Mi az a számla? Kötelező adatok az uniós áfatörvény alapján

A számla nem egy fizetési felszólítás. Ez egy olyan dokumentum, amelynek tartalmát a jogszabály írja elő, mivel két olyan funkciót lát el, amelyen az adórendszer alapul: rögzíti az eladó áfafizetési kötelezettségét, és ez az a bizonylat, amely alapján a vevő ugyanezt az áfát levonja. Ha a tartalom hibás, a folyamat második fele felborul – ezért nem csupán formázási hiba, ha egy „mező hiányzik”.

Az EU-ban a kötelező adattartalom harmonizált. A 2006/112/EK irányelv (az áfa-irányelv) 226. cikke határozza meg a kötelező elemeket, és ez a felsorolás szándékosan kimerítő jellegű: „az áfa szempontjából kizárólag a következő adatok megadása kötelező”.

A kötelező adatok

A 226. cikk 15 sorszámozott pontot, valamint a 2010-ben hozzáadott három betűjelezésű pontot tartalmaz – összesen 18-at:

Pont	Minek kell szerepelnie
1	A kiállítás kelte
2	Egy vagy több sorozat alapján képzett sorszám, amely a számlát egyértelműen azonosítja
3	Az eladó áfa-azonosító száma
4	A vevő áfa-azonosító száma, ha a vevő az adófizetésre kötelezett, vagy ha a termékértékesítés a 138. cikk szerinti közösségen belüli értékesítés
5	Az eladó és a vevő teljes neve és címe
6	A termékek mennyisége és jellege, illetve a szolgáltatások terjedelme és jellege
7	A teljesítés időpontja (vagy az előlegfizetés időpontja), ha az eltér a kiállítás keltétől és meghatározható
7a	A „Pénzforgalmi áfa” (Cash accounting) feltüntetése, ha az eladó ezt a rendszert alkalmazza
8	Adómértékenként vagy adómentességenként az adó alapja, az áfa nélküli egységár, valamint minden olyan árengedmény, amelyet az egységár már nem tartalmaz
9	Az alkalmazott áfamegállapítás (adómérték)
10	A fizetendő áfa összege
10a	Az „Önszámlázás” (Self-billing) feltüntetése, ha a számlát az eladó helyett a vevő bocsátja ki
11	Adómentes értékesítés esetén hivatkozás a vonatkozó uniós vagy nemzeti rendelkezésre, illetve az adómentességet jelölő bármely egyéb hivatkozás
11a	Az „Áfa-fordított adózás” (Reverse charge) feltüntetése, ha az adófizetésre a vevő kötelezett
12	Új közlekedési eszköz esetén annak azonosító adatai
13	„Különbözet szerinti szabályozás - Utazásszervezők” (Margin scheme - Travel agents), ha ez a rendszer alkalmazandó
14	„Különbözet szerinti szabályozás - Használt cikkek”, „- Műalkotások”, illetve „- Gyűjteménydarabok és régiségek” (Margin scheme - Second-hand goods, Works of art, Collector's items and antiques) megfelelő esetben
15	Ha adóügyi képviselő felel az adófizetésért, ezen képviselő áfaszáma, neve és címe

A gyakorlatban három kapcsolódó szabály lényeges. Az adózás szerinti tagállamban letelepedéssel nem rendelkező eladó, aki fordított adózás mellett teljesít, elhagyhatja a 8., 9. és 10. pontot, és a fizetendő adó alapját a mennyiség és jelleg megadásával írhatja le (226a. cikk). A tagállamok megkövetelhetik a vevő áfaszámát a 4. pontban foglaltakon túl is (227. cikk). Valamint az összegek bármilyen pénznemben kifejezhetők, feltéve, hogy a fizetendő áfa összegét feltüntetik annak a tagállamnak a hivatalos nemzeti valutájában is, ahol az adó fizetendő (230. cikk).

A pontos szövegezések

A 7a, 10a, 11a, 13. és 14. pont szó szerinti kifejezéseket – magukat a szavakat, nem pedig parafrazálást – követel meg. A számlák itt buknak el a leggyakrabban egy ellenőrzés során, mivel a „Fordított adózás a 196. cikk alapján” nem az az kifejezés, amelyet az irányelv nevesít.

A nemzeti jog határozza meg ezen kifejezések nyelvét. Litvánia áfatörvényének 80. cikke pontról pontra követi a 226. cikket, és előírja a litván fordításokat: „Atvirkštinis apmokestinimas” (fordított adózás), „Pinigų apskaitos sistema” (pénzforgalmi elszámolás) és „Sąskaitų faktūrų išsirašymas” (önszámlázás).

A 11. pontban szereplő adómentességi hivatkozás a rugalmasabb elem. Három alternatívát kínál – hivatkozni kell az irányelvre, a nemzeti rendelkezésre, vagy meg kell adni bármely más, az adómentességet jelölő hivatkozást –, és az Európai Bizottság magyarázó jegyzékei megerősítik, hogy az „Adómentes” (Exempt) egyetlen szó is elegendő. Ezenfelül rendeznek egy gyakori átfedést is: ha egy értékesítés egyszerre adómentes és fordított adózás alá eső, önmagában az „Áfa-fordított adózás” jelölés is elegendő.

Mikor kötelező számlát kibocsátani?

A 220. cikk határozza meg, hogy mely értékesítésekhez szükséges számla: a másik adóalanynak vagy nem adóalany jogi személynek nyújtott értékesítések, a távértékesítések, a 138. cikk szerinti közösségen belüli értékesítések, valamint az előlegek. A 135. cikk (1) bekezdésének a)–g) pontja alapján mentesített pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokhoz nem kell számla.

A 222. cikk pontosan két kategória esetében harmonizálja a határidőt:

A közösségen belüli termékértékesítések (138. cikk) és a vevő adófizetési kötelezettsége alá eső, határokon átnyúló szolgáltatások (196. cikk) esetében a számlát legkésőbb a teljesítési eseményt követő hónap tizenötödik napjáig ki kell bocsátani.

Minden más esetben a tagállamok maguk határozzák meg a határidőket. Ez az asszimetria meglepő lehet: nincs egységes, EU-szintű határidő a belföldi számlákra.

Egyszerűsített számlák

Nem minden számlának kell tartalmaznia mind a 18 kötelező elemet. A 220a. cikk értelmében a tagállamoknak lehetővé kell tenniük az egyszerűsített számla kibocsátását, ha:

• a számla összege nem haladja meg a 100 eurót (vagy annak megfelelő nemzeti valutát);
• a dokumentum egy korábbi számlát módosít (egy 219. cikk szerinti okirat, azaz helyesbítő számla); vagy
• az eladó a 284. cikk szerinti kisvállalkozási adómentességet alkalmazza – ez a kkv-szabályozási irányelv által bevezetett, 2025. január 1-jétől alkalmazandó eset.

A 238. cikk alapján a tagállamok az Áfabizottsággal folytatott konzultációt követően további egyszerűsítést is engedélyezhetnek, ha az összeg meghaladja a 100 eurót, de legfeljebb 400 euró, vagy ha a kereskedelmi gyakorlat különösen nehézkessé teszi a teljes megfelelést. Így az, hogy a 400 eurós sáv elérhető-e, az adott országtól függ.

A 226b. cikk szerint az egyszerűsített számlának tartalmaznia kell: a kiállítás keltét; az eladó azonosítóját; a termékek vagy szolgáltatások jellegének azonosítását; a fizetendő áfa összegét vagy az annak kiszámításához szükséges információkat; valamint módosító okirat esetén a eredeti számlára mutató egyértelmű hivatkozást és a módosított adatokat.

Két fontos korlátozás érvényesül. Az egyszerűsítés soha nem alkalmazható a távértékesítésekre, az adómentes közösségen belüli termékértékesítésekre, illetve a letelepedéssel nem rendelkező eladó által nyújtott, határokon átnyúló fordított adózású szolgáltatásokra – pontosan azoknál a határokon átnyúló eseteknél, ahol a számla adóhatósági ellenőrzési feladatot lát el. Emellett a tagállamok nem követelhetnek meg többet, mint amit a 226., 227. és 230. cikk engedélyez.

Mit változtat a ViDA?

Az (EU) 2025/516 tanácsi irányelv – az „Áfa a digitális korban” (VAT in the Digital Age, ViDA) csomag, amely 2025. április 14 óta hatályos – nagyrészt átírja ezt a szabályozást, főként 2030. július 1-jétől érvényes hatállyal:

• Két új kötelező adat a 226. cikkben. 16. pont: helyesbítő számla esetén a helyesbített számla sorszáma. 17. pont: az eladó bankszámlaszámai vagy virtuális számlaszámai, illetve bármely más azonosítója, amelyek egyértelműen meghatározzák azokat a számlákat, amelyekre a fizetés teljesíthető. (Az elfogadott szöveg szándékosan nem említi az „IBAN” kifejezést, és az Európai Bizottság javaslatában szereplő fizetési határidőre vonatkozó követelményt elhagyták.)
• A „háromszög-ügylet” bekerül a fordított adózás megjelölései mellé, ha a vevő a 197. cikk alapján felel az adóért.
• Szűkül az „elektronikus számla” fogalma. A 217. cikk olyan struktúrált elektronikus formátumot fog megkövetelni, amely lehetővé teszi az automatizált feldolgozást – a sima PDF megszűnik e-számlának minősülni, míg a hibrid formátumok (strukturált adat + emberi olvasásra alkalmas megjelenítés) továbbra is azok maradnak.
• Az e-számla lesz az alapértelmezett formátum a 218. cikk alapján, a 2014/55/EU irányelv szerinti európai elektronikus számlázási szabványra hivatkozva, és a vállalkozások közötti ügyleteknél a számla befogadásához a vevő előzetes elfogadása már nem kötelező.
• A 222. cikk szerinti határidő a teljesítést követő 10 napra rövidül.
• Megszűnnek az összesítő jelentések (EC Sales Lists), helyüket a digitális jelentéstétel veszi át.

Egy változás már most is él: 2025. április 14. óta a tagállamok külön engedély (derogáció) képezése nélkül előírhatják a belföldi B2B e-számlázást – ez az oka annak, hogy a nemzeti szintű kötelezettségek bevezetése felgyorsult.

Hogyan kezeli ezt a Nordlet?

A számlák strukturált adatokból, és nem egy sablonból épülnek fel, így a kötelező adatok az adatsorokból származnak, nem pedig a gépelést végző személytől. A cég neve, cégjegyzékszáma és áfaszáma, a partner megfelelő adatai, a dokumentumtípusonkénti sorszámozás, a kiállítási és esedékességi dátumok, a tételes mennyiség, leírás, egységár, áfakulcs, valamint az adóalap és az áfa összege adómértékenként mind szerepelnek a számlán, és angol, litván vagy német nyelven jelennek meg a PDF-en.

A számlán szereplő áfakezelést a VAT engine határozza meg, amely megállapítja, hogy az értékesítés belföldi, közösségen belüli, fordított adózású, adómentes vagy a hatályon kívüli-e – és ezáltal azt is, hogy a 226. cikk melyik megjelölése alkalmazandó. A strukturált adatcseréhez a Peppol BIS 3.0 kimenet ugyanezeket az adatokat az EN 16931 szabványra képezi le – ami a ViDA által alapértelmezetté tett szabvány –, és a nemzeti e-számlázási formátumok (az olasz FatturaPA, a lengyel KSeF FA(3), a romániai CIUS-RO UBL) ugyanezen forrásból generálódnak.

Két őszinte megjegyzés. A kötelező szöveges elemeket a számla áfarendszere vezérli, így a helytelenül beállított adórendszer technikailag hibás számlát eredményez – ezt érdemes ellenőrizni a határokon átnyúló értékesítések első beállításakor. Emellett az egyszerűsített számlázás nem egy különálló dokumentummód: a számlák tartalmazhatják a teljes körű adatokat is (ami mindig megengedett), mivel az egyszerűsítés egy lehetőség, nem pedig kötelezettség.

Kapcsolódó olvasnivalók: mit kell tartalmaznia egy helyesbítő számlának, és miért nem számla egy proforma számla.

FAQ

Melyek az uniós áfaszámla kötelező adatai?

Az áfa-irányelv 226. cikke sorolja fel ezeket: kiállítás kelte, egyedi sorszám, az eladó áfaskzáma, a vevő áfaskzáma (ahol releváns), mindkét fél neve és címe, az értékesített termékek vagy szolgáltatások mennyisége és jellege, teljesítési dátum (ha eltér a kiállítás keltétől), adóalap adómértékenként, áfakulcs, áfa összege, valamint a mentességekre, fordított adózásra, pénzforgalmi elszámolásra, önszámlázásra és a különbözet szerinti szabályozásra vonatkozó specifikus megjelölések.

Kiállítható a számla idegen pénznemben?

Igen. A 230. cikk bármilyen pénznem használatát megengedi, feltéve, hogy a fizetendő áfa összegét feltüntetik annak a tagállamnak a nemzeti pénznemében is, ahol az áfa fizetendő, az irányelv árfolyam-szabályai szerint átszámítva.

Mi az az egyszerűsített számla, és mikor használható?

Egy csökkentett adattartalmú számla, amely 100 eurós (vagy azzal ekvivalens nemzeti valutás) összeghatárig, korábbi számla módosítására szolgáló dokumentumoknál, valamint a kkv-mentességet alkalmazó eladóknál engedélyezett; a tagállamok ezt a határt 400 euróra emelhetik. Távértékesítésre, adómentes közösségen belüli értékesítésre, illetve letelepedéssel nem rendelkező eladó határokon átnyúló fordított adózású értékesítésére soha nem alkalmazható.

Kötelező pontosan leírni az „Áfa-fordított adózás” szöveget?

Igen – a 226. cikk 11a. pontja ezt a szó szerinti kifejezést követeli meg, és a nemzeti jog határozza meg a helyi nyelvű megfogalmazást (litvánul: „Atvirkštinis apmokestinimas”). A mechanizmus leírása az előírt kifejezés helyett hibának számít, még akkor is, ha a jelentés egyértelmű.

Mikor kell kiállítani a számlát?

Közösségen belüli termékértékesítések és határokon átnyúló fordított adózású szolgáltatások esetén a teljesítési eseményt követő hónap tizenötödik napjáig. Más értékesítések esetén a határidőt nemzeti szinten határozzák meg. 2030. július 1-jétől a ViDA 10 napra rövidíti le a harmonizált határidőt a teljesítési eseményt követően.