saīsināts līdz 10 dienām pēc nodokļa iekasēšanas gadījuma iestāšanās.
• Kopsavilkuma deklarācijas (EC Sales Lists) tiek atceltas, tās aizstājot ar digitālo ziņošanu.

Viena izmaiņa jau ir spēkā: kopš 2025. gada 14. aprīļa dalībvalstis var noteikt obligātus iekšzemes B2B e-rēķinus, neprasot atbrīvojumu (derogation), tāpēc nacionālās prasības ir kļuvušas straujākas.

Kā Nordlet rīkojas ar šiem jautājumiem

Rēķini tiek ģenerēti no strukturētiem datiem, nevis no veidnes, tāpēc obligātie rekvizīti tiek ņemti no datu ierakstiem, nevis no tā, ko ieraksta lietotājs. Uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas kods un PVN numurs, partnera ekvivalenti, secīga numerācija no dokumentu tipa sērijas, izrakstīšanas un apmaksas datumi, daudzums pozīcijā, apraksts, vienības cena, PVN likme, kā arī ar nodokli apliekamā summa un PVN summa pa likmēm – tas viss tiek iekļauts rēķinā un attēlots PDF formātā angļu, lietuviešu vai vācu valodā.

Rēķinā piemēroto PVN apstrādi nosaka PVN dzinējs, kas nosaka, vai piegāde ir iekšzemes darījums, piegāde Kopienas ietvaros, darījums ar apgriezto nodokļa maksu, atbrīvots no nodokļa vai neietilpst PVN tvērumā, un līdz ar to – kuri no 226. panta nosacījumiem ir jāpiemēro. Strukturētai datu apmaiņai Peppol BIS 3.0 izvade kartē samo datus atbilstoši EN 16931 standartam, kuru ViDA padarīs par noklusējuma standartu, un nacionālie e-rēķinu formāti (Itālijas FatturaPA, Polijas KSeF FA(3), Rumānijas CIUS-RO UBL) tiek ģenerēti no tā paša avota.

Divas atklātas piezīmes. Būtiskās norādes nosaka rēķina PVN shēma, tāpēc nepareizi iestatīta shēma rada tehniski bojātu rēķinu – to ir vērts pārbaudīt, pirmo reizi konfigurējot pārrobežu tirdzniecību. Savukārt vienkāršotā rēķinu izrakstīšana nav atsevišķs dokumenta režīms: rēķini satur pilnus rekvizītus, kas vienmēr ir pieļaujams, jo vienkāršošana ir iespēja, nevis pienākums.

Saistītā lasāmviela: kas jāsatur kredītrēķinam un kāpēc proforma nav rēķins vispār.

FAQ

Kādi ir obligātie lauki uz ES PVN rēķina?

PVN direktīvas 226. pants tos uzskaita: izrakstīšanas datums, unikāls secīgs numurs, piegādātāja PVN numurs, attiecīgā gadījumā klienta PVN numurs, abu pušu nosaukumi un adreses, piegādāto preču vai pakalpojumu daudzums un veids, piegādes datums, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma, apliekamā summa pa likmēm, PVN likme, PVN summa, kā arī īpašas norādes par atbrīvojumiem no nodokļa, nodokļa apgrieztu maksu, kases grāmatvedību, pašizrakstīšanu un maržas shēmām.

Vai rēķinu var izrakstīt ārvalstu valūtā?

Jā. 230. pants atļauj jebkuru valūtu ar nosacījumu, ka maksājamā PVN summa ir norādīta arī tās dalībvalsts nacionālajā valūtā, kurā ir jāmaksā PVN, pārrēķinot to, izmantojot Direktīvas valūtas maiņas kursa noteikumus.

Kas ir vienkāršotais rēķins un kad es varu to izmantot?

Ar samazinātu datu apjomu rēķins, kas atļauts summām līdz EUR 100, dokumentiem, kas labo iepriekšējo rēķinu, un piegādātājiem, kuri izmanto MVU atbrīvojumu; dalībvalstis var palielināt šo slieksni līdz EUR 400. Tas nekad nav pieejams distances tirdzniecībai, ar PVN neapliktām preču piegādēm Kopienas ietvaros vai starptautiskām apgrieztās maksas piegādēm no nereģistrētiem piegādātājiem.

Vai man ir jāraksta "Piegādes apgrieztā maksa" precīzi?

Jā – 226. panta 11.a punkts pieprasa šo burtisko norādi, un nacionālā likumdošana nosaka tās formulējumu vietējā valodā (lietuviski: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Mehānisma apraksts noteiktās frāzes vietā ir uzskatāms par trūkumu, pat ja nozīme ir skaidra.

Kad ir jāizraksta rēķins?

Preču piegādēm Kopienas ietvaros un starptautiskiem pakalpojumiem ar apgrieztu nodokļa maksu – līdz tā mēneša piecpadsmitajam datumam, kas seko nodokļa iekasēšanas gadījumam. Citām piegādēm termiņš tiek noteikts valsts līmenī. Sākot ar 2030. gada 1. jūliju, ViDA saīsina saskaņoto termiņu līdz 10 dienām pēc nodokļa iekasēšanas gadījumam.