Što je račun? Obvezni elementi prema propisima EU-a o PDV-u

Račun nije zahtjev za plaćanje. To je dokument čiji je sadržaj propisan zakonom jer ima dvije uloge o kojima porezni sustav ovisi: utvrđuje obvezu PDV-a za isporučitelja i predstavlja dokaz na temelju kojeg kupac odbija taj isti PDV. Ako sadržaj nije ispravan, drugi dio sustava prestaje funkcionirati - zbog čega "nedostatak nekog podatka" nije tek formalni propust u oblikovanju.

U EU-u je obvezni sadržaj usklađen. Članak 226. Direktive 2006/112/EZ (Direktiva o PDV-u) propisuje podatke, i to namjerno iscrpno: "za potrebe PDV-a obvezni su samo sljedeći podaci".

Obvezni podaci

Članak 226. navodi 15 numeriranih točaka plus tri slova dodana 2010. godine - ukupno 18:

Točka	Što se mora pojaviti
1	Datum izdavanja
2	Slijedni broj, temeljen na jednoj ili više serija, koji jedinstveno identificira račun
3	PDV identifikacijski broj isporučitelja
4	PDV identifikacijski broj kupca, ako je kupac obveznik plaćanja PDV-a ili ako je riječ o isporuci unutar Zajednice u skladu s člankom 138.
5	Puni naziv i adresa isporučitelja i kupca
6	Količina i vrsta isporučenih dobara ili opseg i vrsta obavljenih usluga
7	Datum isporuke (ili primitka predujma) ako se razlikuje od datuma izdavanja i može se utvrditi
7a	Oznaka „Kalo-računovodstvo" (Cash accounting) ako isporučitelj primjenjuje taj postupak
8	Oporezivi iznos po stopi ili oslobođenju, jedinična cijena bez PDV-a te svi popusti koji već nisu uključeni u jediničnu cijenu
9	Primijenjena stopa PDV-a
10	Iznos PDV-a koji treba platiti
10a	Oznaka „Samofakturiranje" (Self-billing) ako račun izdaje kupac umjesto isporučitelja
11	Za oslobođene isporuke, upućivanje na primjenjivu odredbu EU-a ili nacionalnog prava ili bilo koja druga oznaka koja upućuje na oslobođenje
11a	Oznaka „Prijenos porezne obveze" (Reverse charge) kada je kupac obveznik plaćanja PDV-a
12	Za nova prijevozna sredstva, obilježja koja ih identificiraju
13	„Postupak oporezivanja marže - Putničke agencije" kada se primjenjuje taj postupak
14	„Postupak oporezivanja marže - Rabljena dobra", „- Umjetnine" ili „- Predmeti kolekcionarstva i antikviteti" prema potrebi
15	Kada je porezni zastupnik obveznik plaćanja, PDV broj, naziv i adresa tog zastupnika

Tri su povezana pravila važna u praksi. Isporučitelj koji nema sjedište u državi članici oporezivanja, a obavlja isporuku s prijenosom porezne obveze, može izostaviti točke 8., 9. i 10. te umjesto toga opisati oporezivi iznos navođenjem količine i vrste (članak 226a). Države članice mogu zahtijevati PDV broj kupca i u slučajevima koji izlaze iz okvira točke 4. (članak 227). Iznosi se mogu iskazati u bilo kojoj valuti, pod uvjetom da je iznos PDV-a koji treba platiti iskazan i u nacionalnoj valuti države članice u kojoj je porez dospio (članak 230).

Točni potrebni tekstovi

Točke 7a, 10a, 11a, 13 i 14 zahtijevaju doslovne oznake - same riječi, a ne parafrazu. Ovdje računi najčešće padaju na provjeri jer izraz "PDV obračunat prijenosom porezne obveze prema čl. 196." nije fraza koju Direktiva propisuje.

Nacionalno pravo propisuje jezik tih oznaka. Litavski zakon o PDV-u (PVMĮ) u članku 80. u potpunosti preslikava članak 226. i propisuje litavske oblike: „Atvirkštinis apmokestinimas" (prijenos porezne obveze), „Pinigų apskaitos sistema" (kalo-računovodstvo) i „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (samofakturiranje).

Pozivanje na oslobođenje iz točke 11. fleksibilnije je. Ono nudi tri mogućnosti - pozivanje na Direktivu, pozivanje na nacionalnu odredbu ili navođenje bilo koje druge oznake koja upućuje na oslobođenje - pri čemu Objašnjenja Komisije potvrđuju da je dovoljna i sama riječ „Oslobođeno". Ona također razrješavaju često preklapanje: kada je isporuka istodobno oslobođena PDV-a i podliježe prijenosu porezne obveze, dovoljna je samo oznaka „Prijenos porezne obveze".

Kada morate izdati račun

Članak 220. propisuje koje isporuke zahtijevaju izdavanje računa: isporuke drugom poreznom obvezniku ili neporeznoj pravnoj osobi, prodaju na daljinu, isporuke unutar Zajednice u skladu s člankom 138. te primljene predujmove. Financijske i osiguravateljne usluge oslobođene prema članku 135. stavku 1. točkama (a) do (g) ne zahtijevaju račun.

Članak 222. usklađuje rok za točno dvije kategorije:

Za isporuke dobara unutar Zajednice (članak 138.) i za prekogranične usluge kod kojih je kupac obveznik plaćanja (članak 196.), račun se mora izdati najkasnije do petnaestog dana u mjesecu koji slijedi nakon mjeseca u kojem je nastao oporezivi događaj.

Za sve ostalo države članice same propisuju rokove. Ta asimetrija mnoge iznenađuje: ne postoji rok za izdavanje domaćeg računa koji bi bio jedinstven na razini cijelog EU-a.

Pojednostavnjeni računi

Svaki račun ne mora sadržavati svih 18 elemenata. Prema članku 220a, države članice moraju dopustiti izdavanje pojednostavnjenog računa ako:

• iznos računa nije viši od 100 EUR (ili protuvrijednosti u nacionalnoj valuti);
• dokument ispravlja raniji račun (dokument prema članku 219. - odobrenje); ili
• isporučitelj koristi porezno oslobođenje za male poduzetnike prema članku 284. - slučaj uveden Direktivom o shemi za mala poduzeća koji se primjenjuje od 1. siječnja 2025.

Prema članku 238, države članice mogu dodatno dopustiti pojednostavnjenje, nakon savjetovanja s Odborom za PDV, kada je iznos veći od 100 EUR, ali ne prelazi 400 EUR, ili kada to zahtijevaju uobičajene poslovne prakse pa je puno usklađivanje izrazito otežano. Stoga mogućnost primjene praga od 400 € ovisi o pojedinoj državi.

Pojednostavnjeni račun i dalje mora sadržavati, u skladu s člankom 226b: datum izdavanja; identifikaciju isporučitelja; identifikaciju vrste dobara ili usluga; iznos PDV-a koji treba platiti ili podatke potrebne za njegov izračun; te, u slučaju ispravka dokumenta, nedvosmislenu poveznicu na izvorni račun i podatke koji se mijenjaju.

Dvije su važne granice. Pojednostavnjenje nikada nije dostupno za prodaju na daljinu, oslobođene isporuke dobara unutar Zajednice ili prekogranične isporuke s prijenosom porezne obveze od strane isporučitelja bez sjedišta - upravo za one prekogranične slučajeve u kojima račun služi poreznoj administraciji. Države članice također ne smiju zahtijevati više nego što članci 226, 227 i 230 dopuštaju.

Što ViDA mijenja

Direktiva Vijeća (EU) 2025/516 - paket „PDV u digitalnom dobu" (VAT in the Digital Age), koji je stupio na snagu 14. travnja 2025. - uvelike mijenja ove propise, većinom s primjenom od 1. srpnja 2030.:

• Dva nova podatka u članku 226. Točka (16): na ispravljenom računu, slijedni broj računa koji se ispravlja. Točka (17): brojevi bankovnih računa ili brojevi virtualnih računa isporučitelja, ili bilo koji drugi identifikatori koji nedvosmisleno identificiraju račune na koje se račun može platiti. (Usvojeni tekst namjerno ne sadrži izraz „IBAN", a uvjet datuma plaćanja koji se nalazio u prijedlogu Komisije je odbačen.)
• „Trostrani posao" pridružuje se napomeni o prijenosu porezne obveze kada je kupac obveznik prema članku 197.
• Pojam „elektronički račun" se sužava. Članak 217. zahtijevat će strukturirani elektronički format koji omogućuje automatiziranu obradu - obični PDF više neće zadovoljavati taj uvjet, dok hibridni formati (strukturirani podaci plus vizualni prikaz čitljiv čovjeku) i dalje hoće.
• E-račun postaje zadani format prema članku 218., uz pozivanje na europsku normu za elektroničko izdavanje računa u skladu s Direktivom 2014/55/EU, pri čemu pristanak kupaca više nije potreban za račune upućene poduzećima koji su u skladu s propisima.
• Rok iz članka 222. skraćuje se na 10 dana nakon nastanka oporezivog događaja.
• Zbirne prijave (EC Sales Lists) se ukidaju, a zamjenjuje ih digitalno izvješćivanje.

Jedna je promjena već stupila na snagu: od 14. travnja 2025. države članice mogu propisati obvezu domaćeg B2B e-računa bez traženja odstupanja - zbog čega su nacionalne obveze ubrzane.

Kako Nordlet obrađuje račune

Računi se grade iz strukturiranih podataka umjesto iz predložaka, što znači da obvezni elementi dolaze iz zapisa, a ne ovise o osobi koja ih upisuje. Naziv tvrtke, registracijski kod i PDV broj, istovrijedni podaci partnera, slijedno numeriranje iz serije po vrsti dokumenta, datumi izdavanja i dospijeća, količina po stavci, opis, jedinična cijena, stopa PDV-a te oporezivi iznos i iznos PDV-a po stopi nalaze se na računu te se na PDF-u prikazuju na engleskom, litavskom ili njemačkom jeziku.

Porezni tretman koji račun prikazuje rješava se putem mehanizma za PDV, koji utvrđuje je li isporuka domaća, isporuka unutar Zajednice, s prijenosom porezne obveze, oslobođena ili izvan sustava PDV-a - i stoga koje se odredbe članka 226. primjenjuju. Za strukturiranu razmjenu podataka, izlazni format Peppol BIS 3.0 preslikava iste podatke u normu EN 16931 - standard koji će ViDA učiniti obveznim - dok se nacionalni formati e-računa (talijanski FatturaPA, poljski KSeF FA(3), rumunjski CIUS-RO UBL) generiraju iz istog izvora.

Dvije napomene iz prakse. Doslovne oznake određene su poreznim režimom primijenjenim na računu, pa pogrešno postavljen režim rezultira tehnički neispravnim računom - to je vrijedno provjeriti prilikom početnog postavljanja prekogranične prodaje. Pojednostavnjeno izdavanje računa nije zaseban način rada s dokumentima: računi mogu sadržavati sve podatke u cijelosti, što je uvijek dopušteno budući da je pojednostavnjenje opcija, a ne obveza.

Preporučeno čitanje: što odobrenje mora sadržavati i zašto predračun uopće nije račun.

FAQ

Koji su obvezni elementi na računu za PDV u EU-u?

Članak 226. Direktive o PDV-u navodi ih: datum izdavanja, jedinstveni slijedni broj, PDV broj isporučitelja, PDV broj kupca kada je primjenjivo, nazive i adrese dviju strana, količinu i vrstu isporučenih dobara ili usluga, datum isporuke ako se razlikuje od datuma izdavanja, oporezivi iznos po stopi, stopu PDV-a, iznos PDV-a, uz posebne oznake za oslobođenja, prijenos porezne obveze, kalo-računovodstvo, samofakturiranje i postupke oporezivanja marže.

Može li se račun izdati u stranoj valuti?

Da. Članak 230. dopušta bilo koju valutu, pod uvjetom da je iznos PDV-a koji treba platiti iskazan i u nacionalnoj valuti države članice u kojoj je PDV dospio, preračunat primjenom pravila o tečaju iz Direktive.

Što je pojednostavnjeni račun i kada ga mogu koristiti?

Račun sa smanjenim sadržajem dopušten za iznose do 100 EUR, za dokumente kojima se ispravlja raniji račun te za isporučitelje koji koriste oslobođenje za mala poduzeća; države članice mogu taj prag podići do 400 EUR. Nikada nije dostupan za prodaju na daljinu, oslobođene isporuke unutar Zajednice ili prekogranične isporuke s prijenosom porezne obveze od strane isporučitelja bez sjedišta.

Moram li doslovno napisati "Prijenos porezne obveze"?

Da - članak 226. točka 11a zahtijeva tu doslovnu oznaku, a nacionalno pravo propisuje njezinu formulaciju na lokalnom jeziku (litavski: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Opis mehanizma umjesto propisane fraze predstavlja nedostatak, čak i ako je značenje jasno.

Kada se mora izdati račun?

Za isporuke dobara unutar Zajednice i prekogranične usluge s prijenosom porezne obveze, najkasnije do petnaestog dana u mjesecu koji slijedi nakon nastanka oporezivog događaja. Za druge isporuke rok se propisuje na nacionalnoj razini. Od 1. srpnja 2030. ViDA skraćuje usklađeni rok na 10 dana nakon nastanka oporezivog događaja.